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淺談電子商務(wù)環(huán)境下商務(wù)電子郵件的寫作論文
1．國際商務(wù)電子郵件與傳統(tǒng)的函電結(jié)構(gòu)對比分析
傳統(tǒng)的國際商務(wù)信函一般由信頭、日期、封內(nèi)地址、稱呼、信文、結(jié)尾敬語、簽名七個(gè)基本成分構(gòu)成。論文參考網(wǎng)。與傳統(tǒng)的商務(wù)函電相比，商務(wù)電子郵件的結(jié)構(gòu)趨向于更加簡單明了且重點(diǎn)突出。原商務(wù)信函中的信頭和封內(nèi)地址演變?yōu)榘l(fā)件人和收件人的電子郵箱地址，而發(fā)信日期則由系統(tǒng)自動(dòng)生成，不需另外添加。主題欄的作用得到強(qiáng)化，其位置不再位于稱呼的下面，而是被提到了收件人的電子郵箱下面，顯得更加突出和重要。論文參考網(wǎng)。國際商務(wù)電子郵件一般仍然采用較正式的稱呼, 如：“Dear
Ms. Johnson”, “Dear Mr. Smith”。但如果對方是多年的業(yè)務(wù)合作伙伴或老客戶，則可以省去“Dear”, 直呼對方的名字, 如：“Hello,Victor”, “Hi, Jenny”。若不能確定具體的收件人,仍可以用“Dear Sirs”或“Ladies and Gentlemen”來稱呼對方。在郵件的結(jié)尾部分，傳統(tǒng)的結(jié)尾敬語如“Yours faithfully”，“Sincerely yours”等已很少用，現(xiàn)在人們多用bye, best regards，cheers等來作結(jié)束語，反映出網(wǎng)絡(luò)時(shí)代人際溝通輕松隨意的特點(diǎn)。署名可以使用郵件程序中的自動(dòng)簽名功能，把發(fā)信人的簽名、公司名、電話和傳真號碼或其他聯(lián)絡(luò)方式自動(dòng)添加到郵件的結(jié)尾處。
2.國際商務(wù)電子郵件的寫作原則
為了使貿(mào)易雙方達(dá)到預(yù)期的溝通目的，增強(qiáng)郵件的有效性，電子郵件的寫作和信函的寫作一樣，要遵循七個(gè)C原則，即簡潔（Conciseness）、清晰（Clearness）、禮貌（Courtesy）、完整（Completeness）、具體（Concreteness）、正確（Correctness）和體諒（Consideration）。
2.1簡潔（Conciseness）
簡潔被認(rèn)為是郵件寫作最重要的原則。一封郵件應(yīng)精辟清楚地表達(dá)發(fā)件人想要表達(dá)的觀點(diǎn)和內(nèi)容。因此，在書寫電子郵件時(shí)，應(yīng)長話短說，盡量使用常用的詞匯、短語、結(jié)構(gòu)簡單的短句，避免使用難詞和陳詞濫調(diào)，不用長句或從句。
2.2清晰（Clearness）
清晰是郵件的主要語言特點(diǎn)之一。清晰是指作者思路清晰，行文明了，郵件內(nèi)容不會(huì)被對方誤解。要清楚地表達(dá)郵件的要義，必須避免使用意義上模棱兩可的詞語和句子，注意修飾語的位置、語義的連貫性和郵件全文的邏輯性。例如：“The steamer is sailing directly from Shanghai to Los Angelesbimonthly.”在此句中，“bimonthly”這個(gè)詞就要避免使用，因?yàn)樗扔小皟蓚�(gè)月一次”的含義，又表示“一個(gè)月兩次”。
2.3禮貌（Courtesy）
禮貌是指發(fā)件人在措辭和表達(dá)方式上通過使用虛擬語氣，委婉語氣等方法及運(yùn)用一些語用策略，婉轉(zhuǎn)、迂回、和緩地表達(dá)觀點(diǎn)，提出要求，從而給收件人留下有知識、有修養(yǎng)、素質(zhì)高的印象，使對方容易接受一些請求并愿意進(jìn)行合作。例如：句子“We did request that you send us by registered mail.”就比“You forgot to send us the report by registered mail.”要更加禮貌。
2.4完整（Completeness）
完整是指發(fā)件人要對收件人提供其需要的所有信息，答復(fù)其提出的所有問題并爭取滿足其提出的一切要求。同時(shí)，還要注意在格式上郵件的基本組成部分缺一不可。例如買方在表示接受賣方的報(bào)盤時(shí)，要詳細(xì)說明接受條件并引述受盤的依據(jù)，如報(bào)價(jià)單，產(chǎn)品目錄、宣傳冊或某日的郵件內(nèi)容等。
2.5具體（Concreteness）
每一封郵件都應(yīng)有一個(gè)具體、明確的主題，盡量避免含糊、籠統(tǒng)、抽象的表述。必須強(qiáng)調(diào)具體的事實(shí)、數(shù)據(jù)和時(shí)間，以使收件人閱件后采取具體的行動(dòng)，解決具體的問題。例如對某一商品報(bào)盤時(shí)，必須詳細(xì)地說明品名、價(jià)格、數(shù)量、包裝方式、支付條件、裝運(yùn)時(shí)間、裝運(yùn)港等具體的交易條件和發(fā)盤的有效時(shí)限。
例如：
Hi,Johnson:
Wehave received your mail of April 6 and now we are in a position to offer youwoolen blankets as follows:
Quantity:“Peacock” Brand Woolen Blanket
Size:66 x 78inches
Weight:6 lbs
Color:Red and Brown
Quantity:5000 pcs
Price:US $ 30 each piece CIF Montreal
Shipment:During August to September
Termsof Payment: Draft at 30 days under irrevocable L/C
Thisoffer is firm subject to your immediate reply reaching us not late than the endof this month.
Bestregards,
Linda
Director
2.6正確（Correctness）
由于商務(wù)電子郵件涉及到商務(wù)活動(dòng)雙方的權(quán)利和義務(wù)關(guān)系，因此，其準(zhǔn)確性對雙方的溝通至關(guān)重要。具體而言，不僅電郵的內(nèi)容要敘述準(zhǔn)確，其格式、語法、標(biāo)點(diǎn)符號和拼寫也要做到準(zhǔn)確無誤，以免引起誤會(huì)，造成糾紛。校對很關(guān)鍵，尤其是日期、數(shù)字和收件人的信箱不能弄錯(cuò)。
2.7體諒（Consideration）
起草郵件時(shí)，一定要設(shè)身處地為收件人著想，考慮他們的感情、希望、要求和利益等，給收件人留下好感和深刻的印象，從而極大地提高郵件的有效性。應(yīng)盡量以積極的態(tài)度，從“對方角度”來進(jìn)行表達(dá)。例如：“We feel sure that you will be entirely satisfied.” 就比 “We do not believe that you will have cause for dissatisfaction.” 態(tài)度上要顯得更積極；“You earn a 3% discount when you pay cash.” 要比 “ We allow you a 3% discount for cash payment.” 顯得更易被接受且更富有人情味。
3.商務(wù)電子郵件的寫作注意事項(xiàng)
3.1設(shè)置電子郵箱時(shí)，最好包含發(fā)件人的具體姓名，方便收件人辨認(rèn)信件的來源，把重要的或正期待的郵件與垃圾郵件區(qū)分開來。
3.2郵件的標(biāo)題應(yīng)當(dāng)簡潔明了。郵件的標(biāo)題是郵件主要內(nèi)容的濃縮, 簡明的標(biāo)題可起到內(nèi)容索引的作用, 決定了收件人瀏覽郵箱時(shí)是否閱讀郵件，便于收件人在大量的郵件中去尋找需要的信息，可以極大地提高收件人處理郵件的效率。因此, 為了確保收件人能及時(shí)閱讀郵件, 郵件的標(biāo)題一定要引人注目并爭取用最精練的語言概括出郵件的要旨，以滿足收件人對郵件的合理預(yù)期。標(biāo)題通常用名詞短語或動(dòng)名詞短語來表示，這是為了使郵件信息清晰具體、一目了然，例如：“Your Meeting in New York”, “Your Order No. 933”, “Complaints about PoorPacking” 等。
3.3郵件內(nèi)容的主流書寫格式是平頭式（或叫齊頭式）。平頭式是指郵件內(nèi)容的各部分都從每行的最左邊開始, 不需空格。由于商務(wù)人士每天要處理大量的郵件，采用這種格式寫作，便于提高打字速度和辦公效率。
3.4正文的寫作。正文是電子郵件的核心部分, 通常由兩三個(gè)或三四個(gè)簡短的段落構(gòu)成。每個(gè)段落只表達(dá)一個(gè)主題。表述內(nèi)容時(shí)一定要完整清楚，得體自然，盡量多用英語主動(dòng)語態(tài)，少用被動(dòng)語態(tài)。另外，可以適時(shí)、適量地使用商貿(mào)行業(yè)常用的縮略語。例如，S/C（銷售合同)、 B/L (提單)、 ASAP(盡快)、C/O（原產(chǎn)地證）、LCL (拼箱)等。在內(nèi)容較為嚴(yán)肅或是文體較為正式的電子郵件中，應(yīng)避免使用表情符號。
3.5附件的應(yīng)用。由于篇幅的原因，難以在正文中包含的內(nèi)容最好放在附件中來發(fā)送。用于附件的文檔應(yīng)該選用WORD、EXCEL等廣泛使用且功能強(qiáng)大的文字或圖表處理軟件，避免收件人在軟件兼容方面出現(xiàn)問題。
3.6郵件的回復(fù)。論文參考網(wǎng)。由于人們交流頻繁，每天可能會(huì)處理數(shù)十封乃至上百封郵件，不可能清楚記得所有郵件的內(nèi)容。回復(fù)郵件時(shí)，發(fā)件人應(yīng)利用“回復(fù)”功能將對方發(fā)來的郵件附上，方便對方回憶相關(guān)郵件的內(nèi)容，從而節(jié)省時(shí)間，提高效率。
4.結(jié)語
商務(wù)英語寫作課程的教學(xué)目標(biāo)就是要提高學(xué)生的應(yīng)用寫作水平，讓學(xué)生寫出高質(zhì)量的商務(wù)電子郵件，在將來的涉外商務(wù)交流中給對方留下美好的第一印象。商務(wù)郵件的寫作要遵循七個(gè)C的原則。得體、規(guī)范的電子郵件，有助于交易雙方建立和鞏固良好的國際商務(wù)合作關(guān)系，對最終取得交易的成功將起到重要的推動(dòng)作用。
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