電子檔案工作總結(jié)

　　總結(jié)是對過去一定時期的工作、學習或思想情況進行回顧、分析，并做出客觀評價的書面材料，它可以幫助我們總結(jié)以往思想，發(fā)揚成績，讓我們好好寫一份總結(jié)吧�？偨Y(jié)怎么寫才不會流于形式呢？以下是小編為大家收集的電子檔案工作總結(jié)，歡迎閱讀，希望大家能夠喜歡。

電子檔案工作總結(jié)1

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　　20xx年度檔案管理工作總結(jié)及計劃

　　一年來，我局檔案工作在分局領(lǐng)導的正確領(lǐng)導下，在檔案局指導下，按照市局黨委和開發(fā)區(qū)黨工委、管委會的部署要求，依據(jù)國家《檔案法》切實抓好具體的檔案管理工作。在增強職工檔案管理意識、完善相關(guān)機制、推進檔案管理、加強國土資源管理、廣泛為社會提供服務等方面取得了明顯成效。現(xiàn)將我局20xx年度檔案工作總結(jié)如下：

　　一、 領(lǐng)導重視，宣傳到位，建立建全檔案管理機制

　　年初，我局向全體干部職工傳達了局領(lǐng)導關(guān)于檔案管理工作申報省特級的有關(guān)部署要求，對抓好今年檔案工作進行了專題研究和安排。一是成立了以黨支部書記、局長為組長，分管局長為副組長，各科室負責人、檔案管理員參加的檔案管理工作領(lǐng)導小組，下設(shè)綜合檔案室，分派具備檔案管理資格的人員上崗從事該工作，各科室專設(shè)兼職檔案員員一名。二是進一步建立健全各類規(guī)章制度，制定了《檔案管理崗位職責制》、《檔案設(shè)備維護使用制度》、《檔案管理現(xiàn)代化制度》、《檔案工作人員職責》、《重大活動檔案登記制度》、《檔案借閱保密制度》、《檔案鑒定銷毀制度》、《檔案統(tǒng)計制度》、《檔案歸檔保管制度》、《會計檔案管理制度》等一系列制度，并上墻公示，確保檔案管理工作向法制化、制度化、規(guī)范化方向推進。三是聘請檔案工作的專家到我局作專題指導，講授檔案管理基本知識、重要意義和實施辦法，介紹當今國內(nèi)外檔案管理的先進經(jīng)驗，學習《檔案法》等法律法規(guī)，從而，使我局全體職工增強了對歷史、信息的尊重意識，提高了檔案管理人員的工作能力。

　　二、狠抓落實，責任到位，切實做好檔案管理工作

　　我局的工作性質(zhì)和任務致使我局檔案資料具有專業(yè)性、連續(xù)性、高技術(shù)性、保密性等特點，從而，決定了我局檔案管理工作責任重大。為此，按照局檔案管理工作的統(tǒng)一部署，一是在機構(gòu)與組織管理、基礎(chǔ)設(shè)施、業(yè)務建設(shè)、檔案信息化建設(shè)、檔案信息開發(fā)利用六個方面確定目標任務，并向局領(lǐng)導、責任科室、個人層層分解，簽定目標責任書，真正做到任務、時間、人員三落實。二是嚴格按照檔案接收、鑒定、整理、保管、利用程序?qū)嵤┕芾恚?/p>

　　1、注重日常接收文件、資料和征集資料信息，凡已工作處理完備的.文檔、圖紙、圖片、電子文檔、實物等檔案一個月內(nèi)進入局檔案室，并按程序處理檔案

　　2、檔案入庫前，首先對其真實性、完整性、可用性、時限性和保密程度進行分類鑒定和處理，有利于對其實施動態(tài)管理，而后，對檔案進行整理、保管分類、編號、登記，增強了檔案的保存價值和使用價值；

　　3、檔案入庫時，按規(guī)定的分類庫柜位置存放，確保檔案目錄、檔案名稱、檔案存放位置、計算機管理總目錄協(xié)調(diào)一致，以便于清查、使用檔案；

　　4、檔案入庫后，切實加強對檔案的保管、保衛(wèi)和保密工作，堅持每月清潔庫房一次、打蟲一次，做好防火、防盜、防蟲咬、防霉變等預防工作；堅持每半年對電子文檔載體和環(huán)境進行檢測，及時檢查信息保存情況，做到防磁化、防輻射、防碰撞；局每半年對全局檔案工作實施全面檢查，特別是對檔案管理的制度落實、安全防護、正規(guī)化建設(shè)等方面進行重點檢查，發(fā)現(xiàn)隱患和問題及時整改；

　　5、做好檔案資料的利用工作，一方面對未利用檔案進行妥善保管和防護，另一方面對可利用檔案按照審批、登記、發(fā)出的程序向社會提供咨詢服務，產(chǎn)生較好的社會效應。截止20xx年我局檔案共9155卷，其中文書檔案為3918卷，財會檔案為226冊，業(yè)務檔案為5011卷，其中20xx年我局檔案共628卷，文書檔案為527卷，財會檔案為31卷，業(yè)務檔案為617卷。

　　三、加強檔案硬件設(shè)施建設(shè)，確保檔案管理工作上檔升級

　　今年我局把檔案硬件設(shè)施建設(shè)作為重要工作之一抓緊抓好。一是安裝了監(jiān)控視頻系統(tǒng)和自動報警器，提高了檔案

　　管理的安全性，增強了安全防范能力；二是將全部檔案掃描入庫，建立電子檔案，提高了工作效率；三是各科室文獻、資料的收發(fā)、登記、信息傳遞和電子文件的存放均實現(xiàn)了辦公自動化，檔案管理的科技含量倍增，確保我局檔案管理工作上檔升級。

　　四、迎接上級檢查，爭創(chuàng)檔案管理省特級

　　我局結(jié)合本身工作需要組織對檔案管理工作實施全面檢查。

　　1、重溫學習了國家《檔案法》有關(guān)條款、保密守則和獎懲措施，做到檢查督促工作有法可依；

　　2、檢查檔案管理目標責任落實情況，將目標任務與獎懲措施掛鉤，任務完成者獎，未完成者罰；

　　3、督促各科室整理資料，并及時向局檔案室移交，以防檔案資料遺失或泄密；

　　4、對照山東省檔案管理考核書要求準備相關(guān)材料，做到材料齊全、完整、規(guī)范；

　　5、實施全面清庫，按照進檔、修復、續(xù)存、可用、銷毀、上繳幾個方面進行檢查、分類、整理庫存檔案，重新編寫目錄，上機登記，做到對檔案件件有登記、有呵護、有掌握。

　　五、存在的問題

　　今年，我局檔案管理工作取得了較大成績，但距上級要求還有差距，特別是由于我局經(jīng)歷了多次改革變動、機構(gòu)撤并、職能調(diào)整以及辦公地點的變遷，所以在檔案內(nèi)容的連貫性、年代的連續(xù)性、完整性等方面難免有一些缺憾。

　　六、下步打算

　　1、積極深入到各科室，做好兼職檔案管理員的檔案管理工作，做到腿勤、嘴勤，使文件材料歸檔率、齊全率、完整率都達到要求。進一步完善特種載體檔案的管理，加強對電子、照片、錄音、錄像等特種載體檔案和榮譽檔案的收集及規(guī)范化整理工作。

　　2、繼續(xù)推進檔案管理工作的網(wǎng)絡化建設(shè)，加快我局現(xiàn)代化管理檔案的進程，加大對兼職檔案員各門類文件材料形成、積累、歸檔工作的監(jiān)督、協(xié)調(diào)和指導力度。

　　3、繼續(xù)做好檔案的保管工作，加強檔案庫房管理制度的落實，嚴格執(zhí)行檔案借閱制度。

　　濰坊市國土資源局濱海經(jīng)濟開發(fā)區(qū)分局

電子檔案工作總結(jié)2

　　隨著信息技術(shù)迅猛發(fā)展，計算機被廣泛應用到各個領(lǐng)域，包括工程設(shè)計領(lǐng)域。這樣以來，工程設(shè)計過程中形成的大量電子文件也就成為電子檔案管理的重要對象。電子文件的歸檔、保存、管理、輸出等工作已經(jīng)成為工程設(shè)計單位正常運營的重要環(huán)節(jié)。所以，全方位做好工程設(shè)計中的電子檔案管理工作對相關(guān)單位維持正常是極為重要的。鑒于此，本文主要就如何做好電子檔案管理工作進行了認真探討。

　　一、電子文件歸檔前的準備工作分析

　　充分做好電子文件歸檔前的各項準備工作是實現(xiàn)高效電子檔案管理的重要前提。電子文件的非直讀性特征決定了相關(guān)工作人員應該首先制定健全的電子文件歸檔驗收制度，并做好制度的宣傳工作，進而為電子文件的歸檔、驗收工作提供可靠的制度保障。以cad文件的歸檔為例，歸檔人員首先要按規(guī)定填寫電子文件歸檔通知單，通知單上必須有工程負責人、經(jīng)手人以及審核人的簽名。嚴謹?shù)臍w檔程序和詳盡的規(guī)章制度保證了歸檔的準確性。但是，由于部分工程的工期較為緊張，遵從嚴格的程序需要花費大量時間，這將會與工作時效產(chǎn)生矛盾。所以，可以采用先進的計算機技術(shù)手段，將歸檔前的準備工作也納入到自動化管理的進程中。這樣就可以在提高歸檔質(zhì)量的基礎(chǔ)上，提高電子文件歸檔的效率。

　　由于一個工程可能形成成千上萬個電子文件，倘若規(guī)章制度存在漏洞，執(zhí)行不嚴，勢必會造成反復歸檔，浪費人力財力的現(xiàn)象，甚至會導致文件歸檔混亂，輸出的產(chǎn)品為次品，造成工程質(zhì)量事故和嚴重的經(jīng)濟損失。因此，做好電子文件歸檔前的準備工作，尤其是規(guī)章制度的建設(shè)、宣傳以及推廣應用，為后續(xù)的電子文件歸檔工作奠定良好基礎(chǔ)。

　　二、電子文件歸檔過程中應注意的問題分析

　　在電子檔案管理的電子歸檔過程中，歸檔人要注意將不同種類、不同格式的電子文件梳理整齊。眾所周知，在工程設(shè)計中，從工程投標書、招標書、可行性研究報告、初步設(shè)計、委托書、計算書到技術(shù)說明書等形成了不同種類不同格式的電子文件，有ecel表格、world文件、掃描形成的tif文件等等。并且，這些文件大都在工程設(shè)計正式開始之前形成，不僅涉及面廣，而且內(nèi)容繁雜，給電子歸檔帶來一定的困難。為了使這些電子文件有條理地歸檔，文件蓋章生效要以電子文件歸檔通知單為依據(jù)，從而提高這些電子文件的歸檔率。

　　對于cad電子文件的歸檔可以采用dwg格式，因為這種格式可以在cad中直接打開，接受直觀檢查，尤其是對檔案標識的檢查，而且對歸檔后期的整理、編輯、利用、輸出及圖紙保管工作都非常重要。同時，對于制作過程中的錯誤如文字線形、擴大紙形等問題也可以做到及時的糾正，大大提高cad出圖合格率。但它也存在著一定的問題，如勞動強度大、費時費工等。

　　對于plt格式的文件，恰巧與dwg格式的文件優(yōu)缺點相反。plt格式的文件在歸檔時圖像不能直觀顯示，但是文件內(nèi)容保持不變，不隨閱讀、輸出平臺的.改變而改變。

　　對于pdf格式的文件，其一般為只讀模式，不能實現(xiàn)對設(shè)計的任何修改。實質(zhì)上就是在計算機上閱讀紙質(zhì)文件的電子版，有一定的保護知識產(chǎn)權(quán)的作用。

　　三、電子文件歸檔后的檢查驗收工作分析

　　電子文件是形成紙質(zhì)文件的源頭，而對歸檔電子文件的檢驗是產(chǎn)品設(shè)計的最后一個重要的環(huán)節(jié)。檢查力求全面，兼顧電子圖中的檔案標識和電子圖信息處理過程中的物理結(jié)構(gòu)、邏輯結(jié)構(gòu)的變化問題。主要工作包括：一是檢查圖紙目錄及其格式、目錄列表、會簽欄、案卷名稱、標識名稱、圖號、日期、施工階段、序號、復用圖的排列、圖框的格式等；二是檢查本卷的其他電子圖，包括文件是否存在垃圾、字符大小、文本位置、符號標識、對角號、圖號、名稱以及圖框的格式等。但是，需要注意的一點是，電子文件對設(shè)備及其標準有較強的依賴性，加之數(shù)據(jù)類型、文件格式的多樣化，文件很可能在經(jīng)過制作、保存、載體轉(zhuǎn)換等信息處理之后，在歸檔檢查時出現(xiàn)問題，例如使用的字形存在差異；同種字形但是版本有所區(qū)別；電子圖正常，但是歸檔后部分文字發(fā)生串位、變形，甚至出現(xiàn)亂碼。

　　以鋼結(jié)構(gòu)的電子圖為例，如果使用日本的制圖軟件，而不加專有字形，那么二級鋼筋符號就會全部丟失。此外，許多軟件經(jīng)過研發(fā)出現(xiàn)了由低級到高級的很多版本，這樣也會為電子檔案管理工作帶來一些問題。例如，由cad14到cad，各種版本的軟件都在使用。但是，如果利用低版本的電子圖在高版本中作圖，則會導致電子圖保存后會出現(xiàn)實線、點畫線、標注線以及線寬的差異。尤其是在機械制圖中，如果部件實體的外圍輪廓線粗細不均，混同于標注線，那么設(shè)備制造的現(xiàn)場審圖的難度將大大增加。因此，采用不同軟件、同一軟件的不同版本都會導致文件在格式、編碼、讀取方式和編輯方式的眾多區(qū)別，進而直接影響到文件跨平臺的閱讀和輸出工作�？傊�，實現(xiàn)一個單位內(nèi)部操作系統(tǒng)、應用軟件及版本的規(guī)范統(tǒng)一，成為電子文件歸檔最后關(guān)口的重要任務。

　　四、電子文件修改后的歸檔工作分析

　　在工程設(shè)計單位內(nèi)部，各個專業(yè)部門之間必定會進行大量的信息交換和圖紙會審工作，以適應各種變化，例如施工現(xiàn)場出現(xiàn)的新情況、客戶方提出的新要求等。這其中必然會涉及到電子文件的不斷修改和完善。當前，大多數(shù)單位采用的是保留最終版本的方式，即以第二次修改的版本覆蓋起初版本，以第三次修改的版本覆蓋第二次的版本，這樣的方式極易產(chǎn)生最終版本電子圖與實際變更過程記載的丟失。國外的一些工程，如土耳其工程中，每次電子圖的修改版本都加以歸檔保存，編號為abc等，借此對工程修改的全過程有一個完整的記錄。但是，由于兩次修改之間的時間間隔難以確定，之前修改的圖紙已達到施工現(xiàn)場，紙質(zhì)文件與變更通知單一旦收集不完整，就會導致電子文件和紙質(zhì)文件的不一致。由此可見，如果直接采用覆蓋的最終版本歸檔形式反映不出整個的變更過程，可能會為將來電子文件、紙質(zhì)文件的利用帶來了極大地不便。

　　綜上所述，電子文件歸檔管理工作已經(jīng)成為工程設(shè)計單位不可或缺的重要組成部分。在此之前，過去設(shè)計一項工程可能需要一年甚至一年半的時間，現(xiàn)在則只需要半年甚至更短的時間，而人力資源卻只占了以前的三分之一左右。有些類似工藝流程及設(shè)備只需在電子文件上更改編號就可轉(zhuǎn)化為設(shè)計產(chǎn)品，勞動效率和產(chǎn)品質(zhì)量也將得到成倍的提高。所有這些成效的取得都離不開電子檔案管理帶來的便利。在充分認識到電子檔案管理成效的基礎(chǔ)上，我們要切實關(guān)注電子檔案管理過程中的各個細節(jié)，包括歸檔前的準備工作、不同格式、不同類型文件歸檔時應注意的問題，電子文件歸檔后的驗收檢查工作以及電子文件修改后的歸檔工作等等，將工程設(shè)計過程的電子文件歸檔管理納入到一個完整的系統(tǒng)之中。

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