高效率會(huì)議召開的正確方式

　　對(duì)我們大部分人而言，會(huì)議是一天中效率最低的部分。然而，許多聰明人每天仍要參加多次會(huì)議。會(huì)議文化往往會(huì)帶來更多的會(huì)議。這造成了惡性循環(huán)，不利于我們的效率和精神。那么，作為管理者，我們應(yīng)該如何高效地組織會(huì)議呢?下面我們來看看。

　　作為谷歌日歷的前產(chǎn)品經(jīng)理，我對(duì)人們處理會(huì)議的方式有很多了解。而作為谷歌風(fēng)投的合伙人，我也與超過 100 家創(chuàng)業(yè)公司有過直接合作。在一些研討會(huì)上，我們討論過如何讓會(huì)議更高效。通過這些討論，我得出了以下一些經(jīng)驗(yàn)：

　　停止例會(huì)

　　任何日程表上最糟糕的部分就是例會(huì)，或者說“簽到會(huì)”。在這樣的會(huì)議上，每個(gè)人輪流介紹一周的進(jìn)展。這完全是浪費(fèi)時(shí)間，而經(jīng)理們召開這些會(huì)議主要是為了保證下屬都在有效地工作。

　　實(shí)際上，每個(gè)人介紹的進(jìn)展只與會(huì)議室中的一兩個(gè)人有關(guān)，而其他人只是在等待輪到自己發(fā)言�？梢杂眉磿r(shí)消息應(yīng)用、小組站會(huì)和電子郵件同步來取代這些會(huì)議。

　　慎重安排一對(duì)一對(duì)話

　　許多經(jīng)理都忙于參加各種會(huì)議，因此常常會(huì)取消或重新安排與下屬的一對(duì)一對(duì)話。在經(jīng)理們的日程表上，一對(duì)一對(duì)話實(shí)際上最重要，尤其是對(duì)下屬而言。

　　作為經(jīng)理，你需要做出決策，解決下屬面臨的障礙，使他們感到愉快、有價(jià)值。準(zhǔn)時(shí)參加會(huì)議可以向下屬表明，他們很重要，受到尊重。

　　會(huì)議都必須有一名負(fù)責(zé)人

　　這樣的負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)介紹會(huì)議的目的和日程，確定決策者，安排后續(xù)跟進(jìn)，以及發(fā)送會(huì)議記錄。不應(yīng)該有人問：“這是誰開的會(huì)?”在負(fù)責(zé)人沒有確定的情況下，不要召開會(huì)議，否則你要決定自己擔(dān)任這樣的角色。

　　提前發(fā)布會(huì)議目的和流程

　　會(huì)議上需要做出什么決定?誰需要參加會(huì)議?在人們走進(jìn)會(huì)議室之前，他們應(yīng)當(dāng)知道為何要參加會(huì)議，以及他們需要討論出什么樣的結(jié)果。鼓勵(lì)員工用腳投票：允許他們拒絕目的、負(fù)責(zé)人和流程不清晰的會(huì)議。

　　你的日程表安排并不意味著你很重要

　　許多高級(jí)經(jīng)理認(rèn)為，忙碌的日程表意味著他們很重要。然而，他們只是經(jīng) 理，而不是專業(yè)開會(huì)人士。只有在團(tuán)隊(duì)需要你的時(shí)候，你才是真正需要去忙碌的。而如果某件事并不一定需要你的介入，那么你可以拒絕會(huì)議。此外，如果沒有收到 邀請(qǐng)，那么請(qǐng)勿不請(qǐng)自來。通常情況下，這是對(duì)你所組建團(tuán)隊(duì)的一種考驗(yàn)。如果你有話要說，那么提前與會(huì)議負(fù)責(zé)人溝通。

　　日程表不應(yīng)當(dāng)導(dǎo)致決策被推遲

　　如果某項(xiàng)決策十萬火急，那么需要立即召集所有決策者。創(chuàng)造一種急迫的文化，加速?zèng)Q策。

　　控制會(huì)議規(guī)模

　　在理想情況下，參加會(huì)議的人不應(yīng)多于 5 人。研究表明，如果有 7 人同處一間會(huì)議室，那么效率將會(huì)下降。對(duì)于某些會(huì)議，不同團(tuán)隊(duì)只需派代表參加，而不必全員參加。如果你不清楚如何與較小的團(tuán)隊(duì)開會(huì)，那么請(qǐng)重新思考你的目的，并進(jìn)行任務(wù)劃分。

　　當(dāng)然，大型團(tuán)隊(duì)的會(huì)議，以及全公司的信息發(fā)布會(huì)除外(例如谷歌的 TGIF 和 Twitter 的“茶歇時(shí)間”)。對(duì)于這類會(huì)議，請(qǐng)預(yù)先確定發(fā)言人，確保將大部分時(shí)間留給問答環(huán)節(jié)。

　　思考每次會(huì)議的機(jī)會(huì)成本

　　某次會(huì)議將給公司帶來什么樣的成本?例如，讓 16 個(gè)人參加 2 小時(shí)的會(huì)議將消耗 32 人/小時(shí)的人力資源，這接近于 1 人一周的全部工作時(shí)間。是這樣的會(huì)議更有價(jià)值，還是讓一名員工工作一周更有價(jià)值?你應(yīng)當(dāng)向所有人宣傳開會(huì)的成本，并使用定時(shí)器來衡量。

　　將他人的時(shí)間視為稀缺資源

　　向他人借 1 個(gè)小時(shí)與向鄰居借一部梯子類似。你應(yīng)當(dāng)注意禮貌，只安排所需的`時(shí)間，并向?qū)Ψ街轮x。請(qǐng)不要安排長(zhǎng)度超過 60 分鐘的會(huì)議，并將 30 分鐘作為默認(rèn)選擇。你會(huì)驚訝于在這么短的時(shí)間里取得的成果。準(zhǔn)時(shí)結(jié)束會(huì)議。

　　提出問題，而不是掩蓋問題

　　在許多公司，“向上反映”是一種令人討厭的行為。情況為何如此?經(jīng)理的存在就是為了解決分歧，分歧造成了僵局。如果人們無法達(dá)成一致，那么應(yīng)當(dāng)迅速能夠決策的某人反映。在一個(gè)健康的團(tuán)隊(duì)中，如果決策不符合某些成員的觀點(diǎn)，那么盡管存在不同意見，他們?nèi)詫⒈M力去做。

　　如果會(huì)議議程完成，那么提前結(jié)束會(huì)議

　　在許多會(huì)議上，如果提前 20 分鐘結(jié)束討論，那么很可能會(huì)有人說：“還有 20 分鐘，我們來聊點(diǎn)別的什么?”這非常愚蠢。如果你乘坐的車可以提前 15 分鐘到家，那么為何你還要在路上耽擱 15 分鐘?如果能提前完成會(huì)議的目標(biāo)，那么可以提前結(jié)束會(huì)議。

　　宣告日程表的破產(chǎn)

　　在某些情況下，擺脫“會(huì)議債”的最佳方式就是推倒現(xiàn)有日程表，從頭再來。

　　我曾見過一家創(chuàng)業(yè)公司這樣做。1 月 1 日時(shí)，他們調(diào)整了公司的所有會(huì)議安排。只有在必要情況下，并且有著合適的負(fù)責(zé)人和參會(huì)者，會(huì)議才能帶來價(jià)值。

　　所有人都被最終結(jié)果震驚。耗時(shí)長(zhǎng)達(dá) 3 小時(shí)的每周例會(huì)被徹底取消。一些會(huì)議被恢復(fù)，但參會(huì)者的范圍大大縮小，而時(shí)長(zhǎng)也被縮短。這家公司贏得了數(shù)千人/小時(shí)的人力資源。而這些時(shí)間可以被用于日常工作。

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