電算化會(huì)計(jì)檔案與傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案的比較論文
摘要：隨著經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展和現(xiàn)代信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，會(huì)計(jì)檔案的載體由原來(lái)單純的紙質(zhì)載體，變?yōu)榧堎|(zhì)載體和磁性介質(zhì)載體共存的局面。因兩種載體無(wú)論材質(zhì)、性能還是保管、利用方式都迥然不同，如何既享受現(xiàn)代信息技術(shù)成果帶來(lái)的便利，使會(huì)計(jì)檔案管理、利用上一個(gè)新臺(tái)階，又保證其安全完整。應(yīng)做到傳統(tǒng)與現(xiàn)代模式相結(jié)合。
關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)電算化；電子檔案；傳統(tǒng)會(huì)計(jì)；紙質(zhì)檔案
傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案是手工勞動(dòng)形成的，電算化會(huì)計(jì)是用計(jì)算機(jī)來(lái)輔助會(huì)計(jì)核算和管理，是現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用于會(huì)計(jì)領(lǐng)域的產(chǎn)物。它的主要特點(diǎn)是利用計(jì)算機(jī)輸入會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)并校驗(yàn)數(shù)據(jù)的正確性，會(huì)計(jì)信息以不可見形式存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)載體中，同時(shí)也可以以靈活的方式及時(shí)滿足需要。軟件系統(tǒng)代替手工勞動(dòng)成為會(huì)計(jì)操作系統(tǒng)的關(guān)鍵，這就使會(huì)計(jì)檔案產(chǎn)生了翻天覆地的變革，也出了新的特點(diǎn)和問題。
一、會(huì)計(jì)檔案管理工作的現(xiàn)狀和問題
在1988年以前，會(huì)計(jì)憑證與會(huì)計(jì)賬簿一直都是以手寫為主要表現(xiàn)形式，并采用單純的紙質(zhì)載體來(lái)保存的，對(duì)于會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表，各單位基本上做到了收集齊全、分類造冊(cè)、排列有序。對(duì)于經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)報(bào)告、財(cái)會(huì)活動(dòng)分析、會(huì)計(jì)工作移交清冊(cè)、上級(jí)審計(jì)等部門有關(guān)的文件資料等會(huì)計(jì)資料忽略管理。主要原因是《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，預(yù)算、計(jì)劃、制度等文件材料按文書檔案辦法管理。但有的單位對(duì)各職能部門歸檔范圍不明確，這樣在實(shí)際工作中形成了兩不管，因此忽視了收集和管理，造成會(huì)計(jì)檔案資料殘缺不全，整理也不規(guī)范。主要存在以下三方面問題：
會(huì)計(jì)檔案的歸檔及拆封問題。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門應(yīng)按照國(guó)家財(cái)政部和國(guó)家檔案局發(fā)布的“《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》及其實(shí)施辦法”整理好會(huì)計(jì)檔案，全部移交給檔案部門，不能自行封包保存或任人長(zhǎng)期分散保存。檔案部門接收保管的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷（宗）冊(cè)的封裝，不得隨意拆封，這是會(huì)計(jì)檔案的拆封原則。個(gè)別需要拆封重新整理的，應(yīng)會(huì)同原財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門和經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清責(zé)任。會(huì)計(jì)檔案的拆封，直接關(guān)系到會(huì)計(jì)檔案的完整性與安全性。
會(huì)計(jì)檔案的管理及借閱問題。對(duì)會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)進(jìn)行科學(xué)管理，做到妥善保管，存放有序，查找方便，不得隨意堆放，嚴(yán)防損毀、散失和泄密。調(diào)閱時(shí)，要嚴(yán)格辦理手續(xù)。本單位人員調(diào)閱，要經(jīng)會(huì)計(jì)主管人員同意；外單位人員借閱，要有調(diào)閱單位的正式介紹信，并注明調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容，只能調(diào)閱與調(diào)閱內(nèi)容有關(guān)的資料，原則上檔案原件不得借出，也不得拆散原卷（宗）冊(cè)。如有特殊需要，如單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)部門需要查閱與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)憑證，或公檢法等監(jiān)察部門需要查詢與案件的關(guān)的會(huì)計(jì)資料等，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在不拆散原卷冊(cè)的前提下，可提供查閱或者復(fù)制原件，但必須辦理登記手續(xù)，以便備查。各單位應(yīng)當(dāng)建立會(huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)制登記制度，為會(huì)計(jì)檔案的利用提供依據(jù)。
會(huì)計(jì)檔案的保管期限問題。會(huì)計(jì)檔案的保管期限原則上按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》所列期限執(zhí)行。保管期限分為永久和定期兩種，屬于定期保管期限的檔案如因特殊需要，可以延長(zhǎng)保管期限。凡是在本單位會(huì)計(jì)核算中形成的記錄和反映會(huì)計(jì)核算的，對(duì)工作總結(jié)和考查及研究經(jīng)濟(jì)活動(dòng)有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的會(huì)計(jì)資料作為永久保存。如年度會(huì)計(jì)報(bào)表（決算）、財(cái)政總預(yù)算、行政和事業(yè)單位的決算、稅收年報(bào)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)等，要特別注意保存和管理。
二、電算化會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)及存在的問題
1、電算化會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)
電算化會(huì)計(jì)檔案比傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案具有更廣泛的內(nèi)涵。它除了包括打印輸出的記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表外、主要是指電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)中的所有系統(tǒng)軟件、會(huì)計(jì)軟件程序及其全套文檔資料。即會(huì)計(jì)電算化檔案存儲(chǔ)的范圍和領(lǐng)域擴(kuò)大了。電算化會(huì)計(jì)檔案較傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案有更多的存貯形式且對(duì)存放條件要求更高。它一方面以打印輸出的紙質(zhì)賬簿、報(bào)表、憑證的形式存在，另一方面主要以磁性介質(zhì)或光盤的形式存在，包括存貯在計(jì)算機(jī)硬盤上系統(tǒng)正在使用的檔案資料和存貯在軟盤、光盤等存貯介質(zhì)上作為備份使用的.檔案資料。后者受存貯介質(zhì)質(zhì)量、存放環(huán)境和存貯有效期等因素的影響很大，保存不當(dāng)容易遭到破壞。電算化會(huì)計(jì)檔案較傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案具有易遭破壞，難留痕跡的特點(diǎn)，同時(shí)他們又受載體的質(zhì)量、載體存放環(huán)境、載體存儲(chǔ)信息的有效期等條件的影響，即對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案的安全性、完整性要求更高。電算化會(huì)計(jì)檔案的使用和會(huì)計(jì)軟件的版本密切相關(guān)。實(shí)行電算化的時(shí)間越長(zhǎng)，會(huì)計(jì)檔案與財(cái)務(wù)軟件的版本數(shù)越多，即會(huì)計(jì)電算化檔案更需要科學(xué)地管理。電算化會(huì)計(jì)檔案必須借助于一定的環(huán)境才能再現(xiàn)在使用者的面前，且使用時(shí)具有方便、快捷、直觀，容易產(chǎn)生一些分析結(jié)果，可以對(duì)管理和決策提供較好的支持。
2、電算化會(huì)計(jì)檔案的弊端
第一，會(huì)計(jì)電算化檔案對(duì)環(huán)境的依賴性強(qiáng)。會(huì)計(jì)電子檔案的使用依賴于計(jì)算機(jī)的硬件和軟件系統(tǒng)，會(huì)計(jì)電子檔案的儲(chǔ)存對(duì)周圍環(huán)境要求苛刻。磁性介質(zhì)對(duì)環(huán)境的要求較高，不僅要防水、防火，還要防塵、防磁，而且對(duì)溫度還有一定要求，從而增加了數(shù)據(jù)的脆弱性。如果不在數(shù)據(jù)安全方面加強(qiáng)管理，則數(shù)據(jù)丟失和毀損的可能性較之傳統(tǒng)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案大大提高。第二，會(huì)計(jì)電算化檔案缺乏直觀可視性。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案是手工操作來(lái)完成的，從原始憑證到會(huì)計(jì)報(bào)表的編制都是靠人工來(lái)完成的，具有直觀可視性，不易被修改。而存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)電子檔案必須在特定的計(jì)算機(jī)硬件和軟件環(huán)境中才能可視。數(shù)字化的特征使會(huì)計(jì)電子檔案缺乏視覺的直接感染力，導(dǎo)致會(huì)計(jì)電子檔案與會(huì)計(jì)信息使用者之間缺乏人性化的和諧關(guān)系。第三，會(huì)計(jì)電子檔案管理缺乏有效的安全與保密措施。由于會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)被記錄在磁盤或光盤等磁性介質(zhì)上，在技術(shù)上對(duì)電子數(shù)據(jù)非法修改可做到不留痕跡，若被修改，就很難辨別出經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的“原貌”，會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)性就難以保證。加之，電算化會(huì)計(jì)檔案又受載體的質(zhì)量、存放環(huán)境、存儲(chǔ)信息的有效期等條件的影響，因此，電子檔案在保密性和安全性等方面都比傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案要求要高。
三、電算化會(huì)計(jì)檔案與傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案的比較
1、電算化會(huì)計(jì)檔案較之傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案的優(yōu)點(diǎn)
第一，較之傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案，電子檔案易于修正、拷貝和重置，便于糾錯(cuò)、攜帶和傳遞；電子檔案的存貯形式多樣，既可以存貯于軟盤、硬盤、光盤中，也可以打印輸出到紙質(zhì)材料中；電子檔案便于計(jì)算、分析，快捷獲得所需結(jié)果。如果電子財(cái)務(wù)檔案上網(wǎng)，不僅能滿足日常條件查詢、統(tǒng)計(jì)分析、制作數(shù)據(jù)報(bào)表、開展數(shù)據(jù)交換的需要，達(dá)到檔案信息資源共享、無(wú)紙化查閱和方便快捷的目的，節(jié)約了辦公成本，避免了原始檔案由于頻繁翻閱而帶來(lái)的磨損，還有利于專業(yè)管理，便于檔案資源的統(tǒng)一整合，極大地提高了工作效率和工作質(zhì)量；還可以大大減少檔案在形成、調(diào)閱上的時(shí)空差，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案管理由靜態(tài)管理向動(dòng)態(tài)管理的跨越。第二，進(jìn)一步提高電算化會(huì)計(jì)檔案的整理和再利用水平。電算化會(huì)計(jì)檔案通過(guò)整理有著與傳統(tǒng)意義上的會(huì)計(jì)檔案所無(wú)法比擬的優(yōu)勢(shì)。電算化會(huì)計(jì)檔案通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的運(yùn)營(yíng)，使用起來(lái)更方便、更快捷、更直觀，而且通過(guò)計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)的整理，可以利用歷年的數(shù)據(jù)對(duì)本單位本部門進(jìn)行歷史會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的比較與分析，從而為領(lǐng)導(dǎo)提供可靠的決策依據(jù)。
2、兩種工作模式相輔相成，各有千秋
第一，電算化會(huì)計(jì)檔案作為會(huì)計(jì)檔案的一部分，它與傳統(tǒng)形式的會(huì)計(jì)檔案相互配合、密切聯(lián)系。首先提高了查全率和查準(zhǔn)率，拓寬了服務(wù)領(lǐng)域。但電子檔案的管理相對(duì)于紙質(zhì)檔案的管理要更加復(fù)雜，傳統(tǒng)檔案之間的檔案移交多采用物理歸檔的方法，即將檔案的原件直接歸入檔案室內(nèi)保管；而電算化會(huì)計(jì)檔案的歸檔則對(duì)檔案部門的歸檔工作程序和內(nèi)容有了新的要求，即電算化會(huì)計(jì)檔案在歸檔時(shí)，應(yīng)同時(shí)保存文件的電子版本、紙質(zhì)版本或縮微品。由此可見，傳統(tǒng)檔案在數(shù)字化時(shí)代依然有著不可替代的作用。 第二，傳統(tǒng)檔案對(duì)保密、保護(hù)和方便本機(jī)構(gòu)使用來(lái)說(shuō)具有優(yōu)勢(shì)，但過(guò)于封閉，利用面不廣，實(shí)行規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化管理難度較大。新的管理模式服務(wù)面廣，便于社會(huì)各種機(jī)構(gòu)和人員利用，但檔案容易被修改且不留痕跡，存在易泄密、丟失等問題。因此，應(yīng)充分發(fā)揮兩者優(yōu)勢(shì)，克服各自弊病，使檔案管理模式更加充實(shí)與完善。
四、實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)與現(xiàn)代管理模式相結(jié)合的對(duì)策
首先，針對(duì)會(huì)計(jì)工作的專業(yè)特點(diǎn)，為更好地發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案的作用，會(huì)計(jì)檔案宜采用紙質(zhì)檔案與電子檔案并存的管理方式。會(huì)計(jì)資料在形成、保管、利用等方面都有自己的專業(yè)特點(diǎn)。大量的資料以紙質(zhì)形式存在，才具備原始資料所具有的憑證作用，為此還是以傳統(tǒng)檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)保管為妥。同時(shí)由于電子檔案存在可修改性、可復(fù)制性等不安全性，電子檔案作為憑證性還缺乏可靠性。因此，實(shí)行會(huì)計(jì)電算化管理的單位，會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表及形成的其他會(huì)計(jì)資料，都儲(chǔ)存在磁性介質(zhì)上，形成會(huì)計(jì)電子檔案，另外再打印一份內(nèi)容完全相同的紙質(zhì)文件，利用紙質(zhì)文件將電子文件的內(nèi)容固定，解決電子文件易變動(dòng)、易修改的問題，使會(huì)計(jì)紙質(zhì)檔案與電子檔案并存。這樣既兼顧了傳統(tǒng)的視覺閱讀習(xí)慣和維護(hù)原始憑證的法律效用，又能防范電子憑證的不安全性，可謂兩全其美。
其次，會(huì)計(jì)檔案專業(yè)性強(qiáng)，利用率高，會(huì)計(jì)檔案的收集管理還應(yīng)走電子文件和紙質(zhì)文件一并保存的“雙軌”制。對(duì)一些利用頻率高、又需查閱原件的紙質(zhì)材料，可有選擇地通過(guò)掃描、攝影等方式，進(jìn)行數(shù)字化處理，轉(zhuǎn)化成儲(chǔ)存在磁性介質(zhì)上的電子信息，充分利用磁性介質(zhì)存儲(chǔ)量大、查閱方便的特點(diǎn)，快速、準(zhǔn)確定位，然后再查原始資料，能大大縮減翻閱、查找原件的時(shí)間，滿足信息利用者在計(jì)算機(jī)環(huán)境下隨時(shí)隨地快速查閱利用這部分資料的需求，最大限度地發(fā)揮檔案的服務(wù)功能。
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