物業(yè)公司合同管理制度
在日新月異的現(xiàn)代社會中，制度在生活中的使用越來越廣泛，制度泛指以規(guī)則或運作模式，規(guī)范個體行動的一種社會結(jié)構(gòu)。這些規(guī)則蘊含著社會的價值，其運行表彰著一個社會的秩序。想必許多人都在為如何制定制度而煩惱吧，以下是小編整理的物業(yè)公司合同管理制度，歡迎大家分享。
物業(yè)公司合同管理制度1
合同管理是物業(yè)管理企業(yè)管理的一項重要內(nèi)容,搞好合同管理,對于公司經(jīng)濟活動的開展和經(jīng)濟利益的取得,都有積極的意義。各級管理人員及其他有關(guān)人員,都必須嚴格遵守、切實執(zhí)行本制度。各有關(guān)部門必須互相配合,共同努力,搞好公司以'重合同、守信譽'為核心的合同管理工作。
1.目的:為規(guī)范公司合同的管理,防范與控制合同風險,有效維護公司的合法權(quán)益,根據(jù)《合同法》及其它有關(guān)法規(guī)的規(guī)定,結(jié)合公司的實際情況,制訂本制度。
2.適用范圍:公司對外簽訂的各類合同、協(xié)議、約定、等合同類文書均適用本制度。補充協(xié)議、補充約定、合同附件等原合同的補充類文書是原合同的必要組成部分,從屬于原合同,同樣適用本制度。
3.職責
3.1董事長負責標的3萬以上合同的審批簽署;
3.2公司總經(jīng)理受董事長委托負責標的3萬以下合同的審批簽署;
3.3公司總經(jīng)辦負責公司各類合同的管理工作,具體職責是:
3.3.1負責在有需要情況下介入各類合同的談判工作。
3.3.2負責制定銷售、采購合同統(tǒng)一文本;
3.3.3負責對合同專用章、合同統(tǒng)一文本、法人授權(quán)委托書的發(fā)放和管理;
3.3.4負責各職能部門/項目提交的各類合同的合法性、可行性、有利性審查;
3.3.5負責合同糾紛的處理;
3.3.6負責合同的檔案日常管理;
3.3.7負責本制度的監(jiān)督執(zhí)行。
3.4 職能部門/項目負責各類相關(guān)業(yè)務(wù)的合同談判。
4.合同的簽訂
4.1所有合同必須由公司簽訂,任何職能部門、項目、分公司等不得擅自簽訂合同。
4.2簽訂合同前須審查的資料:
4.2.1必須審查對方當事人的主體資格,如營業(yè)執(zhí)照、法人機構(gòu)代碼證、身份證明文件等。
4.2.2資信能力、履約能力,如資產(chǎn)證明、信譽紀錄、企業(yè)規(guī)模和狀況、相關(guān)的資質(zhì)證明等。
4.3合同的審批
公司簽訂的合同,必須經(jīng)公司總經(jīng)理審批。
4.3.1具體權(quán)限如下:
4.3.1.1一般情況下合同由董事長授權(quán)總經(jīng)理審批。
4.3.1.2 標的超過3萬元的由董事長審批。
4.3.1.3標的超過公司資產(chǎn)1/3以上的合同由董事會審批。
4.3.2合同原則上由經(jīng)辦部門/項目負責人具體經(jīng)辦,擬訂初稿后必須經(jīng)相關(guān)職責部門、品質(zhì)督導部、總辦、總經(jīng)理(董事長)審閱后按合同審批權(quán)限簽署。
合同審查的要點是:
4.4.1.1合同的合法性。包括:當事人有無簽訂、履行該合同的權(quán)利能力和行為能力;合同內(nèi)容是否符合國家法律、政策和本制度規(guī)定。
4.3.2.2合同的嚴密性。包括:合同應(yīng)具備的條款是否齊全;當事人雙方的權(quán)利、義務(wù)是否具體、明確;文字表述是否確切無誤。
4.3.2.3合同的可行性。包括:當事人雙方特別是對方是否具備履行合同的能力、條件;預(yù)計取得的經(jīng)濟效益和可能承擔的風險;合同非正常履行時可能受到的經(jīng)濟損失。
4.3.3根據(jù)法律規(guī)定或?qū)嶋H需要,合同還應(yīng)當視情況是否呈報上級主管機關(guān)鑒證、批準,或報工商行政管理部門鑒證,或請公證處公證。
4.4不得與沒有獨立承擔民事責任的組織簽訂合同,也不得簽訂與法人履約能力明顯不相符的經(jīng)濟合同。
4.5公司出具授權(quán)委托書委托員工簽訂合同的,該員工為公司委托人。公司委托人,可以在公司授權(quán)范圍內(nèi)代表公司簽約。公司委托人必須對本企業(yè)公司負責。若公司委托人超出委托權(quán)限簽約,造成公司損失的,公司將按照有關(guān)本制度有關(guān)規(guī)定處理。
4.6簽訂合同必須貫徹'平等互利、協(xié)商一致、等價有償'的原則和'價廉物美、擇優(yōu)簽約'的原則。任何人對外簽訂合同,都必須以維護本公司合法權(quán)益和提高經(jīng)濟效益為宗旨,決不允許在簽訂合同時假公濟私、損公肥私、謀取私利,違者依本制度有關(guān)規(guī)定嚴懲。
4.7合同的形式:除即時結(jié)算付清款項的合同外,一律采用書面合同,并必須采用統(tǒng)一合同文本。
4.8合同的內(nèi)容應(yīng)符合以下要求:
4.8.1當事人的情況:記載清楚合同當事人的名稱(個人的要寫姓名和身份證號)、地址、聯(lián)系方式,合同抬頭、落款、公章以及對方當事人提供的資信情況載明的當事人的名稱、住所應(yīng)保持一致。
4.8.2合同標的:合同標的應(yīng)具有唯一性、準確性,買賣合同應(yīng)詳細約定規(guī)格、型號、商標、產(chǎn)地、等級等內(nèi)容;服務(wù)合同應(yīng)約定詳細的服務(wù)內(nèi)容及要求;對合同標的無法以文字描述的應(yīng)將說明材料如圖紙等作為合同的附件。
4.8.3數(shù)量:合同應(yīng)采用國家標準的計量單位,約定標的物數(shù)量,無法約定確切數(shù)量的應(yīng)約定數(shù)量的確定方式(如電報、傳真、送貨單、發(fā)票等)。
4.8.4質(zhì)量:有國家標準,部門行業(yè)標準或企業(yè)標準的,應(yīng)約定所采用標準的代號;化工產(chǎn)品等可以用指標描述的產(chǎn)品應(yīng)約定主要指標要求(標準已涵蓋的除外);憑樣品支付的應(yīng)約定樣品的產(chǎn)生方式及樣品存放地點。
4.8.5價款或報酬:價款或者報酬應(yīng)在合同中明確,采用折扣形式的應(yīng)約定合同的實際價款;價款的支付方式如轉(zhuǎn)帳支票、匯票(電匯、票匯、信匯)、托收、信用證、現(xiàn)金等應(yīng)予以明確;價款或報酬的支付期限應(yīng)約定確切日期或約定在一定條件成就后多少日內(nèi)支付。
4.8.6履行期限、地點和方式
履行期限應(yīng)具體明確定,無法約定具體時間的,應(yīng)在合同中約定履行期間的方式;
合同履行地點應(yīng)力爭作對本方有利的約定,如買賣合同一般約定交貨地點為本公司倉庫或本公司的住所地;約定具體地名的應(yīng)明確至市轄區(qū)或縣一級;
買賣合同在合同中應(yīng)約定交付的手續(xù),即合同履行的標志,如托運單、倉庫保管員簽單等。
4.8.7合同的擔保
合同中對方事人要求提供擔保或本方要求對方當事人提供擔保的,應(yīng)結(jié)合具體情況根據(jù)《擔保法》的要求辦理相關(guān)手續(xù)。
4.8.8合同的解釋
合同文本中所有文字應(yīng)具有排它性的解釋,對可能引起歧義的文字和某些非法定專用詞語應(yīng)在合同中進行解釋。
4.8.9保密條款
對技術(shù)類合同和其他涉及經(jīng)營信息、技術(shù)信息的合同應(yīng)約定保密承諾與違反保密承諾時的違約責任。
4.8.10違約責任
根據(jù)《合同法》作適當約定,注意合同的公平性。
4.8.11合同糾紛解決的約定:為了方便公司控制訴訟成本,合同糾紛統(tǒng)一約定由公司所在地的法院、仲裁委員會處理。
4.9 簽訂合同的工作程序:
4.9.1簽訂合同前,經(jīng)辦人員或公司指定的其他談判人員應(yīng)按照本制度4.2條對對方當事人的有關(guān)情況進行審查,并復(fù)印對方當事人所有的相關(guān)資料如法人營業(yè)執(zhí)照及專業(yè)資格證書等留存。
4.9.2銷售、采購合同,由主辦業(yè)務(wù)人員與對方當事人商談后擬好合同條款,附合同會簽表報審批,由總經(jīng)公編寫合同編號并加蓋合同專用章,必要時,由總經(jīng)理指定責任人員對合同進行合法性審查。
4.10
.3除銷售、采購合同以外的合同由總經(jīng)理指定責任人員會同相關(guān)部門與對方當事人進行商談,擬好合同條款,附合同會簽表報批,審批程序按照本制度4.3規(guī)定執(zhí)行,合同審批通過后再經(jīng)公司簽章生效。
4.10.4若合同要經(jīng)過政府有關(guān)部門登記才生效的,或者法律、行政法規(guī)規(guī)定應(yīng)當辦理批準登記手續(xù)的合同,合同成立后由總經(jīng)辦依法及時辦理。
4.10.5合同正式簽訂后,合同文本及有關(guān)材料復(fù)印件除經(jīng)辦人自行保管外,應(yīng)當隨合同及相關(guān)資料的原件和會審表交存公司總經(jīng)辦備案。
5.合同的履行
5.1公司及所屬分公司應(yīng)當按照合同約定全面履行自己的義務(wù),并隨時督促對方當事人及時履行其義務(wù)。合同的經(jīng)辦員工應(yīng)當負責公司依約履行合同,因工作疏忽導致公司違約的,公司將按照本制度有關(guān)規(guī)定追究經(jīng)辦人的責任。
5.2在合同履行過程中,對本公司的履行情況應(yīng)及時做好記錄并經(jīng)必須做好對方確認工作。
其中,履行銷售合同交付貨物時應(yīng)由對方當事人簽署一式二份的收貨單,一份留存對方,一份交銷售部門備查。向?qū)Ψ疆斒氯私桓对鲋刀惏l(fā)票時應(yīng)由對方當事人出具收條。
履行采購合同付款時應(yīng)由對方當事人出具收款收據(jù)或收條,公司原則上只開具限制性抬頭的轉(zhuǎn)賬支票,不允許以現(xiàn)金形式支付。
5.3在履行合同過程中,經(jīng)辦人員若發(fā)現(xiàn)并有確切證據(jù)證明對方當事人有下列情況之一的,應(yīng)立即中止履行,同時及時書面上報總經(jīng)辦處理,并報總經(jīng)理。
5.3.1經(jīng)營狀況嚴重惡化;
5.3.2轉(zhuǎn)移財產(chǎn),抽逃資金,以逃避債務(wù);
5.3.3喪失商業(yè)信譽;
5.3.4有喪失或者可能喪失履行債務(wù)能力的其他情形;
5.4債權(quán)債務(wù)的定期確認和發(fā)生重大變動時的確認;
5.4.1在常年合同特別是常年銷售、采購合同履行過程中,經(jīng)辦人員應(yīng)定期對帳,確認雙方債權(quán)債務(wù);
5.4.2在對方當事人發(fā)生兼(合)并、分立、改制或其他重大事項以及本公司或?qū)Ψ疆斒氯说暮贤?jīng)辦人員發(fā)生變動時,應(yīng)及時對帳,確認合同效力及雙方債權(quán)債務(wù)。
6.合同糾紛的處理
6.1合同雙方在履行過程中發(fā)生糾紛時,應(yīng)首先根據(jù)法律和公司規(guī)定,按照實事求是的原則,由經(jīng)辦人、有關(guān)業(yè)務(wù)部門與法律顧問,與對方當事人平等協(xié)商解決;經(jīng)辦人對糾紛的處理必須具體負責到底。
6.2合同雙方在一定期限(一般為一個月)內(nèi)無法就糾紛的處理達成一致意思或?qū)Ψ疆斒氯藷o意協(xié)商解決的,經(jīng)辦人員應(yīng)及時書面報告總經(jīng)辦和總經(jīng)理,并擬定處理意見,報總經(jīng)理決定。
對方當事人涉嫌合同詐騙的,應(yīng)立即報告總經(jīng)辦和總經(jīng)理。
6.3公司決定采用訴訟或仲裁處理的合同糾紛,以及對方當事人起訴的,相關(guān)部門應(yīng)及時將合同的簽訂、履行、糾紛的產(chǎn)生及協(xié)商情況整理成書面材料連同有關(guān)證據(jù)報總經(jīng)辦。
6.4處理合同糾紛的原則:
6.4.1堅持以事實為依據(jù)、以法律為準繩,法律沒規(guī)定的,以國家政策或合同條款為準。
6.4.2以雙方協(xié)商解決為基本辦法。糾紛發(fā)生后,應(yīng)及時與對方當事人友好協(xié)商,在既維護本公司合法權(quán)益,又不侵犯對方合法權(quán)益的'基礎(chǔ)上,互諒互讓,達成協(xié)議,解決糾紛。
6.4.3因?qū)Ψ截熑我鸬募m紛,應(yīng)堅持原則,保障我方合法權(quán)益不受侵犯;因我方責任引起的糾紛,應(yīng)尊重對方的合法權(quán)益,主動承擔責任,并盡量采取補救措施,減少我方損失;因雙方責任引起的糾紛,應(yīng)實事求是,分清主次,合情合理解決。
6.4.4合同糾紛的提出,加上由我方與當事人協(xié)商處理糾紛的時間,應(yīng)在法律規(guī)定的時效內(nèi)進行,并必須考慮有申請仲裁或起訴的足夠的時間。
6.5凡由總辦處理的合同糾紛,所有相關(guān)職能部門及項目必須主動提供下列證據(jù)材料:
6.5.1合同的文本(包括變更、補充、解除合同的協(xié)議),以及與合同有關(guān)的附件、文書、傳真、圖表等;
6.5.2送貨、提貨、托運、驗收、發(fā)票等有關(guān)憑證;
6.5.3貨款的承付、托收憑證,有關(guān)財務(wù)帳目;
6.5.4產(chǎn)品的質(zhì)量標準、封樣、樣品或鑒定報告;
6.5.5有關(guān)方違約的證據(jù)材料;
6.5.6其他與處理糾紛有關(guān)的材料。
6.6對雙方已經(jīng)簽署的解決合同糾紛的協(xié)議書、上級主管機關(guān)的處理意見、仲裁書、判決書、裁定書、調(diào)解書等,在正式生效后,應(yīng)復(fù)印若干份,分別送與對該糾紛處理及履行有關(guān)的部門收執(zhí),各職能部門/項目應(yīng)由專人負責該文書執(zhí)行的了解或履行。
6.7對于當事人在規(guī)定的期限屆滿時沒有執(zhí)行上述文書中有關(guān)規(guī)定的,承辦人應(yīng)及時向主管負責人匯報。
6.8對方當事人逾期不履行已經(jīng)發(fā)生法律效力的調(diào)解書、仲裁決定書或判決書的,可向人民法院申請執(zhí)行。申請執(zhí)行統(tǒng)一由總經(jīng)辦處理。在向人民法院提交申請執(zhí)行書之前,有關(guān)部門應(yīng)認真檢查對方的執(zhí)行情況,防止差錯,并把有關(guān)情況及時報告總經(jīng)辦。執(zhí)行中若達成和解協(xié)議的,應(yīng)制作協(xié)議書并按協(xié)議書規(guī)定辦理。
6.9合同糾紛處理或執(zhí)行完畢的,應(yīng)及時通知有關(guān)職能部門/項目,并將有關(guān)資料匯總歸檔以備考。
7.合同的變更、解除
7.1 公司的合同變更、解除,按照合同簽訂程序報原審批人員批準。法律、行政法規(guī)規(guī)定變更合同應(yīng)當辦理批準登記等手續(xù)的,應(yīng)依法及時辦理。
7.2變更、解除合同的協(xié)議在未達成或未批準之前,原合同仍有效,仍應(yīng)履行,經(jīng)雙方一致同意停止履行的除外。
7.3合同的變更、解除的有關(guān)規(guī)定:
7.3.1在合同履行期間由于客觀原因需要變更或者解除合同的,須經(jīng)雙方協(xié)商,重新達成書面協(xié)議,新協(xié)議未達成前,原合同仍然有效,必須繼續(xù)履行。公司收到對方當事人要求解除或變更的通知書后,應(yīng)當在規(guī)定的期限內(nèi)作出書面答復(fù)。
7.3.2存在下列情形之一的,公司可以單方解除合同,經(jīng)辦人應(yīng)當及時向公司合同的審批程序原審批人員報告情況。
7.3.2.1因不可抗力致使不能履行合同的;
7.3.2.2在履行期限屆滿之前,對方明確表示或者以自己的行為表明不履行主要債務(wù);
7.3.2.3對方遲延履行主要債務(wù),經(jīng)催告后在合理期限內(nèi)仍未履行;
7.3.2.4對方遲延履行債務(wù)或其他違約行為致使不能實現(xiàn)合同目的;
7.3.2.5法律規(guī)定的其他情形。
7.4變更或解除合同的,應(yīng)當采用書面形式(包括書信、電報)。
8.合同檔案的日常管理
8.1本公司實行二級合同管理,公司總經(jīng)理辦公室全面負責公司的合同原件管理,相關(guān)職能部門/項目留存合同的復(fù)印件�？偨�(jīng)理辦公室會同有關(guān)職能部門/項目認真做好合同管理的基礎(chǔ)工作。具體如下:
8.1.2.1建立合同檔案;
8.1.2.2建立合同管理臺帳;
8.1.2.3填寫'合同情況月報表'。
8.2公司的公章專人管理,公司的空白合同、授權(quán)委托書也由專人管理,公司所有合同、授權(quán)委托書均由總辦統(tǒng)一登記編號、經(jīng)辦人簽名,并記錄領(lǐng)取情況,業(yè)務(wù)人員不得隨身攜帶合同專用章或已蓋章的空白授權(quán)委托書、空白合同出外,特殊情況由總經(jīng)理批準的除外。
合同專用章、蓋章的空白合同、授權(quán)委托書、已簽訂的合同有遺失的,應(yīng)及時向當?shù)毓矙C關(guān)報案,并登報聲明。
8.3合同有關(guān)的送貨回單,增值稅發(fā)票收據(jù)以及業(yè)務(wù)往來傳真、信函、對帳單等資料,職能部門/項目應(yīng)自行保管好;重要資料應(yīng)將原件交總經(jīng)辦隨合同保管。
8.4合同經(jīng)辦人員與本公司終止勞動關(guān)系前應(yīng)把有關(guān)材料及空白合同、名片、委托書移交完畢,經(jīng)總經(jīng)辦和有關(guān)部門確認后方可辦理有關(guān)手續(xù)。
合同經(jīng)辦人員與本公司終止勞動關(guān)系或因其他原因發(fā)生變更的,總經(jīng)辦應(yīng)在情況發(fā)生當日二周內(nèi)書面告知各有關(guān)單位。
9.考核與獎懲
9.1公司、所屬各項目全體職員應(yīng)當嚴格遵守本制度,有效訂立、履行合同,切實維護公司的整體利益。總經(jīng)辦負責本制度執(zhí)行情況的監(jiān)督考核。
9.2對在合同簽訂、::履行過程中發(fā)現(xiàn)重大問題,積極采取補救措施,使本公司避免重大經(jīng)濟損失以及在經(jīng)濟糾紛處理過程中,避免或挽回重大經(jīng)濟損失的,予以獎勵。
9.3合同經(jīng)辦人員出現(xiàn)下列情況之一,給公司造成損失的,公司將依法向責任人員追償損失:
9.3.1未經(jīng)授權(quán)批準或超越職權(quán)簽訂合同;
9.3.2擅自為他人提供合同專用章或蓋章的空白合同,授權(quán)委托書;
9.3.3應(yīng)當簽訂書面合同而未簽訂書面合同;
9.3.4工作疏忽導致公司違約造成損失的。
9.4合同經(jīng)辦人員出現(xiàn)下列情況之一,給公司造成損失的,公司酌情向有關(guān)人員追償損失:
9.4.1因工作過失致使公司被詐騙;
9.4.2公司履行合同未經(jīng)對方當事人確認;
9.4.3遺失重要證據(jù);
9.4.4發(fā)生糾紛后隱瞞不報或私自了結(jié)或報告避重就輕,事發(fā)后沒有立即報告公司的按隱瞞不報處理;
9.4.5合同專用章、蓋章的空白合同、授權(quán)委托書遺失未及時報案和報告;
9.4.6其他違反公司相關(guān)制度的。
9.5公司職員在簽訂、履行合同過程中觸犯刑法,構(gòu)成犯罪的,將依法移交司法機關(guān)處理。
9. 6 以上未明晰獎罰的行為均通過年度績效考核體現(xiàn)。
10、附則
10.1 本制度由廣州xx物業(yè)管理有限公司總經(jīng)辦負責解釋。
10.2 本制度由總經(jīng)理批準后生效,自頒布之日起執(zhí)行
物業(yè)公司合同管理制度2
一、公司對外簽訂的各類合同一律適用本制度。
二、合同管理是公司管理的一項重要內(nèi)容,做好合同管理,對于公司經(jīng)濟活動的開展和經(jīng)濟利益的取得,都有積極的`意義。
公司干部職工必須嚴格遵守、切實執(zhí)行本制度。
各有關(guān)部門必須互相配合,共同努力,做好合同管理工作。
三、合同談判須由總經(jīng)理或副總經(jīng)理與相關(guān)部門負責人共同參加,不得一個人直接與對方談判合同。
四、簽訂合同必須遵守國家的法律、政策及有關(guān)規(guī)定。
對外簽訂合同,除法定代表人外,必須是持有法人委托書的法人委托人,法人委托人必須對本企業(yè)負責。
五、簽約人在簽訂合同之前,必須認真了解對方當事人的情況。
六、簽訂合同必須貫徹“平等互利、協(xié)商一致、等價有償”的原則和“價廉物美、擇優(yōu)簽約”的原則。
七、合同對各方當事人權(quán)利、義務(wù)的規(guī)定必須明確、具體,文字表達要清楚、準確。
八、雙方都必須使用合同專用章,原則上不使用公章,嚴禁使用財務(wù)章或業(yè)務(wù)章,注明合同有效期限。
九、任何人對外簽訂合同,都必須以維護本公司合法權(quán)益和提高經(jīng)濟效益為宗旨,決不允許在簽訂合同時假公濟私、損公肥私、謀取私利,違者依法嚴懲。
十、變更、解除合同,一律必需采用書面形式(包括當事人雙方的信件、函電等),口頭形式一律無效。
十一、變更、解除合同的協(xié)議在未達成或未批準之前,原合同仍有效,仍應(yīng)履行。
但特殊情況經(jīng)雙方一致同意的例外。
十二、合同管理總經(jīng)理負總責,歸口管理部門為財務(wù)部、辦公室。
十三、公司所有合同均由辦公室統(tǒng)一登記編號、經(jīng)辦人簽名后,按審批權(quán)限總經(jīng)理或其他書面授權(quán)人簽署。
物業(yè)公司合同管理制度3
1.0目的
規(guī)范合同的評審、簽署、履約跟進、歸檔管理工作程序,確保公司利益、信譽得到保障。
2.0適用范圍
適用于物業(yè)管理公司所有合同的管理工作。
3.0職責
3.1總經(jīng)理負責公司所有合同的簽署及重要合同的評審。
3.2人事行政部負責本項目合同審核、監(jiān)管及歸檔(包括員工勞動合同)。
3.3各部門負責人負責合同的履約執(zhí)行。
4.0程序要點
4.1合同管理的范圍:包括對外提供服務(wù)的合同和對外委托服務(wù)的合同。
4.1.1對外提供服務(wù)的合同,包括以下幾類:
(1)開發(fā)/建設(shè)單位或業(yè)主委員會委托進行物業(yè)管理的合同;
(2)投標書;
(3)對外租賃合同;
(4)公司承諾提供的常規(guī)服務(wù)和管理合同;
(5)顧客(業(yè)主、住戶或其他委托方)委托公司進行采購、安裝、修繕、裝修、貯存、檢修、保養(yǎng)、清潔、搬運及其他有償服務(wù)的合同;
(6)公司車庫、車棚、車位使用或泊車合同;
(7)其他對外提供服務(wù)的合同。
4.1.2對外委托服務(wù)的合同,包括以下幾類:
(1)采購合同;
(2)招標合同;
(3)勞動合同;
(4)公司委托顧客(供應(yīng)商或其他受委托單位)進行采購、安裝、修繕、裝修、貯存、檢修、保養(yǎng)、清潔、搬運等合同;
(5)其他須進行對外委托服務(wù)的合同。
4.2合同的形式包括以下幾種形式。
4.2.1書面的和非書面的。
4.2.2協(xié)議或其他法規(guī)性文件的規(guī)定和要求。
4.2.3規(guī)范合同和格式合同。
4.2.4口頭承諾。
4.2.5招、投標書。
4.3合同的制定。
4.3.1一般情況下由合同的執(zhí)行部門負責制定,其內(nèi)容包括以下條款:
(1)標的;
(2)數(shù)量和質(zhì)量(或工作內(nèi)容);
(3)價款或酬金;
(4)履約期限、地點方式及其他履約條件;
(5)合同終止條件;
(6)違約責任;
(7)專用合同約定的其他必要條款。
4.3.2各種合同若有合同范本,可依照合同范本填寫或修改各項條款。
4.4合同的評審。
4.4.1評審權(quán)限:
(1)標的在10萬元以下的合同,由總經(jīng)理委托分管副總經(jīng)理組織合同執(zhí)行部門及人事行政部經(jīng)理進行評審;
(2)標的在10萬~50萬元的合同,由總經(jīng)理組織有關(guān)人員進行評審;
(3)標的在50萬元以上的合同,由董事會進行評審。
4.4.2評審內(nèi)容。
(1)對外提供服務(wù)合同的評審內(nèi)容:
公司的履約能力;
顧客提供的`價格;
合同的風險;
合同的條款是否明確;
合同是否合法;
合同的社會效益;
其他需要評審的內(nèi)容。
(2)對外委托服務(wù)合同的評審內(nèi)容:
分供方的履約能力;
分供方提供的價格;
分供方的信譽;
分供方提供服務(wù)的售后服務(wù);
合同的條款是否明確;
合同是否違法;
合同的風險;
合同履約監(jiān)控能力;
其他需要評審的內(nèi)容。
4.5合同的簽署與生效。
4.5.1合同經(jīng)評審合格,由總經(jīng)理簽署。非書面的合同除外。
4.5.2經(jīng)總經(jīng)理簽署的合同按印章管理規(guī)定辦理蓋章審批手續(xù)。
4.5.3所有書面合同均須加蓋公司印章,合同頁數(shù)在一頁以上的必須加蓋騎縫章。
4.5.4經(jīng)簽署并加蓋公司印章的合同正式生效,須公證的合同,經(jīng)公證后生效。
4.5.5公司承諾提供常規(guī)服務(wù)和管理的合同簽署與蓋章形式不受以上條款的限制。
4.5.6生效的合同原則上一式四份,公司與顧客各兩份,需進行公證的須報公證機關(guān)一份備案。
4.6合同的編號與歸檔。
4.6.1書面合同統(tǒng)一進行編號,編號的方法按檔案管理的規(guī)定辦理。
4.6.2一般情況下書面合同由公司人事行政部統(tǒng)一歸檔(經(jīng)總經(jīng)理審批同意,由其他部門保管的除外),歸檔方法按檔案管理的有關(guān)規(guī)定辦理。
4.6.3公司歸檔合同原件,合同履行完畢或需分階段付款的,報財務(wù)部存檔一份,部門需按合同條款監(jiān)督顧客履約的,按檔案管理的有關(guān)規(guī)定辦理復(fù)印審批程序后,由部門負責人保管一份復(fù)印件。合同執(zhí)行完畢后,須將合同返還公司歸檔。
4.6.4合同條款涉及保密事項的,有關(guān)部門均承擔保密責任。
4.7合同的履約。
4.7.1對外提供服務(wù)的合同,由提供合同服務(wù)的部門負責履約,重要的合同由總經(jīng)理或人事行政部監(jiān)督履約。
4.7.2對外委托服務(wù)的合同,由合同執(zhí)行部門監(jiān)督分供方履約,重要的合同由總經(jīng)理或人事行政部監(jiān)督履約。
4.7.3合同執(zhí)行部門須將合同履約階段性情況向總經(jīng)理匯報,重要合同須以書面形式匯報。
4.7.4公司監(jiān)控所有書面合同(員工勞動合同除外)的履約進度,對違反合同進度的及時向總經(jīng)理匯報。
4.7.5合同履約完畢,對重要合同的執(zhí)行效果再次進行評審。
4.8合同的變更與廢止。
合同雙方不能履約或不能完全履約或合同中須變更廢止情況出現(xiàn)需進行合同條款變更或廢止時,由合同執(zhí)行部門向人事行政部提出合同變更申請,人事行政部按合同評審程序跟進評審變更條款或廢止合同,重要合同由總經(jīng)理直接組織變更條款或廢止合同。
4.9合同的續(xù)約。
合同期滿且需辦理續(xù)約的,由合同執(zhí)行部門按合同要求提前通知人事行政部,由人事行政部經(jīng)理按合同評審程序跟進評審,重要合同由總經(jīng)理直接組織合同評審。
4.10合同的統(tǒng)計。
每年12月31日前,由人事行政部對書面合同進行清查統(tǒng)計,寫出專題報告。專題報告內(nèi)容
包括:合同清單,履約完成情況,存在或需跟進的問題等報總經(jīng)理審閱。總經(jīng)理給出批示意見,由人事行政部按總經(jīng)理批示意見辦理。
5.0相關(guān)記錄表格
5.1《合同臺帳》文件編碼:cd/jy/qr/006
5.1《合同評審表》文件編碼:cd/jy/qr/007
6.0相關(guān)支持性文件
物業(yè)公司合同管理制度4
為加強合同管理,避免失誤,提高經(jīng)濟效益,根據(jù)《合同法》及其他有關(guān)法規(guī)的規(guī)定,結(jié)合公司的實際情況,制訂本辦法。
第一條公司對外簽訂的各類合同一律適用本辦法。
第二條合同管理是企業(yè)管理的一項重要內(nèi)容,搞好合同管理,對于公司經(jīng)營活動的開展和經(jīng)濟利益的取得,都有重要的作用,公司法人委托人以及其他有關(guān)人員,都必須嚴格遵守、認真執(zhí)行本辦法。
第三條合同談判須由總經(jīng)理、副總經(jīng)理或區(qū)域經(jīng)理與相關(guān)部門負責人共同參加,不得一個人直接與對方談判合同。
第四條簽訂合同必須遵守國家的法律、政策及有關(guān)規(guī)定。對外簽訂合同,除法定代表人外,必須是持有法人委托書的法人委托人,法人委托人必須對本企業(yè)負責。
第五條簽約人在簽訂合同之前,必須認真了解對方當事人的情況。
第六條簽訂合同必須貫徹“平等互利、協(xié)商一致、等價有償”的原則和“價廉物美、擇優(yōu)簽約”的原則。
第七條合同一律采用書面格式,并必須采用規(guī)范和法律認可的統(tǒng)一合同文本。
第八條合同對各方當事人權(quán)利、義務(wù)的規(guī)定必須明確、具體,文字表達要清楚、準確。
第九條簽訂合同:除合同履行地在我方所在地外,簽約時應(yīng)力爭協(xié)議合同由我方所在市人民法院管轄。
第十條合同在正式簽訂前,必須按規(guī)定上報總經(jīng)理審查批準后,方能正式簽訂。
第十一條合同審批權(quán)限如下:
一般情況下合同由董事會授權(quán)總經(jīng)理審批。
標的超過50萬元以上(含50萬元)的合同由董事會審批,并由法人代表直接簽訂或授權(quán)總經(jīng)理簽訂合同。
第十二條合同原則上由綜合辦公室具體經(jīng)辦,擬訂初稿后經(jīng)各級主管審查并按合同審批權(quán)限審批。合同審查的要點是:
1、合同的合法性。包括:當事人有無簽訂、履行該合同的權(quán)利能力和行為能力;合同內(nèi)容是否符合國家法律、政策和本制度規(guī)定。
2、合同的嚴密性。包括:合同應(yīng)具備的條款是否齊全;當事人雙方的權(quán)利、義務(wù)是否具體、明確;文字表述是否確切無誤。
3、合同的可行性。包括:當事人雙方特別是對方是否具備履行合同的能力、條件;預(yù)計取得的經(jīng)濟效益和可能承擔的風險;合同非正常履行時可能受到的`經(jīng)濟損失。
第十三條根據(jù)法律規(guī)定或?qū)嶋H需要,合同可以呈報上級主管機關(guān)鑒證、批準,或報工商行政管理部門鑒證,或請公證處公證。
第十四條合同依法成立,既具有法律約束力。一切與合同有關(guān)的部門、人員都必須本著“重合同、守信譽”的原則,嚴格執(zhí)行合同所規(guī)定的義務(wù),確保合同的實際履行或全面履行。
第十五條合同履行完畢的標準,應(yīng)以合同條款或法律規(guī)定為準。沒有合同條款或法律規(guī)定的,一般應(yīng)以物資交清,工程竣工并驗收合格、價款結(jié)清、無遺留交涉手續(xù)為準。
第十六條總經(jīng)理、副總經(jīng)理、區(qū)域經(jīng)理、財務(wù)部及有關(guān)部門負責人應(yīng)隨時了解、掌握合同的履行情況,發(fā)現(xiàn)問題及時處理或匯報。否則,造成合同不能履行、不能完全履行的,要追究有關(guān)人員的責任。
第十七條在合同履行過程中,碰到困難的,首先應(yīng)盡一切努力克服困難,盡力保障合同的履行。如實際履行或適當履行確有人力不可克服的困難而需變更,解除合同時,應(yīng)在法律規(guī)定或合理期限內(nèi)與對方當事人進行協(xié)商。
第十八條對方當事人提出變更、解除合同的,應(yīng)從維護本公司合法權(quán)益出發(fā),從嚴控制。
第十九條變更、解除合同,必須符合《合同法》的規(guī)定,并應(yīng)在公司內(nèi)辦理有關(guān)的手續(xù)。
第二十條變更、解除合同的手續(xù),應(yīng)按本辦法規(guī)定的審批權(quán)限和程序執(zhí)行。
第二十一條變更、解除合同,一律必須采用書面形式,口頭形式一律無效。
第二十二條變更、解除合同的協(xié)議在未達成或未批準之前,原合同仍有效,仍應(yīng)履行。但特殊情況經(jīng)雙方一致同意的例外。
第二十三條因變更、解除合同而使當事人的利益遭受損失的,除法律允許免責任的以外,均應(yīng)承擔相應(yīng)的責任,并在變更、解除合同的協(xié)議書中明確規(guī)定。
第二十四條合同在履行過程中如與對方當事人發(fā)生糾紛的,應(yīng)按《合同法》等有關(guān)法規(guī)和本辦法規(guī)定妥善處理。
第二十五條合同糾紛應(yīng)由分管副總經(jīng)理負責處理,經(jīng)辦人對糾紛的處理必須具體負責到底。
第二十六條處理合同糾紛的原則是:
1、堅持以事實為依據(jù)、以法律為準繩,法律未作規(guī)定的,以國家相關(guān)政策或合同條款為準。
2、以雙方協(xié)商解決為基本辦法。糾紛發(fā)生后,分管部門的副總經(jīng)理及相關(guān)部門負責人應(yīng)及時與對方當事人友好協(xié)商,在既維護本公司合法權(quán)益,又不侵犯對方合法權(quán)益的基礎(chǔ)上,互諒互讓,達成協(xié)議,解決糾紛。
3、因?qū)Ψ截熑我鸬募m紛,應(yīng)堅持原則,保障我方合法權(quán)益不受侵犯;因我方責任引起的糾紛,應(yīng)尊重對方的合法權(quán)益,主動承擔責任,并盡量采取補救措施,減少我方損失;因雙方責任引起的糾紛,應(yīng)實事求是,分清主次,合情合理解決。
第二十七條在處理糾紛時,分管副總經(jīng)理及相關(guān)部門負責人應(yīng)加強聯(lián)系,及時溝通,積極主動地做好應(yīng)做的工作,不互相推諉,統(tǒng)一意見,統(tǒng)一行動。
第二十八條合同糾紛的提出,加上由我方與當事人協(xié)商處理糾紛的時間,應(yīng)在法律規(guī)定的時效內(nèi)進行,并必須考慮有申請仲裁或起訴的足夠的時間。
第二十九條凡由法律顧問處理的合同糾紛,有關(guān)部門必須主動提供有關(guān)證據(jù)材料。
第三十條對于合同糾紛經(jīng)雙方協(xié)商達成一致意見的,應(yīng)簽訂書面協(xié)議,由雙方代表簽字并加蓋雙方單位公章或合同專用章。
第三十一條對雙方已經(jīng)簽署的解決合同糾紛的協(xié)議書,上級主管機關(guān)或仲裁機關(guān)的調(diào)解書、仲裁書,在正式生效后,應(yīng)復(fù)印若干份,分別送與對該糾紛處理及履行有關(guān)的部門收執(zhí),各部門應(yīng)由專人負責該文書執(zhí)行的了解或履行。
第三十二條對于當事人在規(guī)定的期限屆滿時沒有執(zhí)行上述文書中有關(guān)規(guī)定的,承辦人應(yīng)及時向主管領(lǐng)導匯報。
第三十三條對方當事人逾期不履行已經(jīng)發(fā)生法律效力的調(diào)解書、仲裁決定書或判決書的,可向人民法院申請執(zhí)行。
第三十四條在向人民法院提交申請執(zhí)行書之前,有關(guān)部門應(yīng)認真檢查對方的執(zhí)行情況,防止差錯。執(zhí)行中若達成和解協(xié)議的,應(yīng)制作協(xié)議書并按協(xié)議書規(guī)定辦理。
第三十五條合同糾紛處理或執(zhí)行完畢的,應(yīng)及時通知有關(guān)單位,并將有關(guān)資料匯總、歸檔,以備考。
第三十六條本公司合同管理具體是:
由總經(jīng)理總負責,歸口管理部門為綜合辦公室、財務(wù)部。副總經(jīng)理、總經(jīng)理助理可以根據(jù)工作需要查閱相關(guān)合同,合同借閱須
經(jīng)總經(jīng)理批準,并保證合同內(nèi)容不外泄。
第三十七條公司所有合同均由綜合辦公室統(tǒng)一登記編號,按審批權(quán)限分別由董事長、總經(jīng)理或其他書面授權(quán)人簽署。
第三十八條綜合辦公室會同有關(guān)部門認真做好合同管理的基礎(chǔ)工作。具體如下:
1、建立合同檔案;
2、建立合同管理臺帳;
3、填寫“合同情況月報”。
第三十九條其他
本辦法經(jīng)公司董事會審議通過后執(zhí)行。
物業(yè)公司合同管理制度5
一、公司對外簽訂的各類合同一律適用本制度。
二、合同管理是公司管理的一項重要內(nèi)容,做好合同管理,對于公司經(jīng)濟活動的開展和經(jīng)濟利益的取得,都有積極的意義。公司干部職工必須嚴格遵守、切實執(zhí)行本制度。各有關(guān)部門必須互相配合,共同努力,做好合同管理工作。
三、合同談判須由總經(jīng)理或副總經(jīng)理與相關(guān)部門負責人共同參加,不得一個人直接與對方談判合同。
四、簽訂合同必須遵守國家的法律、政策及有關(guān)規(guī)定。對外簽訂合同,除法定代表人外,必須是持有法人委托書的法人委托人,法人委托人必須對本企業(yè)負責。
五、簽約人在簽訂合同之前,必須認真了解對方當事人的`情況。
六、簽訂合同必須貫徹“平等互利、協(xié)商一致、等價有償”的原則和“價廉物美、擇優(yōu)簽約”的原則。
七、合同對各方當事人權(quán)利、義務(wù)的規(guī)定必須明確、具體,文字表達要清楚、準確。
八、雙方都必須使用合同專用章,原則上不使用公章,嚴禁使用財務(wù)章或業(yè)務(wù)章,注明合同有效期限。
九、任何人對外簽訂合同,都必須以維護本公司合法權(quán)益和提高經(jīng)濟效益為宗旨,決不允許在簽訂合同時假公濟私、損公肥私、謀取私利,違者依法嚴懲。
十、變更、解除合同,一律必需采用書面形式(包括當事人雙方的信件、函電等),口頭形式一律無效。
十一、變更、解除合同的協(xié)議在未達成或未批準之前,原合同仍有效,仍應(yīng)履行。但特殊情況經(jīng)雙方一致同意的例外。
十二、合同管理總經(jīng)理負總責,歸口管理部門為財務(wù)部、辦公室。
十三、公司所有合同均由辦公室統(tǒng)一登記編號、經(jīng)辦人簽名后,按審批權(quán)限總經(jīng)理或其他書面授權(quán)人簽署。
物業(yè)公司合同管理制度6
一、合同的簽訂按照質(zhì)量管理程序文件辦理。
二、對外簽訂的各類經(jīng)濟合同,按以下程序辦理:
(一)對外簽訂的經(jīng)濟合同必須經(jīng)公司總經(jīng)理同意,才可辦理加蓋合同專用章手續(xù)。
(二)各部門保存合同復(fù)印件,監(jiān)管合同條款執(zhí)行情況。
(三)財務(wù)會計保存合同復(fù)印件,監(jiān)管應(yīng)收應(yīng)付款項。
三、合同章由行政人事部管理,并由主管負責保管和使用。
四、印章保管人在使用合同章時要進行登記,登記內(nèi)容包括:日期、合同名稱、蓋印份數(shù)、承辦人、批準人等。
五、未經(jīng)批準,印章保管人不得將合同章交予其他人員攜帶和使用;不得在空白的'合同文本上加蓋合同章。如有特殊情況需要,須經(jīng)公司總經(jīng)理批準。
六、行政人事部對所有經(jīng)濟合同文本進行分類、編號、建檔。
七、因工作需要使用合同文本時,須經(jīng)公司總經(jīng)理批準,辦理借閱手續(xù),并在一周內(nèi)歸還。如因特殊情況須延長使用期限,須經(jīng)重新辦理申請。
物業(yè)公司合同管理制度7
根據(jù)國家法律、法規(guī)及省市相關(guān)規(guī)定,按照學校合同管理辦法,結(jié)合公司實際,特制定本辦法。
一、合同管理原則
(一)各類合同的制定、實施和管理必須嚴格遵守國家法律、法規(guī),認真履行合同法以及省市有關(guān)規(guī)定,依法辦事。
(二)合同是對外經(jīng)濟活動的重要依據(jù),凡參與合同訂立、實施和管理的部門及個人必須堅持原則,從嚴把關(guān),堅決維護學校、公司利益。
(三)合同管理實行的原則是:歸口管理、分類實施。合同管理歸口部門是行政辦公室。各部門要指定專人負責合同管理與實施。
(四)本辦法適用于公司各部門。
二、合同簽訂流程
(一)合同的起草:合同起草公司(單位)或個人必須嚴格遵守國家法律、法規(guī)及省市有關(guān)規(guī)定,合同文本應(yīng)做到條款清晰、標的準確、責任分明。
(二)合同的審核:合同由要約事件的責任部門委派專人初審,并經(jīng)責任部門負責人審核簽字蓋章后,報送學校資產(chǎn)管理處合同管理科或公司法律顧問,申請法律顧問進行審核。合同要約責任部門負責協(xié)調(diào)相關(guān)單位按照學校法律顧問意見修改合同,并將修訂稿報送行政辦公室,由行政辦公室報送合同管理科或法律顧問進行復(fù)審,經(jīng)復(fù)審?fù)ㄟ^后,履行會簽程序。
(三)合同的'會簽:合同提交領(lǐng)導審批前,必須實行嚴格的會簽制度,未經(jīng)會簽的合同文件不得提交校領(lǐng)導審批和對外發(fā)送。
1.會簽程序:合同文件首先由合同要約責任部門進行初審會簽,部門負責人確認簽字蓋章后,報送行政辦公室;其次,由行政辦公室按照公司領(lǐng)導指示確定應(yīng)會簽的相關(guān)部門,由相關(guān)部門負責人簽字蓋章;最后,會簽單返回行政辦公室,辦公室負責人簽字蓋章后,提交公司領(lǐng)導。
2.合同會簽制度是合同管理的重要程序,會簽部門應(yīng)認真審閱合同文本,確保合同的合法性、可行性。合同要約責任部門在收到不同會簽意見,認真研究后將研究結(jié)果通知會簽部門,取得一致意見后報送至行政辦公室,由行政辦公室將合同報送至合同管理科,進入送審批準程序。
3.部門會簽時間一般情況下在三個工作日內(nèi)完成。
(四)合同的簽訂:行政辦公室負責將公司合同審批單、合同正本(一式四份)、合同會簽單提交公司領(lǐng)導,公司領(lǐng)導簽字、蓋章后,行政辦公室將合同審批單、合同正本原件(一份)備案,必要時還需交資產(chǎn)管理處合同管理科備案。
(五)合同發(fā)送:合同是公司重要的機密文件,必須嚴格遵守公司保密規(guī)定,控制發(fā)送,
非責任部門不得持有合同文本。對外因工作需要發(fā)送合同文本時,必須經(jīng)主管總經(jīng)理批準后方可辦理。
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