高校外國(guó)專(zhuān)家管理信息系統(tǒng)改進(jìn)對(duì)策研究論文
摘要：隨著國(guó)家的信息化發(fā)展和高校外國(guó)專(zhuān)家數(shù)量日益增多，各高校信息化管理水平亟待得到提升。按照國(guó)家外國(guó)專(zhuān)家局要求，各高校已全面啟動(dòng)外國(guó)專(zhuān)家管理信息系統(tǒng)建設(shè)。本文通過(guò)對(duì)多所高校的調(diào)研，總結(jié)了外國(guó)專(zhuān)家管理信息系統(tǒng)的建設(shè)理念、目的、作用及特點(diǎn)。結(jié)合目前高校的外國(guó)專(zhuān)家管理信息現(xiàn)狀、建設(shè)要求和效果，提出系統(tǒng)構(gòu)建的功能和內(nèi)容的合理化操作的建議，引出了今后利用大數(shù)據(jù)技術(shù)建設(shè)多元化外國(guó)專(zhuān)家管理信息系統(tǒng)的思考。
關(guān)鍵詞：高校 外國(guó)專(zhuān)家 管理信息系統(tǒng) 改進(jìn)對(duì)策
Strategies of Improving the Management Information System of Foreign Experts in Universities
Zhangyun（Shanghai International Studies University，Shanghai 200083，China）
Abstract：With development of national informationization and increasing number of foreign experts in universities， the level of informative management level needs to be promoted. According to the requirement of State Administration of Foreign Experts Affairs， the universities have started the construction of management information system of foreign experts. This paper concludes the concept， target， function and features of the information system through surveying several universities. With current situation of the management， the requirement of the contruction and the eff ect of the system， this paper throws out suggestions on the functions of the system and the system utilization， leading the thinking on diversifi cation of the system via mass data.
Key words：Universities Foreign Experts Management Information System Strategies of Improving
隨著越來(lái)越多的外國(guó)人才應(yīng)聘進(jìn)入我國(guó)從事各種類(lèi)型的工作，國(guó)家外國(guó)專(zhuān)家局為提高工作效率，進(jìn)一步方便聘請(qǐng)單位辦理各類(lèi)外國(guó)專(zhuān)家證件，于2008年開(kāi)始使用“外國(guó)專(zhuān)家來(lái)華工作證件管理系統(tǒng)”。2015年，按照國(guó)家外國(guó)專(zhuān)家局要求，各高校全面啟動(dòng)外國(guó)專(zhuān)家管理信息系統(tǒng)建設(shè)，且學(xué)校需通過(guò)國(guó)家外國(guó)專(zhuān)家局建設(shè)的“引智工作服務(wù)系統(tǒng)”進(jìn)行外國(guó)專(zhuān)家項(xiàng)目申報(bào)工作。國(guó)家的信息化發(fā)展不斷倒逼著各高校信息化管理水平的提升。因此，外國(guó)專(zhuān)家管理的信息化建設(shè)已受到高校的普遍重視，尤其是在外國(guó)專(zhuān)家數(shù)量龐大的國(guó)內(nèi)高校中發(fā)展較快。但無(wú)論是系統(tǒng)設(shè)計(jì)、硬件配置，還是軟件開(kāi)發(fā)乃至數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，高�；旧隙际歉鶕�(jù)自身管理特點(diǎn)獨(dú)立建設(shè)，加之每個(gè)高校的信息化水平和整體規(guī)劃不一，導(dǎo)致外國(guó)專(zhuān)家信息管理系統(tǒng)建設(shè)的水平參差不齊，這就對(duì)提高外國(guó)專(zhuān)家管理效率帶來(lái)了極大不便。
1 外國(guó)專(zhuān)家信息化管理下的管理信息系統(tǒng)
外國(guó)專(zhuān)家的信息化管理是高校外事信息化管理中的一個(gè)重要組成部分。外國(guó)專(zhuān)家信息化管理，即把外國(guó)專(zhuān)家管理工作信息化[1]，是指外事管理人員借助計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，將外國(guó)專(zhuān)家的信息以及外國(guó)專(zhuān)家項(xiàng)目信息匯總，并對(duì)外國(guó)專(zhuān)家的基本情況、結(jié)構(gòu)比例、工作情況等信息進(jìn)行存儲(chǔ)、統(tǒng)計(jì)、分析，對(duì)項(xiàng)目的申報(bào)和結(jié)項(xiàng)進(jìn)行管理，從而實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化的過(guò)程。
外國(guó)專(zhuān)家信息化管理的系統(tǒng)，也可稱(chēng)為外國(guó)專(zhuān)家管理信息系統(tǒng)，其管理對(duì)象應(yīng)為來(lái)校講學(xué)的短期外國(guó)專(zhuān)家和長(zhǎng)期工作的外國(guó)專(zhuān)家，管理模塊分為長(zhǎng)期外國(guó)專(zhuān)家管理、短期外國(guó)專(zhuān)家管理、外國(guó)專(zhuān)家項(xiàng)目管理和數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，功能包括有信息的存儲(chǔ)、查詢、更新、刪除和上報(bào)等。其管理內(nèi)容主要包括：擬聘請(qǐng)外國(guó)專(zhuān)家的基本信息和工作內(nèi)容；外國(guó)專(zhuān)家經(jīng)費(fèi)的使用；外國(guó)專(zhuān)家工作的成效及成果。
通過(guò)外國(guó)專(zhuān)家管理信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)外國(guó)專(zhuān)家信息化管理是為了轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理方式、業(yè)務(wù)流程和組織方式，重新整合內(nèi)外部資源，提高工作效率、加強(qiáng)服務(wù)。
2 目前高校外國(guó)專(zhuān)家管理信息系統(tǒng)建設(shè)現(xiàn)狀
為了更清楚地了解各高校的外國(guó)專(zhuān)家管理信息系統(tǒng)建設(shè)情況，使用走訪和調(diào)查問(wèn)卷的形式，對(duì)全國(guó)27所高院校進(jìn)行了調(diào)研。調(diào)研主要就目前各高校是否對(duì)外國(guó)專(zhuān)家管理使用信息系統(tǒng)，以及已經(jīng)實(shí)現(xiàn)或希望信息系統(tǒng)具有的功能進(jìn)行調(diào)研。經(jīng)過(guò)對(duì)座談結(jié)果和調(diào)研報(bào)告的分析，發(fā)現(xiàn)隨著國(guó)際化辦學(xué)的推進(jìn)和對(duì)外國(guó)人才需求的增長(zhǎng)，各所高校對(duì)外國(guó)專(zhuān)家信息系統(tǒng)建設(shè)的需求很急迫，也對(duì)當(dāng)前信息系統(tǒng)的功能全面性、實(shí)用性和高效性提出了更高的要求。
2.1調(diào)研情況
第一，在這27個(gè)調(diào)研對(duì)象中，已有70.3%的高校安裝外事管理系統(tǒng)，且在這70.3%的高校中，70%有外國(guó)專(zhuān)家管理模塊。這就表明總共大約有一半的高校在外國(guó)專(zhuān)家管理中已實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的信息化管理
第二，在實(shí)現(xiàn)外國(guó)專(zhuān)家信息化管理的高校中，我們對(duì)這些系統(tǒng)做了進(jìn)一步地了解。調(diào)研結(jié)果顯示，管理系統(tǒng)中最重要的是六項(xiàng)功能：外國(guó)專(zhuān)家邀請(qǐng)管理、外國(guó)專(zhuān)家工作許可申請(qǐng)、外國(guó)專(zhuān)家項(xiàng)目申報(bào)與結(jié)項(xiàng)、外國(guó)專(zhuān)家經(jīng)費(fèi)審核與報(bào)銷(xiāo)、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)以及信息發(fā)布。
第三，按照國(guó)家外國(guó)專(zhuān)家局要求，學(xué)校需通過(guò)外國(guó)專(zhuān)家局開(kāi)發(fā)的兩套系統(tǒng)進(jìn)行外國(guó)專(zhuān)家工作許可申請(qǐng)和外國(guó)項(xiàng)目申報(bào)工作。然而，由于絕大部分高校的外事系統(tǒng)是由不同的軟件開(kāi)發(fā)公司開(kāi)發(fā)和設(shè)計(jì)，其系統(tǒng)內(nèi)的信息與版式不一致，無(wú)法做到與國(guó)家外國(guó)專(zhuān)家局的系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接。這就導(dǎo)致了學(xué)校在申請(qǐng)外國(guó)專(zhuān)家許可證或外國(guó)專(zhuān)家項(xiàng)目時(shí)，信息需要重復(fù)輸入，使得管理工作重復(fù)而又繁瑣，希望能通過(guò)實(shí)現(xiàn)對(duì)接來(lái)提高工作效率。
第四，除了以上六個(gè)外國(guó)專(zhuān)家管理系統(tǒng)中已實(shí)現(xiàn)的重要功能之外，在調(diào)研結(jié)果中，有些高校還提出一些希望實(shí)現(xiàn)的'必要功能。例如，希望能集成對(duì)外合作交流處所有相關(guān)業(yè)務(wù)板塊以及與校內(nèi)其他系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接的大數(shù)據(jù)。
第五，在有些還未安裝外國(guó)專(zhuān)家管理系統(tǒng)的學(xué)校中，超過(guò)半數(shù)的學(xué)校計(jì)劃安裝外國(guó)專(zhuān)家管理系統(tǒng)。這不僅是為了順應(yīng)國(guó)家外國(guó)專(zhuān)家局要求，更是為了保障信息的儲(chǔ)存、提高工作效率和提升服務(wù)水平。
2.2大部分高校的信息化管理現(xiàn)狀
隨著高校整體信息化水平提高、外事工作管理制度逐步完善，并建立起健全的外國(guó)專(zhuān)家管理機(jī)制體制，為了改進(jìn)工作方式，提高效率，近些年來(lái)大部分高校的外國(guó)專(zhuān)家管理工作信息化水平也隨之提高，主要涉及到的功能有信息發(fā)布、外國(guó)專(zhuān)家工作許可申請(qǐng)、項(xiàng)目申請(qǐng)、長(zhǎng)短期外國(guó)專(zhuān)家管理等，運(yùn)用的信息化手段有校園網(wǎng)站，微信、郵箱和公眾號(hào)，外國(guó)專(zhuān)家局的外國(guó)人工作許可申報(bào)系統(tǒng)和引智申報(bào)系統(tǒng)，校內(nèi)OA系統(tǒng)以及教務(wù)系統(tǒng)。
3 問(wèn)題及對(duì)策
3.1面臨的問(wèn)題
雖然從功能上來(lái)看，大部分高校的外國(guó)專(zhuān)家管理信息化似乎已比較完善，但事實(shí)上，這樣的信息化水平還亟需提升，其原因主要有兩個(gè)：
3.1.1信息重復(fù)
從外國(guó)專(zhuān)家項(xiàng)目申報(bào)到外國(guó)專(zhuān)家在校管理，再到外國(guó)專(zhuān)家離校后的項(xiàng)目總結(jié)，從院系和對(duì)外合作交流處工作角度上來(lái)看，需要在至少三個(gè)不同的系統(tǒng)間進(jìn)行操作，而每個(gè)系統(tǒng)中的信息都是一個(gè)信息孤島，無(wú)法共享。因此對(duì)于邀請(qǐng)一名外國(guó)專(zhuān)家，管理人員可能就需要至少填寫(xiě)三遍相同或類(lèi)似的信息，這無(wú)疑會(huì)增加管理人員不必要的工作量，且不同的系統(tǒng)又有著一些不同的信息，阻礙信息查找和統(tǒng)計(jì)。
3.1.2功能重疊和缺失
管理系統(tǒng)的功能為了做到完善，往往不同的系統(tǒng)間會(huì)有一些相同的功能，因此系統(tǒng)越多，功能重復(fù)的可能的性就越大，這就需要管理人員在使用不同系統(tǒng)時(shí)，需要挑選哪些功能可用，哪些功能需要摒棄，而這往往也會(huì)導(dǎo)致院系在使用時(shí)功能的不清晰。此外，有些外國(guó)專(zhuān)家管理工作中需要的環(huán)節(jié)不能實(shí)現(xiàn)，使得外國(guó)專(zhuān)家信息化管理的部分功能缺失，不能體現(xiàn)一個(gè)系統(tǒng)性的信息化管理。
3.2建議對(duì)策
根據(jù)調(diào)研結(jié)果中的先進(jìn)做法，針對(duì)以上所出現(xiàn)的問(wèn)題，建議的做法應(yīng)該是整體規(guī)劃和整合學(xué)校的相關(guān)信息系統(tǒng)，從而建立一個(gè)長(zhǎng)效且合理的外國(guó)專(zhuān)家管理信息系統(tǒng)。在完善的管理體系和機(jī)制基礎(chǔ)上，設(shè)計(jì)合理的管理工作程序、統(tǒng)一的報(bào)表文件和完整的數(shù)據(jù)信息，建立一個(gè)能與上級(jí)部門(mén)系統(tǒng)鏈接、功能全面、信息互通、界面簡(jiǎn)潔且使用友好的外國(guó)專(zhuān)家管理系統(tǒng)。此系統(tǒng)主要包括以下幾個(gè)模塊和功能：
第一，外國(guó)專(zhuān)家邀請(qǐng)管理。能夠?qū)崿F(xiàn)從外國(guó)專(zhuān)家項(xiàng)目申報(bào)的信息表中直接導(dǎo)入外國(guó)專(zhuān)家個(gè)人信息和工作內(nèi)容等信息，并根據(jù)外國(guó)專(zhuān)家實(shí)際來(lái)校情況調(diào)整工作時(shí)間和工作任務(wù)。
第二，外國(guó)專(zhuān)家工作許可申請(qǐng)。能夠錄入外國(guó)專(zhuān)家基本信息，且實(shí)現(xiàn)與國(guó)家外國(guó)專(zhuān)家局系統(tǒng)對(duì)接。
第三，外國(guó)專(zhuān)家項(xiàng)目申報(bào)與結(jié)項(xiàng)。填寫(xiě)外國(guó)專(zhuān)家項(xiàng)目申報(bào)表，并實(shí)現(xiàn)與國(guó)家外國(guó)專(zhuān)家局系統(tǒng)對(duì)接；與教務(wù)系統(tǒng)對(duì)接，將課程信息、學(xué)時(shí)及考核結(jié)果等同步至項(xiàng)目結(jié)項(xiàng)報(bào)告中。
第四，外國(guó)專(zhuān)家經(jīng)費(fèi)審核與報(bào)銷(xiāo)。能夠?qū)崿F(xiàn)與學(xué)校財(cái)務(wù)系統(tǒng)的對(duì)接，將項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的使用情況、審核和報(bào)銷(xiāo)統(tǒng)一在一個(gè)系統(tǒng)中，便于對(duì)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)使用情況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，和對(duì)外國(guó)專(zhuān)家項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)總體使用情況的審計(jì)。
第五，數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)以及信息發(fā)布。能夠根據(jù)不同要素，進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)并形成報(bào)表，便于對(duì)外國(guó)專(zhuān)家管理工作的總結(jié)，也確保了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。將外國(guó)專(zhuān)家和院系外事管理人員的聯(lián)絡(luò)信息錄入系統(tǒng)，可通過(guò)信息系統(tǒng)統(tǒng)一發(fā)布相關(guān)信息或通知。
建立一個(gè)功能完善的且統(tǒng)一的外國(guó)專(zhuān)家系統(tǒng)其實(shí)就是實(shí)現(xiàn)了學(xué)校的大數(shù)據(jù)管理，這不僅是提高外國(guó)專(zhuān)家管理工作效率的手段，而且是理順管理流程的必然途徑，也是信息化高水平和管理高水平的體現(xiàn)。
參考文獻(xiàn)：
[1] 馬渝華，樂(lè)勇.外國(guó)專(zhuān)家管理信息系統(tǒng)在高校中運(yùn)用[J].高等建筑教育，2001（41）：69- 71.
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