淺談會計電算化系統(tǒng)的內(nèi)部機(jī)制論文
電算化的使會計人員擺脫了繁重的手工記賬、算賬、編制會計報表工作，取而代之的是快速、高效、準(zhǔn)確的微機(jī)處理方式。這不僅大大提高了工作效率，節(jié)約了大量的人力、物力、時間，還增加了會計核算的準(zhǔn)確性和可靠性，促進(jìn)了財務(wù)管理水平的提高。但我們也應(yīng)看到，會計電算化的應(yīng)用也對會計的內(nèi)部控制工作提出了更高的要求，原有的手工會計核算下的內(nèi)部控制制度已失去作用，不能適應(yīng)會計電算化的特殊需要。這就要求我們建立一整套電算化模式下的、可靠的內(nèi)部控制制度，保證會計信息真實、準(zhǔn)確、完整以及數(shù)據(jù)資料的安全。加強(qiáng)會計電算化下的內(nèi)部控制，應(yīng)從以下幾方面著手：
1．合理設(shè)置崗位，實行操作人員分級授權(quán)管理
，我們應(yīng)根據(jù)會計電算化系統(tǒng)的業(yè)務(wù)要求，調(diào)整現(xiàn)有崗位設(shè)置，將現(xiàn)有的財務(wù)負(fù)責(zé)人、主管會計、出納、稽核等崗位，調(diào)整為電算化主管、系統(tǒng)管理員、電腦操作員、系統(tǒng)維護(hù)員、電腦審核、會計檔案管理員等。在崗位設(shè)置的同時，應(yīng)建立崗位責(zé)任制，明確職責(zé)，責(zé)任到人。在分工時，應(yīng)做到相互牽制、相互制約，從而防止出現(xiàn)舞弊和欺詐行為。應(yīng)將數(shù)據(jù)維護(hù)管理崗位與審核崗位分設(shè)，系統(tǒng)操作崗位與系統(tǒng)檔案管理分設(shè)。另外，還應(yīng)建立崗位輪換制。
對設(shè)置的各個崗位，我們還應(yīng)建立權(quán)限控制制度，用密碼加以控制，防止非法操作和越權(quán)操作，防止財務(wù)機(jī)密外流，確保會計數(shù)據(jù)的安全、準(zhǔn)確、可靠。密碼應(yīng)由電算化主管統(tǒng)一管理。
2．嚴(yán)格上機(jī)管理制度
會計電算化系統(tǒng)下，會計信息的安全尤為重要。因為儲存在機(jī)磁性媒介上的數(shù)據(jù)容易被篡改，有時甚至是不留痕跡的.。目前，許多企業(yè)雖然有上機(jī)管理制度，但能嚴(yán)格執(zhí)行的不多，大多數(shù)流于形式，這就給會計數(shù)據(jù)安全種下了隱患。為了確保財務(wù)信息的安全、完整和保密，我們應(yīng)認(rèn)真對待上機(jī)管理制度，填寫上機(jī)操作記錄，注明上機(jī)人員姓名、上機(jī)時間、上機(jī)操作、離機(jī)時間等。
3．會計數(shù)據(jù)的輸入控制
數(shù)據(jù)輸入的正確性和可靠性是保證會計信息準(zhǔn)確的首要環(huán)節(jié)，這個環(huán)節(jié)任何細(xì)小的錯誤都會導(dǎo)致整個會計信息的不準(zhǔn)確和失真。首先，應(yīng)對進(jìn)入系統(tǒng)的數(shù)據(jù)設(shè)置相應(yīng)的審批制度；其次，應(yīng)對較重要的數(shù)據(jù)設(shè)置各種密碼來控制輸入。如建立科目代碼與名稱參照；試算平衡控制，即每筆分錄和借貸方進(jìn)行平衡檢查，防止輸入金額出錯；順序檢查法，即檢查記錄、憑證號碼有無遺漏或重復(fù)。
4．加強(qiáng)檔案管理
對電算化系統(tǒng)的有關(guān)資料應(yīng)及時存檔，并對檔案定期進(jìn)行備份。磁性介質(zhì)數(shù)據(jù)應(yīng)保持雙重備份。制訂檔案被破壞事件發(fā)生時的應(yīng)急措施和恢復(fù)手段。
5．會計數(shù)據(jù)的輸出控制
對會計數(shù)據(jù)的輸出大多未作設(shè)定，幾乎每個會計人員都可以打印輸出會計資料，而會計資料是一個的機(jī)密，任何疏漏都可能給企業(yè)帶來一定損失。為此，我們應(yīng)采取相應(yīng)措施，規(guī)定輸出權(quán)限，對輸出的打印資料和磁性資料均要登記名稱、份數(shù)、日期、送達(dá)部門等，從而達(dá)到限制輸出信息的目的。
對數(shù)據(jù)的輸出還應(yīng)進(jìn)行人工審核，以確保輸出會計資料的可靠、正確，并經(jīng)財務(wù)主管審批后方能報出。
6．提高軟件自身的控制功能
財務(wù)軟件應(yīng)有防止重復(fù)操作、遺漏操作和錯誤操作的控制程序，并及時予以提示和制止。財務(wù)軟件的修改功能在方便使用的基礎(chǔ)上應(yīng)加以限制，設(shè)定修改權(quán)限和修改痕跡控制。一是已復(fù)核憑證若需要修改，必須首先取消復(fù)核，然后修改，修改后再復(fù)核方可記賬。二是對已記賬憑證，不允許恢復(fù)記賬，必須作沖賬憑證，保留修改痕跡。三是對已記賬的憑證和賬簿，不提供修復(fù)功能。四是財務(wù)報表必須按系統(tǒng)定義的格式和數(shù)據(jù)來源格式自動生成，系統(tǒng)不提供修復(fù)功能。
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