文件筐測驗的應對策略

文件筐測驗是國外人才測評中常用的方法，在國內(nèi)人才選拔中正逐漸運用。

　　一、什么是文件筐測驗

　　文件筐測驗，通常又叫公文處理測驗，是評價中心最常用和最核心的技術(shù)之一。文件筐測驗是情境模擬測試的一種，通常用于管理人員的選拔，考察授權(quán)、計劃、組織、控制和判斷等項能力素質(zhì)。一般做法是讓考生在限定時間(通常為1～3小時)內(nèi)處理事務記錄、函電、報告、聲明、請示及有關(guān)材料等文件，內(nèi)容涉及人事、資金、財務、工作程序等方面。一般只給日歷、背景介紹、測驗提示和紙筆，考生在沒有旁人協(xié)助的情況下回復函電，擬寫指示，做出決定，以及安排會議。評分除了看書面結(jié)果外，還要求考生對其問題處理方式做出解釋，根據(jù)其思維過程予以評分。

　　文件筐測驗具有考察內(nèi)容范圍廣、表面效率高的特點，因而非常受歡迎。1990年國外的一項調(diào)查表明，81%的評價中心都要采用文件筐測驗選拔管理人員，使用頻率居各種情境模擬測驗之首。

　　二、文件筐測驗的優(yōu)缺點

　　文件筐測驗有兩個突出的優(yōu)點：一是考察的內(nèi)容范圍廣。作為紙筆形式的文件筐測驗，測評考生的依據(jù)是文件處理的方式及理由，是靜態(tài)的思維結(jié)果。因此，除了必須通過實際操作的動態(tài)過程才能體現(xiàn)的要素外，任何背景知識、業(yè)務知識、操作經(jīng)驗以及能力要素都可以寓涵于文件之中，通過考生對文件的處理實現(xiàn)對考生素質(zhì)的考察。第二個優(yōu)點是它的表面效度高。由于文件筐測驗所采用的文件，十分類似于考生應聘職位上常見的文件，有時就是完全真實的文件，因此，若考生能妥善處理測驗文件，就理所當然地被認為具備職位所需的素質(zhì)。

　　前一個優(yōu)點使得文件筐測驗具有廣泛的適用性，而后一個優(yōu)點使之易為人所理解和接受。因此文件筐測驗在眾多情境模擬測驗手段中，屬于最普遍使用的一種。

　　文件筐測驗在實施中也有兩個缺點：一是評分比較困難。一份文件的處理，除了個人素質(zhì)的原因外，機構(gòu)、氛圍、管理觀念等不同的組織，具有不同的評價標準。顯然政府機關(guān)與公司企業(yè)、私營企業(yè)與國有企業(yè)對有關(guān)文件的處理是大相徑庭的。在我國，從事實際工作的人們往往缺乏對招聘單位管理或經(jīng)營狀況的深入了解，因而文件如何處理才能充分表明考生具備招聘職位所需素質(zhì)，專業(yè)人員與實際工作者往往存在理解上的差異。因此，評分不容易把握。二是不夠經(jīng)濟。測驗的設計、實施、評分都需要較長的時間，投入的精力和費用比較大。

　　三、文件筐測驗的設計

　　文件筐測驗的設計必須緊緊抓住三個環(huán)節(jié)：

　　1?工作分析

　　深入分析職位工作的特點，確定勝任該職位必需具備哪些知識、經(jīng)驗和能力。工作分析的方法可以是面談、現(xiàn)場觀察或問卷。通過工作分析，要確定文件筐測驗要測評什么要素，哪些要素可以得到充分測評，各個要素應占多大權(quán)重。

　　文件筐測驗一般可以考察以下要素：

　�、贂�面表達及其理解；②統(tǒng)籌計劃能力；③組織協(xié)調(diào)能力；④洞察問題和判斷、決策能力；⑤任用授權(quán)能力；⑥指導控制能力；⑦崗位特殊素質(zhì)，如法規(guī)條例知識。

　　文件筐測驗評分表(高級管理人員選拔)

　　序 號姓 名性 別年 齡文化程度報考職位測評要素觀測要素滿分得分備注問題解決洞察

　　問題洞察問題的起因，把握相關(guān)問題的聯(lián)系，歸納綜合，形成正確判斷，預見問題的可能后果10X解決

　　問題提出解剖問題的有效措施并付諸實施，即使在情況不明朗時也能及時決策10Y計劃

　　統(tǒng)籌確定正確、現(xiàn)實、富于前瞻性的目標安排和實現(xiàn)目標的有效舉措及行動步驟，制定正確可靠的行動時間表10Z日常管理任用

　　授權(quán)給部屬分派與其職責、專長相適應的任務，給部屬提供完成任務必需的人、財、物支持，調(diào)動使用部屬的力量，發(fā)揮部屬的特長和潛能10U指導

　　控制給部屬指明行動和努力的方向，適時地發(fā)起、促進或終止有關(guān)工作，維護組織機構(gòu)的正常運轉(zhuǎn)，監(jiān)督、控制活動經(jīng)費的開支及其他資源的消耗10V組織

　　協(xié)調(diào)協(xié)調(diào)各項工作和部屬的行動，使之成為有機整體，按一定的原則要求，調(diào)節(jié)不同利益方面的矛盾沖突10W團結(jié)

　　部屬理解部屬的苦衷，在力所能及的范圍內(nèi)解決部屬的困難，尊重部屬，傾聽部屬的意見，愛護部屬的積極性，幫助部屬適應新的工作要求，重視并在條件可能的情況下促進部屬的個人發(fā)展10R個人

　　效能個人

　　效能注重實干、效率和行動，合理有效地使用、分配、控制自己的時間10S考官評語考官簽字2?文件設計

　　包括選擇什么文件種類，如信函、報表、備忘錄、批示等；確定每個文件的內(nèi)容，選定文件寓設的情境等等。文件數(shù)量較多，時間以2～3小時為宜。文件的簽發(fā)方式及其行文規(guī)定可以忽略，但文件的行文方向(對上與對下，對內(nèi)與對外等)應有所區(qū)別。特別要注意各個文件測評要素的設計。常常一個文件不同的處理可以體現(xiàn)不同的要素，設計的對文件的處理方式要有所控制，確定好計分規(guī)則或計分標準，盡量避免每個要素同時得分和無法歸于某一要素的情況出現(xiàn)。

　　3?測驗評分

　　實施文件筐測驗之后，評分一般由專家和具備該職位工作經(jīng)驗的人(一般是選拔職位的上級主管及人事組織部門的領(lǐng)導)進行，除了前面設計時要制訂好評分標準外，更重要的是對評分者要進行培訓，使評分者根據(jù)評分標準而不是個人的經(jīng)驗評分。評分的程序也要特別注意，可以考慮各自獨立評分，然后交流評分結(jié)果，對評分差異各自申述理由后，再獨立第二次評分。最后將評分結(jié)果進行統(tǒng)計平均(評分者比較多時，可以去掉最高分和最低分)，以平均分作為最后得分。有時，在考生答案不明確的情況下，需要質(zhì)詢應聘考生，根據(jù)其對處理方式的解釋確定得分。

　　整個文件筐測驗的設計要特別注意兩點：

　　一是測驗材料難度的把握。目前國內(nèi)對各個職位應具備何種程度的知識、經(jīng)驗和能力缺乏客觀可靠的依據(jù)，難度的把握比較困難。把握不準，材料過難，固然作為選拔測驗有時可以選拔到很好的人才，但大材小用，很難設想這人會安心本職位工作，且導致人力資源的浪費。材料過于容易，測驗會出現(xiàn)“天花板效應”，大家都得高分，區(qū)分不出應聘考生的能力大小。

　　二是要注意材料真實性程度的把握。完全杜撰的材料，應聘考生可以根據(jù)一般知識推理，處理的結(jié)果沒有針對性，看不出應聘考生的水平差異，考生被錄取后需要經(jīng)過較長時間的培訓和適應才能勝任工作。完全真實的材料，過于偏重經(jīng)驗的考察，忽視潛能的考察，最后選拔到的人無疑是完全與招聘單位文化氣氛相同的人，違背了引入外來人才，給單位輸入新鮮血液的本來目的。同時完全真實的材料，使招聘考試本身對單位內(nèi)部考生和單位外部考生不公平，同樣的能力水平內(nèi)部考生被錄取的可能性更大，結(jié)果給人留下“一切都是內(nèi)定，考試不過是走形式”的印象，這對真正想引進外部人才的單位尤其不利。

　　四、文件筐測驗實施程序

　　文件筐測驗可以集體施測，實施過程分準備、測試和評分三個步驟。

　　1?準備

　　主要指測驗材料和測試場所的準備。給每個考生的測驗材料事前要編上序號，答卷紙也要有相應序號，實施前要注意清點核對。答卷紙主要由三部分內(nèi)容構(gòu)成：一是考生姓名(或編號)、應聘單位和職位、文件序號等，二是處理意見(或處理措施)、簽名及處理時間，三是處理的理由(參見下表)。文件序號只是文件的標識順序，不代表處理的順序，應允許考生根據(jù)輕重緩急調(diào)整順序，但給所有考生的文件順序必須相同，以示公正。測試的場所要求比較寬敞、安靜，每個人一桌一椅，相互之間無干擾。為了保密，最好所有考生在同一時間完成。如果文件內(nèi)容涉及到招聘單位內(nèi)部的一些情況，測試前應對所有考生提供培訓，介紹相關(guān)情況，縮小內(nèi)部考生和外部考生對職位熟悉程度的差別。

　　文件筐測驗答卷紙示例

　　文件筐測驗答卷紙

　　考生編號選拔職位文件序號處理意見：

　　

　　簽名

　　月號處理理由：

　　2?實施

　　主試要對測驗要求作一簡單介紹，說明注意事項。然后發(fā)給考生測試指導語和答卷紙，回答考生的提問，當考生覺得沒有問題后再發(fā)測試用的文件�？既肴藬�(shù)比較少時，也可以一次將材料發(fā)給考生，但要求考生嚴格遵從主試的要求，先看指導語再看文件。測試指導語是測試情境、考生扮演的角色、考生任務和測試要求的說明，必須明確、具體，一目了然(參見下表)。有時在初級人員的文件筐測驗中，發(fā)給考生指導語后，讓考生完成一個指導語的測驗(參見下表)，強迫考生熟悉理解指導語，這在文化水平低的群體中有時十分有用。在考生正式進入文件處理后，一般不允許考生提問，除非是測驗材料本身有問題。

　　文件筐測驗指導語示例(供選拔秘書用)

　　指導語

　　這是一些辦公室工作的模擬練習。目的是了解您在辦公室事務處理方面的經(jīng)驗與能力。

　　以下是有關(guān)的背景情況，請您務必仔細閱讀并牢記于心：

　　您是局辦公室秘書之一，大家都稱您小A。此辦公室是直接協(xié)助幾位局領(lǐng)導工作的職能部門，目前由田主任一人負責。

　　今天是1996年5月24日，星期五。局里在遠郊召開一個重要會議，田主任和辦公室所有其他同事都去管會務，只有您一個留守。所有局領(lǐng)導都在出席重要會議。您不能找他們請示，局里其他同事也都因種種原因不能給您幫忙。最不巧的是，由于那里電信線路出現(xiàn)故障，您無法和在郊區(qū)開會的田主任及其他同事聯(lián)系。

　　田主任昨晚輾轉(zhuǎn)托人給您一張便條：

　　小A：

　　明天(24日)有這么幾件事情要偏勞你：

　　1)主管分房的李局長要了解職工對分房辦法第五稿的意見。請你看一下職工的意見材料，代我起草一份500字左右的報告。

　　2)實習生鄭蘭說是寫了一份信息，你給看一下。最近局里上報的信息比較少，被采用的更少�？催@份信息能否上報或經(jīng)修改后上報。

　　3)請你給楊菁去封信，告訴她我們已經(jīng)錄取了新秘書。

　　4)請你根據(jù)李局長給馬林副局長來信的批示，把馬副局長的信處理一下。

　　以上幾件事情都不能再拖了，明天上午無論如何要完成。下午1：00局里有車來會場，你搭車來會場，這里實在忙不過來。

　　明天上午辦公室若有什么事，你相機處理。辦公室不要因為我不在就影響正常運轉(zhuǎn)。

　　謝謝!

　　田5?23

　　現(xiàn)在是早晨8：30，您一上班就得到上述指示和有關(guān)材料，您的任務是遵照指示完成所有工作。

　　以下是您在完成工作中必須遵守的程序和規(guī)定：

　　1?首先請您完成《指導語自測題》，回答結(jié)果構(gòu)成評分的重要內(nèi)容。

　　2?其次請在《日程計劃表》上擬訂一份今天的日程安排，若情況變化，日程安排可以更改，但必須在《日程計劃表》上予以注明。

　　3?一切任務請按您本人對秘書工作的理解和相應的指示獨立完成，并一定要說明這么處理的理由，否則要倒扣分。

　　現(xiàn)在請開始!

　　指導語測驗示例(供選拔秘書用)

　　考生編號應聘職位指導語測驗題

　　請您判斷以下陳述是否正確，選擇“是”或“否”：

　　1?局里只有你一人上班。

　　A?是B?否

　　2?有什么不清楚的事情，您可以打電話請示田主任。

　　A?是B?否

　　3?能處理完最好，處理不完向田主任好好解釋一下，他會諒解的。

　　A?是B?否

　　4?變動日程安排是允許的。

　　A?是B?否

　　5?一件事情怎么處理有時候憑直覺，不一定非要說出理由。

　　A?是B?否

　　(答案：B，B，B，A，B)

　　(如自己的回答與答案不符，請對照指導語檢查)3?評分

　　宜在考生做完后立即進行，當有質(zhì)詢考生的設計時，特別應該如此。為求客觀，可將考生編號，由一個人將考生的處理意見和處理理由念給所有評分者聽，由各位評分者獨立評分。為了保證評分的一致性，事前的評分者培訓很重要，可以考慮對一部分考生(或者模擬考生)進行試評分，考察各個評分者對標準的掌握及評分過程中存在的問題，待取得一致意見后再往下進行。評分時，可按號序逐一評定，也可按文件內(nèi)容分類評定。前一種辦法可以對考生的素質(zhì)形成整體印象，后一種辦法容易達成評分標準的一致性。

　　五、文件筐測驗實例1?公文改錯關(guān)于請求批準增設培訓機構(gòu)的請示

　　××市編制委員會辦公室、××市財政局：

　　我局現(xiàn)有300余人，其中領(lǐng)導干部45人，工作干部100余人，一般職工、技術(shù)人員、工程師100余人。有相當部分的同志未受過高等教育，業(yè)務素質(zhì)較低，對開展工作不利，為了提高干部水平，特請求在局教育處外增設干部培訓中心，配備干部5人，負責經(jīng)常性的干部專業(yè)培訓工作。

　　另，由于今年培訓任務較重，還望增撥培訓經(jīng)費25000元。

　　上述意見，望盡快批復為要。

　　××市××局

　　10月6日

　　抄送：局屬各單位

　　指出上面公文中不當之處并予以改正。

　　2?起草公文

　　根據(jù)下面材料，草擬一份指示。

　　××市亂砍濫伐森林現(xiàn)象嚴重，市政府決定就以下幾方面緊急指示各縣人民政府：

　　(1)對破壞森林的任何單位和個人，要分別進行處理，該退賠的必須退賠，該罰款的必須罰款，該懲辦的依法懲辦。

　　(2)制定鄉(xiāng)規(guī)民約，加強林政管理，嚴格執(zhí)行木材采伐審批和運輸管理制度。沒有林業(yè)部門發(fā)給的證明，不得采伐、運輸和銷售木材。

　　(3)請各縣政府將執(zhí)行情況在六月底以前向市政府寫出報告。

　　(4)大力宣傳和嚴格執(zhí)行《中華人民共和國森林法》，堅決制止亂砍濫伐森林現(xiàn)象；如果制止不力，追究有關(guān)領(lǐng)導責任。

來源：SOHUhttp://www.fuchuonang.cn/

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