房管處房屋登記工作科學(xué)發(fā)展觀調(diào)研工作報告
5月1日《物權(quán)法》頒布實施，是保護(hù)私產(chǎn)的明確法律體現(xiàn)，具有里程碑意義。與之相適應(yīng)，《房屋登記辦法》于7月1日起實施，對房屋登記進(jìn)行了更加嚴(yán)密、更加細(xì)致、更加嚴(yán)格的規(guī)定。我市的房屋登記工作經(jīng)過長期的探索和實踐，總結(jié)了一套較為完善的經(jīng)驗和做法，在各個時期為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)、保護(hù)當(dāng)事人合法權(quán)益等方面，都發(fā)揮了一定了積極作用。但對照《物權(quán)法》和《房屋登記辦法》的要求，尤其是社會經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展的新形勢，人民維權(quán)意識普遍增強(qiáng)，各類涉房經(jīng)濟(jì)案件大量產(chǎn)生，對房屋登記工作的要求越來越嚴(yán)格。我們現(xiàn)在的房屋登記工作，無論從軟件程序到硬件設(shè)施，從內(nèi)部業(yè)務(wù)理順到工作人員配備都存在差距和不足，阻礙了房屋登記工作的健康可持續(xù)發(fā)展。
一、當(dāng)前房屋登記工作面臨的問題
(一)房屋登記系統(tǒng)問題
《房屋登記辦法》的頒布實施，堅持“登記為民”原則，注重可操作性，方便人民群眾辦理登記，如登記依申請而啟動，明確登記時限，對登記申請人必須進(jìn)行告知等;確立和細(xì)化了登記簿制度，明確了登記簿的內(nèi)容和形式;合理界定了登記機(jī)關(guān)權(quán)限，有利于提高登記效率;細(xì)化了《物權(quán)法》規(guī)定的登記類型，對《物權(quán)法》確定的預(yù)告登記、在建工程抵押權(quán)登記和最高額抵押權(quán)登記、更正登記等登記類型做了具體化規(guī)定，更具有可操作性。
以上各種規(guī)定，都需要我們切實落到實處，才能真正發(fā)揮應(yīng)有的效用，這不僅是貫徹落實國家法律法規(guī)的要求，更是提高自身素質(zhì)、保障登記安全、維護(hù)社會穩(wěn)定的迫切需要。其中，針對建立房屋登記簿這一核心要求，各地都在原來登記系統(tǒng)的基礎(chǔ)上開始了房屋登記簿的建立工作，煙臺市也為此開發(fā)了全新的登記系統(tǒng)。我市目前在這方面面臨著極為嚴(yán)峻的形式，原有的登記系統(tǒng)不完善，無法滿足建立房屋登記簿的要求，只能自己摸索手動建立登記簿，工作效率低，無法形成完善的房屋登記系統(tǒng)，也無法完成原來大量登記數(shù)據(jù)的建立工作，造成房屋登記簿的數(shù)據(jù)不齊全，不規(guī)范，嚴(yán)重影響了房屋登記工作的質(zhì)量和安全。
同時，由于沒有統(tǒng)一的房屋登記系統(tǒng)，房屋的預(yù)售備案、房屋抵押等工作都難以統(tǒng)一起來，案件的受理和審批工作也相互分離，不僅增加了大量的重復(fù)工作，降低工作效率，更重要的是不能建立統(tǒng)一的房屋登記信息，造成房屋登記的誤判，產(chǎn)生不穩(wěn)定因素。
(二)房產(chǎn)檔案管理問題
房產(chǎn)檔案目前由市城建檔案館管理，在房產(chǎn)檔案管理上主要面臨以下問題：
1、部分檔案沒有做到一戶一檔
一戶一檔是房產(chǎn)檔案管理的基本要求，如果不能做到一戶一檔，房產(chǎn)檔案就無法體現(xiàn)房屋的產(chǎn)權(quán)現(xiàn)狀，往往造成產(chǎn)權(quán)歸屬的誤判。目前房產(chǎn)檔案的管理普遍存在這一問題，一處房產(chǎn)具備幾套檔案，甚至抵押檔案也是單獨立檔，互不聯(lián)系，根本無法確定哪一套檔案記錄的是該房屋的當(dāng)前所有權(quán)人�！掇k法》實施以后，需要逐步建立房屋登記簿，而房產(chǎn)檔案是建立登記簿的重要數(shù)據(jù)來源。目前房產(chǎn)檔案的現(xiàn)狀顯然不符合數(shù)據(jù)準(zhǔn)確的要求，使房屋登記簿的建立困難重重。一旦因為房產(chǎn)檔案的混亂造成登記簿的錯誤，導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)損失，我局必將依法承擔(dān)賠償責(zé)任。
2、沒有建立分丘分幅的管理模式
分丘分幅、以圖管檔的檔案管理模式是房產(chǎn)檔案管理最科學(xué)、最有效的管理模式。目前房產(chǎn)檔案只是簡單地放入檔案柜，辦理一批存放一批，全市各個區(qū)域的房產(chǎn)檔案混在一起，同一棟樓的各戶檔案分散在整個庫房中，難以實現(xiàn)檔案的統(tǒng)計分析及利用。比如，因城市規(guī)劃需要調(diào)閱我市某一區(qū)域的所有房產(chǎn)檔案，目前只能先到現(xiàn)場逐戶調(diào)查產(chǎn)權(quán)人姓名，根據(jù)姓名到檔案館逐戶調(diào)閱，往往幾天時間也不能完全調(diào)出。而如果采用分丘分幅的存檔模式，同一區(qū)域的房產(chǎn)檔案都集中在同一個檔案柜，只需在規(guī)劃圖上劃定范圍，立刻可以找到該區(qū)域內(nèi)所有房產(chǎn)檔案的存放位置，可以極大提高工作效率，更不會出現(xiàn)錯誤或遺漏。
(三)商品房預(yù)售管理問題
為切實規(guī)范商品房預(yù)售行為，保護(hù)交易雙方的合法權(quán)益，各地都采取各項措施，以加強(qiáng)對預(yù)售資金的監(jiān)管為根本，實現(xiàn)市場的平衡與穩(wěn)定。煙臺市房管局自起開始了該項工作，目前已取得很好效果。我市起，房管處開展了商品房預(yù)售備案工作，僅為整套工作程序的一個環(huán)節(jié)，嚴(yán)格來講管理工作尚未真正運作，可能產(chǎn)生的后果是：一些企業(yè)無證售房、更改設(shè)計、面積不足;一些小區(qū)配套設(shè)施不完善、工期延誤;一些企業(yè)收取預(yù)收資金后，不積極為業(yè)主辦理產(chǎn)權(quán)證書，引起不穩(wěn)定因素;一些小區(qū)物業(yè)管理跟不上，體現(xiàn)在收費標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)項目和質(zhì)量不達(dá)標(biāo)的方面;同時，預(yù)收資金監(jiān)管不到位，將可能發(fā)生抽逃資金等現(xiàn)象，對市場秩序危害極大。
(四)房屋登記歷史遺留問題
下半年，我們集中力量對規(guī)劃區(qū)范圍內(nèi)房屋登記的歷史遺留問題進(jìn)行較為全面的調(diào)查摸底。調(diào)查中發(fā)現(xiàn)存在兩大類問題，一類是由于歷史原因，房產(chǎn)證未辦到個人名下，另一類是已辦理了個人房產(chǎn)證，但由于不同因素，無法上市交易。涉及問題總戶數(shù)為8650戶，其中，開發(fā)商開發(fā)建設(shè)的小區(qū)產(chǎn)生問題4454戶，機(jī)關(guān)、企(事)業(yè)單位自建或購買民房產(chǎn)生問題1240戶，駐城村房屋產(chǎn)生問題2956戶。
房屋登記中產(chǎn)生歷史遺留問題原因是多方面的，甚至相互交叉。主要有以下五種：
一是土地原因。有的在開發(fā)建設(shè)前沒有取得土地使用權(quán)，或土地手續(xù)不齊全;有的機(jī)關(guān)、企(事)業(yè)單位購買民房，分配給本單位職工，由于戶籍與土地政策沖突，無法辦理房產(chǎn)證;有的駐城村利用宅基地搞開發(fā)，對外出售，導(dǎo)致房產(chǎn)證無法辦理，或已辦理房產(chǎn)證后無法上市交易。
二是規(guī)劃問題。有的項目沒有辦理規(guī)劃手續(xù)便開發(fā)建設(shè);有的規(guī)劃審批手續(xù)與土地審批手續(xù)不一致;有的實際建設(shè)超出規(guī)劃審批手續(xù)許可的范圍，等等。
三是建設(shè)手續(xù)不齊全。主要涉及工程開工、建筑質(zhì)量、人防工程等。
四是政策因素。我市的房地產(chǎn)業(yè)管理是隨著法律、法規(guī)、政策的不斷完善而逐步走上正規(guī)的。具體講，直到1998年《城市房屋權(quán)屬登記管理辦法》實施以后，房屋登記管理工作才逐步步入正常軌道。1998年10月市政府召開會議，要求房屋登記中出具土地手續(xù)，我市才逐步完善房屋登記中的土地管理。同時，還存在一種情況，相關(guān)職能部門對解決歷史遺留問題曾出臺過政策，集中清理過部分違章行為，但由于政策傳達(dá)或政策理解等因素，違章建設(shè)單位沒有及時申請辦理，使問題積壓下來。而在統(tǒng)計的8650戶問題中，土地問題占48%。
五是少數(shù)的人為因素。極少數(shù)項目，在辦理房屋登記過程中，采取欺瞞等手段辦理了相關(guān)手續(xù)，隨著工作的深入開展，問題顯現(xiàn)出來，最直接的后果是已辦理房產(chǎn)證的住戶不能上市交易。
房屋登記歷史遺留問題，是引發(fā)房產(chǎn)相關(guān)社會不安定因素的根源，也嚴(yán)重制約了房屋登記工作的完善與發(fā)展，是群眾反映最直接、最迫切的問題。
(五)房屋登記體制建設(shè)問題
目前我局從事房屋登記相關(guān)工作的單位科室有局業(yè)務(wù)科、房地產(chǎn)管理處、城建檔案館，開發(fā)辦還涉及商品房預(yù)售許可的審批工作。隨著《物權(quán)法》、《房屋登記辦法》(突出房屋登記簿法定效力的作用，以及中間環(huán)節(jié)“無縫對接”、辦事效率的最大化提高等要求的提出，現(xiàn)行房屋登記體制面臨著以下問題：
1、登記簿的法定效力難以實現(xiàn)
《物權(quán)法》規(guī)定：不動產(chǎn)物權(quán)的設(shè)立、變更、轉(zhuǎn)讓和消滅，自記載于不動產(chǎn)登記簿時發(fā)生效力，即登記簿是房屋權(quán)利歸屬的法定依據(jù)，房產(chǎn)證只是權(quán)利人享有房屋權(quán)利的證明;不動產(chǎn)登記簿由登記機(jī)構(gòu)管理。同時，房屋登記類型包括國有、集體兩大項登記，五大類型，30多個小項，每一小項登記均有不同要求，登記工作繁瑣而復(fù)雜。但均需作到針對登記的事項、內(nèi)容等詢問申請人，并做筆錄歸檔保留;均需作到將登記事項、內(nèi)容記載于登記簿。
在現(xiàn)有的房屋登記體制下，受理案件的工作人員見不到登記簿，無法作到依據(jù)登記簿詢問申請人有關(guān)登記事項、內(nèi)容等，也無法做詢問筆錄，無法根據(jù)登記簿登記事項、內(nèi)容等要求申請人提供相關(guān)資料，無法確定申請人申請登記的房屋是否已進(jìn)行了查封登記、預(yù)告登記、異議登記、抵押登記、預(yù)告抵押登記及在建工程抵押登記等，難以做到準(zhǔn)確受理。
2、房屋登記效率受到很大制約
目前我市房產(chǎn)登記案件由業(yè)務(wù)科受理，由房管處現(xiàn)場勘查、審核、審批。而業(yè)務(wù)科與房管處沒有實現(xiàn)集中辦公，業(yè)務(wù)科受理案件后只能等半天或一天后集中送往房管處，這樣在客觀上就造成案件辦理的滯后，不能做到受理即開始辦理。目前，我們的辦證承諾時限為5個工作日，而傳件與轉(zhuǎn)件就要占去20%—40%，不利于效率的進(jìn)一步提高�！掇k法》中規(guī)定的異議登記辦理時限是1個工作日，而目前的工作機(jī)制僅接送案件就至少需要1—2天，根本無法達(dá)到規(guī)定要求。其他登記類型也會因為案件的傳接占用了較多的時間，造成實際工作時間的緊張。尤其對異議登記、查封登記、房產(chǎn)證遺失登記等需要即時辦理的登記，勢必因工作機(jī)制問題導(dǎo)致登記不及時，極有可能產(chǎn)生法律糾紛，我局也會承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。
3、房屋登記簿建立及信息系統(tǒng)建庫工作難以開展
目前房產(chǎn)檔案由市城建檔案館管理，在房屋登記系統(tǒng)的建設(shè)過程中，對房產(chǎn)檔案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化整理，建立規(guī)范的文本檔案庫及電子檔案庫，是登記系統(tǒng)建設(shè)中最基礎(chǔ)、最核心的工作，需要大量的人力、物力和時間，對成果的質(zhì)量也有嚴(yán)格的要求，需要確保100%的準(zhǔn)確無誤。這些工作都需要由房地產(chǎn)管理處組織專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行，因此協(xié)調(diào)房產(chǎn)檔案的管理體制也是目前亟需解決的問題。
(六)村鎮(zhèn)房屋登記問題
1、體制不理順。
目前，建成區(qū)的三個街道區(qū)域內(nèi)所有房屋登記(包括該區(qū)域內(nèi)集體土地房屋登記)，均由市建設(shè)局直接受理當(dāng)事人申請，直接派工作人員現(xiàn)場勘查，調(diào)查筆錄，完成內(nèi)審?fù)獠楹蠼o予登記發(fā)證;而另8處鎮(zhèn)街的集體土地房屋登記工作自8月后，市房地產(chǎn)管理處只增加了業(yè)務(wù)量，人員編制並沒有隨之增加，現(xiàn)該處負(fù)責(zé)房屋登記工作的工作人員共11人，尚不足煙臺市其它縣市區(qū)房屋登記機(jī)構(gòu)工作人員平均人數(shù)的半數(shù)，在這種情況下，8月起的村鎮(zhèn)集體土地房屋登記工作只能沿用以往模式，即由各鄉(xiāng)鎮(zhèn)村鎮(zhèn)建設(shè)辦公室受理案件，申報資料初審，然后現(xiàn)場勘查，再將資料報至市房地產(chǎn)管理處，該處只能做到形式審查，一方面無法確認(rèn)資料真?zhèn)�，另一方面對現(xiàn)場的實際狀況並未真正掌握，只能以各村鎮(zhèn)建設(shè)辦公室的審查結(jié)果作為依據(jù)進(jìn)行登記並發(fā)證。村鎮(zhèn)建設(shè)辦公室隸屬于各鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府，受諸多因素制約，審查結(jié)果時有紕漏，影響了登記工作的正常開展。
2、辦公經(jīng)費和辦公設(shè)施匱乏。
目前，我市各鎮(zhèn)街財政對于村鎮(zhèn)房屋登記都不撥付辦公經(jīng)費，村鎮(zhèn)建設(shè)助理員都是自己負(fù)擔(dān)給老百姓辦理房產(chǎn)證所需要的交通費、燃油費、通訊費等相關(guān)費用。同時，缺乏工作必需的辦公設(shè)備，如電腦、數(shù)碼照相機(jī)、交通工具，有的鄉(xiāng)鎮(zhèn)甚至不為村鎮(zhèn)建設(shè)辦公室配備辦公電話，長期以來，不但給村鎮(zhèn)建設(shè)助理員造成很大的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)，而且打擊了村鎮(zhèn)建設(shè)助理員的工作積極性。
3、工作人員嚴(yán)重不足。
由于市房地產(chǎn)管理處只增業(yè)務(wù)不增人員編制，只能繼續(xù)依靠村鎮(zhèn)建設(shè)辦公室辦理各鎮(zhèn)街的房屋登記業(yè)務(wù)。而各鎮(zhèn)街一般只設(shè)置一名村鎮(zhèn)建設(shè)助理員，多的有大辛店鎮(zhèn)、潮水鎮(zhèn)、南王街道也只有2人，還要負(fù)責(zé)村鎮(zhèn)規(guī)劃、新農(nóng)村建設(shè)、村鎮(zhèn)公用事業(yè)等業(yè)務(wù)，而且多數(shù)村鎮(zhèn)建設(shè)助理員還擔(dān)任其他職務(wù);由于我市鄉(xiāng)鎮(zhèn)合并，鄉(xiāng)鎮(zhèn)規(guī)模大幅擴(kuò)大，少則五十個自然村，多則過近二百個自然村，而村鎮(zhèn)建設(shè)辦公室人員並未增加，原來小鄉(xiāng)鎮(zhèn)的村鎮(zhèn)建設(shè)助理員要負(fù)責(zé)已增至兩倍、三倍的大鎮(zhèn)的實地勘察房屋、測量繪圖、填寫表格等大量的工作，加上還要負(fù)責(zé)到市建設(shè)局業(yè)務(wù)科交件、拿證等工作。工作量相當(dāng)大，人手明顯不足，尤其是距離偏遠(yuǎn)的鄉(xiāng)鎮(zhèn)。
4、歷史遺留的管理漏洞。
以前房屋登記程序不嚴(yán)謹(jǐn)，管理不完善，造成一些房屋登記問題。大的方面有：
(1)1993年全市鄉(xiāng)鎮(zhèn)房屋普查換證時，沒有及時收回1985年頒發(fā)的房產(chǎn)證，造成“一房兩證”問題。根據(jù)市政府《轉(zhuǎn)發(fā)市建委關(guān)于更換農(nóng)村房產(chǎn)所有正意見的通知》，1993年在我市所有的鄉(xiāng)鎮(zhèn)進(jìn)行農(nóng)民住宅普查換證，但是當(dāng)時只是頒發(fā)了新的房產(chǎn)證，并沒有收回1985年頒發(fā)的房產(chǎn)證，造成了許多房屋出現(xiàn)了“一棟房屋擁有兩個房產(chǎn)證”的現(xiàn)象，這給房屋登記管理工作帶來了許多問題，如法院查封了1993年的房產(chǎn)證，但是房屋權(quán)利人利用1985年的房產(chǎn)證進(jìn)行轉(zhuǎn)移登記。
(2)1993年房產(chǎn)證轉(zhuǎn)移登記、變更登記、遺失補(bǔ)證登記后，原來房產(chǎn)證的存根沒有及時注銷，造成“一房兩檔”問題。“一房兩檔”的問題給房屋登記和檔案管理造成了許多弊端，如對房屋抵押、房屋查封的檔案管理造成許多漏洞;房屋過戶后，原房屋權(quán)利人利用原房屋檔案補(bǔ)辦房產(chǎn)證等問題。若因此類問題造成工作上的錯誤，我們單位將要面臨經(jīng)濟(jì)賠償?shù)确韶?zé)任。
5、村鎮(zhèn)建設(shè)助理員業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作不到位。
各鎮(zhèn)街的村鎮(zhèn)建設(shè)助理員分散不均，而且身兼數(shù)職，很難集中培訓(xùn)。由于缺少必要的培訓(xùn)，村鎮(zhèn)建設(shè)助理員在日常工作中常常出現(xiàn)繪圖、填寫表格錯誤和漏報資料的現(xiàn)象，從而造成退件。這不但成倍增加了村鎮(zhèn)建設(shè)助理員的工作量，而且也打擊了村鎮(zhèn)建設(shè)助理員的工作熱情。
6、責(zé)任不明確。
由于村鎮(zhèn)建設(shè)辦公室隸屬于各鎮(zhèn)(街)政府，其人員編制也屬于當(dāng)?shù)卣�，而國家�?guī)定，登記機(jī)構(gòu)即建設(shè)局所屬的市房地產(chǎn)管理處要為最終的登記結(jié)果負(fù)責(zé)任，所以一旦登記失誤、錯誤，登記機(jī)構(gòu)就要為此買單。而目前在我市各鎮(zhèn)街村鎮(zhèn)建設(shè)辦公室，客觀上存在人員缺乏、經(jīng)費設(shè)備不助等因素，更重要的是主觀上落實責(zé)任不理順，工作人員在具體的工作中責(zé)任心不強(qiáng)，審查資料不徹底，現(xiàn)場勘查不認(rèn)真，表現(xiàn)在：有的受理業(yè)務(wù)案件不見當(dāng)事人，隨意性大;有的現(xiàn)場勘查不嚴(yán)肅，根本不到現(xiàn)場;有的辦人情案件，違規(guī)操作。部分業(yè)務(wù)案件房管處在復(fù)審時能夠及時發(fā)現(xiàn)處理，而大部分案件如有漏洞市房管處僅憑形式審查並發(fā)現(xiàn)不了。如某鎮(zhèn)街村建設(shè)辦公室沒有按照要求見到房屋賣雙方當(dāng)事人，僅憑買方提供的雙方當(dāng)事人的身份證就給審核蓋章，結(jié)果買方提供的是假身份證，造成極惡劣的影響。此類問題不發(fā)生則已，一旦發(fā)生就很難收拾，群眾反映很強(qiáng)烈。
二、規(guī)范房屋登記工作的對策
針對以上六方面問題，現(xiàn)提出如下意見及對策：
(一)對于房屋登記系統(tǒng)問題，應(yīng)加強(qiáng)房屋登記軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提高技術(shù)水平。
一是配合《房屋登記辦法》的深入實施，及時更新引進(jìn)房屋登記軟件系統(tǒng)，解決原有軟件功能落后、效率低下的狀況，盡快組織人力物力投入到系統(tǒng)建設(shè)中去，提高登記質(zhì)量，提高服務(wù)水平。
二是加大投入，報請建設(shè)局黨委，購置一批先進(jìn)的儀器設(shè)備，完善登記基礎(chǔ)條件，提高房屋登記效率。當(dāng)前我市房屋登記基礎(chǔ)設(shè)施薄弱，面對房地產(chǎn)市場的迅猛發(fā)展，以及日新月異的`先進(jìn)科技手段，房屋登記工作在更新基礎(chǔ)設(shè)備、改進(jìn)工作手段方面已經(jīng)嚴(yán)重滯后。對此，應(yīng)在科學(xué)論證的基礎(chǔ)上，盡快著手基礎(chǔ)儀器設(shè)施的更新工作，配置用于房屋登記系統(tǒng)的服務(wù)器、計算機(jī)、掃描儀、內(nèi)網(wǎng)設(shè)施等硬件，用于房屋面積測繪的gps定位系統(tǒng)、測距儀、繪圖計算機(jī)、繪圖儀等設(shè)備，從基礎(chǔ)上提高房屋登記技術(shù)水平。
(二)對于房產(chǎn)檔案管理問題，應(yīng)采取以下措施：
1、實現(xiàn)檔案分區(qū)分丘管理
(1)房產(chǎn)檔案管理的分區(qū)分丘及編號，均參照土地宗地圖進(jìn)行。房產(chǎn)檔案的分區(qū)分丘管理按照“房產(chǎn)區(qū)—房產(chǎn)分區(qū)—丘—幢—房”五級進(jìn)行。
(2)房產(chǎn)區(qū)：將市劃分為幾個房產(chǎn)區(qū)，按照城區(qū)、各村鎮(zhèn)區(qū)域進(jìn)行劃分，在房產(chǎn)檔案庫房中劃定相應(yīng)的區(qū)域，用于存放相應(yīng)房產(chǎn)區(qū)的房產(chǎn)檔案。各房產(chǎn)區(qū)進(jìn)行統(tǒng)一編號，作為房產(chǎn)區(qū)號。
(3)房產(chǎn)分區(qū)：每一個房產(chǎn)區(qū)劃分多個房產(chǎn)分區(qū)，城區(qū)按照土地街坊圖進(jìn)行劃分，村鎮(zhèn)按照行政村進(jìn)行劃分。在房產(chǎn)檔案庫房的各房產(chǎn)區(qū)中劃分房產(chǎn)分區(qū)，用于存放相應(yīng)房產(chǎn)分區(qū)的房產(chǎn)檔案。同一房產(chǎn)區(qū)的各房產(chǎn)分區(qū)進(jìn)行統(tǒng)一編號，作為房產(chǎn)分區(qū)號。
(4)丘：每一個房產(chǎn)分區(qū)劃分多個丘，按照宗地進(jìn)行劃分。屬于同一住宅小區(qū)的幾塊宗地，或同屬一村農(nóng)居房的小塊宗地，可根據(jù)實際情況劃分為一個丘。在房產(chǎn)檔案庫房的各房產(chǎn)分區(qū)中劃分丘，用于存放相應(yīng)丘的房產(chǎn)檔案。同一房產(chǎn)分區(qū)的各丘進(jìn)行統(tǒng)一編號，作為房產(chǎn)丘號。
(5)幢：每一丘中的每一幢房屋劃分為一幢，在檔案庫房中相應(yīng)丘中進(jìn)行劃分，編排幢號。
(6)房：每一幢房屋分為若干戶房，在檔案庫房中的相應(yīng)幢中劃分每一戶房的檔案存放位置，用于存放該戶房產(chǎn)的所有檔案資料。
通過對全市房屋進(jìn)行五級劃分，確保了每一戶房有一個系統(tǒng)的、唯一的編號。同時，通過對檔案庫房進(jìn)行相應(yīng)的五級劃分，使全市每一戶房屋在檔案庫房中都有一個唯一、固定的對應(yīng)位置，層次分明，條理清晰，管理科學(xué)，且能確保檔案的唯一性、準(zhǔn)確性，同時最大程度地增強(qiáng)了檔案的利用效率。
2、實現(xiàn)檔案一戶一檔
通過上述做法對檔案庫房進(jìn)行了五級劃分，建立了檔案管理的整體框架，為實現(xiàn)一戶一檔奠定了基礎(chǔ)。下一步工作是將現(xiàn)有的房產(chǎn)檔案進(jìn)行整理，逐步將每一戶房產(chǎn)檔案“充實”到劃分好的框架之中。
(1)新登記的房產(chǎn)檔案
新登記產(chǎn)生的房產(chǎn)檔案，按照上述五級編號進(jìn)行整理，歸入檔案庫房中的相應(yīng)位置。
屬于初始登記的，直接進(jìn)行歸檔。
屬于轉(zhuǎn)移、變更登記的，提出上一份房產(chǎn)檔案，與新檔案合并后進(jìn)行歸檔。上一份檔案仍為轉(zhuǎn)移或變更登記的，逐一提出上一檔案，直至初始登記檔案，一起合并為一份檔案后歸檔。
屬于抵押、查封、遺失、預(yù)告等各類登記的，提出房產(chǎn)檔案，按上述要求進(jìn)行整理、合并，與抵押、查封等相應(yīng)的登記檔案資料合并后歸檔。
(2)原有房產(chǎn)檔案
新登記產(chǎn)生的房產(chǎn)檔案按照上述要求整理歸檔后，原來存放的房產(chǎn)檔案不會再增加，原有檔案的整理工作應(yīng)同時進(jìn)行。
原有檔案是按照登記時間的先后順序進(jìn)行存放的，因此應(yīng)該從最后辦理的檔案開始，從后向前逐步推進(jìn)，從最大程度上確保整理的檔案為最后登記的產(chǎn)權(quán)人，保障房產(chǎn)檔案的準(zhǔn)確性。
檔案整理的基本步驟：從最新的檔案開始，對每一份檔案按照要求逐一提出上一份檔案，直至找到初始登記檔案，合并為一份完整的檔案;然后，按照要求進(jìn)行五級編號，做好記錄后進(jìn)行歸檔。
(三)對于商品房預(yù)售管理問題，要在三個方面加強(qiáng)管理。
一要抓好商品房預(yù)售許可。商品房預(yù)售許可是允許開發(fā)公司預(yù)售商品房的行政許可，是介入商品房預(yù)售管理的第一步，也是最關(guān)鍵的一步。做好商品房預(yù)售許可工作，一方面要嚴(yán)格審查預(yù)售項目的各項手續(xù)，審慎發(fā)放預(yù)售許可;另一方面更要嚴(yán)密監(jiān)控違規(guī)售房，無證售房，使預(yù)售許可真正成為規(guī)范市場的有力手段。
二要抓好預(yù)售資金監(jiān)管。預(yù)售資金監(jiān)管是商品房預(yù)售管理的核心步驟。房地產(chǎn)開發(fā)公司進(jìn)行商品房預(yù)售的根本目的在于資金的周轉(zhuǎn)利用，同時，繳納的購房款也是廣大購房戶的核心利益，一旦這部分資金出現(xiàn)問題，后果不堪設(shè)想。而我市長期對商品房預(yù)售進(jìn)行粗放管理，資金監(jiān)管工作更是沒有實質(zhì)性的實施，這是今后亟待解決的重要問題。房管處對該項工作進(jìn)行了嚴(yán)密的論證討論，制定了預(yù)售資金監(jiān)管的有效方法與步驟，爭取能夠盡快使該項工作進(jìn)入實質(zhì)的實施階段。
三要抓好商品房預(yù)售合同監(jiān)管。商品房預(yù)售合同備案管理是商品房預(yù)售管理的重要手段。商品房預(yù)售合同備案和預(yù)售資金監(jiān)管相輔相成，一面約束開發(fā)公司不能挪用資金、一房多賣，一面約束購房者不能私賣炒房、哄抬房價，共同構(gòu)成了完善的商品房預(yù)售管理體系。商品房預(yù)售合同備案管理制度自7月實施以來，已經(jīng)初步顯現(xiàn)出成效，為建立完善的商品房預(yù)售管理體系奠定了堅實的基礎(chǔ)。
(四)對房屋登記歷史遺留問題的對策
解決房屋登記歷史遺留問題，要遵循以下基本原則：
尊重歷史、實事求是的原則。對時間跨度較大的項目，建議不能以現(xiàn)行的政策來衡量，而應(yīng)用歷史的眼光看待，政策把握應(yīng)當(dāng)立足當(dāng)時。有的項目在調(diào)查過程中，當(dāng)事人談了很多當(dāng)時的道理，且有可信的證據(jù)，建議尊重客觀理由和客觀存在，予以辦理。
認(rèn)真甄別、寬緊適度的原則。所有項目不能一概而論，要仔細(xì)勘察，對發(fā)生時間較近，明顯違反政策的項目，要在相應(yīng)尺度內(nèi)予以懲處。
從速解決、一次辦結(jié)的原則。鑒于解決歷史遺留問題的根本目的，建議限期辦理解決，政策許可范圍內(nèi)的盡量盡快解決，以防一拖再拖，繼續(xù)積壓。立足客觀實際，針對不同問題，制定切實可行的政策辦法，一次性解決問題，不能“留尾巴”，又產(chǎn)生新的問題隱患。
(五)對于房屋登記體制問題，應(yīng)探討建立規(guī)范的集中辦公體制。中辦公體制，即統(tǒng)一登記程序、統(tǒng)一辦公場所、統(tǒng)一記載于登記簿，實現(xiàn)案件的受理、審批、登記、收費、發(fā)證、歸檔等各項業(yè)務(wù)集中辦理，真正實現(xiàn)“一條龍”工作標(biāo)準(zhǔn)。集中辦公在硬件上應(yīng)具備相應(yīng)的案件受理窗口、案件審批辦公場所、房產(chǎn)檔案庫房、登記收費窗口、繕證發(fā)證窗口等五大部分，在軟件上應(yīng)具備流暢的傳接程序，完善的管理機(jī)制。
集中辦公體制的建立，一是可以規(guī)范房屋登記簿管理制度，實現(xiàn)登記業(yè)務(wù)的統(tǒng)一管理，避免登記錯誤的賠償，符合《物權(quán)法》、《房屋登記辦法》等法律法規(guī)的實施要求;可以對房產(chǎn)檔案直接進(jìn)行規(guī)范化管理，杜絕工作漏洞，盡最大限度的規(guī)避登記風(fēng)險。二是可以解決案件傳接的滯后問題，做到受理即開始辦理，即避免案件的“搶辦”現(xiàn)象，又可以縮短20%—40%的登記時間，提高工作效率。三是可以做到即時詢問申請人相關(guān)問題，更好的為申請人辦理房屋登記提供方便，符合《辦法》要求，提高收件質(zhì)量。
(六)關(guān)于加強(qiáng)農(nóng)村集體土地房屋登記的對策
要將集體土地房屋登記發(fā)證工作切實管理起來，并不斷加以規(guī)范，必須解決人員問題。首先是人員的責(zé)任心，形成錯案追究的長效機(jī)制。其次是人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，提高工作人員的辦案水平。第三是解決人員短缺的問題，配備足夠的人手。第四是解決辦公條件差的問題，不斷提高辦事效率。
建議一：爭取市組織人事部門支持，盡快理順管理體制，根據(jù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)規(guī)模配備3到4人專職負(fù)責(zé)村鎮(zhèn)房屋登記管理工作，該辦公室隸屬市建設(shè)管理局，為市房地產(chǎn)管理處的派出機(jī)構(gòu)，為其配備必要的辦公設(shè)備，包括電腦、數(shù)碼照相機(jī)、測量工具、交通工具等，徹底解決村鎮(zhèn)房屋登記普遍存在設(shè)備缺乏、人手不足、職責(zé)不明的問題。
建議二：加大考核力度，提高認(rèn)識。將村鎮(zhèn)房屋登記工作納入政府考核體系，增強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府重視程度，增強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設(shè)助理員的責(zé)任心，不斷提高各鎮(zhèn)街到辦公人員的工作效率和辦事質(zhì)量。
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