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檔案調(diào)研報告范文
隨著個人的素質(zhì)不斷提高，報告與我們的生活緊密相連，其在寫作上有一定的技巧。寫起報告來就毫無頭緒？以下是小編幫大家整理的檔案調(diào)研報告范文，希望能夠幫助到大家。
檔案調(diào)研報告范文1
歷史研究的實施過程也就是歷史檔案信息的積累過程，而歷史檔案信息為歷史研究服務(wù)的質(zhì)量和水平直接影響到歷史研究的研究效能和研究效益。歷史研究要依賴于信息的支持，在當(dāng)今知識經(jīng)濟時代社會經(jīng)濟和科技的超常規(guī)發(fā)展的時代，有效的檔案信息支持服務(wù)已成為歷史研究的不可缺少的部分，檔案信息的支持和服務(wù)在歷史研究實施過程中具有舉足輕重的地位和作用。歷史研究必須把檔案信息資源的管理和開發(fā)作為促進歷史研究的重要手段和戰(zhàn)略環(huán)節(jié)，將歷史研究與檔案信息資源的充分利用有機結(jié)合起來。因此，檔案信息工作要服務(wù)于歷史研究需要，就要求我們轉(zhuǎn)變思想觀念，積極探索檔案信息資源的開發(fā)利用，更好的服務(wù)于歷史研究。本次調(diào)研的目的，就是如何開發(fā)利用檔案信息使之更好服務(wù)于歷史研究，對檔案信息服務(wù)于歷史研究存在的問題略做初步探討，并針對問題提出一些建議。
一、當(dāng)前檔案信息為歷史研究服務(wù)中存在的問題
�。ㄒ唬┬枨鬆恳煌怀觯_發(fā)動力不足
影響檔案信息為歷史研究服務(wù)的因素是多方面的，其中一個重要原因是檔案信息意識不強所致。由于對現(xiàn)階段檔案信息服務(wù)于歷史研究工作認識上的偏差，平時在檔案工作中某些檔案又比較強調(diào)保密，檢索利用不方便，加上庫藏檔案信息結(jié)構(gòu)不合理等多種原因，造成歷史研究對檔案信息的需求牽引不突出，反過來又導(dǎo)致檔案部門主動開發(fā)檔案信息資源的動力不足，難以實現(xiàn)檔案信息資源的價值。
�。ǘ┠繕瞬粔蛎鞔_，缺乏主動參與意識
歷史研究中的檔案信息服務(wù)開發(fā)利用必須有明確的、切實可行的目標，且每一項檔案收集活動的總目標與各個檔案收集活動的分目標必須構(gòu)成一個目標體系。沒有目標的檔案信息開發(fā)利用，必然不會有太好的利用效果。由于長期以來檔案編研比較強調(diào)檔案的史料價值，使大多數(shù)檔案人員眼睛只盯著過去，而不太關(guān)心歷史研究當(dāng)前的發(fā)展情況，對歷史研究的重大問題缺乏主動參與意識，往往只是在領(lǐng)導(dǎo)要求后才被動的提供一些背景資料，更缺少對如何策應(yīng)提出明確的建議，或者提出的分析判斷與歷史研究工作需求的實際情況相距甚遠，這樣在歷史研究工作者眼中，檔案信息層次不高，輔助研究的價值不大。
（三）編研力量薄弱，信息內(nèi)容深度不夠
檔案信息為歷史研究提供的信息服務(wù)，應(yīng)以深層次開發(fā)歷史檔案信息為重點，大力開發(fā)具有高度準確性、真實性和具有較高科學(xué)價值以及具有長遠效益的檔案信息，以此為歷史研究提供重要的信息保障。但目前的現(xiàn)狀是一些檔案館（室）重館（室）藏，輕開發(fā)，表現(xiàn)在投入開發(fā)的人力資源和設(shè)備均不足，開發(fā)工作似有似無，更談不上有一定的深度。加工信息不多，主要的還是專題介紹、聯(lián)合目錄等粗加工信息，并且其中粗加工信息尚未形成以數(shù)據(jù)庫開發(fā)為主要項目，缺少建有各個歷史研究項目的提升數(shù)據(jù)庫。從編制力量來看也很薄弱，大部分局限于編些檢索工具，全宗介紹等二次文獻，對于深層次的三次文獻編研很少，影響到信息資源的深層開發(fā)，不能更好的服務(wù)于歷史研究之中。
�。ㄋ模┬畔⑻峁┓绞疥惻f，館（室）藏資源不足
目前大多數(shù)檔案部門雖以裝備了計算機等設(shè)備，但是由于工作人員素質(zhì)能力問題，他們?nèi)栽敢庥脗鹘y(tǒng)手工操作方式進行工作，大量的檔案信息資源囿于傳統(tǒng)的操作方式而沒有開發(fā)出來。多數(shù)檔案信息資源隨著時間的推移，失去了現(xiàn)實利用的價值，客觀上造成檔案信息資源實效性差的現(xiàn)狀。同時館（室）藏檔案不足，收集不夠齊全，有些價值的材料沒有很好收集起來。
二、開發(fā)利用檔案信息資源為歷史研究服務(wù)的建議
檔案信息資源系統(tǒng)是由現(xiàn)代信息技術(shù)諸要素構(gòu)成的綜合性開發(fā)系統(tǒng)，系統(tǒng)各構(gòu)成要素并不是孤立的，而是相互聯(lián)系、相互作用的統(tǒng)一體，他們在系統(tǒng)整體中，服從、服務(wù)于系統(tǒng)整體，從而形成一種相互適應(yīng)、相互協(xié)調(diào)的總體動態(tài)平衡。因而要做好開發(fā)利用檔案信息資源為歷史研究服務(wù)的工作，必須運用科學(xué)管理的原理與方法，從技術(shù)、設(shè)備、人員管理等多種角度，對檔案信息資源進行全面的規(guī)劃、協(xié)調(diào)與控制，以滿足歷史研究對檔案信息多方面的需求。
（一）增強信息資源意識，提高檔案管理人員素質(zhì)
1。增強信息資源意識。檔案管理人員作為專業(yè)的信息資源管理者，對信息應(yīng)要具有全面深刻的認識，并要有專業(yè)的敏感性。在管理檔案信息時，要以資源運作的觀念來指導(dǎo)工作，將檔案信息視作一種寶貴的資源，變被動服務(wù)為主動服務(wù)，變知識備查為信息傳送，促使檔案資源向信息化的轉(zhuǎn)化。不要將檔案信息的存儲和保管當(dāng)做檔案館（室）的主要功能，而提供信息服務(wù)也是檔案管理一個重要組成部分，要把檔案信息資源開發(fā)當(dāng)做為歷史研究提供必要支持的前導(dǎo)性活動，將檔案信息服務(wù)歷史研究作為與檔案存儲、保管同等重要的資源加以管理，在宏觀上要加強對信息資源的規(guī)范化、制度化的管理。要擺脫重收藏保管，輕開發(fā)利用的傳統(tǒng)觀念的束縛，積極主動開發(fā)檔案信息資源，使檔案變成活信息。要經(jīng)常走出檔案館（室），了解和研究歷史研究對檔案信息的需求及其變化發(fā)展規(guī)律，然后通過選材與整理形成能夠滿足歷史研究的檔案信息產(chǎn)品。
2。提高檔案管理人員素質(zhì)。提高檔案管理人員素質(zhì)是有效開發(fā)利用檔案信息資源的關(guān)鍵。開發(fā)利用檔案信息資源是一種高級的復(fù)雜勞動，為歷史研究提供檔案信息服務(wù)的人員必須具備如下素質(zhì)：一是全面掌握檔案專業(yè)知識；二是具有一定的信息科學(xué)知識和高等教育管理學(xué)知識，掌握檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)，學(xué)會運用信息工具和手段，能進行檔案信息的分析與研究；三是具有敏銳的`信息意識、創(chuàng)新意識和開拓意識，適應(yīng)知識經(jīng)濟時代的要求。要對檔案信息存在狀況及其相對價值有充分的了解，并對信息需求具有敏感性，必須要熟悉檔案的收藏情況，了解收藏檔案蘊含的信息內(nèi)容，并能在總體上評估不同背景的檔案所具有的價值，正確解讀歷史研究對檔案信息服務(wù)的需求規(guī)律，從而為滿足這種需求提供高效服務(wù)。
�。ǘ├枚喾N媒介，拓展檔案信息服務(wù)渠道
1。加快信息加工處理現(xiàn)代化步伐。從一定意義上講，沒有現(xiàn)代化信息技術(shù)在檔案信息資源開發(fā)上的應(yīng)用，就談不上科學(xué)的開發(fā)檔案信息資源，現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案信息資源開發(fā)中的應(yīng)用，是實現(xiàn)科學(xué)地開發(fā)檔案信息資源的關(guān)鍵性技術(shù)條件。檔案館（室）傳播信息的媒介包括語言、文字、電子三大類，目前有相當(dāng)一部分信息資源的開發(fā)工作還處于手工操作的落后狀態(tài)，這就必然制約著對檔案信息資源的科學(xué)開發(fā)，因此必須加快實現(xiàn)電子化，重視計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在信息資源開發(fā)中的應(yīng)用。檔案館（室）應(yīng)當(dāng)通過多種渠道，使用多種媒介傳播檔案信息，以滿足歷史研究過程中不同層次、不同目標的研究需要。
2。與其它信息服務(wù)有機結(jié)合�？梢詫n案信息服務(wù)與辦公系統(tǒng)、圖書情報功能等其他信息服務(wù)有機結(jié)合起來，建立信息交流情況通報制度，形成信息資源管理的新領(lǐng)域。做到在外延上發(fā)掘檔案信息資源，開拓檔案信息服務(wù)渠道；在內(nèi)涵上不斷重組和加工檔案信息庫，為歷史研究提供廣泛的信息支持。檔案館（室）與其他機構(gòu)合作，既可開發(fā)利用館（室）內(nèi)自身的信息資源，又可實現(xiàn)信息效益，還可以節(jié)約人力和物力，將自身靜態(tài)檔案信息與其它部門的動態(tài)信息有機結(jié)合起來。從而形成生動活潑的檔案信息資源利用于、服務(wù)于歷史研究的新格局。
�。ㄈ┘訌娦畔�(dǎo)航，構(gòu)建檔案信息網(wǎng)絡(luò)
擴大利用以實現(xiàn)更多的檔案信息資源為歷史研究服務(wù)，這是對檔案信息資源開發(fā)在數(shù)量上的要求。檔案信息可以重復(fù)利用，它的價值不因利用而損耗，相反，檔案信息的價值需要在利用中才能體現(xiàn)。它要求檔案館（室）能夠找到更多的機會，使歷史研究工作者得到更多的檔案信息。當(dāng)然在檔案信息的傳播中，為維護信息所有者的利益，要考慮信息的控制權(quán)問題，應(yīng)該對信息的傳播進行有效的控制。檔案信息資源的利用要有明確的目標導(dǎo)航，不同的信息對不同歷史研究層次有不同的價值，為此要求要有效地、有針對性地傳遞檔案信息。檔案管理的角色也要從檔案保管者轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案信息導(dǎo)航者。建議在檔案館（室）設(shè)置相當(dāng)于CIO（信息主管）的崗位，負責(zé)對檔案館（室）的信息資源管理、利用與開發(fā)進行控制，制定有關(guān)檔案信息管理標準，并參與歷史研究中的信息服務(wù)流程，參與規(guī)范檔案信息服務(wù)歷史研究的基礎(chǔ)標準，為歷史研究提供有效的檔案信息支持服務(wù)。
�。ㄋ模┳龊眯枨箢A(yù)測，開展定題服務(wù)
對檔案信息管理者而言，由于檔案信息主要的目的是滿足歷史研究者課題研究的需求，我們不能滿足所有歷史研究的需求類型，這就需要我們做好新近歷史研究熱點課題的需求動向與趨勢預(yù)測，并及時采取相應(yīng)措施，使信息提供更具有準確的預(yù)見性，以實現(xiàn)最大限度提高檔案信息是使用價值，就顯得十分重要。所謂定題服務(wù)，就是檔案館（室）要根據(jù)當(dāng)前歷史研究中的熱點課題，了解歷史研究者對檔案的信息需求，主動向歷史研究工作者提供檔案信息，使其工作得以更好開展。對保管的檔案信息進行有序的組織與橫向、縱向深度加工是檔案信息開發(fā)的核心內(nèi)容，其側(cè)重點應(yīng)是對檔案信息內(nèi)容進行情報性，預(yù)測性分析，可以通過向歷史研究工作者公布可提供服務(wù)的專題目錄，有針對性地傳遞信息，充分實現(xiàn)檔案信息資源的自身價值。
要圍繞戰(zhàn)略性，方向性課題組織開發(fā)檔案信息。著重抓住與熱點歷史研究活動相關(guān)的檔案信息資源的開發(fā)工作，是檔案館（室）開發(fā)檔案信息資源的重點。歷史研究工作千頭萬緒，任務(wù)繁重，歷史研究工作者考慮問題不一定全面、完備，檔案信息服務(wù)的任務(wù)就是要抓住他們研究方向關(guān)注、對研究課題全局有重大影響的課題，把信息的焦點對準研究課題的全局性工作的重點、熱點、難點、疑點，抓住帶有全局性，方向性、研究性的重大課題，組織相應(yīng)的檔案信息，超前提供參謀服務(wù)，幫助歷史研究工作者拓寬視野，調(diào)整思路，做出科學(xué)研究。
（五）增強時效性，強調(diào)快速反應(yīng)和主動參與
時效性是信息的特征之一，盡管檔案信息有一定的滯后性，但也應(yīng)要求檔案館（室）盡可能注重檔案信息的時效性和所傳播信息的新穎性，做到收集和加工信息要及時、迅速，利用信息更要及時、迅速。要強調(diào)快速反應(yīng)和主動參與，提供的歷史研究檔案信息要做分析篩選，確保信息“適銷對路”。與此同時，還要做好利用檔案信息的反饋工作。檔案信息輸出利用后，檔案館（室）應(yīng)及時收集利用效果、并經(jīng)過匯總分析，掌握歷史研究工作者所需的檔案信息在某個時期的重點及其需求趨勢，采取相應(yīng)措施，加強和改進信息服務(wù)工作。
�。┳⒅貦n案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)，確保檔案信息質(zhì)量
檔案信息服務(wù)歷史研究是建立在檔案信息積累基礎(chǔ)上的，沒有基礎(chǔ)工作，就談不上有效地開發(fā)利用。因此加強檔案信息資源的建設(shè)工作，有必要從檔案業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)建設(shè)入手，重點抓好以下三項工作。
1。豐富館（室）藏，擴大檔案信息資源。一定數(shù)量的高質(zhì)量的檔案信息資源，是檔案工作滿足歷史研究工作者研究工作需求的重要保證。檔案收集的系統(tǒng)性、完整性如何，直接決定其服務(wù)的質(zhì)量和利用價值。因此要做好進館（室）檔案的收集整理，定期接收和征集，努力豐富館（室）藏檔案信息資源。在重視歸檔與接收等傳統(tǒng)渠道外，要加大開拓其他收集的渠道，檔案館（室）要主動出擊，對相關(guān)檔案信息進行收集或監(jiān)控。
2。完善檢索工具，使信息資源有序化。檔案信息資源有序化的程度預(yù)示著檔案價值實現(xiàn)的程度。編制多種檢索工具，增加檢索途徑，形成檢索體系，以滿足歷史研究工作者從不同角度查找檔案信息的需求，為檔案利用創(chuàng)造條件，是檔案館（室）應(yīng)加強的一項重要工作。
3。編研結(jié)合，強化信息的深度和廣度。檔案信息編研服務(wù)就是要根據(jù)歷史研究工作者的研究需求，以檔案為主要信息資源，在充分研究、分析、總結(jié)和信息組合的基礎(chǔ)上，按歷史研究專題進行檔案匯編、深層次加工，以滿足歷史研究對檔案信息的需要。檔案館（室）應(yīng)在指導(dǎo)思想上確立由“編”向“研”轉(zhuǎn)化，加大“研”的力度，實現(xiàn)編研結(jié)合，同步發(fā)展。要善于把握歷史研究工作的特點和規(guī)律突出史料特色，深入研究檔案資料，進行再加工，充分體現(xiàn)出提供利用檔案信息資源的主動性、系統(tǒng)性和廣泛性，既滿足當(dāng)前歷史研究工作者研究工作的需要，又適應(yīng)將來利用者的需求。相對而言，研究的深度和廣度是檔案編研的核心。編研選題必須首先立足于歷史研究工作中的價值，緊密結(jié)合歷史研究工作的需要，體現(xiàn)出其歷史研究工作效益。編研作品的內(nèi)容應(yīng)盡量濃縮，短小精悍，做到針對性強，查考便利。在實際工作中，歷史研究工作者迫切需要經(jīng)過濃縮、提煉后的具有系統(tǒng)性，專題性的檔案信息，以便與過去的工作經(jīng)驗相比較，從而利于歷史研究工作。
檔案調(diào)研報告范文2
學(xué)校檔案作為檔案工作的重要組成部分之一，歷來受到各級檔案行政部門的高度重視。x檔案局早在XX年之前就指導(dǎo)、督促了原7所區(qū)屬學(xué)校的建檔工作，7所學(xué)校先后按照區(qū)檔案局要求完成了規(guī)范化認定和升級工作。XX年底，大企業(yè)所屬中、小學(xué)校移交x政府管理后，區(qū)屬學(xué)校由原來的7所增加到30所，數(shù)量上的變化給學(xué)校檔案工作的管理帶來了難度，x檔案局及時調(diào)整工作思路，把區(qū)屬學(xué)校檔案工作列入XX年度工作重點，并會同區(qū)教育局檔案管理部門，加大對區(qū)屬學(xué)校特別是大企業(yè)移交學(xué)校檔案工作的檢查、指導(dǎo)力度。
一、學(xué)校檔案工作現(xiàn)狀和存在的問題。
受攀枝花開發(fā)建設(shè)“先生產(chǎn)、后生活”的影響，攀鋼、十九冶等轄區(qū)大企業(yè)長期以來對檔案工作實行內(nèi)部管理，在管理方法和管理體制上與市、區(qū)檔案部門存在著很大差異。原大企業(yè)所屬學(xué)校由于檔案工作長期接受企業(yè)內(nèi)部檔案部門管理，很多學(xué)校實際上并未開展真正的建檔工作，檔案管理離市、區(qū)檔案行政部門對學(xué)校檔案規(guī)范化認定標準的要求還有非常大的差距。因此，區(qū)檔案局不得不花費很大精力對大企業(yè)移交x學(xué)校的建檔工作進行指導(dǎo)、檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題限期整改。
XX年7月至8月，區(qū)檔案局和區(qū)教育局組織人員對校園檔案規(guī)范化建設(shè)工作進行了認真的檢查和抽查。通過抽查發(fā)現(xiàn)，各學(xué)校檔案規(guī)范化建設(shè)工作開展得還不夠理想：對檔案工作重視和檔案工作人員到位的學(xué)校，檔案規(guī)范化建設(shè)工作就開展得好一些;對檔案工作重視不夠、檔案工作人員配備不合理的學(xué)校，檔案規(guī)范化建設(shè)工作就滯后。這次檢查發(fā)現(xiàn)存在的問題具體表現(xiàn)為：
1、部分學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重視不夠，主要體現(xiàn)在對檔案工作不理不問，檔案人員待遇難以落實，將一些責(zé)任心不強、年齡偏大的人員安排在檔案工作崗位上。從制度、人員、管理上削弱檔案工作。
2、立卷工作不規(guī)范。領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)、檔案管理制度、檔案收集范圍及保管期限表等相關(guān)內(nèi)容不齊(如：教學(xué)檔案管理制度、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編、專題概要等)，沒有形成完整的檔案利用和管理體系。
3、對檔案資料的收集、整理、錄入不規(guī)范。主要表現(xiàn)為對本單位自制檔案資料的收集不齊，整理不規(guī)范，電子文檔的掛接不全。(特別是對教學(xué)檔案的收集、整理、錄入有些學(xué)校還未進行整理)。
4、檔案存放不合理。主要是各種門類的檔案排列順序混亂，永久、30年、XX年等不同保管期限的檔案放置混亂，給檔案查閱和利用工作帶來了很大的困難(按照永久、30年、XX年排列)。
5、設(shè)備、設(shè)施難于滿足檔案保管的需要，還需進一步完善。主要是還有少部分學(xué)校仍在用木制檔案柜裝檔案，“八防”和溫濕度計設(shè)施欠缺，沒有按規(guī)定安裝空調(diào)、溫濕度計，不能將檔案室溫度始終控制在一定范圍內(nèi)。濕度高低波動幅度大，不利于檔案存放，不利于維護檔案的安全。 從保護檔案的設(shè)備上看，存在單一、老化的問題。
6、檔案保護意識缺乏。檔案保護工作是為利用工作服務(wù)的。由于學(xué)校工作過分強調(diào)為教學(xué)服務(wù)，在一定程度上導(dǎo)致了保護意識的減弱，表現(xiàn)在實際行動上就是對檔案工作有所松懈。大的方面，如資金的投入，人員的安排;小的方面，如在接收、利用、整理、編研工作中忽視保護工作，將檔案放置地上，不注意防塵等。從中可以看出，檔案保護意識在工作人員頭腦中還相對淡漠。
7、學(xué)校檔案人員受各種客觀條件限制，培訓(xùn)力度不夠。檔案人員參加檔案局組織的檔案培訓(xùn)，尤其是檔案保管技術(shù)專題的培訓(xùn)相當(dāng)有限，一些學(xué)校檔案人員變動頻繁，身兼數(shù)職，很難抽出時間學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)，往往是剛一熟悉了業(yè)務(wù)，就被安排到其他崗位上，又重新?lián)Q人接手檔案工作，新手對檔案工作還一時難于適應(yīng)，檔案人員如果不隨時補充知識，業(yè)務(wù)工作將無從談起。
8、檔案專業(yè)技術(shù)人員缺乏。近幾年，學(xué)校檔案人員的'學(xué)歷、職稱雖然都有明顯提高，但既有理論知識，又有豐富實踐經(jīng)驗的檔案專業(yè)技術(shù)人員卻相當(dāng)匱乏。各區(qū)屬學(xué)校每年都要新進一大批人員，但基本上都是擔(dān)任教學(xué)工作，全區(qū)學(xué)校目前沒有一名檔案專業(yè)技術(shù)人員從事檔案工作。
二、今后的工作思路和措施。
1、主動向上級主管部門和主管領(lǐng)導(dǎo)匯報工作，力爭得到上級部門從資金、政策等方面對檔案工作給予大力支持，盡最大努力改善學(xué)校檔案工作的軟、硬件設(shè)施，為檔案人員提供良好的工作環(huán)境。
2、提高認識、加強領(lǐng)導(dǎo)。認真組織學(xué)校教職工，特別是分管檔案工作的學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作人員學(xué)習(xí)《檔案法》、《〈檔案法〉實施辦法》和王剛等領(lǐng)導(dǎo)同志對檔案工作所作的一系列重要指示。通過學(xué)習(xí)使全體檔案人員認識到檔案工作的重要性，認識到從事檔案工作和教學(xué)工作同樣是件有意義的事，同樣是構(gòu)建社會主義和諧社會的有機組成部分。
3、落實科學(xué)發(fā)展觀，強化檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。去年，區(qū)檔案局組織了一次學(xué)校檔案人員學(xué)校檔案管理知識培訓(xùn)，取得了良好的效果，許多學(xué)校的檔案人員基本上掌握了學(xué)校檔案管理技能。今年秋季開學(xué)后，部分學(xué)校的檔案人員由于退休、學(xué)校整合等各種原因發(fā)生了變動，新接手人員對檔案業(yè)務(wù)還不熟悉。今后，區(qū)檔案局將根據(jù)工作需要，在適當(dāng)?shù)臅r候再開展一次學(xué)校檔案人員培訓(xùn)活動，著重對學(xué)校檔案規(guī)范化認定標準和要求進行培訓(xùn)。
4、繼續(xù)加強檔案執(zhí)法監(jiān)督檢查，以法制化推動檔案工作健康向前發(fā)展。要把進一步提高教育部門特別是各學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)檔案意識提高到一個極為重要的方面，積極向上級主管領(lǐng)導(dǎo)爭取，力爭把學(xué)校檔案工作納入對教育部門的年度考核和教育部門對學(xué)校的考核框架內(nèi)，使其把做好檔案工作的責(zé)任落實到具體的責(zé)任人頭上，強化日常監(jiān)督，統(tǒng)籌檔案工作在本單位、本部門的分配布置，確保檔案工作同本部門業(yè)務(wù)工作、中心工作齊抓共管，檔案人員保持相對穩(wěn)定，使其有時間和精力鉆研檔案業(yè)務(wù)，提高檔案管理水平，更好地為本單位各項工作服務(wù)。把加強日常監(jiān)管同注重提高質(zhì)量結(jié)合起來，使檔案監(jiān)管常態(tài)化，形成各學(xué)校人人支持檔案工作的自覺行動。
5、深入各區(qū)屬學(xué)校，聽取基層檔案人員的合理化建議。很多基層檔案人員身兼多項工作(如教學(xué)、后勤、校醫(yī)等工作)，承擔(dān)的工作任務(wù)繁雜，壓力很大，每天工作時間疲于應(yīng)付學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項工作，很難有時間坐下來整理和錄入檔案，有些事情僅僅依靠基層檔案人員的努力是很難辦到的。區(qū)檔案局作為全區(qū)主管檔案工作的行政管理部門，要深入一線，了解檔案人員的工作情況，對于能辦到的事情，要及時向?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)通報，為基層檔案工作營造一個寬松的環(huán)境，對于不能辦到的事情，要主動和教育部門協(xié)調(diào)，向政府匯報，盡量把檔案管理中出現(xiàn)的問題解決在基層。
三、區(qū)檔案局通過對部分區(qū)屬學(xué)校檔案工作的檢查、指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)x學(xué)校在檔案管理工作中取得了一定成績，主要體現(xiàn)在：
1、檔案意識進一步提高，檔案法制建設(shè)得到加強，沒有發(fā)現(xiàn)違反《檔案法》事件�！稒n案法》的宣傳、貫徹、實施力度在加大，全區(qū)大部分學(xué)校都能做好檔案資料的收集、整理歸檔、管理和開發(fā)利用工作。除加強文書、教學(xué)檔案的收集外，開始逐步重視科技、聲像、照片等不同類型、不同載體的檔案材料收集、整理，盡量做到檔案集中統(tǒng)一管理，逐步走上依法治檔的發(fā)展軌道。
2、學(xué)校檔案工作進一步規(guī)范。隨著我區(qū)學(xué)校檔案工作規(guī)范化認定的開展，學(xué)校檔案工作已開始走向規(guī)范化、現(xiàn)代化管理的發(fā)展軌道。學(xué)校檔案工作的管理體制得到加強，硬件設(shè)施得到更大投入，檔案管理更規(guī)范，檔案資源進一步得到開發(fā)利用，檔案工作已由傳統(tǒng)管理模式向現(xiàn)代化管理方向發(fā)展，檔案工作層次得到提升，越來越發(fā)揮出檔案為學(xué)校工作提供服務(wù)的作用。
3、檔案人員注意提高自身素質(zhì)，鉆研檔案業(yè)務(wù)，檔案人員責(zé)任心日漸增強，檔案資料收集齊全完整，能夠按照檔案規(guī)范化建設(shè)需要進行檔案管理。 XX年1—10月，x檔案局在區(qū)教育局等職能部門的配合下，完成了對市9小、14小、16中等區(qū)屬學(xué)校的檔案規(guī)范化認定工作，初步實現(xiàn)了年初制定的學(xué)校檔案管理目標。剩下的2個月時間里，區(qū)檔案局將一如既往，堅持高標準、嚴要求，對還未認定的學(xué)校逐一地開展檔案規(guī)范化認定工作，為XX年學(xué)校檔案管理工作畫上一個圓滿的句號。
檔案調(diào)研報告范文3
檔案信息化是檔案管理發(fā)展的必然方向，也是檔案工作適應(yīng)信息化社會的必然要求，而檔案信息化最基礎(chǔ)性的工作就是檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。為推動我縣檔案信息化發(fā)展，順利開展館藏檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)，我局組織業(yè)務(wù)人員，多次到省、市檔案局及兄弟縣市參訪，專項調(diào)研館藏檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)具體做法及進展情況�，F(xiàn)將相關(guān)情況報告如下：
一、檔案信息數(shù)據(jù)庫概念
檔案信息數(shù)據(jù)庫是指將檔案案卷目錄信息、文件目錄信息、文件全文內(nèi)容及相關(guān)檔案管理信息進行數(shù)字化處理形成的檔案信息集成，主要包括案卷目錄數(shù)據(jù)、文件目錄數(shù)據(jù)與文件全文數(shù)據(jù)，而檔案目錄數(shù)據(jù)庫只是檔案信息數(shù)據(jù)庫其中的一小部分，主要包括案卷目錄數(shù)據(jù)與文件目錄數(shù)據(jù)，只是檔案管理過程中檢索工具的信息化。
二、工作任務(wù)與現(xiàn)狀
檔案信息化是檔案管理工作的必然要求，全國、全省、全市的館藏檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作從“十一五”期間開始啟動，我縣目前只是進行了目錄數(shù)據(jù)采集錄入之前檔案的規(guī)范整理工作，目錄數(shù)據(jù)采集錄入工作至今尚未啟動，在全省、全市處于落后位置，欠賬大。根據(jù)上級檔案部門工作部署，要求我縣20xx年以前必須完成檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，時間非常緊迫，任務(wù)十分艱巨。
三、省、市檔案局及兄弟縣市的做法
通過對省、市檔案局及此項工作完成較好的`、、、等兄弟縣市的參訪學(xué)習(xí)，歸納其做法主要為以下幾點：
1、本局指定專門人員負責(zé)組織實施；
2、聘請電腦錄入人員進行數(shù)據(jù)錄入；(如省檔案局將全文掃描業(yè)務(wù)外包公司；市檔案局及、、、等將目錄數(shù)據(jù)電腦錄入工作聘請電腦熟練人員完成。)
3、設(shè)立專門場所，購置專用電腦及相關(guān)設(shè)備，制定相關(guān)管控制度；
4、財政專項投入，保障館藏檔案目錄數(shù)據(jù)電腦錄入經(jīng)費。（市檔案局及、、、等電腦錄入工資均以錄入條目數(shù)量計算，每條0.3元，縣最少，為50萬，其余縣市都在上百萬元，所需經(jīng)費均為財政專項投入）
四、主要工作內(nèi)容及我縣工作量、經(jīng)費概算
（一）、檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作主要包括以下內(nèi)容：
1、目錄數(shù)據(jù)采集錄入前館藏檔案的規(guī)范整理工作；
2、檔案案卷目錄數(shù)據(jù)的采集錄入工作；（每一案卷條目采集錄入內(nèi)容包括檔案館代碼、案卷級檔號、全宗號、目錄號、案卷號、案卷題名、責(zé)任者、起始時間、終止時間、保管期限、文件數(shù)量、頁數(shù)、控制符等13個項目）
3、文件目錄數(shù)據(jù)的采集錄入工作；（每一文件條目采集錄入內(nèi)容包括檔案館代碼、文件級檔號、全宗號、目錄號、案卷號、起始頁號、責(zé)任者、文件編號、文件題名、文件件號、文件時間、文件稿本、控制符、密級、保管期限、頁數(shù)等16個項目）
4、錄入數(shù)據(jù)的檢查校對、備份、匯總上報及日常維護等。
�。ǘ�、我縣館藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作量及經(jīng)費概算：
至20xx年底，縣檔案館館藏檔案跨度百年數(shù)量近8萬卷，根據(jù)今年全縣檔案登記數(shù)據(jù)統(tǒng)計，全縣到期應(yīng)進館但尚未進館的檔案還有近12萬卷，在全市數(shù)量最多，我縣檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作量非常巨大。
錄入條目計算：案卷目錄錄入條目20萬條+文件目錄錄入條目500萬條（平均每卷檔案計25份文件）＝520萬條
聘請人員進行電腦錄入工作所需經(jīng)費計算：520萬條×0.3元／條＝156萬元
五、我縣檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作存在的困難
1、工作量非常大，欠賬非常多，時間非常緊；
2、人才短缺。近十多年來，縣檔案局除因領(lǐng)導(dǎo)調(diào)動進入檔案局外，再無專業(yè)人才，尤其是沒有電腦專業(yè)人才進入檔案局，現(xiàn)有工作人員年齡普遍較大，平均年齡48歲，已較難適應(yīng)檔案信息化發(fā)展的要求；
3、硬件不足。檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)所需專用電腦及相關(guān)設(shè)備因經(jīng)費所限至今無法購置；
4、經(jīng)費尚無落實。檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作前所未有，在較短的時間內(nèi)要消化數(shù)十年，甚至上百年的歷史欠賬，所需經(jīng)費較大，而上級財政又無此項工作專項經(jīng)費，迫切需要縣級財政專項投入，以保障檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作的順利開展。
六、我縣檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作的組織實施
1、加強組織領(lǐng)導(dǎo)。成立以局長為組長，分管領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)股室長為組成人員的專項工作領(lǐng)導(dǎo)小組，指定專門人員負責(zé)組織實施。制定專項工作方案；
2、組建專業(yè)隊伍。通過招聘電腦操作熟練人員組建數(shù)據(jù)錄入專業(yè)隊伍，并簽定責(zé)任狀；
3、解決場所設(shè)備。通過辦公室調(diào)整，騰出電腦錄入專用房間，盤活辦公電腦，添置大型掃描儀等必要專用設(shè)備；
4、解決專項經(jīng)費。電腦錄入工作經(jīng)費需156萬元，還需添置相關(guān)設(shè)備，敬請縣領(lǐng)導(dǎo)解決我縣檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作專項經(jīng)費170萬元。
檔案調(diào)研報告范文4
改革開放以來，調(diào)查隊系統(tǒng)電子化建設(shè)得到了快速發(fā)展，但同時也給我們管理上帶來了一些問題，如檔案電子化建設(shè)至今還是一項空白，需引起各級調(diào)查隊領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，并采取切實可行的措施加以解決。筆者對此問題進行了實地調(diào)查研究，在此談?wù)勛约旱囊恍┐譁\看法。
一、調(diào)查隊檔案電子化建設(shè)的必要性
所謂調(diào)查隊檔案電子化，是指各級調(diào)查隊在工作中，以數(shù)形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)閱讀、處理并可在通訊網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)母鞣N數(shù)據(jù)、文件、資料，通過整理并直接形成有價值的歷史記錄。它具有存儲量大，涉及內(nèi)容廣，信息傳遞速度快、傳遞形式多樣化的特點。它是現(xiàn)代社會信息化檔案的重要組成部分，亦是現(xiàn)階段各級調(diào)查隊辦公自動化系統(tǒng)建立的起點和基礎(chǔ)。搞好電子化檔案建設(shè)不僅能提高辦公自動化建設(shè)水平，也能促進整個調(diào)查隊工作效率和管理效率的提高。因此，加快調(diào)查隊檔案電子化建設(shè)已是當(dāng)務(wù)之急，必須引起各級調(diào)查隊領(lǐng)導(dǎo)的重視。
二、調(diào)查隊檔案電子化建設(shè)的現(xiàn)狀及問題
近年來，隨著調(diào)查隊系統(tǒng)內(nèi)聯(lián)網(wǎng)、互連網(wǎng)的開發(fā)使用，提高了辦公效率，節(jié)約了人力、物力和財力。但是，對電子文件資料和調(diào)查數(shù)據(jù)的管理歸檔工作卻落后于電子化的發(fā)展及普及速度，仍停留在紙質(zhì)檔案歸檔和自行的電子備份，在管理上仍沒有效的辦法。主要有以下五個方面的問題需要關(guān)注：
1、電子文檔處理軟、硬件難統(tǒng)一。當(dāng)前我國it行業(yè)競爭加劇，不同載體、格式、設(shè)備環(huán)境的新產(chǎn)品層出不窮，為使用者提供了更多的選擇余地。而對需要長期保存的電子檔案來說，在不同機型、軟件、硬件等環(huán)境下，通用性差，彼此之間不兼容，在資源共享和公共檢索等方面表現(xiàn)出明顯的局限性。加之計算機更新?lián)Q代快，對于需要長期歸檔保存的電子數(shù)據(jù)來說，設(shè)備依賴性造成的問題會更加突出。如十年前的5寸軟盤出現(xiàn)保管完好的電子文件找不到讀取設(shè)備的`問題。
2、軟件、數(shù)據(jù)歸檔難成體系。目前，調(diào)查隊系統(tǒng)各項業(yè)務(wù)都實行了電算化、網(wǎng)絡(luò)化傳輸管理，由于業(yè)務(wù)軟件升級頻繁，且在安裝使用之前，都會配發(fā)系統(tǒng)軟件、軟件程序及其全套資料，給歸檔管理帶來了較多困難。表現(xiàn)突出的問題：一是系統(tǒng)升級程序、補丁程序直接升級安裝，沒有留下程序檔案，使原始程序與后來程序脫節(jié)；二是業(yè)務(wù)人員經(jīng)常輪崗，不同人員在不同時期參加程序使用或者升級培訓(xùn)后，未進行集中統(tǒng)一管理；三是由于業(yè)務(wù)軟件數(shù)據(jù)庫文件所占用的磁盤空間大，用一般軟盤難以進行保存，從而使業(yè)務(wù)軟件和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的歸檔管理不成體系。
3、電子文件資料歸檔管理滯后。一方面，由于現(xiàn)有的辦公自動化系統(tǒng)中，電子數(shù)據(jù)資料的制發(fā)、使用與檔案管理是分開進行的，電子檔案的收集整理工作是在電子文件資料的產(chǎn)生之后進行的，導(dǎo)致電子文件資料的歸檔工作滯后于產(chǎn)生傳播速度；另一方面由于目前調(diào)查隊系統(tǒng)的數(shù)據(jù)資料大多在通過電子文書傳播的同時，為了增強文書的真實性，仍然打印成紙質(zhì)的作為執(zhí)行依據(jù)，形成紙質(zhì)數(shù)據(jù)資料版本與電子版本同時并存的現(xiàn)象。
4、電子文件資料容易被刪改。檔案只有具備原始性和真實性，才能具有法律意義上的憑證作用。對于調(diào)查隊業(yè)部門的調(diào)查數(shù)據(jù)、調(diào)研報告、人事檔案、財務(wù)檔案等統(tǒng)計資料來說，電子數(shù)據(jù)的真實性涉及到國家的宏觀調(diào)控、經(jīng)濟預(yù)測、領(lǐng)導(dǎo)決策的重要參考依據(jù)，必須十分真實。而電子文件資料的易刪改性使信息資料面臨著被隨意改動、刪除和剪接的可能性，容易造成信息失真，又不會留下任何痕跡。
5、檔案設(shè)備和人員素質(zhì)均有差距。由于電子文件資料的存儲介質(zhì)如軟盤、光盤屬于高分子化合物，易受外界環(huán)境變化的干擾，磁場、雷電、周圍環(huán)境溫度、濕度改變等各種自然現(xiàn)象都可能對電子文件資料造成不良影響，破壞介質(zhì)上的信息。目前，調(diào)查隊系統(tǒng)有檔案室的隊極少數(shù)，基本上是數(shù)據(jù)、文件檔案在各科室自行保管，使用的檔案設(shè)備與電子檔案所需標準相差甚遠，容易導(dǎo)致電子檔案破壞。與此同時，在電子檔案的管理上，既不是傳統(tǒng)的檔案管理人員能夠勝任，也不是科技人員可以替代，它需要管理人員既具備檔案管理的基礎(chǔ)知識，熟練掌握檔案工作的基本原則和方法，又要熟練掌握電子計算機技術(shù)、數(shù)通信技術(shù)等。
三、調(diào)查隊檔案電子化建設(shè)的對策
面對電子化的飛速發(fā)展和普及，各級調(diào)查隊領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)以高度的責(zé)任感和使命感努力解決電子化檔案建設(shè)工作中的實際問題，為未來檔案工作電子化、信息化的發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。
一要采用先進技術(shù)，確保歸檔電子文件真實性。對電子文件的制發(fā)，建議由其上級部門設(shè)計出專用程序進行管理，使文件從草擬、審閱到領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，都建立一套完整的可控制系統(tǒng)，建立加密的機內(nèi)操作日志，監(jiān)督系統(tǒng)操作。這樣既能保證電子文件的真實性，又可使文件資料形成過程真實記錄下來，展現(xiàn)出歷史原貌。在日常工作中應(yīng)給不同的使用人員賦予不同的操作權(quán)限，防止越權(quán)使用。
二要加強部門之間協(xié)調(diào)配合，確保文件資料收集完整性。調(diào)查隊各部門要根據(jù)不同業(yè)務(wù)特點，對各類電子文件格式進行統(tǒng)一要求，這樣既方便信息的匯聚接收，又利于電子文件資料的歸檔管理，還能保證數(shù)據(jù)的可靠性和通用性。特別是內(nèi)部之間要加強配合，對自身產(chǎn)生的電子文件資料盡可能地轉(zhuǎn)換成歸檔所需格式，如word、excel文件格式。此外，由科技人員協(xié)助負責(zé)將日常工作中形成的具有保存價值的電子文件資料歸檔，解決信息存儲載體分離，脫機保管信息，無疑是最佳歸檔途徑之一，進而提高電子檔案的完整性。
三要不斷完善檔案信息采集功能，達到完整統(tǒng)一要求。檔案管理人員應(yīng)該積極參與辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計應(yīng)用，根據(jù)檔案管理的要求提出相應(yīng)的設(shè)計要求，以便于檔案信息的采集整理。同時，對于檔案重要組成部分的機關(guān)文件管理系統(tǒng)設(shè)計時，力求使文件資料的形成制發(fā)與分類歸檔同步進行，讓系統(tǒng)根據(jù)事先擬定的歸檔范圍將有價值的文件自動備份保存下來，避免重復(fù)勞動帶來的資源浪費。與此同時，對業(yè)務(wù)軟件的補丁、升級程序，操作人員要及時向檔案人員報備，及時進行歸檔和管理，以避免工作人員崗位流動帶來的信息轉(zhuǎn)移丟失。
四要注重做好電子檔案安全防護工作，實現(xiàn)電子檔案安全性。目前調(diào)查隊系統(tǒng)的內(nèi)聯(lián)網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)雖實行了物理隔離，但部分員工從互聯(lián)網(wǎng)上下載的資料中可能藏有各類病毒，造成危害。對此，一方面科技部門和信息管理部門要加強計算機安全管理，經(jīng)常檢查，密切監(jiān)控，定期發(fā)布病毒預(yù)警公告，防范互聯(lián)網(wǎng)病毒在內(nèi)聯(lián)網(wǎng)上惡意漫延傳播；另一方面檔案人員在進行電子文件資料歸檔鑒定工作時，要認真進行查毒、殺毒，通過檢測處理后方可歸檔保存。
五要搞好庫房建設(shè)，切實提高人員素質(zhì)。在電子檔案管理工作中應(yīng)特別注意選用質(zhì)量好、可靠性高的存貯介質(zhì)，以延長存儲時間。對存放在存貯介質(zhì)上的電子檔案資料應(yīng)寫好保護，存放在防潮、防熱、防塵、防磁的場所，對需要永久、長期保存的電子文件資料，要制定嚴格的定期復(fù)制管理制度，轉(zhuǎn)換載體，以防止信息的丟失。出于風(fēng)險防范的目的，電子檔案一般要采用雙備份制，在檔案庫房和計算機中心各存放一套，確保不受到損壞、數(shù)據(jù)丟失或單方面修改數(shù)據(jù)。與此同時，還要全力抓好業(yè)務(wù)培訓(xùn)，加強對電子文件制作和檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，提高從業(yè)人員的素質(zhì)和責(zé)任心，擔(dān)負起電子文件資料歸檔工作的重任。
檔案調(diào)研報告范文5
為進一步加強和規(guī)范我區(qū)城市社區(qū)檔案管理工作，提高社區(qū)檔案管理水平，更好地為社區(qū)發(fā)展和城市管理服務(wù)，根據(jù)省、市檔案局有關(guān)要求，**月**日---**日，區(qū)檔案局和區(qū)民政局聯(lián)合組成、以區(qū)民政局黨組書記***為組長的調(diào)研組，對全區(qū)**個城市社區(qū)進行了調(diào)研。這次調(diào)研主要圍繞社區(qū)各門類檔案收集、整理，文件材料歸檔范圍及保管期限編制，檔案工作管理機制建立，檔案安全保管和利用，檔案裝具標準化等五個方面情況展開。
調(diào)研采取聽匯報、看現(xiàn)場、查資料、召開座談會和意見反饋等形式。現(xiàn)將調(diào)研情況報告如下：
一、基本情況
我區(qū)**、**兩個街辦共設(shè)有**個社區(qū)，其中：** **個、** **個，常住人口*****多人，*****余戶，社區(qū)工作人員**余名。常住人口最大的社區(qū)是**社區(qū)***多戶、****多人，最小的社區(qū)是**社區(qū)****多戶，***余人，**個社區(qū)每年形成的檔案多達****—****卷。隨著社會的建設(shè)與發(fā)展，城市社區(qū)承擔(dān)著大量繁重而基礎(chǔ)性工作，諸如社區(qū)黨建、社區(qū)衛(wèi)生、社區(qū)服務(wù)、社區(qū)文化、社區(qū)治安、城市低保、居民社保、文明創(chuàng)建、計劃生育、數(shù)字城管、入戶調(diào)查等工作，社區(qū)的地位和作用日益凸顯。在這些工作中直接形成對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同形式的檔案越來越多，對社會發(fā)展、城市管理、基層組織建設(shè)等各項工作，有著十分重要的借鑒和參考作用。因此，規(guī)范社區(qū)檔案工作顯得尤為重要、十分迫切。
二、主要成效
從這次調(diào)研的總體情況來看，**個城市社區(qū)的檔案工作較前幾年有了可喜的變化和較大的發(fā)展，尤其是隨著城市社區(qū)的發(fā)展壯大，社區(qū)的功能和作用得到了更大的發(fā)揮，檔案工作也隨之得到進一步加強。主要表現(xiàn)在：檔案法律法規(guī)意識不斷增強、安全保管設(shè)施逐步改善、收集整理齊全及時、管理水平逐漸提高，社區(qū)檔案服務(wù)居民、促進社區(qū)和諧的`作用取得明顯成效。
(一)檔案法律法規(guī)意識不斷增強
我們在調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，各個社區(qū)都能充分認識檔案工作的重要性，檔案法律法規(guī)意識日漸增強。少數(shù)社區(qū)還健全了組織機構(gòu)，明確了分管領(lǐng)導(dǎo)。有的社區(qū)書記或主任親自抓，分管領(lǐng)導(dǎo)具體抓，如站前社區(qū)、洪崖社區(qū)、文明北路社區(qū)，都把檔案工作擺上了重要議事日程，設(shè)有專門檔案室，指派了專人負責(zé)，制定了相關(guān)的制度，為檔案日常管理工作奠定了堅實的基礎(chǔ)。
(二)安全保管設(shè)施逐步改善
各個社區(qū)檔案保管條件經(jīng)過近幾年的發(fā)展得到逐步改善。一是辦公場地得到改善，二是檔案“打包”、“打捆”的現(xiàn)象得到徹底改變，三是檔案設(shè)施得到更換。除個別社區(qū)外，檔案安全保管有了基本保障。
(三)收集整理齊全及時
在整個城市社區(qū)中，檔案的收集工作做得比較好，每年社區(qū)形成的各種檔案都能夠進行及時收集。如：城市低保檔案、文明創(chuàng)建檔案、社區(qū)綜治檔案、計劃生育檔案、社區(qū)黨建檔案等，都及時收集整理，裝訂成卷，統(tǒng)一管理，以便查閱利用。
(四)檔案管理水平逐漸提高
社區(qū)檔案涉及千家萬戶，與廣大居民息息相關(guān)。如果管理不善，很容易被損毀、丟失，最終成為一堆無用的廢紙。這次調(diào)研發(fā)現(xiàn)，各個社區(qū)雖然沒有明確專人負責(zé)檔案，但是整體管理水平比前幾年有所提高。一是收集及時、裝訂成卷，二是統(tǒng)一歸檔、集中管理，三是各自負責(zé)、確保安全，四是查閱方便，有利居民。
三、存在的問題
目前，我區(qū)各個社區(qū)檔案管理工作總體進步較大，但也存在一些不容忽視的問題，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：
(一)檔案管理人員業(yè)務(wù)不熟。由于社區(qū)干部流動性比較大，人員不穩(wěn)定，事務(wù)繁雜，難以固定某一個人來管理檔案，加上沒有更多的時間和精力坐下來專門學(xué)習(xí)有關(guān)檔案業(yè)務(wù)方面的知識和技能，所以檔案管理人員業(yè)務(wù)不熟的現(xiàn)象普遍存在，業(yè)務(wù)水平亟待提高。
(二)檔案整理不規(guī)范。盡管各個社區(qū)都及時收集了每年各分管口的檔案，而且比較齊全，但是由于業(yè)務(wù)不熟，所以整理不規(guī)范。既沒有分類，又沒有劃分保管期限;既沒有編號，又沒有編目。卷內(nèi)排列隨意，裝訂不分前后。如竹山社區(qū)、愛民社區(qū)、磨北社區(qū)都存在類似情況。
(三)檔案制度不健全。從調(diào)研的情況來看，已經(jīng)建章立制的社區(qū)很少，大部分社區(qū)都沒有制定檔案的立卷歸檔、保管利用、移交鑒定銷毀以及查閱等制度，檔案內(nèi)部管理顯得有點雜亂無章。
(四)檔案設(shè)備陳舊。有的社區(qū)檔案柜還是七、八十年代，機關(guān)單位贈送的老式綠色鐵皮柜，如：牌樓社區(qū)、東方紅社區(qū)、磨北社區(qū)，都存在檔案設(shè)施陳舊的問題，嚴重地影響了檔案保管和利用，檔案亂堆亂放現(xiàn)象非常普遍。
(五)檔案用具不規(guī)范。大部分社區(qū)的檔案盒、裝訂針、封皮封面、卷內(nèi)目錄紙都不符合要求和標準，是臨時隨便在超市購置的不規(guī)格的檔案用具，年久日深很容易損壞，不利于檔案的保管。
(六)檔案經(jīng)費匱乏。從目前的情況看，**個社區(qū)每年真正投入檔案管理方面的經(jīng)費十分有限，不但不能夠隨時更換新的檔案設(shè)備，更無法適應(yīng)檔案管理工作現(xiàn)代化的需要。
四、建議與意見
1、齊抓共管，努力促進社區(qū)檔案工作再上新臺階。
社區(qū)檔案工作經(jīng)過近幾年的發(fā)展，取得了新的成績，但存在的問題不容小覷，與之相關(guān)的單位要齊心協(xié)力、齊抓共管，努力促進社區(qū)檔案工作再上新臺階。從目前的體制來看，社區(qū)的主管單位是街辦，組織管理是民政局，檔案業(yè)務(wù)管理是檔案局，三家單位的主要領(lǐng)導(dǎo)要高度重視社區(qū)檔案工作，要坐下來了解社區(qū)檔案工作的情勢，明確工作的重點，規(guī)劃發(fā)展的前景，形成統(tǒng)一的意見，然后根據(jù)協(xié)商討論達成的共識，逐步開展工作。
2、加強培訓(xùn)，不斷提高社區(qū)檔案工作新水平。
目前，社區(qū)檔案管理人員的業(yè)務(wù)不熟，造成檔案收集、整理、利用、管理不規(guī)范，檔案管理人員既不熟悉《城市社區(qū)檔案管理辦法》，又不熟悉檔案工作一般業(yè)務(wù)流程。區(qū)檔案主管部門義不容辭有責(zé)任加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高社區(qū)檔案管理人員業(yè)務(wù)和操作技能。街辦、民政部門要督促他們加強學(xué)習(xí)，提供方便，并適時進行檢查，共同促進社區(qū)檔案管理工作不斷取得新成績、新進步。
3、建章立制，創(chuàng)新社區(qū)檔案管理新模式。
目前，社區(qū)干部各自收集、整理、保管自己分管口形成的檔案，每個社區(qū)既沒有安排專人負責(zé)，也沒有形成完整的檔案管理制度，為檔案保管安全埋下了隱患。因此，各社區(qū)要盡快健全完善檔案管理制度。原來制定了制度的社區(qū)，要不斷完善;沒有建立制度的社區(qū)，要抓緊時間制定健全相關(guān)制度。要充分發(fā)揮老牌社區(qū)招賢四星級社區(qū)示范引領(lǐng)作用，有條件的社區(qū)如站前社區(qū)可以搶先一步走在前列，根據(jù)社區(qū)情況，相對固定1—2人負責(zé)檔案管理，避免一人負責(zé)，增加個人工作量，其他人員配合管理，每半年收集整理后移交固定人員保管，任何人不得插手，確保檔案的安全。同時，東方紅社區(qū)、愛民社區(qū)、磨南社區(qū)、牌樓社區(qū)要趁搬遷新辦公場地之機，購置新設(shè)備，建立新制度，規(guī)范整理現(xiàn)有檔案，以方便居民查閱利用。此外，社區(qū)星級評定工作，檔案管理應(yīng)作為評定工作之一。
4、加大投入，推動社區(qū)檔案工作邁上新征程。
檔案管理工作常抓新，要適應(yīng)社區(qū)發(fā)展新需要，就必須加大投入。資金可以從三個方面努力，一是檔案部門要向政府報告增加社區(qū)檔案管理工作經(jīng)費，二是街辦要增加投入，三是民政部門要適當(dāng)支持。三輪驅(qū)動，共同努力，相信社區(qū)檔案工作能夠得到推動，邁上新的征程。同時，社區(qū)檔案工作要不斷適應(yīng)新形勢、新變化、新發(fā)展，有條件的還要添加新設(shè)備，逐步實現(xiàn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化，走在時代的前列。
檔案調(diào)研報告范文6
歷時兩年，我們通過走訪、座談、實踐指導(dǎo)調(diào)查了全縣20家較有影響的民營企業(yè)，在這些企業(yè)中，既有獨資企業(yè),也有合伙企業(yè)和有限責(zé)任公司，以新建企業(yè)居多。
民營企業(yè)具有獨立的生產(chǎn)經(jīng)營決策、人事勞資、內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置等高度自主的權(quán)利。民營企業(yè)代表有權(quán)決定本企業(yè)檔案管理從形式到內(nèi)容的模式，所以其檔案管理既有相同的地方,如檔案分散管理的形式，又在具體管理細節(jié)上不盡相同。
1、從檔案管理模式上看：有集中統(tǒng)一管理和分散管理兩種形式。集中統(tǒng)一管理的只有一家,占調(diào)查總數(shù)的5%；其余均是分散管理，占95%，公司辦公室和生產(chǎn)、營銷等業(yè)務(wù)經(jīng)營部門的檔案材料各自保管。
2、從檔案種類上看：以科技（專業(yè)）檔案、專門檔案為主，構(gòu)成了民營企業(yè)檔案主體，部分民營企業(yè)也存有少量的特殊載體檔案和電子文件。
3、從檔案管理體系上看：檔案工作均有一名公司級經(jīng)理分管，在公司辦公室設(shè)有一名具體負責(zé)檔案工作的人員，各部門也設(shè)有一人兼職檔案工作。
4、從檔案人員隊伍上看：隊伍整體素質(zhì)高，檔案意識強，具有大專以上文化程度的占調(diào)查總數(shù)的90%，其中不乏少量檔案相關(guān)專業(yè)的人員。但對于科學(xué)管理利用檔案模糊不清。
5、從檔案工作制度上看：建有檔案工作相關(guān)制度的占調(diào)查總數(shù)的70%，在這70%的企業(yè)中大都只是一項檔案管理員(檔案人員)責(zé)任制，而且有制度考核的只有3家。
6、從檔案利用上看：利用形式單一，利用范圍較窄，只在產(chǎn)品、設(shè)備圖紙復(fù)制及財務(wù)管理等方面有所涉及，而且尚未產(chǎn)生明顯的利用效益。
7、從企業(yè)對檔案行政管理部門的要求來看：對檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和檔案法律、規(guī)章制度的宣傳貫徹有很強烈的需求。
從以上調(diào)查現(xiàn)狀來看，我們不難發(fā)現(xiàn)民營企業(yè)檔案工作優(yōu)勢明顯，而不足之處也同樣突出。
1、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)檔案意識強，檔案管理人員綜合素質(zhì)高，明顯缺乏系統(tǒng)的檔案管理培訓(xùn)。
企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識和檔案人員文化素質(zhì)是決定企業(yè)檔案工作好壞的首要環(huán)節(jié)，民營企業(yè)也不例外。
首先，民營企業(yè)的檔案工作管理體系健全，領(lǐng)導(dǎo)得力：均有一名企業(yè)主要領(lǐng)導(dǎo)分管，有的還是總經(jīng)理分管此項工rrrwm.com作，可見檔案工作在民營企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)心中的地位不低。
其次檔案人員素質(zhì)較高，一方面是學(xué)歷高，另一方面是計算機水平普遍高，大都持有不同等級的證書，而且在座談中我們發(fā)現(xiàn)這些檔案人員談起檔案工作，強烈的檔案意識顯而易見，毫無嫌檔案工作地位偏低、默默無聞之意。
從中可見：檔案作為一種信息資源，企業(yè)檔案作為企業(yè)無形資產(chǎn)的觀念已為民營企業(yè)代表所識，他們深知企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分，是一項基礎(chǔ)性工作，抓住這個根本便能有序地推進全面發(fā)展。因此有決心抓好檔案工作，并為此配備了文化素質(zhì)較高的檔案管理人員。這一點正是民營企業(yè)檔案工作優(yōu)勢所在，顯示了民營企業(yè)管理基礎(chǔ)堅實的一面。
同時我們也看到了民營企業(yè)檔案人員大多數(shù)未經(jīng)過檔案部門崗位資格培訓(xùn)，缺乏必要的系統(tǒng)的檔案管理知識和實操技能，這一弊端為民營企業(yè)科學(xué)規(guī)范地管理檔案工作形成了阻滯，主要原因是：首先是檔案行政管理部門自身宣傳不夠，檔案人員不知道到哪一個部門去學(xué)習(xí)管理檔案的.知識，這點可從企業(yè)對檔案行政部門的需求中略見一斑。其次是企業(yè)尚未把檔案工作提升到科學(xué)化、規(guī)范化、標準化的高度，對檔案人員只是提出了初級保管要求，以致于目前民營企業(yè)檔案管理工作也頗有“民營管理”特色--各種管理模式并存。雖然尚能應(yīng)付當(dāng)前階段的檔案保管使用，但是體現(xiàn)出只顧眼前工作省事，為企業(yè)長久的科學(xué)管理利用檔案埋下隱患。
2、檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)薄弱，收、管、用三個環(huán)節(jié)均存有較大弊端。
檔案工作是一項專業(yè)性較強的工作，收、管、用是其中三個主要業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，此三個環(huán)節(jié)是基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)中的重中之重，由于缺乏必要的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，在座談、指導(dǎo)中我們發(fā)現(xiàn)大多數(shù)民營企業(yè)對檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)存有許多模糊認識，管理不盡合理的地方。
首先是"收"的環(huán)節(jié)。收集的文件材料要做到齊全完整，才可能有豐富的檔案內(nèi)容，發(fā)揮較好的檔案利用作用。事實上，民營企業(yè)在文件材料收集這一重要環(huán)節(jié)上處于"有什么，交什么；交什么，收什么"的狀態(tài)。而且大多數(shù)企業(yè)文件材料交接手續(xù)不健全，一交一收即可，沒有履行必要的移交登記及交接簽字的手續(xù)，這勢必會造成民營企業(yè)檔案材料內(nèi)容上的殘缺，為今后的檔案利用留下無窮隱患。究其原因：目前，民營企業(yè)檔案管理模式大多是分散管理的，文件處理部門與檔案保管部門是脫節(jié)的，民營企業(yè)的工作流程不像機關(guān)處理完畢的文件全部歸到檔案室保存，而是文件處理部門也是檔案保存者，不對企業(yè)的檔案保管部門負責(zé)。
其次是"管"。"管"這一環(huán)節(jié)包括兩個方面：一是對各種檔案科學(xué)分類的管理；二是指檔案工作的管理模式。
根據(jù)調(diào)查，大多數(shù)民營企業(yè)在 "管"的第一方面即在各種檔案材料分類上存有這樣的狀況：對保管的所有文件材料粗分類，大致分為內(nèi)部文件和外來文件兩類。內(nèi)部文件按企業(yè)設(shè)置部門再進行分類；外來文件按行政級別結(jié)合地域來劃分，如太陽投資有限責(zé)任公司把所有來文分為北京市委、市政府或市屬各部門，密云縣委、縣政府類。此等分類，全不考慮內(nèi)、外部文件間的有機聯(lián)系，只按時間順序流水管理。我們都知道，檔案科學(xué)合理的分類，是發(fā)揮好檔案作用的重要前提，如果象目前的分類保管方法, 只是文件材料標題的邏列，在文件材料較少的情況下，尚可應(yīng)付，長此下去，對科學(xué)管理利用檔案就會產(chǎn)生不良影響"管"的第二個方面即檔案工作管理模式，在重點調(diào)查的二十個民營企業(yè)當(dāng)中，只有一家實行集中統(tǒng)一管理，其余十九家均由各部門各自分散管理文件，尤以生產(chǎn)、銷售等業(yè)務(wù)部門最為明顯，檔案分室保存，分散管理。分散管理雖然弊端不少：不但違反了檔案工作集中統(tǒng)一管理的原則，而且也不能充分發(fā)揮檔案室信息服務(wù)中心的作用，但是現(xiàn)實中這種管理模式民營企業(yè)認可，檔案人員認可，在座談中，二十余家檔案人員有80%的人員認為專業(yè)部門形成的檔案就應(yīng)該在專業(yè)部門保管，如果放到檔案室集中統(tǒng)一保管，由于檔案人員不懂業(yè)務(wù)，反而會更影響檔案利用。
第三是"用"。檔案工作最終的根本目的便是利用。當(dāng)民營企業(yè)在市場經(jīng)濟的大潮中突飛猛進，大展宏圖之時，據(jù)我們調(diào)查，檔案工作沒有能夠很好地融進企業(yè)發(fā)展的洪流，主要是內(nèi)部工作參考，范圍也只是財務(wù)、技術(shù)資料，無論從檔案利用方向，還是從利用產(chǎn)生的效益來看，都未能體現(xiàn)出檔案特殊服務(wù)作用的無可替代性。究其原因有三：一是收集、管理兩個環(huán)節(jié)中的癥結(jié)所致；二是檔案人員尚未形成主動提供利用、企業(yè)也未形成開發(fā)利用檔案的意識；三是檔案正處在原始積累階段，顯性作用還沒有發(fā)揮出來。所以和其它行業(yè)檔案利用一樣存有一樣的通病：坐等上門，停留?"守攤"的水平上。長此下去, 勢必會影響民營企業(yè)檔案工作良性循環(huán)，影響檔案工作在企業(yè)中相應(yīng)的地位。
3、缺乏必要的檔案規(guī)章制度。
在調(diào)查的民營企業(yè)當(dāng)中，普遍存在著檔案規(guī)章制度不健全狀況，大多數(shù)只建有檔案員責(zé)任制一項，而且還不能堅持嚴格考核，少數(shù)企業(yè)甚至都沒有檔案工作制度。"沒有規(guī)矩不成方圓"。檔案工作是民營企業(yè)管理的重要組成部分，沒有必要的檔案規(guī)章制度，檔案工作的起步就不扎實，就不規(guī)范，就不能有序發(fā)展。我們分析：一些企業(yè)在建立之初，尚不能顧及檔案工作的建章立制，還有部分企業(yè)不知從何下手。怎樣在企業(yè)建立之初，檔案工作就隨之科學(xué)規(guī)范建立并與之同步發(fā)展，這一當(dāng)前急要問題正深深困擾著民營企業(yè)檔案工作。
檔案調(diào)研報告范文7
基層檢察檔案是國家檔案的重要組成部分,它既是是構(gòu)成整個檢察系統(tǒng)訴訟檔案必不可少的一部分，也是社會的寶貴財富。人民檢察院檔案工作既是基礎(chǔ)工作,也是保障工作。在經(jīng)濟社會高速發(fā)展的今天，檢察檔案的擁有量和使用量日益增多，這也對檢察檔案管理工作提出了更高要求。在新形勢下，必須充分認識基層檢察檔案管理工作的特點及問題，把檢察檔案管理工作納入科學(xué)化、規(guī)范化、制度化、便捷化的軌道，使其更好地為檢察工作服務(wù)，更好地推動檢察各項工作的順利開展。
一、基層檢察檔案管理工作的特點
1、檢察檔案管理工作是一項保存檢察訴訟活動記錄的重要工作。這些檔案是記錄和反映檢察工作活動的珍貴資料，大部分材料只有一份，是孤本，一旦丟失或損毀，將造成無法補救的損失。
2、其保管的訴訟檔案專業(yè)性強，使用頻繁。特別是公安、法院在打擊犯罪、維護社會治安和國家安全工作中，需要經(jīng)常查閱有關(guān)的刑事訴訟檔案，以尋找破案的線索和證據(jù)材料及相關(guān)的法律依據(jù)。
3、保管期限長、數(shù)量多。隨著法制建設(shè)的不斷推進，訴訟檔案數(shù)量不斷增多，并且根據(jù)《高檢院檔案管理辦法》的規(guī)定，訴訟卷宗大多保存期限為長期或永久。
4、紙質(zhì)檔案與電子檔案并存。隨著全國檢察機關(guān)辦案信息管理系統(tǒng)的啟用，各地基層院不同程度地將案件信息錄入電腦，事實上，形成了電子檔案與紙質(zhì)檔案并存的局面。
二、存在的問題及原因
1、重訴訟檔卷，輕文書檔卷。由于以辦案工作為主的單位性質(zhì)和由此而長期形成的習(xí)慣，直接產(chǎn)生了重訴訟檔案，輕文書檔案的問題。在保管、移交、清退、整理、歸檔等各個環(huán)節(jié)，訴訟卷宗都比文書資料受到了較高的重視，強調(diào)訴訟卷宗的重要性比強調(diào)文書資料的重要性多得多，甚至沒有強調(diào)文書資料的重要性，工作移交的重點也是強調(diào)針對訴訟宗卷材料，檔案保管的重心也在訴訟檔案上，對于每年的文書檔案歸檔工作重視不夠，除會計檔案外，導(dǎo)致多年來一些重要的文書檔案、基建檔案、照片檔案、實物檔案等歸檔不及時，查找困難，甚至無法查找，不僅浪費時間和精力，還帶來工作上的被動和不便。
2、檔案管理人員不能做到專職。按有關(guān)規(guī)定，應(yīng)當(dāng)配備1名專職檔案管理人員，由于單位長期嚴重缺編和其他原因，檔案管理人員長期由1人兼職擔(dān)任，精力和時間都無法得到保證，給檔案管理工作帶來不小的影響，除訴訟檔案外，文書檔案多數(shù)不能做到及時清理歸檔。
3、缺乏專門檔案管理人員，加上變動頻繁，造成檔案管理人員素質(zhì)不高。檢察訴訟檔案是一種專業(yè)性十分強的檔案，由于檔案專業(yè)畢業(yè)的人員很少，專業(yè)技術(shù)人員比例不高，整體素質(zhì)低，工作適應(yīng)性不高，很難適應(yīng)檔案檔案管理的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息化管理手段和方法的應(yīng)用，對進一步研究和探索檔案管理工作，促進檔案管理工作發(fā)展有一定的局限性，目前在職的檔案管理人員往往工作不積極主動，工作效率低，檔案意識淡薄，認為檔案歸屬于個人行為，應(yīng)該由相關(guān)的部門自行保管，這種錯誤思想的存在，使那些珍貴的資料沒有能及時歸檔管理，有的在單位科室個人手中，有的在各部門，導(dǎo)致檔案管理的保密性和真實性存在巨大的缺陷。檔案管理工作具有較強的專業(yè)性和工作的連續(xù)性，檔案人員的頻繁變動不符合檔案工作專業(yè)性和連續(xù)性的要求，直接給檔案管理工作帶來不小的影響。
4、對電子檔案信息化建設(shè)不夠重視。由于基層院缺乏經(jīng)費，加之人民群眾運用法律武器保護自己的合法權(quán)益的意識不斷增強，直接導(dǎo)致檢察案件數(shù)量大幅度上升，檔案數(shù)量也隨之急速增長，雖然配備了電腦，卻沒有形成完整的電子檔案，很多時候仍然在使用紙質(zhì)檔案，即使把案件內(nèi)容及時準確的錄入到了電腦中，既不備份也不存檔，一旦電腦出現(xiàn)故障、網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)問題，很容易損毀、丟失，造成不可挽回的損失。
三、解決問題的對策
1、全面提高對檔案工作重要性的認識。在全體檢察官和其他工作人員中普遍進行檔案工作重要性的教育，結(jié)合案件質(zhì)量評查、半年工作檢查和年終工作總結(jié)等工作，對檔案工作的重要性進行強調(diào)。針對普遍存在的重訴訟檔案，輕文書檔案的問題，對文書檔案的重要性進行特別的強調(diào)，與文書檔案接觸較多部門，如辦公室、政治處等，更要特別注意提醒。平時在工作中要注意文件資料的保管，清退、移交要完整及時。文秘人員、業(yè)務(wù)科室內(nèi)勤和檔案人員要盡心盡責(zé)，及時敦促文件資料的清退、移交、立卷和歸檔工作。
2、嚴格公文辦理程序是搞好檔案工作的基礎(chǔ)。嚴格公文辦理程序，加強公文辦理各個環(huán)節(jié)的工作，是搞好檔案工作的'基礎(chǔ)。在收文辦理的傳遞、簽收、登記、分發(fā)、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序和發(fā)文辦理的擬稿、審核、簽發(fā)、繕印、校對、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀等程序中，要嚴格遵守公文辦理程序各個環(huán)節(jié)的工作，把工作責(zé)任落實到人，提高公文辦理質(zhì)量，避免公文的遺失和毀損，使所保存的檔案既能全面反映檢察院主要職能活動情況，維護其歷史面貌，又為檔案的保管和利用打下良好的基礎(chǔ)。
3、確定專職檔案人員和保持其工作的相對穩(wěn)定。根據(jù)檔案管理工作的要求配備專職檔案人員并保持其工作的相對穩(wěn)定。檔案人員專職有利于增強對檔案工作的責(zé)任心和使命感；保持檔案人員工作的相對穩(wěn)定性是檔案管理工作的客觀要求。檔案人員的變動也應(yīng)該有一個工作上的銜接和熟悉的過程，也就是要有一個傳、幫、帶的過程。不能簡單的履行一個交接手續(xù)完事。
4、加快紙質(zhì)檔案電子化進程。電子檔案和紙質(zhì)檔案共存已經(jīng)有目共睹，但是電子檔案相對來說更穩(wěn)定、更方便，更有利于長期保存和提供利用，為此應(yīng)該建立兩套制管理，更好的方便檔案的合理使用，一是要提高對原始紙質(zhì)檔案的錄入速度，逐步實現(xiàn)軟件管理，二是要實現(xiàn)檔案管理設(shè)施的升級，對檔案庫房及檔案管理設(shè)施進行定期檢修和更新?lián)Q代，科學(xué)的管理好新型檔案材料，三是要規(guī)范電子檔案的歸檔管理，一般以保存兩套同版本的電子文件為宜，一套由檔案管理部門統(tǒng)一保管，另一套由相關(guān)業(yè)務(wù)部門保管。在硬件管理上，也需要特殊的保管設(shè)施和環(huán)境，溫度應(yīng)保持在17-20度之間，相對濕度保持在35-40%之間，還要有防磁設(shè)施等等。
5、加強基礎(chǔ)工作，實現(xiàn)檔案工作便民。加強檔案基礎(chǔ)管理工作，是加快檔案信息自動化系統(tǒng)建設(shè)，實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化，提高檔案系統(tǒng)整體功能的基礎(chǔ)，為此需要做到以下幾點，以體現(xiàn)檢察檔案工作的司法便民，一是進一步加大軟硬件設(shè)施建設(shè)，配備必要的掃描儀，打印機、復(fù)印機等，實現(xiàn)檔案工作的便捷，提高檔案管理水平的物質(zhì)條件。二是統(tǒng)一分類號，保證準確檢索，三是用關(guān)鍵詞代替主題詞，簡化查找實際，提高效率，四是向社會公布查閱檢察檔案程序，以及檔案室的辦公電話，保證當(dāng)事人及其代理律師能及時的查閱、復(fù)印有關(guān)的檔案文書資料。
6、堅持和完善檔案利用的相關(guān)制度。檔案法規(guī)定，我國公民和組織持有合法證明，可以利用已經(jīng)開放的檔案。檔案利用應(yīng)當(dāng)堅持檔案查閱、復(fù)制、摘抄的相關(guān)制度，完善審批程序，履行登記簽字等手續(xù)。檔案人員要嚴格把好檔案利用的制度關(guān)，遵守國家有關(guān)規(guī)定，防止給國家安全和利益，以及他人的合法權(quán)益帶來損害。
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