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物業(yè)企業(yè)成本管理方法
一、固定成本費(fèi)用管理。
物業(yè)管理企業(yè)的性質(zhì)決定了物業(yè)管理企業(yè)成本費(fèi)用主要是人力資源成本費(fèi)用支出。在固定成本費(fèi)用組成中，大頭是公司管理人員的工資，特別是中層以上部門領(lǐng)導(dǎo)的工資，千萬不可小視它的比重：一個(gè)管理層管理人員的工資，是基層服務(wù)層員工的幾倍;減少一個(gè)管理人員的崗位，就可以增加幾個(gè)服務(wù)層員工的費(fèi)用支出。因地制宜、合理有效地設(shè)置公司職能部門，是降低物業(yè)管理企業(yè)固定成本切實(shí)有效的方法和手段。物業(yè)管理企業(yè)職能部門的職能就是控制、決策、協(xié)調(diào)、服務(wù)四大功能。從勞動(dòng)生產(chǎn)率的角度來衡量，物業(yè)服務(wù)管理的全過程，90%的工作量是在管理處完成的。因此，物業(yè)管理企業(yè)職能部門的設(shè)置，應(yīng)以精干、高效為宜，部門越少、人員越精越好。機(jī)構(gòu)龐大、人員冗雜是極大的資源浪費(fèi)，不但增加了成本，還增加了內(nèi)耗，降低了管理效益。
如何科學(xué)、合理、有效地設(shè)置公司職能部門和人員崗位?筆者認(rèn)為，以管理“幅度”來確立機(jī)構(gòu)和和員編制比較科學(xué)、合理、有效。管理面積在600萬平方米以內(nèi)的物業(yè)管理企業(yè)，總經(jīng)理的管理幅度為4～6人(含副總經(jīng)理和主要職能部門經(jīng)理);副總經(jīng)理的管理幅度為8～10人(含職能部門經(jīng)理和管理處主任);職能部門經(jīng)理的管理幅度為10～15人(本職能部門和相關(guān)事業(yè)部門)。
二、管理費(fèi)用。
主要指的是招待費(fèi)和車輛使用費(fèi)。招待費(fèi)在許多公司占有相當(dāng)大的比例。大家總是說物業(yè)管理行業(yè)是微利行業(yè)，賺錢不易，隨著行業(yè)運(yùn)作的進(jìn)一步規(guī)范，賺錢更加不易。如果一個(gè)企業(yè)僅公司每年的招待費(fèi)在30萬元左右，車輛使用費(fèi)在30萬元左右，這對(duì)一個(gè)中等規(guī)模的物業(yè)管理企業(yè)來說，應(yīng)該是一筆不小的成本費(fèi)用支出。對(duì)招待費(fèi)的支出要有的放矢，該花的錢一定要花到位，不該花的錢堅(jiān)決不花。車輛使用方面鼓勵(lì)個(gè)人買車，公司給予適當(dāng)補(bǔ)貼，工作時(shí)間外出辦事用個(gè)人的車，以達(dá)到降低公司管理成本的目的。
三、變動(dòng)成本。
在物業(yè)管理企業(yè)成本核算中，變動(dòng)成本占的比例最大，主要是基層服務(wù)人員的工資。物業(yè)管理行業(yè)屬勞動(dòng)密集型服務(wù)行業(yè)，科學(xué)、合理地使用人力資本是物業(yè)管理企業(yè)降低成本的上攻方向。如何控制好人力資本的成本費(fèi)用?可以從兩個(gè)方面入手：
(一)科學(xué)、合理地制定基層單位的用人編制。
根據(jù)公司管理的小區(qū)(大廈)的實(shí)際情況和本公司的管理水平定崗定編。例如：管理面積比較大的封閉式多層小區(qū)，可按人均管理面積3500～4000平方米來核定小區(qū)管理處人員編制。技防措施好又是封閉式高層小區(qū)，可按人均管理面積3000平方米來核定管理處人員編制。技防措施差又不是封閉式的高層小區(qū)，可按人均管理面積2000平方米來核定管理處人員編制。面積較小的封閉式多層小區(qū)，可按人均管理面積2500平方米來核定管理處人員編制。開放式的小區(qū)管理難度比較大，可根據(jù)實(shí)際、具體的情況在定編人數(shù)的基礎(chǔ)上乘以10～20%的系數(shù)。
定編只是一個(gè)參考比較值，我們可把定編值看作是小區(qū)成本核算的邊際值，大于邊際值就會(huì)減少利潤(rùn)甚至虧損;少于邊際值就能保本或者多盈利。例如：某小區(qū)管理面積20萬平方米，多層、封閉式、有兩個(gè)人員車輛出入口。按人均3000平方米定編小區(qū)管理需要人員60人，各項(xiàng)服務(wù)人員全部在內(nèi)。但是，由于小區(qū)管理處主任用人把關(guān)比較嚴(yán)，嚴(yán)格按工作量定崗，特別是管理處內(nèi)部管理人員，l人身兼數(shù)職，結(jié)果整個(gè)小區(qū)管理服務(wù)用了52人，比定編人數(shù)少了8人，一年增加收入近14.4萬元，效益十分可觀�？梢妵�(yán)格地控制變動(dòng)成本，是物業(yè)管理企業(yè)降低成本提高效益的主要途徑。
(二)向科學(xué)管理要效益。
向管理要效益在物業(yè)管理行業(yè)涉及的面很廣：
1、合理地使用資源。
例如：在物業(yè)管理服務(wù)中用人第一大戶保安服務(wù)和用人第二大戶清潔綠化服務(wù)方面，如何通過科學(xué)有效的管理來降低人力資本投入，就是一個(gè)值得認(rèn)真研究的課題。目前，深圳物業(yè)管理對(duì)保安、清潔、綠化服務(wù)采用兩種模式：一種是把保安、清潔、綠化承包給社會(huì)專業(yè)公司來完成;另一種是由自己公司內(nèi)部的專業(yè)公司來完成。是承包給社會(huì)專業(yè)公司做好呢?還是讓自己的專業(yè)化公司做好?這要作具體的分析，個(gè)論是自己的專業(yè)公司做，還是包給社會(huì)專業(yè)公司做，總體上說成本是差不多的。筆者曾以我們公司管理的一個(gè)比較有典型意義的小區(qū)為例，用社會(huì)專業(yè)公司的報(bào)價(jià)為基準(zhǔn)，對(duì)小區(qū)的清潔、綠化做過成本分析和比較：在同等條件下，社會(huì)專業(yè)公司能做到的成本底線，我們自己的專業(yè)公司也能做到。實(shí)踐證明，有條件的單位，清潔、綠化交給自己的專業(yè)公司干，可以最大限度地降低物業(yè)管理的成本和費(fèi)用支出。主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
(1)自己干可以獲得一定的利潤(rùn)空間。一個(gè)20萬平方米的住宅小區(qū)，清潔一年至少可以獲得7.5萬元的利潤(rùn)收益。
(2)小區(qū)的“消殺”可以由清潔工來完成，不用再另外支出“消殺”的人工成本(一年至少可以節(jié)省3萬元)。如果將清潔承包給社會(huì)專業(yè)公司來做，“消殺”就得另外請(qǐng)專業(yè)公司來做，還要另外支出一筆費(fèi)用，加大了成本支出，減少了利潤(rùn)收益。
(3)小區(qū)高層樓宇的“水池清洗”可以由清潔工來完成，不用再另外支付“水池清洗”的人工成本(一棟高層住宅)。如果將清潔承包給社會(huì)專業(yè)公司來做，“水池清洗”就得另外請(qǐng)社會(huì)專業(yè)公司來做，還得另外支付一筆費(fèi)用(一年至少要多支出3.5萬元)。
(4)降低專業(yè)技術(shù)人力資本的投入。專業(yè)技術(shù)部門養(yǎng)一個(gè)專業(yè)工程師，可以滿足10個(gè)左右管理處的專業(yè)技術(shù)需要，而管理處養(yǎng)一個(gè)專業(yè)工程師，待遇低了留不住，待遇高了養(yǎng)不起。至于包給社會(huì)專業(yè)公司好管理，交給自己的專業(yè)公司做不好管理的說法是不準(zhǔn)確客觀的。好不好管理，關(guān)鍵是看公司內(nèi)部管理機(jī)制能否按市場(chǎng)化機(jī)制來運(yùn)作。在成本核算上能否把自己的專業(yè)公司，當(dāng)作社會(huì)化專業(yè)公司一樣來對(duì)待、來要求，并給予相應(yīng)的自主經(jīng)營(yíng)權(quán)。
本人認(rèn)為，內(nèi)部專業(yè)化服務(wù)(由公司自己的專業(yè)公司完成專項(xiàng)服務(wù))，應(yīng)側(cè)重專業(yè)技術(shù)服務(wù);外部專業(yè)化服務(wù)(公司自己的專業(yè)服務(wù)公司對(duì)外開拓的專業(yè)服務(wù)項(xiàng)目)，應(yīng)側(cè)重專業(yè)經(jīng)營(yíng)服務(wù)。內(nèi)部專業(yè)化服務(wù)主要指的是：專業(yè)化技術(shù)服務(wù)、專業(yè)技術(shù)管理和專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)。例如：保安、綠化、清潔等專業(yè)化服務(wù)工作，如果每個(gè)管理處都養(yǎng)一兩個(gè)這樣的專業(yè)技術(shù)人員，工作量既不飽滿，又會(huì)加大管理成本，得不償失。實(shí)行公司內(nèi)部專業(yè)化管理，專業(yè)技術(shù)人員可以充分發(fā)揮資源優(yōu)勢(shì)，一個(gè)專業(yè)技術(shù)人員可以兼顧很多個(gè)管理處的專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)指導(dǎo)、專業(yè)技術(shù)服務(wù)等工作，達(dá)到事半功倍的作用。這就是內(nèi)部專業(yè)化管理的優(yōu)勢(shì)。
公司內(nèi)部專業(yè)化管理，就是要把“一體化”管理的優(yōu)勢(shì)與“專業(yè)化”管理的優(yōu)勢(shì)結(jié)合起來——小區(qū)日常專業(yè)化管理交由管理處來完成，其它的由公司內(nèi)部專業(yè)化公司完成。例如：小區(qū)清潔工作如何安排，需要多少清潔工，哪里應(yīng)該重點(diǎn)打掃，什么地方還需要加派人手，對(duì)清潔工作的考核處罰，清潔工的工作表現(xiàn)以及能否留用等等權(quán)力，交由管理處執(zhí)行。人員招聘、技術(shù)培訓(xùn)、施工材料、施工專業(yè)技術(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)部考核等等由專業(yè)部門執(zhí)行。綠化、保安也是如此。
清潔、綠化、保安等專業(yè)服務(wù)工作情況如何?質(zhì)量好壞?公司只考核各個(gè)管理處。至于如何達(dá)標(biāo)?如何保證服務(wù)質(zhì)量?由管理處來要求和約束專業(yè)部門。充分發(fā)揮公司職能部門、管理處、專業(yè)部門等多方面的積極作用，最大限度地提高成本效益率。
2、合理開發(fā)資源。
對(duì)小區(qū)各專項(xiàng)專業(yè)服務(wù)，實(shí)行日常工作由管理處“綜合”管理的最大好處就是可以最大限度地開發(fā)利用資源。“綜合”管理的基點(diǎn)是不管哪一項(xiàng)專業(yè)服務(wù)出了問題，日常管理責(zé)任都在管理處，都應(yīng)由管理處來負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)解決。通過激勵(lì)手段提高員工的工作效率來降低成本。例如：小區(qū)的日常保安巡邏工作，由管理處統(tǒng)籌安排(適當(dāng)增加清潔工的待遇)，交給保潔工來兼顧完成;保潔工在保潔過程中要不停地在自己負(fù)責(zé)的區(qū)域內(nèi)巡視，完全可以兼顧保安員的巡邏職責(zé);清潔工日積月累對(duì)責(zé)任區(qū)內(nèi)的各種情況十分了解，由清潔工兼顧保安巡邏工作效果會(huì)更好。一旦出了問題由負(fù)責(zé)治安防范的事務(wù)助理負(fù)責(zé)，由事務(wù)助理負(fù)責(zé)查找原因，提出改進(jìn)措施并監(jiān)督執(zhí)行。這樣就可以減少白天保安巡邏崗的人數(shù)(增設(shè)少量的保安巡邏機(jī)動(dòng)崗)。一個(gè)15萬平方米的開放式小區(qū)，全少可以減少4個(gè)保安員巡邏崗位，一年就可以增加7.2萬元的收入。
3、合理配置資源。
對(duì)專業(yè)服務(wù)公司來講，合理地配置資源可以最大限度地降低成本增加效益。例如：負(fù)責(zé)清潔的專業(yè)部門，在保證與各管理處簽訂的專業(yè)服務(wù)合同書各項(xiàng)條款和服務(wù)質(zhì)量的前提下，合理地配置人力資源：將清潔工作分為清潔和保潔兩部分，集中六分之三的人負(fù)責(zé)清潔，下午6：00一7：00進(jìn)行小區(qū)公共場(chǎng)所的清潔工作;晚9：00以后，進(jìn)行樓道內(nèi)的清潔和垃圾清運(yùn)(晚間人們已休息對(duì)清潔好的環(huán)境不會(huì)有多大破壞)，工作完就回家休息，第二天白天不上班。將六分之二的人用于保潔，保潔工的工作區(qū)域大于清潔工的工作區(qū)域。工作時(shí)間早上8：00—中午11：00，下午2：30—5：00(人們上班時(shí)間)。抽出兩個(gè)人負(fù)責(zé)清運(yùn)垃圾和頂班凋休。這樣既保證了服務(wù)工作質(zhì)量，又解決了清潔工的休息問題，同時(shí)，減少了六分之一人力資本的投入，達(dá)到了減員增效目的。
4、通過科技手段來降低人工成本。
在道口增設(shè)電腦自動(dòng)收費(fèi)系統(tǒng);在小區(qū)內(nèi)增設(shè)安防監(jiān)控系統(tǒng)，既安全可靠，又能增加收費(fèi)，同時(shí)達(dá)到減少保安員崗位，降低人力資本的支出，兩年內(nèi)就可收回投資成本。
四、節(jié)能降耗。
節(jié)能降耗在物業(yè)管理行業(yè)主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：
1、公共用電。
本人曾做過詳細(xì)的測(cè)算：高層樓宇每1萬個(gè)人米公共用電，電費(fèi)支出約1萬元左右(合電梯用電在內(nèi))，公共用電是高層樓宇管理成本費(fèi)用支出的大項(xiàng)。公共用電的節(jié)能重點(diǎn)應(yīng)放在地下停車場(chǎng)、電梯間等24小時(shí)用電照明的地方，主要方法采用節(jié)能燈具降低能耗。我們?cè)秒姳韺?duì)節(jié)能燈具和普通燈具做過實(shí)際比較測(cè)量，40W的節(jié)能燈具比普通燈具每天節(jié)約電能0.25度，年節(jié)約電費(fèi)支出66元，減去節(jié)能燈具高于普通燈具的成本支出，每年每盞燈可以增加效益收入62元，效果十分明顯。
2、電梯用電。
電梯是公共用電的耗電大戶，一部停站20層樓的電梯，每小時(shí)綜合耗電量約25KW左右。筆者現(xiàn)在要說的是一種反向能耗，我們現(xiàn)在很多高層為了節(jié)約清潔費(fèi)用的支出成本，在樓層內(nèi)個(gè)設(shè)垃圾箱。由于樓層內(nèi)不設(shè)垃圾箱給住戶帶來生活不便不說，也帶來了能耗的增加。如果一層樓有8戶住戶，每天平均倒垃圾最低次數(shù)為1.5次，樓高30層電梯平均運(yùn)行一次(一上一下)為60秒鐘，以耗電量每小時(shí)25KW的電梯計(jì)算，運(yùn)行一秒鐘耗電量0.007度電，60秒鐘耗電0.32元。一棟住戶240戶的高層住宅樓，按每2戶同一時(shí)間丟垃圾，電梯每天要為住戶丟垃圾多運(yùn)行耗電：240戶 ÷5.2×15次×0.32元×30天×12月=20736元，這是最保守的計(jì)算。而在每層樓設(shè)垃圾箱的成本是：每層樓2個(gè)密封垃圾箱，每個(gè)垃圾箱投資100元，垃圾清運(yùn)車1輛，一次性投資1000元，人垃圾袋每個(gè)0.22元，每天更換一次，第一年費(fèi)用支出為：2個(gè)×30層×100元+(0.22元×2×30層×30天×12月)+1000元=11752元，這是第一年費(fèi)用支出，垃圾箱、垃圾車一次性投入，至少可以使用3年以上，所以，第二年的費(fèi)用支出僅有4752元。第一年可節(jié)約費(fèi)用支出：20736元-11752元=8984元;第二年節(jié)約費(fèi)用支出：20736元-4752元=15984元，誰優(yōu)?誰劣?一目了然。
另外樓層內(nèi)設(shè)垃圾箱還可以節(jié)約清潔工的人力資本支出。如果只在單元大門外設(shè)一個(gè)垃圾箱(樓層內(nèi)不設(shè))，清潔工平均每天1～2小時(shí)就要清運(yùn)一次垃圾，星期六、星期天高峰時(shí)平均每15分鐘就要清運(yùn)一次垃圾，同時(shí)，樓內(nèi)不設(shè)垃圾箱，夏季有些住戶怕垃圾放在家里有味，就將垃圾丟在走廊內(nèi)，也增加了樓內(nèi)的工作量。企業(yè)管理的一個(gè)根本任務(wù)，就是如何研究不斷降低成本。在我們物業(yè)服務(wù)工作中有許多可以降低成本的地方，只要我們認(rèn)真去找，“遍地是黃金”。
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