提高工作效率的三個(gè)小秘訣!
同時(shí)處理多項(xiàng)任務(wù)，最終的成效并非更高，而是更低。如果你真正專(zhuān)注于完成一些小的關(guān)鍵任務(wù)，最終你會(huì)發(fā)現(xiàn)自己完成的工作更多。
所有人都在想方設(shè)法地提高工作效率。關(guān)于工作效率的話題通常會(huì)涉及到緊張的時(shí)間管理系統(tǒng)，你必須把自己的時(shí)間放到象限里，或者下載一個(gè)新的應(yīng)用。盡管出發(fā)點(diǎn)是好的，但一周后，你又將恢復(fù)到拼命記住所有事情、四處奔波、疲于奔命的狀態(tài)。
大多數(shù)提高工作效率的方法都存在一個(gè)問(wèn)題：它們都需要對(duì)個(gè)人日常生活做過(guò)多的調(diào)整。一個(gè)整天忙忙碌碌的人，不可能在一夜之間便能適應(yīng)有條理的時(shí)間安排。他或她需要更多時(shí)間才能改變。下面是三個(gè)雖不起眼但卻可行的大幅提高效率的方法。
1.明確設(shè)定會(huì)議時(shí)間和工作時(shí)間。
如果你總是在工作任務(wù)、客戶預(yù)約和員工會(huì)議之間奔波，你會(huì)感覺(jué)疲于應(yīng)付，而且你還會(huì)遇到更多干擾。因此，可以嘗試拿出幾周時(shí)間只用于會(huì)議，幾周時(shí)間專(zhuān)門(mén)用于完成工作。在計(jì)劃用于會(huì)議的時(shí)間里，你可以與客戶、員工和承包商會(huì)談，中間的空閑時(shí)間用于完成工作任務(wù)。
而在非會(huì)議時(shí)間，工作將是你的唯一重點(diǎn)，你要拿出時(shí)間深入研究項(xiàng)目，完成工作任務(wù)。要堅(jiān)持自己的時(shí)間安排，在此期間不要計(jì)劃其他事情。可以使用熒光筆，在日歷上做一個(gè)醒目的提醒。
2.在所有項(xiàng)目之前劃定緩沖期
在最終期限到來(lái)之際，還在為完成任務(wù)而奮戰(zhàn)，必然會(huì)令人疲憊不堪。如果你有一場(chǎng)重要的會(huì)議，一次重要的客戶演示或項(xiàng)目啟動(dòng)，你應(yīng)該在實(shí)際最終期限48小時(shí)前完成準(zhǔn)備工作，并且要始終堅(jiān)持自己設(shè)定的較早期限。
這樣一來(lái)，在真正的最終期限到來(lái)之前，你便有一個(gè)緩沖期，使你可以后退一步，得到喘息的機(jī)會(huì)，而且你可以更清晰地進(jìn)行觀察，甚至?xí)l(fā)現(xiàn)一些需要調(diào)整的'地方。在進(jìn)行演示或提交商品之前，最后一次處理內(nèi)容中的細(xì)節(jié)問(wèn)題。
3.用好便利貼。
同時(shí)處理多項(xiàng)任務(wù)，最終的成效并非更高，而是更低。研究顯示，多任務(wù)處理效率低下。因此，不要采用“制定一個(gè)待辦事項(xiàng)清單，然后去逐項(xiàng)完成所有任務(wù)”的方法來(lái)提高效率，而是應(yīng)該每天首先瀏覽一下手頭的任務(wù)，然后選擇自己當(dāng)天需要完成的項(xiàng)目，任務(wù)數(shù)量到寫(xiě)滿一張3x3英寸的便利貼為止。(不要使用比普通打印字號(hào)更小的字號(hào)來(lái)欺騙自己。)
這些任務(wù)便是你一天工作的中心。如果你真正專(zhuān)注于完成一些小的關(guān)鍵任務(wù)，最終你會(huì)發(fā)現(xiàn)自己完成的工作更多。
對(duì)于大多數(shù)繁忙的創(chuàng)業(yè)者而言，做到百分百井然有序是不切實(shí)際的幻想，就好像要實(shí)現(xiàn)“收件箱零郵件”一樣。如果真能做到井然有序，當(dāng)然是好事，而且也應(yīng)該是每個(gè)人努力的方向，但未來(lái)總會(huì)有更多任務(wù)出現(xiàn)。與其為了效率而嚴(yán)格控制每天的時(shí)間，不如給自己更大的回旋余地。你會(huì)慢慢地控制自己，逐漸變得更加專(zhuān)注，完成自己的工作，但又不會(huì)感覺(jué)疲憊。
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