教你怎樣與員工好聚好散
解雇員工是人力資源工作者(以下簡稱“HR”)在日常工作中無法回避的一項(xiàng)重要工作，而解雇面談則是解雇員工的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。如果解雇面談處理不當(dāng)，被解雇員工或因情緒失控而做出一些過激行為，或是引發(fā)勞動(dòng)爭議，最終向勞動(dòng)爭議仲裁委員會(huì)提起仲裁，甚至向法院提起訴訟。無論是哪一種后果，都會(huì)給用人單位帶來麻煩和諸多負(fù)面影響。
然而，在日常工作實(shí)踐中，解雇面談的重要性并未得到足夠重視，很多部門經(jīng)理和HR甚至不知道如何進(jìn)行有效的解雇面談。雖然很多企業(yè)非常確信解雇決定是一個(gè)正確的選擇，但是在真正要將這一消息通知被解雇員工，即進(jìn)行解雇面談時(shí)，執(zhí)行者往往不知道從何下手，更不知道正確的操作流程，解雇面談的效果也就可想而知了。
解雇面談中的四個(gè)基本問題
在進(jìn)行解雇面談時(shí)，需要重點(diǎn)關(guān)注四個(gè)方面的問題，即由誰通知(Who)、何時(shí)通知(When)、何地通知(Where)和如何通知(How)。
●由誰通知
選擇進(jìn)行解雇面談的主體十分重要。解雇面談的主體應(yīng)該是直線經(jīng)理，而不是高層管理者或人力資源部門。相對(duì)于公司的其他管理人員，員工更加信賴其直線經(jīng)理，如果由直線經(jīng)理通知，也能讓員工感到經(jīng)理對(duì)他的重視和關(guān)愛，即使被解雇也比較容易接受。
如果是辭退，那么直線經(jīng)理已經(jīng)掌握了進(jìn)行解雇面談所需信息，因此可對(duì)整個(gè)面談?dòng)懈鼫?zhǔn)確的把握;如果是裁員背景下的解雇，直線經(jīng)理也需要在面談時(shí)將原因向員工解釋清楚。
在面談時(shí)，可以有第三方在場，例如人力資源部門的代表，但進(jìn)行解雇面談的主體依然是直線經(jīng)理。第三方在面談中充當(dāng)調(diào)節(jié)者和見證者的角色。一方面，在面談過程中員工出現(xiàn)情緒失控或有過激行為的情況時(shí)充當(dāng)調(diào)節(jié)者，緩和緊張的氣氛，使面談能繼續(xù)進(jìn)行;另一方面，也是作為整個(gè)談話的見證者，起到公證的作用。
●何時(shí)通知
多數(shù)管理者會(huì)盡量推遲解雇面談時(shí)間，直到星期五下午下班之前，在結(jié)束解雇面談后感覺松了一口氣，覺得終于完成了這件困難的事情。
筆者并不贊同這種做法，選擇在星期五下午進(jìn)行解雇面談并不是一個(gè)很好的選擇，因?yàn)檫@種時(shí)間安排反而使員工在整個(gè)周末都感到焦躁、憤怒和不安，并有可能將這種情緒傳遞給身邊的親友，使不良情緒繼續(xù)發(fā)酵，員工也會(huì)有充分的時(shí)間來思考起訴的問題。
而在星期一進(jìn)行解雇面談，則是一個(gè)不錯(cuò)的選擇，員工將會(huì)有整個(gè)星期的時(shí)間來尋找新的工作，同時(shí)這樣的時(shí)間安排也會(huì)將這次解雇對(duì)其他員工的負(fù)面影響降到最低。解雇時(shí)間的最佳安排在以下兩個(gè)例子的比較中可以得到很好的說明。
「案例一」周五下午5∶15，張麗正要準(zhǔn)備下班，經(jīng)理卻通知她被解雇了。接到通知后，張麗來不及調(diào)整自己的心態(tài)就按計(jì)劃參加朋友的聚會(huì)，席間她向好朋友抱怨所受到的不公對(duì)待�；丶液�，她又將被解雇一事告訴了丈夫，丈夫立刻開始擔(dān)心如何支付下個(gè)月的`房屋按揭貸款。整個(gè)周末，張麗每到一個(gè)地方，身邊都圍繞著對(duì)她的遭遇感到憤慨的人，這使得她怒火中燒。整個(gè)周末張麗都對(duì)被解雇一事耿耿于懷，周一早上打電話給她的律師同學(xué)咨詢是否可以起訴她之前的公司。
「案例二」周一上午8∶30，張麗接到了解雇通知。張麗用了好幾個(gè)小時(shí)來思考她的人生，遭解雇令她感到氣憤和心煩，但思考的時(shí)間越長，她越意識(shí)到先前的工作可能并不適合她。于是她開始重新找工作。她買了一份報(bào)紙，根據(jù)上面的分類廣告列出來一份職業(yè)介紹所的名單，準(zhǔn)備第二天去尋找新的工作。當(dāng)她要向家人和朋友解釋她的處境時(shí)，她已經(jīng)著手解決這一問題，同時(shí)已經(jīng)有了下一步的行動(dòng)計(jì)劃。張麗對(duì)被解雇還是不開心，但是已經(jīng)能較為冷靜地進(jìn)行處理了。
通過以上對(duì)比可以發(fā)現(xiàn)，同樣是解雇面談，由于選擇不同的解雇通知時(shí)間，其效果完全不同。相對(duì)于星期五，星期一顯然是一個(gè)更好的時(shí)間安排。
●何地通知
許多管理者選擇在自己辦公室進(jìn)行解雇面談，而這并不是一個(gè)好的選擇。如果被解雇員工變得憤怒且拒絕離職，或是因情緒崩潰而大吵大鬧，都會(huì)在公司產(chǎn)生不好的影響，甚至影響其他員工的正常工作。
一個(gè)中立的談話場所是最佳的選擇——比如公用會(huì)議室或空置的辦公室。這種場地有兩個(gè)好處：第一，這是對(duì)于被解雇員工最基本的保護(hù)。畢竟被解雇不是一件十分光彩的事情，被解雇員工也不愿意讓其他同事聽到或看到解雇面談的全過程，經(jīng)理也可以在結(jié)束解雇面談之后離開，使當(dāng)事人在面對(duì)同事之前有一些時(shí)間調(diào)整情緒。第二，這種安排也避免了其他員工因無意間聽到或看到而產(chǎn)生不必要的猜測，從而影響他們的正常工作，甚至影響到整個(gè)團(tuán)隊(duì)的工作氛圍。
●如何通知
一般來說，解雇面談應(yīng)該選擇面對(duì)面、一對(duì)一的通知方式，這樣能使員工感受到管理者對(duì)這件事的重視和對(duì)員工的尊重。
當(dāng)然，也有一些例外的情況，這主要取決于企業(yè)文化。在一些企業(yè)中，E-mail被習(xí)慣用于通知員工一些重要的信息，因此在某些情況下，通過E-mail通知員工其被解雇的消息也是可行的。例如，亞馬遜公司會(huì)通過現(xiàn)場會(huì)議來宣告裁員的消息，但有一些遠(yuǎn)程工作人員無法參與會(huì)議。為保證不漏掉任何一個(gè)員工，在會(huì)議進(jìn)行的同時(shí)，也會(huì)通過E-mail將裁員信息發(fā)送到每一個(gè)被解雇員工的郵箱。
某些情況下，選擇群體通知形式也會(huì)比一對(duì)一通知更加合適。有時(shí)，裁員可能是撤銷整個(gè)部門的成建制裁員或規(guī)模裁員，此時(shí)選擇群體通知可以使大家了解這不是針對(duì)某一具體員工的解雇，但在進(jìn)行成建制裁員或規(guī)模裁員時(shí)，一定要對(duì)受到影響的員工集中召開一系列座談和溝通的會(huì)議，這也是裁員管理中更為重要的裁員幸存者管理問題。
那么，解雇面談需要多長時(shí)間呢?事實(shí)上，通知員工被解雇的消息一般只需要15分鐘甚至更短的時(shí)間。在解雇面談中，執(zhí)行者只需做三件事：一是通知員工其被解雇的事實(shí);二是向其解釋被解雇原因;三是告知員工公司的下一步計(jì)劃。
執(zhí)行者要告知員工其被解雇的決定和原因，以及企業(yè)的“下一步計(jì)劃”，因?yàn)閱T工得知被解雇后可能會(huì)有激烈反應(yīng)，因此要使員工了解“下一步計(jì)劃”，包括工資、福利、經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償?shù)仍趦?nèi)的具體方案及后續(xù)安排，并要結(jié)合勞動(dòng)法律法規(guī)和企業(yè)規(guī)章制度對(duì)以上方案進(jìn)行清晰說明和解釋。同時(shí)，還應(yīng)該提供給員工一份離職流程圖，告知其接下來該如何順利完成工作交接和辦理離職手續(xù)。
解雇面談的注意事項(xiàng)
為確保解雇面談順利進(jìn)行，解雇面談執(zhí)行者應(yīng)做好以下五個(gè)方面的工作：
●充分準(zhǔn)備。在解雇面談之前，不僅要對(duì)被解雇員工的收入情況、身體和心理特征、人際關(guān)系等方面進(jìn)行了解，還要對(duì)解雇員工所涉及到的法律問題進(jìn)行分析，要思考其可能提出的問題，并事先列出一個(gè)發(fā)言提綱和面談?dòng)?jì)劃。
●堅(jiān)持原則，注意語氣和措辭。在進(jìn)行解雇面談時(shí)，執(zhí)行者要堅(jiān)持原則、態(tài)度堅(jiān)定，強(qiáng)調(diào)解雇決定無法更改。同時(shí)，要使用客觀中立的語氣來傳達(dá)消息。不要試圖表現(xiàn)幽默感，這會(huì)讓被解雇員工感到被嘲笑，不但不利于改善氣氛，反而起到相反的作用。另外，執(zhí)行者常常傾向于使用間接性語言來減輕對(duì)員工的打擊，但是，間接性語言常會(huì)使員工產(chǎn)生誤解。例如，“你現(xiàn)在做的項(xiàng)目被取消了”，那么員工可能會(huì)認(rèn)為他將要做另一個(gè)新項(xiàng)目：“我們不再需要你從事銷售了”，那么員工可能認(rèn)為他將被轉(zhuǎn)到生產(chǎn)部門工作。因此，在傳達(dá)消息時(shí)一定要開門見山，重點(diǎn)突出，簡潔清晰。
●善于傾聽，主動(dòng)把握解雇面談節(jié)奏。在面談中，執(zhí)行者應(yīng)主動(dòng)聽取被解雇員工的意見，若員工反應(yīng)激烈，不應(yīng)與其辯論而要積極傾聽，使用點(diǎn)頭或短暫沉默配合員工的意見表達(dá)，使其可以冷靜接受事實(shí)。同時(shí)，在面談過程中，執(zhí)行者還要主動(dòng)把握好面談的節(jié)奏，不要和員工在某個(gè)問題上耗時(shí)過多，注意控制面談時(shí)間。
●避免在解雇面談中討論績效問題。如果是辭退，且辭退程序符合法律法規(guī)和企業(yè)規(guī)章制度，那么績效問題在先前的績效溝通中就應(yīng)詳細(xì)討論過，無需再次重復(fù)。
●不要讓員工感到其被解雇是歧視所致。例如，“我們需要的是沒有太多家庭方面的壓力，可以在八小時(shí)之外見客戶的員工”，“我們需要的是精力充沛的員工”，這些語言都可能會(huì)讓被解雇員工感到他們被解雇是由于已婚、年齡太大等原因，而這是歧視的表現(xiàn)，極易引發(fā)勞動(dòng)爭議。
解雇面談中的收獲
通過解雇面談，企業(yè)可以收獲到一些有利于提高團(tuán)隊(duì)績效和長遠(yuǎn)發(fā)展的信息。因?yàn)橄鄬?duì)于其他的在職員工，被解雇員工更易坦誠地談?wù)搱F(tuán)隊(duì)和公司存在的問題。而要獲得這些信息，就需要提供給被解雇員工發(fā)表個(gè)人觀點(diǎn)的機(jī)會(huì)，這也能在一定程度上減輕其遭解雇痛苦。而執(zhí)行者也可通過其看法、抱怨和建議，了解團(tuán)隊(duì)和公司存在的可以改進(jìn)的一些問題并確定改進(jìn)措施。
總的來說，有效的解雇面談對(duì)于勞動(dòng)者和用人單位都十分重要，不僅能使雙方的關(guān)系融洽，緩解被解雇員工的痛苦，預(yù)防勞動(dòng)爭議的發(fā)生，還能獲取對(duì)企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展有益的信息。在解雇面談中，如果能對(duì)上面所提到的問題加以關(guān)注，并在實(shí)施過程中注意合法、合情、合理的把握，將使解雇面談變得更為有效和人性化。
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