關(guān)于應(yīng)用型本科院校檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)思考的論文

　　論文摘要：應(yīng)用型本科院校檔案信息化建設(shè)是檔案工作適應(yīng)社會(huì)與學(xué)校發(fā)展的必然趨勢(shì)。針對(duì)高校檔案信息化建設(shè)存在的若干問(wèn)題，可以從建立和完善制度，改變傳統(tǒng)思維方式，更新檔案管理理念，培養(yǎng)專業(yè)化隊(duì)伍以等方面解決。

　　論文關(guān)鍵詞：應(yīng)用型檔案建設(shè)信息化

　　隨著形勢(shì)的發(fā)展，檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案管理的重要內(nèi)容，信息化程度的高低也直接決定了檔案管理與利用工作的質(zhì)量與效率。高校檔案作為檔案工作的重要組成部分，其信息化建設(shè)得到了較快的發(fā)展，但由于檔案信息化管理制度不健全、檔案人員的思想觀念落后及綜合素質(zhì)和專業(yè)技能不高等自身?xiàng)l件的限制，如何做好高校檔案信息化建設(shè)，使其能夠結(jié)合高校檔案工作實(shí)際，結(jié)合實(shí)際工作，對(duì)這一工作進(jìn)行了思考。

　　一、應(yīng)用型本科院校檔案信息化建設(shè)必要性

　�。ㄒ唬┐罅繑�(shù)字化檔案信息形成的需要。傳統(tǒng)型的檔案是建立在手工管理的基礎(chǔ)上，其檔案信息服務(wù)也是以手工服務(wù)為主要手段，這種管理方式及檢索利用水平，使得絕大部分電子檔案無(wú)法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經(jīng)被清洗、丟失，這種傳統(tǒng)的檔案管理模式嚴(yán)重滯后于人們對(duì)檔案信息的現(xiàn)實(shí)需求，為此，高校檔案工作必須走信息化建設(shè)道路，高校檔案信息化建設(shè)已經(jīng)擺在了十分突出的位置。

　　（二）實(shí)現(xiàn)檔案管理模式優(yōu)化的需要。隨著數(shù)字化校園的建設(shè)與實(shí)施，檔案信息化建設(shè)可以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上歸檔，將處理完畢的文件資料上傳到檔案管理網(wǎng)絡(luò)中，檔案工作人員在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行檢查驗(yàn)收即可，電子檔案的.系統(tǒng)化管理，能夠從文件的產(chǎn)生、運(yùn)轉(zhuǎn)、歸檔、利用進(jìn)行全程控制。

　�。ㄈ�）經(jīng)濟(jì)社會(huì)科技發(fā)展的需要。2000年12月，國(guó)家檔案局、中央檔案館印發(fā)的《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》，把“加快檔案信息化建設(shè)”列入其中，高校檔案信息化建設(shè)已經(jīng)擺在了十分突出的位置。隨著我國(guó)教育和科研網(wǎng)的建立，使得高校過(guò)去形成檔案的文件、通知、規(guī)章制定等主要材料，現(xiàn)在都是用電子文件的形式進(jìn)行網(wǎng)上發(fā)布，高校檔案工作只有適應(yīng)這樣的發(fā)展趨勢(shì)，才能做到與時(shí)俱進(jìn)、同步發(fā)展，才能適應(yīng)。

　　二、應(yīng)用型本科院校檔案信息化建設(shè)存在問(wèn)題

　�。ㄒ唬�檔案信息化建設(shè)中的相關(guān)制度與法律不健全。目前，有一些關(guān)于電子文件的法律法規(guī)，但不是很全面，檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)也不是很完善。雖然有《計(jì)算機(jī)病毒防治的辦法》、《電子文件歸檔及管理規(guī)范》、《cad電子文件光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》等法律法規(guī)，但是，關(guān)于電子檔案真實(shí)性界定的法律等仍然沒(méi)有或者不盡完善。這些配置不夠合理的因素將導(dǎo)致高校檔案信息化建設(shè)漫長(zhǎng)而坎坷。

　�。ǘ�）檔案人員的思想觀念落后及綜合素質(zhì)和專業(yè)技能不高。由于高校檔案機(jī)構(gòu)的檔案人員大都為年齡較大、學(xué)歷層次較低的人，所以他們的科學(xué)文化知識(shí)有限，接受新事物的心態(tài)相對(duì)比較保守。面對(duì)信息化趨勢(shì)，他們不能很快適應(yīng)信息化的要求，甚至干脆還用傳統(tǒng)的方法來(lái)進(jìn)行檔案工作。還有一些檔案人員對(duì)高校檔案信息化的理解不夠準(zhǔn)確，他們認(rèn)為只要購(gòu)置和使用了現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)設(shè)備以及其他現(xiàn)代辦公設(shè)備，就代表我們已經(jīng)實(shí)現(xiàn)高校檔案信息化了。在這些方面，高校檔案機(jī)構(gòu)的檔案人員整體的思想觀念滯后，需要改進(jìn)和提高。在信息化背景下，對(duì)高校檔案管理人員的專業(yè)技能的要求比以前更高，綜合素質(zhì)指標(biāo)也比以前大有擴(kuò)充。然而，在目前的環(huán)境下，許多高校檔案管理人員缺乏信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)技能，他們有的甚至不會(huì)電腦的基本操作，這必然阻礙高校檔案信息化建設(shè)。

　　三、應(yīng)用型本科院校檔案信息化建設(shè)措施

　�。ㄒ唬┙�立和完善檔案信息化建設(shè)的制度。高校領(lǐng)導(dǎo)要提高制度建設(shè)對(duì)檔案信息化建設(shè)工作意義的認(rèn)識(shí)。在增強(qiáng)自身檔案信息化意識(shí)的同時(shí)，要認(rèn)識(shí)到檔案管理制度是貫徹落實(shí)高校檔案信息化建設(shè)過(guò)程中的各項(xiàng)決策，保證各項(xiàng)工作順利開(kāi)展、完成各項(xiàng)工作計(jì)劃和目標(biāo)的保障。高校領(lǐng)導(dǎo)要組織相關(guān)人員建立一套切實(shí)可行、符合本校實(shí)際的檔案管理規(guī)章制度，健全高校檔案制度體系，確保高校檔案信息化建設(shè)的各方面都有法可依、有章可循。同時(shí)，要加強(qiáng)規(guī)章制度的執(zhí)行力度，確保檔案管理體系的有效運(yùn)行。

　�。ǘ�）樹(shù)立檔案工作者正確意識(shí)。高校在培養(yǎng)檔案信息專門(mén)人才過(guò)程中，必須使檔案工作者改變傳統(tǒng)的思想觀念，使自己能按照檔案工作現(xiàn)代化的要求自覺(jué)學(xué)習(xí)和更新知識(shí)，運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)和信息技術(shù)于檔案管理工作的實(shí)踐，不斷創(chuàng)新檔案管理工作。隨著信息技術(shù)、現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)的快速發(fā)展，作為高校現(xiàn)代檔案信息服務(wù)主角的檔案工作者，不再是以往單純的檔案管理員。高校廣大的檔案工作者必須具有創(chuàng)新意識(shí)和科研能力，積極接受繼續(xù)教育及終身教育，努力培養(yǎng)自己具有更深的層次、更高的綜合素質(zhì)，把自己從一般的管理者變?yōu)闄n案信息專家，由傳統(tǒng)的“檔案保管者”變?yōu)椤皺n案信息管理者”。

　�。ㄈ�）人員素質(zhì)提高。我們面臨的是科技革命日新月異的時(shí)代，隨著檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，檔案工作的重點(diǎn)必然向更深層次的信息領(lǐng)域進(jìn)展，因此，一方面要引進(jìn)相關(guān)領(lǐng)域人才，一方面要對(duì)現(xiàn)有檔案工作者進(jìn)行針對(duì)性的培訓(xùn)，如加強(qiáng)計(jì)算機(jī)、信息、網(wǎng)絡(luò)和多媒體等知識(shí)和技術(shù)的培訓(xùn)。更新其知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高檔案工作者的專業(yè)水平。檔案人員要不斷提高自身素養(yǎng)，恪守檔案工作紀(jì)律，認(rèn)真貫徹執(zhí)行《檔案法》，嚴(yán)守黨和國(guó)家、高校的機(jī)密，適應(yīng)新形勢(shì)，樹(shù)立超前的管理意識(shí)，發(fā)揮其自身的協(xié)調(diào)能力與各部門(mén)建立良好的關(guān)系，不斷提高自身綜合素質(zhì)。

　　總之,信息時(shí)代和高等教育的迅速發(fā)展，對(duì)高校檔案信息化建設(shè)也提出了新要求。高校只有不斷加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，才能很好地適應(yīng)高等教育發(fā)展新形勢(shì)對(duì)檔案工作的新要求，才能更加有效地開(kāi)發(fā)和利用高校檔案功能，從而，為高校加快發(fā)展提供基礎(chǔ)性的服務(wù)保障。

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