HR必看的Excel技巧

時(shí)間：2023-08-25 11:55:27 進(jìn)利 HR指南我要投稿

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HR必看的Excel技巧

　　對(duì)于HR來(lái)說(shuō)，需要做的就是在公司員工信息表中，將當(dāng)天過(guò)生日的同事，高亮顯示出來(lái)。因?yàn)楣救硕�，可能�?huì)經(jīng)常有人過(guò)生日，所以這個(gè)員工生日提醒需要做成自動(dòng)化。下面是小編為大家搜集整理出來(lái)的有關(guān)于HR必看的Excel技巧，希望可以幫助到大家！

　　Excel數(shù)據(jù)源如下：

　　今天是2017年4月23日，咱們假定將今天過(guò)生日的同事的日期列填充黃色，效果如下：

　　1.選擇D2：D20單元格區(qū)域。

　　2.點(diǎn)擊“開(kāi)始——條件格式——新建規(guī)則——使用公式確定要設(shè)置格式的單元格”。

　　“為符合此公式的值設(shè)置格式”框中輸入公式：=DATE(YEAR(TODAY()),MONTH(D2),DAY(D2))=TODAY()

　　然后，點(diǎn)擊“格式”，打開(kāi)“設(shè)置單元格格式”，將符合條件的單元格填充黃色。

　　上面公式的意思解釋：

　　date函數(shù)返回一個(gè)日期，三個(gè)參數(shù)，分別是年月日。小雅的思路，每個(gè)人每一年都有生日，因此我們用year(today())取出當(dāng)年的年。接下來(lái)是月和日，用month取出出生那天的月，用day取出出生那天的日，然后和today()對(duì)比，如果相等返回TRUE，日期單元格就填充黃色。

　　Excel導(dǎo)入外部數(shù)據(jù)的方法

　　Microsoft Office Excel連接外部數(shù)據(jù)的主要好處是可以在Excel中定期分析此數(shù)據(jù)，而不用重復(fù)復(fù)制數(shù)據(jù)，復(fù)制操作不僅耗時(shí)而且容易出錯(cuò)。連接到外部數(shù)據(jù)之后，還可以自動(dòng)刷新(或更新)來(lái)自原始數(shù)據(jù)源的Excel工作簿，而不論該數(shù)據(jù)源是否用新信息進(jìn)行了更新。

　　安全性您的計(jì)算機(jī)可能禁用與外部數(shù)據(jù)的連接。若要在打開(kāi)工作簿時(shí)連接到數(shù)據(jù)，必須通過(guò)使用“信任中心”欄或者將工作簿放在受信任位置來(lái)啟用數(shù)據(jù)連接。

　　在“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡上的“獲取外部數(shù)據(jù)”組中，單擊“現(xiàn)有連接”。

　　將顯示“現(xiàn)有連接”對(duì)話框。

　　在該對(duì)話框頂部的“顯示”下拉列表中，執(zhí)行下列操作之一：

　　若要顯示所有連接，請(qǐng)單擊“所有連接”。這是默認(rèn)選項(xiàng)。

　　若要只顯示最近使用的連接的列表，請(qǐng)單擊“此工作簿中的連接”。

　　此列表是從以下連接創(chuàng)建的：已經(jīng)定義的連接、使用數(shù)據(jù)連接向?qū)У摹斑x擇數(shù)據(jù)源”對(duì)話框創(chuàng)建的連接或者以前在該對(duì)話框中選擇的連接。

　　若要只顯示計(jì)算機(jī)上可用的連接，請(qǐng)單擊“此計(jì)算機(jī)的連接文件”。

　　此列表是從通常存儲(chǔ)在“我的文檔”中的“我的數(shù)據(jù)源”文件夾創(chuàng)建的。

　　若要只顯示網(wǎng)絡(luò)上可訪問(wèn)連接文件的可用連接，請(qǐng)單擊“網(wǎng)絡(luò)的連接文件”。

　　此列表是從 Microsoft Office SharePoint Server 2007 網(wǎng)站上的ExcelServices 數(shù)據(jù)連接庫(kù) (DCL) 創(chuàng)建的。DCL 是 Microsoft Office SharePoint Services 2007 網(wǎng)站上的一個(gè)文檔庫(kù)，其中包含一個(gè) Office 數(shù)據(jù)連接 (ODC) 文件 (.odc) 的集合。DCL 通常由網(wǎng)站管理員設(shè)置，網(wǎng)站管理員還可以將 SharePoint 網(wǎng)站配置為在“外部連接”對(duì)話框中顯示此 DCL 中的 ODC 文件。有關(guān)詳細(xì)信息，請(qǐng)參閱 Office SharePoint Server 2007 管理中心幫助。

　　如果沒(méi)有看到所需的連接，則可以單擊“瀏覽更多”以顯示“選取數(shù)據(jù)源”對(duì)話框，然后單擊“新建源”啟動(dòng)數(shù)據(jù)連接向?qū)�，從而�?chuàng)建連接。

　　注釋如果從“網(wǎng)絡(luò)的連接文件”或“此計(jì)算機(jī)上的連接文件”類別中選擇連接，則連接文件將作為新工作簿連接復(fù)制到工作簿中，然后將用作新連接信息。

　　選擇所需的連接，然后單擊“打開(kāi)”。

　　將顯示“導(dǎo)入數(shù)據(jù)”對(duì)話框。

　　在“請(qǐng)選擇該數(shù)據(jù)在工作簿中的顯示方式”下，執(zhí)行下列操作之一：

　　若要?jiǎng)?chuàng)建表以進(jìn)行簡(jiǎn)單排序和篩選，請(qǐng)單擊“表”。

　　若要?jiǎng)?chuàng)建數(shù)據(jù)透視表以通過(guò)聚合及合計(jì)數(shù)據(jù)來(lái)匯總大量數(shù)據(jù)，請(qǐng)單擊“數(shù)據(jù)透視表”。

　　若要?jiǎng)?chuàng)建數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖以可視地匯總數(shù)據(jù)，請(qǐng)單擊“數(shù)據(jù)透視圖和數(shù)據(jù)透視表”。

　　若要將所選連接存儲(chǔ)在工作簿中以便今后使用，請(qǐng)單擊“僅創(chuàng)建連接”。

　　使用此選項(xiàng)將選定的連接存儲(chǔ)到工作簿中以備后用。例如，如果要連接到聯(lián)機(jī)分析處理 (OLAP) 多維數(shù)據(jù)集數(shù)據(jù)源，而且打算通過(guò)使用“轉(zhuǎn)換為公式”命令(在“選項(xiàng)”選項(xiàng)卡上的“工具”組中，單擊“OLAP 工具”)將數(shù)據(jù)透視表單元格轉(zhuǎn)換為工作表公式，則可以使用此選項(xiàng)，因?yàn)椴槐乇４鏀?shù)據(jù)透視表。

　　注釋這些選項(xiàng)并非對(duì)于所有類型的數(shù)據(jù)連接(包括文本、Web 查詢和 XML)都可用。

　　在“數(shù)據(jù)的放置位置”下，執(zhí)行下列操作之一：

　　若要將數(shù)據(jù)透視表或數(shù)據(jù)透視圖放在現(xiàn)有的工作表中，請(qǐng)選擇“現(xiàn)有工作表”，然后鍵入要放置數(shù)據(jù)透視表的單元格區(qū)域的第一個(gè)單元格。

　　也可以單擊“壓縮對(duì)話框”以臨時(shí)隱藏對(duì)話框，在工作表上選擇單元格以后，再按“展開(kāi)對(duì)話框”。

　　若要將數(shù)據(jù)透視表放在新工作表中，并以單元格 A1 為起始位置，請(qǐng)單擊“新建工作表”。

　　或者，可以通過(guò)以下方法來(lái)更改連接屬性：?jiǎn)螕簟皩傩浴�、在“連接屬性”、“外部數(shù)據(jù)區(qū)域”或“XML 映射屬性”對(duì)話框中進(jìn)行更改，然后單擊“確定”。

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