我們都知道，人與人打交道時，相互之間免不了要使用一定的稱呼。不使用稱呼，或者使用稱呼不當(dāng)，都是一種失禮的行為。所謂稱呼，通常是指在日常交往應(yīng)酬中，人們彼此之間所使用的稱謂語。職員需要注意的是，選擇正確、適當(dāng)?shù)姆Q呼，不僅反映著自身的教養(yǎng)和對被稱呼者尊重的程度，而且在一定程度上還體現(xiàn)著彼此雙方之間關(guān)系的親疏。從某種意義上講，當(dāng)一個人稱呼另外一個人時，實際上意味著自己主動地對彼此之間的關(guān)系進行定位。
在公務(wù)交往中，一名職員要想對他人采用正確、適當(dāng)?shù)姆Q呼，通常必須兼顧下述四項規(guī)則：一是必須符合常規(guī);二是必須區(qū)分場合;三是必須考慮雙方關(guān)系;四是必須堅持入鄉(xiāng)隨俗。與此同時，對于工作中的稱呼、生活中的稱呼、涉外交往中的稱呼以及正式場合的忌稱，均應(yīng)有所區(qū)別。
一、工作中的稱呼
在職場上，職員所采用的稱呼理應(yīng)正式、莊重而規(guī)范。它們大體上可分為下述四類。
1.職務(wù)性稱呼
在工作中，以交往對象的行政職務(wù)相稱，以示身份有別并表達敬意，是公務(wù)交往中最為常見的。在實踐中，它具體又可分為如下三種情況：
一是僅稱行政職務(wù)，例如， 董事長 、 總經(jīng)理 、 主任 ，等等。它多用于熟人之間。
二是在行政職務(wù)前加上姓氏，例如， 譚董事 、 汪經(jīng)理 、 李秘書 ，等等。它適用于一般場合。
三是在行政職務(wù)前加上姓名，例如， 王惟一董事長 、 滕樹經(jīng)理 、 林蔭主任 ，等等。它多見于極為正式的場合。
2.職稱性稱呼
對于擁有中、高級技術(shù)職稱者，可在工作中直接以此相稱。如果在有必要強調(diào)對方的技術(shù)水準(zhǔn)的場合，尤其需要這么做。通常，它亦可分為以下三種情況：
一是僅稱技術(shù)職稱，例如， 總工程師 、 會計師 ，等等。它適用于熟人之間。
二是在技術(shù)職稱前加上姓氏，例如， 謝教授 、 嚴(yán)律師 ，等等。它多用于一般場合。
三是在技術(shù)職稱前加上姓名，例如， 柳民偉研究員 、 何娟工程師 ，等等。它常見于十分正式的場合。
3.學(xué)銜性稱呼
在一些有必要強調(diào)科技或知識含量的場合，可以學(xué)銜作為稱呼，以示對對方學(xué)術(shù)水平的認(rèn)可和對知識的強調(diào)。它大體上有下面四種情況：
一是僅稱學(xué)銜，例如， 博士 。它多見于熟人之間。
二是在學(xué)銜前加上姓氏，例如， 侯博士 。它常用于一般性交往。
三是在學(xué)銜前加上姓名，例如， 侯釗博士 。它僅用于較為正式的場合。
四是在具體化的學(xué)銜之后加上姓名，即明確其學(xué)銜所屬學(xué)科，例如， 經(jīng)濟學(xué)博士鄒飛 、 工商管理碩士馬月紅 、 法學(xué)學(xué)士衣霞 ，等等。此種稱呼顯得最為鄭重其事。
4.行業(yè)性稱呼
在工作中，若不了解交往對象的具體職務(wù)、職稱、學(xué)銜，有時不妨直接以其所在行業(yè)的職業(yè)性稱呼或約定俗成的稱呼相稱。它多分為下述兩種情況：
一是以其職業(yè)性稱呼相稱。在一般情況下，常以交往對象的職業(yè)稱呼對方。例如，可以稱教員為 老師 ，稱醫(yī)生為 大夫 ，稱駕駛員為 司機 ，稱警察為 警官 ，等等。此類稱呼前，一般均可加上姓氏或姓名。
二是以其約定俗成的稱呼相稱。例如，對公司、服務(wù)行業(yè)的從業(yè)人員，人們一般習(xí)慣于按其性別不同，分別稱之為 小姐 或 先生 。在這類稱呼前，亦可冠以姓氏或姓名。
二、生活中的稱呼
在日常生活中所使用的稱呼應(yīng)當(dāng)親切、自然、合理，一方面不可肆意而為，另一方面又不能煞有介事，不然都會弄巧成拙。職員在生活中所常用的稱呼，大致上有以下三類。
1.對親屬的稱呼
對親屬的稱呼，早已約定俗成。其關(guān)鍵是要使用準(zhǔn)確，切忌亂用。不過，有時為表示親切，也不一定非得符合標(biāo)準(zhǔn)。例如：兒子對岳父、岳母，兒媳對公公、婆婆，均可稱為 爸爸 、 媽媽 ，以示自己與對方 不見外 。
2.對朋友、熟人的稱呼
稱呼朋友、熟人時，既要親切、友善，又要不失敬意。大體上應(yīng)區(qū)分下列三種情況：
一是敬稱。對于有地位、有身份的朋友、熟人或長輩，通常應(yīng)當(dāng)采用必要的敬稱。
對長輩或有地位、有身份者，大都可以稱之為 先生 。其前，有時亦可加上姓氏。例如， 吳先生 。
對科技界、教育界、文藝界人士，以及其他在某一領(lǐng)域有一定成就者，往往可稱之為 老師 。同樣，在其前面也可以加上姓氏。例如， 郗老師 。
對同行中的前輩或社會上的德高望重者，通�？煞Q之為 公 或 老 。具體做法是在其稱呼前加上對方的姓氏。例如， 楊公 、 夏老 。
二是近親性稱呼。對鄰里、至交，有時亦可采用 大爺 、 大媽 、 大叔 、 阿姨 等類似的稱呼。它往往會給人以親切、信任之感。此類稱呼前，還可以加上姓氏。例如， 許叔叔 、 馬大姐 、 于阿姨 等。
三是姓名性稱呼。在平輩人之間或長輩稱呼晚輩時，朋友、熟人可以直接稱呼對方姓名。例如， 衛(wèi)理 、 唐芳 、 劉微 ，但晚輩卻不宜如此稱呼長輩。
有時，朋友、熟人還可只呼其姓而不稱其名，僅在前冠以 老 、 大 、 小 。具體做法是：對年長于己者或平輩稱 老 、稱 大 ，對年幼于己者或晚輩稱 小 。例如， 老高 、 小陳 。
對關(guān)系較為密切的同性或晚輩，朋友、熟人之間還可以直呼其名而不稱其姓，例如， 之怡 、 志強 、 一萍 ，等等。但對異性卻一般不宜如此稱呼。
3.普通性稱呼
在日常交往中，對僅有一面之交、關(guān)系普通的交往對象，可酌情使用下述幾種稱呼：
一是以其職務(wù)、職稱或?qū)W銜相稱。
二是以其行業(yè)性稱呼相稱。
三是以約定俗成的 泛尊稱 相稱。例如， 同志 、 小姐 、 夫人 、 女士 、 先生 ，等等。
四是以當(dāng)時所在地流行的稱呼相稱。
三、涉外交往中的稱呼
由于國情、文化、習(xí)俗與宗教等方面的差異，在對外交往中所宜采用的稱呼，往往與國內(nèi)交往中常用的稱呼有所不同。對此，每一位有可能參與對外交往的職員均應(yīng)引起重視。在一般性的涉外交往中，根據(jù)交往對象的職業(yè)或其他屬性的不同，對對方的稱呼應(yīng)有所區(qū)別。
1.商界人士
需要稱呼商界人士時，通常均應(yīng)稱呼對方為 小姐 、 女士 或 先生 。有時，可以同時加上對方的姓氏或姓名。例如， 瑪麗小姐 、 比爾·蓋茨先生 ，等等。在許多國家，人們并不習(xí)慣于稱呼交往對象的行政職務(wù)。
2.政界人士
與政界人士打交道時，一般亦可以 小姐 、 女士 或 先生 相稱。此外，還有兩種方式可行：
一是稱呼行政職務(wù)。有時，還可同時加上 小姐 、 女士 或 先生 等稱呼。例如， 市長先生 。
二是稱呼職務(wù)較高者為 閣下 。在多數(shù)情況下， 閣下 這一稱呼，可與職務(wù)及 小姐 、 女士 、 先生 等稱呼同時使用。例如， 總理先生閣下 、 大使閣下 等。但在美國、德國、墨西哥等國，卻并無 閣下 之稱。
3.軍界人士
在國外，人們稱呼軍界人士時，大都習(xí)慣于只稱呼其軍銜，而不稱呼其職務(wù)。其基本方式有四種：
一是只稱呼軍銜。例如， 將軍 、 中校 、 少尉 ，等等。
二是在軍銜之后加上 先生 。例如， 少校先生 、 上尉先生 ，等等。
三是在軍銜之前加上姓氏。例如， 朱可夫元帥 、 史密斯將軍 ，等等。
四是軍銜與姓氏、 先生 一起相稱。例如， 布萊德雷上將先生 ，此種全稱最為正規(guī)。
4.宗教界人士
對宗教界人士，一般只宜稱呼其神職。具體方式大致上有三種：
一是僅稱其神職。例如， 牧師 、 阿訇 、 大主教 ，等等。
二是神職加上姓氏。例如， 謝爾蓋神父 。
三是神職加上 先生 。例如， 傳教士先生 。
5.教育界、科技界、衛(wèi)生界、司法界人士
在稱呼此類人士時，一般應(yīng)以其職稱、學(xué)銜為主要內(nèi)容。其慣用方式主要有四種：
一是直接稱呼其職稱或?qū)W銜。例如， 教授 、 工程師 、 研究員 、 醫(yī)生 、 法官 、 律師 ，等等。
二是在其職稱或?qū)W銜前加上姓氏。例如， 蒙代爾教授 、 米羅大律師 ，等等。
三是在其職稱或?qū)W銜后加上 先生 、 小姐 之類的稱呼。例如， 法官先生 、 博士小姐 ，等等。
四是在其職稱或?qū)W銜前后同時加上姓氏及 先生 或 小姐 。例如， 里奈博士先生 。
6.服務(wù)業(yè)人士
稱呼服務(wù)行業(yè)的從業(yè)人員時，一般有下述兩種常用方式：
一是稱呼對方為 小姐 或 先生 。倘若了解對方的姓氏，有時亦可一并相稱。
二是稱呼對方為 服務(wù)生 。此種稱呼，在飯店、餐館、歌廳、商店大都可以使用。
7.社交界人士
在一切社交場合， 小姐 、 女士 、 先生 等稱呼均最為適用。在一些國家里，稱呼婦女時必須謹(jǐn)慎：已婚者應(yīng)稱之為 夫人 ，未婚者應(yīng)稱之為 小姐 ，而 女士 則多在不知其婚否時使用。在大多數(shù)情況下， 小姐 、 夫人 、 女士 、 先生 均可與姓氏或姓名一并稱呼。與姓氏合稱，適用于一般場所。與姓名合稱，則顯得非常正式。
8.王公貴族
稱呼來自君主制國家的王公貴族時，必須采用其規(guī)范性稱呼。
對國王、王后，一般應(yīng)稱為 陛下 。
對王子、公主及國王的兄妹，通常應(yīng)稱為 殿下 。
對擁有爵位、封號者，則必須直接以其爵位、封號相稱。例如， 大公 、 勛爵 、 爵士 ，等等。
對國君之母，應(yīng)稱之為 王太后 或 太后 。
有時，可在王公貴族的頭銜之前加上其姓氏或姓名相稱。在某些國家，擁有爵位的貴族亦可被稱為 閣下 或 先生 。
9.社會主義國家或兄弟黨人士
對這類人士，一般可以稱之為 同志 。 同志 這一稱呼，大都可與姓氏或姓名構(gòu)成合稱。例如， 卡斯特羅同志 、 金正日同志 等。需要注意的是， 同志 這一稱呼不宜濫用。
四、正式場合的忌稱
在公務(wù)交往中，有一些稱呼是職員所忌諱使用的。它們的共同之處是：失敬于被稱呼者。這類忌稱主要有下述五種。
1.錯誤性的稱呼
它們均是稱呼者粗心大意、用心不專所致。常見的有兩種情況：
一是誤讀。其原因在于不認(rèn)識被稱呼者的姓名，或者念錯了對方的姓名。我國人名中的一些姓氏，例如， 翟 、 冮 、 郇 、 眭 等，就很容易被人誤讀。
二是誤會。在此，它是指對被稱呼者的職務(wù)、職稱、學(xué)銜、輩分、婚否做出了錯誤的判斷。例如，把一名未婚婦女稱做 夫人 ，顯然就屬于重大的失誤。
2.不適當(dāng)?shù)姆Q呼
有一些稱呼如果在正式場合使用，均為不適當(dāng)?shù)姆Q呼。此類稱呼主要有以下幾種：
一是替代性的稱呼。在正式場合，若以 下一個 、 12號 等替代性稱呼去稱呼他人，亦為不適當(dāng)?shù)淖龇ā?/p>
二是跨行業(yè)的稱呼。學(xué)生喜歡互稱 同學(xué) ，軍人往往互稱 戰(zhàn)友 ，工人可以互稱 師傅 ，專業(yè)造詣高者可稱之為 大師 。但此種行業(yè)性極強的稱呼一旦被用來稱呼 界外 之人，通常則會給人以不倫不類之感。
三是不恰當(dāng)?shù)暮喎Q。某些同事之間使用的非正式的簡稱，例如，把 范局長 簡稱為 范局 ，把 沙司長 簡稱為 沙司 ，把 周校長 簡稱為 周校 ，均不可使用于正式場合。
另外，與他人打交道時，不使用任何稱呼，也是極不禮貌的表現(xiàn)。
3.不通行的稱呼
有一些稱呼，僅僅適用于某一地區(qū)，或者僅僅適用于國內(nèi)。一旦它超出一定范圍，就有可能產(chǎn)生歧義。此類非通行稱呼主要有兩種：
一是僅適用于某一地區(qū)。北京人稱別人為 師傅 ，山東人則習(xí)慣于稱呼別人為 伙計 ，這類地區(qū)稱呼在其他地區(qū)往往難以 暢行無阻 。
二是僅僅適用于國內(nèi)。一些中國人常用的稱呼，例如， 同志 、 愛人 等，絕對不宜用于稱呼一般的外國人。
4.庸俗性的稱呼
在公務(wù)交往中，一些庸俗而檔次不高的稱呼，絕對不宜使用。動輒對他人以 朋友 、 兄弟 、 死黨 、 哥們兒 、 姐們兒 相稱，往往只會貶低自己的身份。
應(yīng)當(dāng)指出的是，在正式場合，不論對外人還是自己人，最好都不要稱兄道弟。要是張口閉口 張哥 、 李姐 、 王叔 ，不僅不會使人感到親切，反而會讓別人覺得稱呼者的格調(diào)不高。
5.綽號性的稱呼
在一般情況下，一名有教養(yǎng)的職員絕對不可擅自以綽號性稱呼去稱呼別人。不論自己為別人起綽號，還是道聽途說而來的綽號，都不宜使用。一些對他人具有侮辱性質(zhì)的綽號，則更是應(yīng)被禁止使用的。