關(guān)于檔案數(shù)字化建設(shè)的若干考量
一、檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容
檔案數(shù)字化建設(shè)，不僅包括各種機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位檔案室的數(shù)字化建設(shè)，還包括各級(jí)各類檔案館的數(shù)字化建設(shè)。在檔案數(shù)字化建設(shè)中，實(shí)際上必須同時(shí)進(jìn)行兩項(xiàng)工作：一是把非數(shù)字檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的電子檔案;二是電子文件(檔案)的非數(shù)字化過程，即把已經(jīng)生成的電子文件(檔案)及時(shí)輸出打印為紙質(zhì)文件(檔案)存檔。而后一項(xiàng)工作，對于檔案室而言尤為重要，因?yàn)樗婕暗綑n案能否長期保存下去的問題， 即能不能把今天的歷史長期保存下去的問題。這是檔案室在檔案數(shù)字化建設(shè)中的歷史使命。如果說檔案室與檔案館在檔案數(shù)字化建設(shè)中有什么不同的話，就是檔案室在檔案數(shù)字化過程中， 比檔案館承擔(dān)著更多的保存歷史的任務(wù)。就是說，檔案室在檔案數(shù)字化過程中，一方面要把過去歷史上形成的非數(shù)字檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的電-y=檔案;另一方面要指導(dǎo)文件形成部門將電子文件與紙質(zhì)文件同時(shí)存檔保存。
當(dāng)然，這不是說檔案館的數(shù)字化建設(shè)就顯得輕松和容易。檔案館既要把過去歷史上形成的非數(shù)字檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，還要在接收檔案進(jìn)館時(shí)，按雙軌制管理的要求， 一方面要接收檔案室移交的紙質(zhì)檔案及其他非數(shù)字檔案;另一方面要接收檔案室與非數(shù)字檔案并行的數(shù)字化檔案�？墒牵瑪�(shù)字化檔案如何接收就是一個(gè)新問題。是實(shí)際接收，即將檔案室的電子檔案復(fù)制或通過網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)綑n案館;還是虛擬接收，即以檔案室保存的電子檔案為基礎(chǔ)，制定法律和規(guī)章制度，通過網(wǎng)絡(luò)與檔案室分享其電子檔案的管理和使用，建立虛擬數(shù)字檔案館。這其中涉及方方面面的問題，均須加以研究和解決。此外，檔案數(shù)字化建設(shè)絕不僅僅是將紙質(zhì)檔案及其他非數(shù)字檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)-7-檔案儲(chǔ)存保管起來那樣簡單，它有著相當(dāng)廣泛的內(nèi)容和嚴(yán)格的要求，是檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程中三個(gè)階梯(觀念現(xiàn)代化、建立健全科學(xué)的管理制度、采用現(xiàn)代技術(shù)管理檔案)中的第三個(gè)階梯�？梢�，在實(shí)踐中，檔案數(shù)字化建設(shè)絕不僅僅是單純的技術(shù)問題，必然涉及觀念的改變和管理理念的創(chuàng)新，以面對不斷產(chǎn)生的新問題。
二、檔案數(shù)字化建設(shè)的途徑
單就檔案數(shù)字化而言，其途徑是很多的。計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)錄入、電子掃描、數(shù)碼照相、模擬信息的計(jì)算機(jī)轉(zhuǎn)換等，都是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化的方法和途徑，但是，對過去已有的非數(shù)字檔案進(jìn)行數(shù)字化的時(shí)候，可否把過去形成的所有檔案， 回過頭來再重新一字一句地進(jìn)行計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)錄入呢?這當(dāng)然不行。第一，勞動(dòng)量太大，要完成現(xiàn)有非數(shù)字檔案的錄人工作，就如檔案著錄一樣，動(dòng)則需要幾十年時(shí)間;第二，重新錄入檔案文件，僅是完成了檔案文件信息內(nèi)容的錄入，而檔案原件的外觀原貌、真實(shí)可靠性標(biāo)志、法律地位和權(quán)威性等卻無法轉(zhuǎn)移到新錄入的電子版本中。這樣，數(shù)字化后的檔案就完全喪失了法律效用和憑證作用，成為不足為憑的依據(jù)。因此，對于過去形成的非數(shù)字檔案的數(shù)字化，只能采用電子掃描、數(shù)碼照相、縮微轉(zhuǎn)換等，才能實(shí)現(xiàn)檔案原文原貌的數(shù)字化儲(chǔ)存和利用。
三、檔案數(shù)字化建設(shè)中應(yīng)注意的問題
1.電子檔案的信息安全問題。檔案信息的丟失、篡改、盜取、遭受攻擊等，在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下可以隨時(shí)發(fā)生。如電子文件以數(shù)字形式記錄信息，使它很容易被篡改和刪除; 網(wǎng)絡(luò)中密碼易被破解，使其很容易被盜取， 也很容易遭受惡意攻擊而受到毀滅性破壞等。因此，不僅要采用已知的一切方法來加以防范，還要研究更加有效的措施來保護(hù)電子檔案信息安全。
2.元數(shù)據(jù)的管理問題。元數(shù)據(jù)是指描述電子文件數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，包括文件的格式、編排結(jié)構(gòu)、軟硬件環(huán)境以及文件和圖形處理軟件、字符集等數(shù)據(jù)。檔案數(shù)字化建設(shè)中，要在若干場合大量使用到元數(shù)據(jù)，如在編目中用元數(shù)據(jù)概括地描述檔案文件的形式和內(nèi)容; 在電子文件的存檔、保護(hù)、傳輸過程中用元數(shù)據(jù)來保證電子文件的法律地位、抗拒數(shù)據(jù)被修改以保證電子文件的真實(shí)性和可靠性;或者使用元數(shù)據(jù)來指明今后閱讀、復(fù)制電子文件的途徑等。元數(shù)據(jù)之于電子文件的種種功用及如何選擇使用元數(shù)據(jù)問題，不僅檔案部門在研究，圖書、文獻(xiàn)部門也在研究，我們可以借助一些外在的智力。而對于檔案部門自身而言，則要以元數(shù)據(jù)為杠桿推動(dòng)檔案著錄項(xiàng)目的研究，提升檔案的著錄水平。元數(shù)據(jù)究竟應(yīng)該怎樣選擇和使用是一門相對獨(dú)立的學(xué)問。筆者認(rèn)為， 電子檔案和傳統(tǒng)檔案管理中使用元數(shù)據(jù)的種種場合統(tǒng)統(tǒng)都可以看作是檔案著錄;著錄所使用的項(xiàng)目數(shù)據(jù)統(tǒng)統(tǒng)都可以看作是元數(shù)據(jù)。在編目、著錄和各種使用元數(shù)據(jù)的場合，其核心問題都是選擇元數(shù)據(jù)，而不是創(chuàng)造元數(shù)據(jù)，都僅僅是從檔案文件的內(nèi)容和形式中選擇元數(shù)據(jù)、確定元數(shù)據(jù)、抽取元數(shù)據(jù)、使用元數(shù)據(jù)。
3.檔案數(shù)字化建設(shè)的源動(dòng)力問題。進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)的目的，就是為了提高檔案管理效率和檔案服務(wù)的質(zhì)量。因此，進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)，一定要以“用”字當(dāng)頭，要把檔案數(shù)字化的成果，盡快運(yùn)用到檔案管理和檔案服務(wù)中去，絕不能為數(shù)字化而數(shù)字化。如那些總結(jié)工作、上報(bào)統(tǒng)計(jì)時(shí)標(biāo)榜的建立了多少數(shù)據(jù)庫、輸入了多少萬條目錄，而檔案的管理和利用還是不見成效的情況，實(shí)在屢見不鮮。“運(yùn)用”是檔案數(shù)字化建設(shè)的靈魂和動(dòng)力，只有積極運(yùn)用，才能促進(jìn)檔案數(shù)字化工作不斷改進(jìn)，不斷完善，保質(zhì)保量地持續(xù)進(jìn)行。