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怎么提升你的工作效率
上一秒在寫下午要用的會議發(fā)言;下一秒foxmail提示來了新郵件;還沒來得及回郵件，MSN對話框跳了出來，原來是客戶發(fā)了圖片等你接收;圖片還沒傳完，電話又響了……你就像個辦公室“多動兒”，如果能學會一心多用，你會覺得時間變多了。怎樣消滅這些不合理的工作方法，提高工作效率呢?
有研究表明，美國上班族“多動兒”的工作成績平均每年要比一般人少一個月的量，全美每年因此蒙受770億美元的損失。而紐約貝西科斯咨詢公司最新的調查數(shù)據(jù)顯示，即使是普通員工，只要不對辦公室的干擾因素(接電話、發(fā)郵件)展開積極的“抵抗”，他們的工作效率將下降28%，美國經(jīng)濟每年也會因此再損失6500億美元。
更重要的是，這種狀態(tài)還會侵蝕心理健康。麻省理工學院心理系教授丹尼爾。安德森說：“注意力被分散就像是釜底抽薪，讓你構建了許久的靈感大廈轟然倒塌。
累死累活做的全是無用功，這可能導致懷疑、否定自己的能力，對工作畏懼、拖延，進而引發(fā)自卑、情緒低落等惡劣心境。
典型癥狀：永遠處于忙碌狀態(tài)
盡管他們非常希望能不被別人打擾好好工作，但事實上，他們的自控力實在堪憂。任何信息都有可能吸引他們的注意力，順理成章，腦子里塞成了一團糨糊，手上卻拿不出像樣的工作成果。
典型案例1
擔任公司會計的丁丁最近比較煩，老板催著要公司各部門的年度數(shù)據(jù)統(tǒng)計，疲于應付的丁丁只好加班加點。其實，工作量并不算太大，只是丁丁是個十足的八卦狂人+聊天狂人。每天上班，她的第一件事是瀏覽各大網(wǎng)站的娛樂新聞和經(jīng)常泡的八卦論壇，之后還忍不住與好友在網(wǎng)上交流一番。有時，在丁丁好不容易快計算出一項數(shù)據(jù)時，手機又響了，電話那頭的好友在第一時間告訴她：某商場下禮拜周年大促銷!興奮的丁丁一下子又聊了個夠。
案例1分析
丁丁患上“多動癥”的癥結或許是因為她有一種“信息焦慮綜合征”。這是一種由于過量、沒有選擇、不經(jīng)訓練地吸收完全沒有系統(tǒng)意義的多方信息引起的焦慮癥狀。心理醫(yī)生在門診中經(jīng)常會發(fā)現(xiàn)一些25歲到40歲的擁有高學歷、置身高新技術行業(yè)的白領人士，尤其是那些常與高流量信息打交道的正常成年人會出現(xiàn)“信息焦慮綜合征”。
丁丁對不同的信息都有著不可控制的好奇心和好勝心，生怕自己會遺漏掉一些重要的信息，以至于不能及時更新自己的信息庫，并希望自己是個頂級的信息達人。在這個目標的指引下，丁丁會對自己施加一系列的自我強迫和緊張情緒，由此會不由自主地去網(wǎng)上瀏覽新聞以及和朋友討論相關的話題。
案例1調整建議
1.為了提高效率，你可以使用80/20的時間管理方法。這其實是一個極為簡單的原則，80/20法則認為，80%的收獲源自20%的努力。所以為了讓自己的工作效率提高，在一天的工作開始時，你先將全部的精力集中在那些需要及時處理的事情上，你就會發(fā)現(xiàn)，你擁有足夠多的時間來休息或者娛樂。
在職場上使用80/20法則時，你只需按工作重要緊急程度的優(yōu)先順序寫下這一天你最需要完成的3件事情，接著你就從頭做起。即使這一天你只能完成其中的一件事，你仍然完成了今天最重要的事情。這樣你就不會覺得自己忙忙碌碌了一天，卻依然一事無成了。而且，通常情況下，良好的開始會讓你一天都保持高昂的情緒和積極的動力，這會使你這一天都十分高效。
2.退訂那些從不閱讀的電子郵件雜志，使用電子郵件過濾工具，最好設置兩個電子郵箱，將私人郵件與工作郵件分開。在上班時間，只允許自己打開工作郵箱，私人郵箱在午餐休息或者下班后閱讀回復。
3.在需要集中精力做一項工作時，適當?shù)仃P掉手機和一切即時收發(fā)信息工具是“聰明之舉”。你只是比別人晚一點知道一些信息而已，只要你愿意，將手頭工作完成之后，再去了解不論是好消息還是壞消息，都對你有好處。因為在沒有壓力的狀況下，人的接受能力會提高不少。
4.此外，你可以做一些積極的心理暗示，要知道，無論人對信息的掌握多么全面，遺漏總是難免的。不必整天想著收集足夠多足夠全的信息，要記住，不光是你會遺漏一些信息，每個人都有這種現(xiàn)象。習慣拖拖拉拉的“多動兒”。
習慣拖拖拉拉的“多動兒”
典型癥狀：做事懶散、積極性不高、對工作沒有太大的抱負。通常的心態(tài)是“能拖一天是一天，能晚一天是一天”，就算泰山壓頂，他們仍然能做到不緊不慢地前進，在他們的字典里，似乎從來沒有“緊急”這個字眼。
典型案例2
Julie在政府部門中的某個事業(yè)單位擔任文職，日常職責就是收發(fā)郵件、接聽來訪電話以及處理一些日常雜事。清閑的工作加上Julie本身的懶散性格，愈發(fā)造成了她對工作拖拖拉拉的態(tài)度，如果領導讓她提交一份文件，Julie永遠是在領導要求的最后一天才開始著手準備。
因為每次都是在匆匆忙忙的狀況下完成的，Julie的工作表現(xiàn)并不盡如人意，久而久之，領導也覺得她工作缺乏積極主動性，沒有效率。
案例2分析
Julie的職場多動癥或許是做事拖拉搞的鬼。由于性格的關系，可以看出Julie本身對工作的積極性并不高，并不希望能在職場上有積極的建樹，只是希望能穩(wěn)定地做這份工作而已。
像Julie這一類先天形成的職場“多動兒”，歸根結底是她拖拉的性格，當然也不排除有一些對工作厭倦的因素在里面。事實上，美國德寶大學的心理學家約瑟夫。R·法拉利發(fā)現(xiàn)，做事拖拖拉拉也是一種病，而且有方法根治。法拉利教授將那些喜歡把該做的事情盡量往后拖的人，稱為患有“慢性拖拉癥”。做事喜歡拖拖拉拉的人全世界都有，遠比人們想象的復雜和普遍。根據(jù)最新研究，約20%的美國成年人是“慢性拖拉癥”患者。
案例2調整建議
1.在出現(xiàn)第一個“拖拉”念頭時，就將它徹底否定并給予制止或懲戒。心理學上有個有趣的“破窗理論”，假設有一排完好的玻璃窗，如果其中一扇窗受到破壞而沒有及時修補，那么其他完整的玻璃窗也會陸續(xù)遭受到破壞，最后這一排完好的玻璃窗墻就會變成一堵破窗墻，這其實與“多米諾骨牌”效應一致。
2.給自己一個相對自由的緩沖期。對于拖拉成性的人來說，要想一下子改掉這個毛病是不現(xiàn)實的，不要打算一口吃成個胖子，這只會使你感到過多的壓力，以至于讓你產(chǎn)生放棄的念頭。試著將一項工作分解為若干可付諸行動的小步驟，然后扎扎實實地從第一步開始做起，直到完成。
3.有些職場“多動兒”是十足的完美主義者，在開始工作之前，他們早已嘗試著從每個角度來全盤分析自己的工作，然后希望自己能積累到某個程度，或挑選到一個完美的時間點再去工作�？上У氖牵瑥娭菩缘姆磸退伎贾粫棺约合莸酶�，從而使采取行動變得越來越難。所以放棄那些該死的完美想法吧，就從現(xiàn)在開始，停止思考，然后去做那些你應該做的事情。
4.時不時地給自己一些“糖果”犒勞自己。自我激勵是一種比較積極地治療拖拉癥的方法，在每個階段適時地鼓勵自己，在工作的間隙，給自己一塊巧克力或是一個伸懶腰的機會，你會發(fā)現(xiàn)，事實上，你的工作效率已經(jīng)在提高了。
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