關于社會養(yǎng)老保險檔案管理論文

　　養(yǎng)老保險是社會保險的主要內(nèi)容之一，而社會養(yǎng)老保險檔案管理是開展養(yǎng)老保險工作的重要基礎。通過檔案的建立，可以對整個業(yè)務辦理流程進行詳細的記載，在為社會養(yǎng)老保險開展各項工作提供依據(jù)的同時，又可以為參保人員提供更高層次的服務，尤其是在信息化管理時代，通過信息共享平臺，能提高檔案信息的利用程度，有利于推動養(yǎng)老保險事業(yè)的發(fā)展。

　　一、社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理

　　近年來，社會養(yǎng)老保險業(yè)務的檔案管理已經(jīng)進行了多方面的改善。之所以對社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理不斷地進行完善，是因為最終的目的是要避免養(yǎng)老保險業(yè)務檔案的不真實、不完整和不安全性。社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理是提高養(yǎng)老保險保障性功能的一種重要手段，通過為參保個人及社會有關方面提供優(yōu)質(zhì)高效服務來促進社會養(yǎng)老保險業(yè)務的`發(fā)展。有數(shù)據(jù)資料表明，在檔案服務工作趨于信息化、網(wǎng)絡化的今天，必須要對社會養(yǎng)老保險檔案管理工作進行改革，才能適應當今時代的需要。因此，在新形勢下，為了不阻礙社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理工作適應社會保險事業(yè)的發(fā)展，必然要對社會養(yǎng)老保險檔案管理工作提出更高的要求。目前，社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理主要存在以下幾點問題：一是缺少規(guī)范化的檔案管理制度；二是信息化檔案管理水平較低；三是檔案管理人員管理素質(zhì)有待進一步提高。

　　二、提高社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理工作的對策

　　（一）完善和規(guī)范檔案管理制度

　　社會養(yǎng)老保險檔案的保管要做到制度建立、專人負責、安全存放和交接銜接。社保經(jīng)辦機構和企業(yè)應建立社會養(yǎng)老保險檔案管理制度，明確管理人員分工和職責，對檔案建立、維護、交接等環(huán)節(jié)進行制度化管理。檔案紙質(zhì)材料應當排列整齊有序，儲存在專門的場所，重要材料應復印備份，檔案電子數(shù)據(jù)應當有比較強的網(wǎng)絡安全性，必須做到異地備份，數(shù)據(jù)格式要有清晰的說明以便日后升級維護。這里特別要強調(diào)交接環(huán)節(jié)一定要尤其重視，嚴防脫節(jié)，否則會給后續(xù)工作帶來無法預計的困難。

　�。ǘ�）對社會養(yǎng)老保險檔案進行科學分類和有序整理

　　1.科學分類檔案分類不僅是檔案文件整理中的一個工作程序，更重要的是在整個歸檔文件整理工作中具有主導的作用。沒有合理的分類，歸檔文件收集整理工作就無法開展下去。歸檔文件只有賦予鮮明的特征，才能加以區(qū)別和聯(lián)系，便于保管和利用。所以，確定養(yǎng)老保險檔案的分類標準，實現(xiàn)科學分類，是檔案歸集、整理和保管的基礎，同時又指導著其他各項工作的有序展開。

　　2.平時歸檔平時歸檔是立卷人員依照檔案分類與范圍。將已經(jīng)辦理完畢的文件材料，隨時歸入臨時卷夾（卷盒）內(nèi)，這就是平時歸檔。平時歸檔要“隨辦隨歸”，不得積累到第二年立卷時再歸卷。這樣，有利于保持文件材料之間的聯(lián)系，保證歸檔文件材料的齊全完整。

　　3.有序整理檔案的整理，應按各類檔案的歸檔范圍，由各職能部門負責收集整理。歸檔文件材料的排列，要按照各類文件材料歸檔的范圍、發(fā)生時間、重要程序分門別類地收集和整理，依次進行排列。檔案在整理后，要去掉金屬物，對破損的應按裱糊技術要求進行托裱。

　　4.合理編號整卷裝訂的案卷其全部卷內(nèi)文件要編統(tǒng)一的順序頁號。并以“件”為單位在文件材料的首面加蓋歸檔章。

　　5.編制目錄歸檔文件目錄包括件號、責任者、文號、題名、日期、所在頁號（或件號）以及備注等項目。件號即文件材料的排列順序號；責任者是指制發(fā)文件材料的組織或個人；文號即發(fā)文的字號；題名即文件材料的標題；日期即文件材料的形成時間；頁數(shù)即填寫一件文件材料的總頁數(shù)；備注即需要補充和說明的情況，包括密級、缺損、修改、補充、移出和銷毀等。

　　6.標準化裝訂按照國家最新的檔案管理辦法，文書類檔案可以不裝訂，可按件和保管期限直接裝盒。而會計類和養(yǎng)老保險業(yè)務類檔案必須裝訂成冊。裝訂材料，必須選用經(jīng)檔案行政部門認可，符合檔案保護要求的安全材質(zhì)。裝訂檔案，一律采用案卷左側裝訂，并將左、下側對齊，采用“三孔一線”的方法裝訂。

　　7.填寫卷面案卷封面項目包括：全宗名稱、案卷標題、起始時間、保管期限、件、頁數(shù)和歸檔號。案卷封面項目的填寫，要求內(nèi)容完整、概括準確、字跡整潔、一目了然。

　　8.檔案裝盒不同類別、不同年度、不同保管期限的歸檔文件材料不能放入同一檔案盒。檔案盒的厚度與歸檔文件材料的厚度相適應，避免歸檔文件材料彎曲受損。

　　9.定期移交按照有關規(guī)定，凡在工作中形成的在歸檔范圍內(nèi)的文件材料，均由相關責任部門進行整理、立卷、裝訂，并定期移交檔案部門歸檔。各職能部門應在次年初向檔案管理部門移交檔案，交接雙方根據(jù)移交目錄清點核對，并履行簽字手續(xù)。應歸檔的文件材料要齊全完整。

　　10.規(guī)范排列案卷移交檔案室后，管理檔案人員要將一個年度、一個類別的案卷進行系統(tǒng)化的排列，使卷與卷之間保持一定聯(lián)系，固定順序，便于查找利用。

　　三、實現(xiàn)社會養(yǎng)老保險信息化、網(wǎng)絡化

　　社會養(yǎng)老保險檔案要實現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡化管理。要充分利用計算機數(shù)據(jù)庫管理功能和網(wǎng)絡平臺，建立養(yǎng)老保險檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化和網(wǎng)絡化。這是我國社會保障體系建設、社會保障信息化建設和提高社保經(jīng)辦機構管理服務水平的必然要求，也是現(xiàn)代化社會養(yǎng)老保險檔案管理的發(fā)展方向。檔案管理的數(shù)字化和網(wǎng)絡化不僅有存儲量大、檢索方便、數(shù)據(jù)傳遞快速便捷等優(yōu)點，而且在實現(xiàn)資源共享、提高統(tǒng)籌層次方面也有現(xiàn)實意義。

　　四、結語

　　綜上所述，在新形勢下，社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理工作仍然是需要關注的一個領域。針對社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理中不適應當前時代需求的問題，要通過完善和規(guī)范檔案管理制度、提高信息化檔案管理水平以及提升檔案管理人員素質(zhì)等途徑進行改革，才能確保社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理工作的有效性。

　　參考文獻：

　　[1]肖杰.淺析如何做好社會保險業(yè)務檔案管理工作[J].經(jīng)濟師,2008(11).

　　[2]盛麗艷.淺談“五七工”養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理的問題及對策[J].赤峰學院學報,2013(10).

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