寫商務英語信函注意事項
在國際貿易競爭日益激烈的今天，為了通過發(fā)送商務信函達到有效交流，傳達友好情感，增加商務合作機會的目的，商務信函必須在風格和語言上發(fā)生變化。現代商務信函的主要文體特征可以概括為以下五點: 內容的清晰性、表達的簡潔性、詞語的專業(yè)性、風格的正式性、措辭的禮貌性。因此我們要將商務信函本身的特點和英語的語言特點結合起來，分析和總結其翻譯思路和技巧。
一、內容的清晰性
發(fā)送商務信函的目的在于建立商務往來關系，就某一細節(jié)進行商討，努力達成共識，以便促進一項商務活動的開展。要達到這些目的，首先必須保證閱讀者能夠清楚了解寫信人的意圖，迂回或閃爍其辭的話語會讓讀信人產生不信任，甚至會懷疑對方的語言表達能力，對進一步開展商務活動很不利。模棱兩可的話輕則阻礙讀信人對信函意思的理解，重則會對發(fā)函方造成不必要的損失。例如: As to the steamers sailing from Hongkong to San Francisco，we have bimonthly direct services. 此處bimonthly 有歧義，可以是twice a month 或者once two month. 故讀信人就迷惑了，可以改寫為We have two direct sailings every month from Hongkong to San Francisco.
翻譯要保留原文的清晰度相當重要。由于在較為正式的場合中，為了將一概念定義完整和清楚，英文常常用關聯(lián)詞將幾個短句并在一起形成一個長句，而中文無法照樣只用一句話來翻譯，即使這樣譯了也很難達到通順和自然。這時，我們就采取將長句按特定的事情發(fā)展的順序拆分成兩個或兩個以上的小句子的方式來翻譯。必要時還要增加或省略一些詞語，讓整段文字結構更合理、內容更清楚。例如: The prices stated are based on current freight rates，any increase or decrease in freight rates at time of shipment is to be the benefit of the buyer，with the seller assuming the payment of all transportation charges to the point or place of delivery.例句中以一個介詞with 來分界，譯為“合同價格是以運費計算，裝運時運費的增減均屬買方。賣方則承擔至交貨地的全部運費”。在原文中with 分句是一個狀語，翻譯時采用中國人平鋪直敘的思維方式，用分述的方式把這個句子拆成兩句，清楚地表達了原文的語言信息。
是不是一封書信只要包含了全部關鍵信息就可以成為一封好的書信了呢? 擬信人還應注意語言組織的條理性，或按事情發(fā)展的先后順序，或按各要素的重要性排序編寫。東扯一句，西扯一句的寫法必定會影響文章的清晰度。
二、表達的簡潔性
簡潔就是用最精煉的語言來表達意思，在商務信函中言簡意賅就是為了方便高效率溝通與工作。能用一個字表達的不用一個詞組，能一個詞組講清的事就不用講成一句話。商務信函不用因顧及禮貌而開頭就說“I hope you are well”( 近日可好?) ，天氣也從不在此中提及。我們用“now”不用“at the same time”; 用“though”而不用“inspite of the fact that”……。形容詞雖然可以表達友好、滿意、歉意等感情，但只是在十分必要的情況下才出現。中國人在寫英文信函時經常會出現一些不必要的重復，比如: “true facts”、“next time in the future”這樣的詞語讀者能懂，但是會對這種不地道的說法嗤之以鼻。
中文就簡潔這一點在很多情況下具有優(yōu)勢，商務信函中最能體現這一優(yōu)勢的是一些客套而必要的敬語，比如: “we are looking forward to your early reply”，翻譯成中文就五個字: “盼早日回復”; “with all kind regards，I remain”，中文為“祝好”。像“regards”、“wishes”這一類詞，都不用按照原意翻譯，祝好的英文句子大多用中文的俗語代替。
三 、詞語的專業(yè)性
商務信函是在商務活動這一特定的領域所使用的應用文形式。擬寫和閱讀此種信函的人都是從事商務工作的個體。在以職業(yè)劃分的團體環(huán)境中，通常存在為方便業(yè)內人士交流但外行不懂的語言。這種語言包括專門為定義一個專業(yè)概念而發(fā)明的詞匯，普通詞匯在某一特定領域的特定意思，以及由一組詞匯的每個單詞的開頭字母組成的縮寫單詞。我們稱上述這些語言為行話( jargon) 。要將商務英語信函翻譯得既專業(yè)又得當，要求翻譯工作者掌握足夠的商務知識。涉及經濟學、金融學、國際貿易等領域的概念的意思和英文縮寫這兩種。不懂金融學的人會把“bank balance”和“insurance policy”分別翻譯成“銀行平衡”和“保險政策”，而正確的譯文是“銀行余額”及“保險單”; 沒有接觸過國際貿易的人也不會知道“CIF”( 成本加保險加運費價) ，“D/P”( 付款交單) ，“T /T”( 電匯) 。因此，懂得商務英語的行話是翻譯相關信函的基本要求。根據字面意思翻譯出來的.文字根本無法傳達商務信息。
四、風格的正式性
Peter Newmark 在他編著的《翻譯教程》中提到，提筆寫譯文之前，翻譯者必須通讀文章，了解原文的背景、基調、作者的態(tài)度和行文風格，以便合理自然地組織語言，表達目標信息。商務信函以商務活動為背景，書信內容自然是采取較為正式的風格表達。
這種正式性首先表現在措辭專業(yè)考究，感情色彩適中。在很多情況下，商務信函偏向于用名詞表達某一動作的執(zhí)行，一種狀態(tài)的持續(xù)，或者用名詞代替形容詞來表達某種感情和態(tài)度; 其次，一件事情的完成大多用被動句來表述; 最后，用完整的長句說明事項。其中第三點在內容的清晰度上已用實例說明過，這里就第一和第二點看一個例子。例如: Unless your L /C advice is faxed the soonest possible，both the delay in shipment and L /Cextension will be inevitable. As this is a matter of great importance，we hope you will pay special attention to it. 我們可以清楚地看到英語在正式場合的習慣用法: 頻繁使用被動語態(tài)表示一件事的執(zhí)行，但我們不能把原文第一句翻譯成“如果信用證通知書被盡早傳真過來”，而應譯為“如果貴方盡早將信用證通知書傳真過來”。這樣更符合中文的表達習慣; 后面說到“如不那樣做，難免會出現延遲裝船和延長信用證的有效期的現象”，英文用“delay in shipment and L /C extension”這樣的名詞詞組來表達既精煉又正式，但是中文翻譯出來不得不加一些語言，還要把表示動作的名詞換成動詞來譯。另外，“this is a matter of great importance”的講法也只有在相當正式的場合才用，屬于定語后置，翻譯過來形容詞放在名詞前面“這是件很重要的事情”，或簡而言之“事關重要，敬請留意”。
五、措辭的禮貌性
在商務信函中，禮貌是行文必須遵守的原則。信頭注明的收信人如果是對方公司的高層人物，必須在其名字后或下一行寫出其職位或官銜。正文起頭的稱號也較為講究。在公司內容傳遞的信函中，上級可以直呼下級的名字，表現出職位差別，也可以表達親切之意。同事之間的交流也可以直呼其名，顯出合作親密。而進行貿易往來的不同公司之間則要嚴格按照“先生、女士、總經理、董事長閣下”等稱呼。在稱呼前最常用的形容詞是“dear”，直譯為“親愛的”。但是鑒于商務活動和雙方關系的正式性，我們將它譯為“尊敬的”更恰當。“謝謝”、“請您”、“不勝感激”幾乎在每封商務信函中都出現，這是為了引起讀信人的好感和認同，以促成對方按照自己的意圖完成相關的事項，或者對對方已經完成的某項工作表示肯定。我們將“Thank you for your inquiry of September 9th about our SH035 automatic coffee - maker.”翻譯為“感謝貴方于九月九日對我方SH035 型自動咖啡壺的詢價”。“感謝”按照原英文句子的順序譯在句首。但對另一種表達“Early reply is highly appreciated”則不能用中文的被動句翻譯，而應譯為“承蒙早日回復，不勝感激”。此中加入了英語原文中沒有的詞語“承蒙”，以解決改變句型后不通順的問題。在某項商務活動開展過程中，對方有可能出現做得不盡人意的時候，無論是出于有意還是無意，如果筆者想激發(fā)對方做出對自己有意義的舉動，切忌指責對方或持居高臨下的態(tài)度。
這里來對比兩種不同的寫作態(tài)度:
A: You obviously ignored our request that you return the report by registered mail.顯然你置我方將報告以掛號信的形式寄回的要求于不顧。
B: We did request that you return the report by registered mail.
我們確實作出過請你將報告以掛號信的形式寄回的要求。
顯然第二種說法讓人更能接受。因為句子是通過非常委婉的形式提醒讀信人責任過失在于讀信方，“did”這一關鍵詞起到澄清寫信方已將事情闡述清楚的作用，因此，雖然這一助詞沒有實在的詞匯意義，但卻具有強烈的語法意義，必須在譯文中體現出來，這里我們用“確實”來表達。
不難發(fā)現，懂得一門語言，不等于懂得在某特定的環(huán)境和場合中恰當地使用這門語言。作為中國的涉外商務人員，能流利地用英語表達意思只是維持正常工作的基本要求之一，要寫得一手地道的、專業(yè)的商務英語信函是利用函電從事商務活動的前提。要寫出高質量的商務英文信函必須將本文提出的五個特征有效合理地結合起來，靈活運用專業(yè)知識，恰當地組織語言。
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