商務(wù)英語信函
商務(wù)英語信函1
摘要：文章首先對商務(wù)英語信函進(jìn)行了概述，其次探討了商務(wù)英語信函教學(xué)實踐路徑，即堅持相關(guān)原則，明確教學(xué)實踐目標(biāo)；整合課程教學(xué)體系，深化教學(xué)內(nèi)容；優(yōu)化教學(xué)方法，實現(xiàn)有效教學(xué)。
關(guān)鍵詞：商務(wù)英語；信函教學(xué)；教學(xué)體系
在國際商務(wù)活動開展中，商務(wù)信函的重要性不言而喻。信函課程已成為高校商務(wù)英語專業(yè)教學(xué)中不可或缺的重要組成部分，學(xué)生商務(wù)書面溝通能力、商務(wù)英語信函寫作能力等已成為高校培養(yǎng)商務(wù)英語專業(yè)人才中的關(guān)鍵點[1]。商務(wù)英語教師要根據(jù)新時期外貿(mào)業(yè)務(wù)崗位具體要求，立足班級學(xué)生商務(wù)英語水平，優(yōu)化創(chuàng)新商務(wù)英語信函教與學(xué)，科學(xué)整合商務(wù)英語信函教學(xué)目標(biāo)、內(nèi)容、方法等，構(gòu)建高效商務(wù)英語信函教學(xué)課堂，提高商務(wù)英語信函寫作及外貿(mào)業(yè)務(wù)工作能力。
一、商務(wù)英語信函
以商務(wù)信函內(nèi)容為基點，商務(wù)英語信函可以分為多種類型，包括詢價函、確認(rèn)函、感謝函、催款函、邀請函、求職函等，寫作要求、寫作要點等也是各不相同。同時，站在文體學(xué)角度來說，商務(wù)英語用法、措辭、語篇結(jié)構(gòu)等并不是固定不變的。在實際應(yīng)用中，其變化主要體現(xiàn)在詞、句、結(jié)構(gòu)三個方面。在詞匯方面，商務(wù)英語注重行話和詞塊表達(dá)，后者主要體現(xiàn)在縮略詞、多詞詞匯兩個方面，如信用證（letterofcred－it）；付款交單（documentagainstpayment）；離岸價（FOB）；到岸價（CIF）。在句法方面，商務(wù)英語信函句式大都簡潔化，復(fù)合句的使用可以提高商務(wù)英語交際中禮貌效果。同時，商務(wù)英語信函具有鮮明的專業(yè)性、準(zhǔn)確性、禮貌性等特點[2]。和商務(wù)英語文體特征相比，商務(wù)英語信函寫作有明顯區(qū)別。以“禮貌性特點”為例，在商務(wù)英語信函寫作過程中，“禮貌策略”是必不可少的關(guān)鍵性條件，問候語中不能出現(xiàn)極度口語化單詞，比如，helloPeter，而應(yīng)該使用DearPeter這類正式稱呼語，結(jié)束語也是如此，要使用禮貌性結(jié)束語，比如，Bestregards，不能使用首字母縮略詞或者直接采用所寫，比如，“Foryourinformation”，不能用“FYI”進(jìn)行表示，防止產(chǎn)生歧義，句子不能冗長啰唆，多采用主動語態(tài)等。
二、商務(wù)英語信函教學(xué)實踐路徑
�。ㄒ唬﹫猿窒嚓P(guān)原則，明確教學(xué)實踐目標(biāo)
在商務(wù)英語信函教學(xué)中，教師要站在客觀的角度，準(zhǔn)確把握商務(wù)英語信函寫作要求，堅持禮貌、具體、體諒、簡潔等原則，將其巧妙貫穿到教學(xué)實踐環(huán)節(jié)，便于班級各層次學(xué)生在實踐過程中對商務(wù)英語信函寫作各原則有正確的認(rèn)識，進(jìn)行規(guī)范化商務(wù)英語信函寫作。以“完整原則”為例，在寫作訓(xùn)練過程中，教師要科學(xué)指導(dǎo)班級學(xué)生巧用“5W”檢查方法，檢查信函寫作中交易對象、內(nèi)容、地點、時間與原因，確保所寫的商務(wù)英語信函具有較高的完整性[3]。在此過程中，教師要圍繞商務(wù)英語信函寫作原則，以班級學(xué)生為中心，圍繞素質(zhì)教育背景下商務(wù)英語信函教學(xué)實踐要求，明確商務(wù)英語信函教學(xué)實踐目標(biāo)，將其巧妙貫穿到實踐教學(xué)各環(huán)節(jié)，為實踐教學(xué)指明方向，提高實踐教學(xué)有效性，對班級各層次學(xué)生進(jìn)行有效信函寫作訓(xùn)練，確保各階段商務(wù)英語信函教學(xué)實踐任務(wù)順利完成，在深化信函理論教學(xué)環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)上落實素質(zhì)教育背景下“以人為本”的教學(xué)理念。
�。ǘ┱险n程教學(xué)體系，深化教學(xué)內(nèi)容
在商務(wù)英語信函教學(xué)實踐中，高校要從跨文化商務(wù)交際視角入手，結(jié)合自身商務(wù)英語信函教學(xué)具體情況，科學(xué)整合課程教學(xué)體系，合理劃分商務(wù)英語信函實踐教學(xué)模塊，便于專業(yè)教師深化商務(wù)英語信函教學(xué)內(nèi)容，進(jìn)行高層次信函教學(xué)，提高信函教學(xué)實踐層次[4]。在此過程中，高校要注重校本商務(wù)英語信函教材開發(fā)，進(jìn)一步深化商務(wù)英語信函教學(xué)環(huán)節(jié)，豐富商務(wù)英語信函教學(xué)內(nèi)容。在講解信函寫作內(nèi)容中，教師要強調(diào)教學(xué)實踐，將其巧妙貫穿其中，在理論、實踐二者作用下，準(zhǔn)確把握商務(wù)英語信函寫作原則、要點、注意事項等。以“多應(yīng)用主動語態(tài)”為例，在講解相關(guān)內(nèi)容中，教師要強調(diào)課堂互動，科學(xué)設(shè)置課堂問題，比如，如何根據(jù)簡潔性原則，科學(xué)改寫冗長的被動表達(dá)句子，即“Pleasebead－visedthatourmeetingwillbeheldon8July”。提出問題之后，教師要多角度、科學(xué)地引導(dǎo)班級學(xué)生進(jìn)行有效思考，探討該句子修改方法并合理修改該句子，要根據(jù)班級學(xué)生修改中存在的問題，適當(dāng)補充相關(guān)教學(xué)內(nèi)容，確保班級不同層次學(xué)生都能正確改寫該句子，即“ourmeetingwillbeheldon8July”。隨后，教師可以向班級學(xué)生列舉相關(guān)的病句，指導(dǎo)班級科學(xué)修改的基礎(chǔ)上進(jìn)行“主動語態(tài)”方面的實踐訓(xùn)練，確保不同層次的學(xué)生都能正確書寫基本的“主動語態(tài)”句子，真正把握商務(wù)英語信函寫作原則。
�。ㄈ﹥�(yōu)化教學(xué)方法，實現(xiàn)有效教學(xué)
1.文體分析教學(xué)方法。高校商務(wù)英語信函教學(xué)實踐有效性的提高離不開可行的教學(xué)方法，這是培養(yǎng)大批高水平商務(wù)英語專業(yè)人才的關(guān)鍵所在。在商務(wù)英語信函教學(xué)實踐中，教師要樹立生本教育理念，將文體分析教學(xué)方法、商務(wù)語塊教學(xué)方法、例文仿寫教學(xué)方法等巧妙引入其中，充分發(fā)揮其具體化功能作用，實現(xiàn)商務(wù)英語信函有效教學(xué)及實踐教學(xué)目標(biāo)[5]。由于商務(wù)英語信函寫作有著較強的目的`性，強調(diào)“一事一信”，教師要從信函寫作目的入手安排商務(wù)英語信函教學(xué)內(nèi)容，可以將文體分析教學(xué)方法巧妙應(yīng)用到商務(wù)英語信函教學(xué)實踐中。在教學(xué)實踐過程中，教師要根據(jù)當(dāng)下商務(wù)英語信函組成要素，即開頭句、正文、結(jié)尾句，先向班級學(xué)生科學(xué)講解商務(wù)英語信函基本格式以及規(guī)范，再以典型例文為基點，列出科學(xué)化的提綱，概括出重要信息，明確各類型商務(wù)信函文體特征。在此基礎(chǔ)上，教師要以學(xué)生為導(dǎo)向，科學(xué)制定訓(xùn)練方案，先對班級學(xué)生進(jìn)行單項信函寫作訓(xùn)練，再進(jìn)行各類文體綜合訓(xùn)練，便于各層次學(xué)生準(zhǔn)確把握各類型商務(wù)信函文體特征、寫作技能技巧等。在此訓(xùn)練過程中，教師要聯(lián)系商務(wù)崗位實際要求，科學(xué)設(shè)置相關(guān)問題，如信用證審核依據(jù)，改證函應(yīng)怎樣措辭，引導(dǎo)班級學(xué)生科學(xué)思考，在分析、解決中不斷發(fā)散思維，提高商務(wù)英語信函寫作能力的過程中其他相關(guān)能力也能順利提升，實現(xiàn)商務(wù)英語信函有效教學(xué)[6]。2.7C’s原則教學(xué)方法。在實現(xiàn)有效教學(xué)過程中，教師可以圍繞7C’sPrinciples特點，巧用7C’s原則教學(xué)方法，指導(dǎo)班級學(xué)生進(jìn)行合理化的商務(wù)英語函電寫作，實時提高信函寫作能力[7]。在此過程中，教師要強調(diào)理論和實踐融合，利用7C’s原則教學(xué)方法講解理論知識的過程中要舉出適宜的例子。比如，清晰原則：haveapositiveimpact被increaseourprofits代替；簡潔原則：Atthispointoftime被Atthistime代替。隨后，教師可以將實踐巧妙貫穿其中，借助典型例句，引導(dǎo)學(xué)生進(jìn)行相關(guān)的練習(xí)，輕松掌握商務(wù)英語信函幾大原則及基本格式、規(guī)范，尤其是日期、百分比、長度、數(shù)量等細(xì)節(jié)，確保所寫的商務(wù)英語信函更加嚴(yán)謹(jǐn)、準(zhǔn)確、清晰。3.商務(wù)語塊教學(xué)方法。商務(wù)英語信函文體具有較高的專業(yè)化程度，其中的專業(yè)術(shù)語比較多，包括行話、套話等，也就是說，在商務(wù)英語信函寫作中，作用其中的商務(wù)語塊較多，比如，referto/specializein等固定搭配；foryourreference/un－derseparatecover/asrequested等慣用表達(dá)式。同時，在商務(wù)英語信函教學(xué)實踐中，外貿(mào)專業(yè)術(shù)語是不可輕視的關(guān)鍵性環(huán)節(jié)，而商務(wù)語塊有效教學(xué)可以從源頭上提高學(xué)生信函寫作的專業(yè)能力。教師要將商務(wù)語塊教學(xué)方法巧妙應(yīng)用在教學(xué)實踐環(huán)節(jié)，在寫作訓(xùn)練中科學(xué)指引學(xué)生掌握詞塊有機組合技能技巧，巧用固定搭配與慣用表達(dá)式，準(zhǔn)確把握語篇結(jié)構(gòu)，在快速輸出詞匯的過程中促使信函語言規(guī)范化，信函結(jié)構(gòu)更加得體，提高信函教學(xué)實踐有效性[8]。4.零距離實踐教學(xué)方法。在商務(wù)英語信函教學(xué)實踐中，教師也可以將零距離的實踐教學(xué)方法巧妙應(yīng)用其中，滿足新時期用人單位對應(yīng)用型專業(yè)人才的客觀要求，便于班級學(xué)生在商務(wù)英語信函寫作實訓(xùn)中提高解決問題、社會交往等多方面能力。在此過程中，教師要根據(jù)商務(wù)英語信函教學(xué)重難點內(nèi)容，以學(xué)生為中心，靈活應(yīng)用零距離實踐教學(xué)方法，開展多樣化的商務(wù)英語信函寫作實訓(xùn)活動，如模擬商業(yè)活動，從詢盤（Inquires）、報盤（Counter-offer）、合同（Contract）、付款（Payment）等方面入手，再現(xiàn)協(xié)商、還價等環(huán)節(jié)，引導(dǎo)班級學(xué)生進(jìn)行相關(guān)實踐的基礎(chǔ)上進(jìn)行相關(guān)商務(wù)英語信函寫作，在實踐中順利提高綜合素養(yǎng)。
三、結(jié)語
在跨文化商務(wù)交際背景下，高校商務(wù)英語教師要以社會市場為導(dǎo)向，從素質(zhì)教育視角入手，客觀把握商務(wù)英語信函教學(xué)現(xiàn)狀與新要求，結(jié)合商務(wù)英語信函文體特征等，深化商務(wù)英語信函教學(xué)實踐環(huán)節(jié)，為班級各層次學(xué)生提供良好的實踐機會，準(zhǔn)確把握商務(wù)英語寫作要點、技能技巧等，在多方面實踐訓(xùn)練中提高商務(wù)英語信函寫作水平。
參考文獻(xiàn)：
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商務(wù)英語信函2
1.All?your?quotations?are?on?FOB?Vancouver?basis?may?I?ask?if?you?allow?any?discount??
你所有的報價為FOB?Vancouver，我想問的是能否有點折扣?
2.Isn’t?it?possible?to?give?us?a?little?more?discount??
能否多給我們一些折扣?
3.If?you?are?prepare?to?give?me?some?allowance?I?will?consider?placing?a?order?for?10,000?dozens.?
如果你準(zhǔn)備給我們一點優(yōu)惠的話，我將會下10，000打的訂單?
4.Should?you?be?prepare?to?reduce?your?price?we?might?come?to?terms.?
你會降些價嗎，這樣我們將會成交?
5.If?I?show?you?a?offer?lower?than?yours?,would?you?be?able?to?conclude?transaction?at?that?price???
如果我讓你看一下比你更低的報價，你能終止那個價格交易嗎?
6.If?the?order?is?a?substantial?one?how?much?would?you?come?down??
如果這個訂單是個實盤的話，你能降多少?
7.May?we?suggest?that?you?make?some?allowance?on?your?quoted?prices???
我們可以建議你能在報價上做些折扣嗎?
8.If?we?place?a?order?for?2,000?dozen?up?can?you?give?us?a?special?discount??
如果我們下2，000打的`訂單，你能給我們一個特別的折扣嗎?
9.If?our?order?is?more?than?10,000?MT?would?you?give?us?a?additional?6%?commission???
如果我們的訂單超過10，000公噸，你能否給我們一個6%的額外傭金?
10.We?hope?you?will?allowance?us?some?discount?on?our?purchase?of?6,000?dozens.?
我們希望我們購買6，000打時能給我們一些折扣?
商務(wù)英語信函3
1.Your?counter?offer?is?much?too?low?,especially?considering?the?small?amount?of?your?order.?
你的還盤太低，尤其是這么小的訂單量?
2.Our?prices?fixed?on?a?reasonable?level.?
我們的價格處于合理的水平?
3.Our?products?are?modestly?priced.?
我們產(chǎn)品的'價格適中?
4.This?is?the?best?price?we?can?give?you.?
這是我報給你的最優(yōu)價格?
5.The?price?has?been?reduced?to?the?limit.?
價格已經(jīng)下降到臨界點?
6.Our?price?is?already?on?its?lowest?level.?
我們的價格已經(jīng)是地板價了?
7.There?is?little?scope?for?further?reducing?the?price.?
已經(jīng)沒有進(jìn)一步降價的空間了?
8.Considering?quantities?has?been?sold?at?this?level?any?further?reduction?is?out?of?the?question.?
考慮已經(jīng)在這個價格上出售的數(shù)量，再降價已經(jīng)勉為其難了?
9.We?can?not?make?any?further?discounts.?
我們不能再有任何的折扣了?
10.This?is?our?rock?bottom?price,?we?can’t?make?any?concessions?.?
這是我們的底價，我們不能再做任何讓步?
商務(wù)英語信函4
1.We’ld?like?to?ask?for?reduction?in?price?because?of?the?large?size?of?our?order.?
我們要求降價，因為我們的訂單很大?
2.Since?the?present?market?is?so?weak,?you?have?to?lower?your?price?if?you?want?us?to?increase?sales.?
既然目前的市場這么疲軟，如果讓我們增加銷售量的話，你必須降價?
3.We?hope?to?get?your?best?offer?for?bicycles.?
我們希望能獲得關(guān)于自行車的最佳報價?
4.We?invite?quotation?of?the?lowest?price.?
我們希望獲得最低價格的'報價?
5.May?we?suggest?that?you?perhaps?make?some?allowance?on?your?quoted?prices??
我們可以建議你們能在報格上打個折扣嗎?
6.If?you?reduce?the?price?by?2%?I?think?we?can?do?twenty?metric?tons.?
如果你能降價2%，我們可訂20公噸?
7.If?possible?we’d?like?to?ask?for?reduction?of?5,000.50?Per?MT.?
如果可能的話，我們要求第公噸降5,000.50?
8.If?you?are?will?to?give?me?a?5%?reduction?I?will?order?5,000?dozens.?
如果你能降5%，我們將訂5,000打?
9.The?sugar?of?French-made?has?been?sold?at?level?98$?per?long?ton?,if?you?can?reduce?your?limit?by?say?8%?we?might?come?to?terms.?
法國產(chǎn)的糧已經(jīng)賣到每長噸98美金，如果你能降價8%，我們可能會成交?
10.We?would?very?much?like?to?place?further?order?with?you?if?you?could?bring?down?your?price?by?15%?,otherwise?we?can?only?switch?our?requirement?to?other?suppliers.?
如果你能降價15%?，我們將非常希望能向你下長期的訂單，否則我們只有轉(zhuǎn)向其它供應(yīng)商?
商務(wù)英語信函5
61)Wewishtointroduceourselvestoyouasasate-ownedcorporationdealingexclusivelyinlightindustrialgoods.
很高興向你介紹我司為一家專業(yè)生產(chǎn)燈具的國有企業(yè)。
62)Weareintroducingourselvesasoneoftheleadingexportersofthesamelineofbusiness
我司是一家同行業(yè)的.領(lǐng)導(dǎo)性的出口企業(yè)
63)Wehavethepleasureofintroducingourselvestoyouasastatecorporationspecializingintheexportofcannedgoods.
很高興向你介紹我司為一家專業(yè)出口罐裝貨物的國有企業(yè)
64)Weintroduceourselvesasdealersinbicyclesandspareparts.Wehavebeeninthislineforovertwodecades.
我司為自行車及其配件的經(jīng)銷商，從事該行業(yè)20余年
65)Ourcorporationisspecializedinhandlingtheexportbusinessoftextiles
我司致力于從事紡織品出口生意
66)Themainproductsourcorporationdealsinareelectricalappliances.
我司從事的主要產(chǎn)品是電子產(chǎn)品
67)Ourcompanyismainlyengagedinagriculturalproducts.
我司主要致力于家業(yè)產(chǎn)品業(yè)務(wù)
68)Wespecializeintheexportoftable-cloths.
我們主要從事臺布出口業(yè)務(wù)
69)Ourcompanymainlydealswiththeexportbusinessofsilkgoods.
我司主要從事絲織品出口業(yè)務(wù)
70)OurspecializationistheexportationofChinesesilkgarments
我司專門從事中國絲綢衣服出口
商務(wù)英語信函6
面對客戶,同事,上司,信函,報告,電子郵件??很多初入公司的新手會講英語,但是不知道如何寫出簡單、得體、有效溝通的商務(wù)文件。此篇文章主要論述了商務(wù)英語信函的寫作技巧。寫作需要不斷革新,適應(yīng)社會、科技以及商業(yè)的發(fā)展,從而清晰、準(zhǔn)確的寫符合時代要求的信函、備忘錄、報告、傳真以及電子郵件。這些技巧可以幫助我們增強個人的寫作風(fēng)格,避免寫作障礙,消除過時的套話,運用強有力的溝通詞語,創(chuàng)建高效的信函、備忘錄、報告、傳真等。
商務(wù)信函寫作能力直接影響到買家對公司的評估,給客戶的每一份信函、郵件或者傳真,都代表著公司的形象,顯示公司的水平和實力。同時,也可以用這種方式來評估和了解買家。商務(wù)信函寫作決定了是否以專業(yè)的方式跟買家進(jìn)行有效的溝通,在業(yè)務(wù)往來中占據(jù)著舉足輕重的地位。因此商務(wù)信函的寫作技巧是國際商務(wù)人員必須掌握的一門重要功課。
盡管寫作在今天已經(jīng)被列為商業(yè)領(lǐng)域的關(guān)鍵技能之一,但在這一領(lǐng)域接收過全面訓(xùn)練的人還是少之又少的,人們要不就是在幾乎無須動筆的課程上學(xué)有專攻,要么就是專攻學(xué)術(shù)寫作之道,而學(xué)術(shù)寫作與商務(wù)寫作不是一回事。學(xué)術(shù)寫作與商務(wù)寫作的不同,主要在于讀者和寫作目的不同。在學(xué)術(shù)寫作中,寫作者的目的是要讓有限的讀者信服自己在專業(yè)領(lǐng)域的博學(xué)。讀者通常也是行業(yè)內(nèi)的專家,他們閱讀和評價論文是有報酬的。而在商務(wù)英語寫作領(lǐng)域,文章是寫給那些可能并不了解寫作題材的各行各業(yè)的讀者看的。商務(wù)文章的寫作,受到時間和金錢兩方面的限制,另外,讀者無須,也不想花時間來整理和閱讀那些冗長而復(fù)雜的文章,因此,今天的商務(wù)溝通要求的是一種簡潔明了易懂的文風(fēng)。
因此要符合上述交流的要求,并且樹立起專業(yè),以顧客為本和思維清晰的形象,要注意的一些問題如下。
一、讀者
了解讀者是成功的關(guān)鍵。無論任何交流(無論是文書的還是口頭的交流)的首要原則即便是了解聽眾,一切都圍繞著這一原則進(jìn)行。
二、遣詞
簡單的詞效果是最好的。閱讀理解研究的結(jié)果顯示,如果文章的難度稍稍低于人們通常的理解水平,那他們理解起來就會更快。在生意場上的人,無論是老板還是打工族都沒有時間為了看懂生詞而去。所以為了確保普通讀者正確理解你的意思,盡量挑選短小精悍的簡單詞匯。這樣也就減少了產(chǎn)生誤解的.可能。行話仍有用武之地。行話是在特定的團(tuán)體或行業(yè)內(nèi)使用的專業(yè)語言。如果給這樣的團(tuán)體寫信,行話就能比平常的語言更清晰更準(zhǔn)確的解釋某些概念,也有助于于技術(shù)人員讀者建立起和諧友好的聯(lián)系。
三、造句
句首、句尾的內(nèi)容應(yīng)該得到突出。人們在看電視情景喜劇時也是這樣一個情形,他們一打開電視,因為熟悉劇情的發(fā)展看到中間就會開溜去看其他頻道,然后再回來看結(jié)尾。因此別把重要信息埋沒在長句的中間位置,這樣可能會被人忽略漏看。商務(wù)應(yīng)用文句子的平均長度為15 到18 個單詞。這是使讀者能夠快速理解句意的最佳長度。如果超過18 個單詞,讀者看到這種句子要么會跳過中間的細(xì)節(jié),要么就會錯誤的理解句意,因此長度應(yīng)切成兩到三個短句為宜。最佳的商務(wù)信函應(yīng)該由長短不同地句子組成。太多長句會使人不知所措,太多短句則讀起來像是小兒絮語,長短句交錯的文章對讀者最具吸引力。標(biāo)點超過四處的句子令人難以卒讀。句子因為太復(fù)雜而需要那么多的標(biāo)點的話,讀者是很難讀懂的。把這樣的長句斷成兩句或更多的短句,這樣有助于有邏輯地清楚明白地表達(dá)觀點。表達(dá)三個乃至更多觀點時使用列表是最好的辦法,標(biāo)題式的列表可以幫助讀者迅速掌握要點,而且也留有空白的間隔。
四、分段
信函、備忘錄和報告的起始段落與結(jié)尾段落的長度不應(yīng)超過三到四行。從心理學(xué)的角度上看,如果段落過長,就可能使讀者不愿意花時間繼續(xù)看下去。結(jié)尾段落也應(yīng)該簡短扼要,明白說明讀者應(yīng)該采取怎樣的行動。意思表達(dá)的越清楚越準(zhǔn)確,越有可能得到想要的效果,位于信函、備忘錄或報告肢體部分的段落絕不應(yīng)該超過8 行長。今天的讀者已經(jīng)不習(xí)慣長篇大論,他們會撇開中間的段落之看第一和最后一句。因此,為了保證讀者不漏掉重要的信息,將段落長度控制在8 行以內(nèi)是最好的。電子郵件中的起始和結(jié)尾應(yīng)該只有2～3 行長,主題部分段落長度不應(yīng)該超過5 行。凡事為讀者著想起見,盡可能縮短段落。
五、外觀
外觀是非常重要的。大多數(shù)人并不關(guān)心文檔的外觀。然而一封信函,電子郵件或報告的外觀如何,在很大程度上決定了收件方是否愿意拆開閱讀。如果其書寫潦草難懂,那對方可能就會忽略其內(nèi)容或推遲到以后再閱讀。選擇合適的字體和字 號。字體應(yīng)以適宜閱讀為標(biāo)準(zhǔn)�，F(xiàn)在有了word 軟件,人們有機會使用多種大量不同的字體,但是如果同時使用多種字體,寫出的東西就會獲得“勒索信”一樣的效果。字要慎重的選擇,太小太大都不利于讀者的閱讀。絕不要整篇文檔或電子郵件都用大寫字母、粗體字或斜體字來寫。有些人以為這樣可以突出個人的風(fēng)格或趣味,于是大部分甚至整篇文檔都用大寫字母、粗體字或斜體字來寫。但是這些字體很難閱讀,如果不加節(jié)制的濫用,反倒使它們喪失了正常的功用——即對某些單詞或習(xí)語起到強調(diào)作用。只在其強調(diào)作用時用大寫字母、粗體字或斜體字。
商務(wù)英語信函7
本文內(nèi)容：
對外商務(wù)信函的格式與國內(nèi)商務(wù)信函有較大區(qū)別，它一般包括六個部分：開端、信內(nèi)地址、稱呼、正文、結(jié)語、署名。
1. 開端
在信箋的右上角詳盡地寫下發(fā)信人的組織名稱、地址、發(fā)信日期和電話、傳真號碼。如備有專用信箋，組織名稱、地址、電話、傳真號碼已印好，就只需要寫上發(fā)信日期。新式的寫法，日期也可寫在最后一頁信箋的簽名下邊。
2. 信內(nèi)地址
信內(nèi)地址，除了信紙右上角的發(fā)信人地址外，還要在信紙的左上角（位置略低于發(fā)信人地址），寫明收信人的姓名、所在組織的名稱和詳細(xì)地址。
3. 稱呼
不論寫給組織或個人，在開始時，都得有個稱呼，對外稱呼，可稱為“先生”、“女士”、“小姐”等。如收信人身份特殊，在社會上有很高的地位，如教授、博士等，在稱呼中應(yīng)照用他們的頭銜。英語商函的.稱呼常寫著“Gentlemen”或“Dear Sirs”等。
4. 正文
對外商函在內(nèi)容上的寫作，與對內(nèi)商函沒有區(qū)別，都必須做到主旨鮮明，自然流暢，坦率真誠，語氣適當(dāng)，不枝不蔓，抓住重點，言簡意明。對外商函要合乎外文文法，符合規(guī)定格式。如對外商函不可一張紙兩面都寫，若需要連接第二頁，可用一張空白紙，紙上不必再寫開端，只記下頁碼，在左上角寫上收信人名稱，在右上角寫上發(fā)信日期即可。
5. 結(jié)語
英語信函的結(jié)語，相當(dāng)于中文信函結(jié)尾的“專此，敬請大安”之類謙恭的話語。對外商函常常省略祝語。
6. 署名
對外信函不管是打字機打的，還是手寫的，在結(jié)語之下，都應(yīng)該用筆簽署發(fā)信人的姓名。但有時簽名字跡潦草，為了避免看不清，最好在用筆簽名的下面，再用打字機打出清晰的姓名來。英語商函的落款常常寫有：“Yours very truly”、“Yours sincerely”或“Respectfully yours”等。
對外商函的用紙要求比較嚴(yán)格，紙質(zhì)堅韌，不厚不薄，純白色的最為大方。信封和信紙的紙質(zhì)和顏色必須一致，否則便會流于不敬。信紙的規(guī)格約為8.5英寸×11英寸；便箋約為4英寸×5英寸。信封的規(guī)格由3.5英寸×6英寸和4英寸×9英寸兩種。對外商函的信封除日本、朝鮮、蒙古等國可用中文直接填寫外，其他均須用寄送國的母語或官方用語來書寫。書寫格式也和國內(nèi)明顯不同：信封最上一行先寫寄信人的姓名，再寫地址；最下一行才寫收信人的地址。地址的書寫順序與漢語信函相反。應(yīng)先寫門牌號數(shù)、街道，然后寫城市名稱，再寫所屬州、省，最后才是國家名稱。信封必須寫清收、發(fā)信人的姓名和地址，又必須和信內(nèi)保持一致。
商務(wù)英語信函8
商務(wù)英語函電在對外貿(mào)易中的作用
摘要：隨著經(jīng)濟和信息技術(shù)的快速發(fā)展,商務(wù)英語函電已成為對外貿(mào)易中不可缺少的組成部分，也是現(xiàn)代外貿(mào)活動中最常用也最有效的通訊手段之一;它是一種行業(yè)英語,主要用于對外經(jīng)濟貿(mào)易活動和社會活動中。如果沒有往來的貿(mào)易電函,大部分的國際貿(mào)易活動都不可能順利進(jìn)行。因此,商務(wù)英語函電在對外貿(mào)易中的作用就是為雙方的溝通交流搭起的橋梁,準(zhǔn)確而具體地傳遞雙方的各類相關(guān)信息。
關(guān)鍵詞：商務(wù)英語 對外貿(mào)易 商務(wù)英語函電 作用 通訊方式
一 、商務(wù)英語函電和對外貿(mào)易的概述
1、商務(wù)英語函電 商務(wù)英語函電是在對外貿(mào)易活動中以英語為載體而相互進(jìn)行的商務(wù)函電往來;商務(wù)英語是一種有獨特語言風(fēng)格的外貿(mào)專業(yè)用語。不同于一般的日常英語，它包括專業(yè)貿(mào)易用語、縮略用法等。眾所周知，英語是當(dāng)今全球運用最廣的語言，因此英語成為對外貿(mào)易的主要用語，便稱為商務(wù)英語。商務(wù)函電是指在對外貿(mào)易中所使用的信函、電報、電傳、傳真、電子郵件等通訊方式。商務(wù)函電的種類包括：商洽函、詢問函、答復(fù)函、請求函、告知函、聯(lián)系函。從商務(wù)函電的具體使用功能來講，又可分為：來函處理答復(fù)函、訂貨函、任命函、祝賀函、感謝函、介紹函、邀請函、聯(lián)絡(luò)函、致歉函、慰問函、唁函、推銷函。
商務(wù)函電的作用，一是索取信息或傳遞信息，二是處理商務(wù)交流中有關(guān)事宜，三是聯(lián)絡(luò)與溝通感情。 商務(wù)英語函電也是公司與公司之間用以聯(lián)系顧客的工具，在對外貿(mào)易中發(fā)揮著溝通買賣雙方的媒介作用;它涉及外貿(mào)業(yè)務(wù)中的各個環(huán)節(jié)包括建立業(yè)務(wù)關(guān)系、詢盤、發(fā)盤、還盤、接受、執(zhí)行訂單、裝運、保險、付款、索賠等。在商務(wù)英語函電的寫作中應(yīng)注意七個要素：完整、具體、清楚、簡潔、禮貌、體諒、正確;遵循三個準(zhǔn)則：求同準(zhǔn)則、委婉準(zhǔn)則、德言行一致準(zhǔn)則。商務(wù)函電的公函，其寫作格式有多種風(fēng)格，有專業(yè)式、簡潔式和莊重式。函電格式自由化主要體現(xiàn)在信頭、呼語和信內(nèi)地址等方面。隨著貿(mào)易雙方業(yè)務(wù)聯(lián)系的增多與貿(mào)易關(guān)系的加強，彼此間的了解與溝通日益深入，有個人內(nèi)容滲入公函的趨勢，這也促進(jìn)了其格式的自由化。在商務(wù)函電的寫作過程中，除因格式自由化而變簡潔外,其語言運用方面也簡潔化了。一方面，函電中應(yīng)省去那些客套、多余的話語而直接指向磋商主題，主要是為了簡潔明了、便于閱讀;另一方面，電子數(shù)據(jù)交換、電報等用語及短句的使用，都使其語言風(fēng)格簡潔化了。
2、對外貿(mào)易 對外貿(mào)易是特指國際貿(mào)易活動中的一國或地區(qū)同其他國家或地區(qū)所進(jìn)行的商品、勞務(wù)和技術(shù)的交換活動。這是立足于一個國家或地區(qū)去看待它與其他國家或地區(qū)的商品貿(mào)易活動。有時也被稱為國外貿(mào)易。
對外貿(mào)易的分類：
1、按交易內(nèi)容，對外貿(mào)易按商品形式與內(nèi)容的不同，可分為貨物貿(mào)易、服務(wù)貿(mào)易和技術(shù)貿(mào)易。
2、按貨物移動方向，對外貿(mào)易可分為出口貿(mào)易、進(jìn)口貿(mào)易、過境貿(mào)易、復(fù)出口與復(fù)進(jìn)口貿(mào)易、凈出口與凈進(jìn)口貿(mào)易。
3、按交易對象，對外貨物貿(mào)易可分為直接貿(mào)易、間接貿(mào)易與轉(zhuǎn)口貿(mào)易。
4、按運輸方式，對外貨物貿(mào)易可分為海運貿(mào)易、陸運貿(mào)易、空運貿(mào)易、多式聯(lián)運與郵購貿(mào)易等等，可以說形式多樣。
二、英語函電在對外貿(mào)易中作用
隨著信息技術(shù)、多媒體技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，人類社會進(jìn)入了信息社會，信函在業(yè)務(wù)交流中不再占主導(dǎo)地位，而是很大程度上代之以傳真、互聯(lián)網(wǎng)、電子郵件等更為迅速、方便、經(jīng)濟的通信手段，但在信息內(nèi)容和形式來看，其基本格式、表達(dá)方式和內(nèi)容都沒有大的變化�？梢哉f，傳真和電子郵件是一封用傳真或電子郵件方式投遞的信函。特別是隨著電子商務(wù)方式的發(fā)展，進(jìn)出口商可在網(wǎng)上輕輕松松地發(fā)廣告、報價格、下訂單、簽合同、結(jié)貨款等。電子商務(wù)的應(yīng)用，是提高國際貿(mào)易效率的最有效辦法之一。電子化、網(wǎng)絡(luò)化國際貿(mào)易是國際貿(mào)易的發(fā)展方向。據(jù)在外貿(mào)行業(yè)工作的人員介紹，目前的商務(wù)交流98%使用的是E- mail，其余的是電傳，有時候會打打電話。 伴隨著世界經(jīng)濟一體化步伐的加快，國際的商務(wù)合作日益加強。加入世界貿(mào)易組織后，我國與其他成員國的經(jīng)濟交往日趨頻繁，對外經(jīng)濟貿(mào)易和技術(shù)合作也得到了迅速發(fā)展。國際貿(mào)易不斷發(fā)展，而外貿(mào)英語函電在當(dāng)今世界貿(mào)易蓬勃發(fā)展之際，是國際商業(yè)交往中必不可少的手段，對外貿(mào)易的各個環(huán)節(jié)大多通過函電進(jìn)行。從建立業(yè)務(wù)關(guān)系到達(dá)成交易、執(zhí)行合同以及執(zhí)行合同過程中的糾紛等，大都需通過函電解決。因而，現(xiàn)代國際貿(mào)易又被稱為“單據(jù)貿(mào)易”。在國際貿(mào)易的操作實務(wù)中，貿(mào)易各環(huán)節(jié)所有的交往函電都構(gòu)成了重要的法律依據(jù)。特別是當(dāng)產(chǎn)生貿(mào)易糾紛時，它有可能左右糾紛解決的'結(jié)果。國際貿(mào)易越來越依賴于單據(jù)交換的過程，商務(wù)函電的中心化作用也日漸明顯商務(wù)英語信函定義商務(wù)英語信函定義。
商務(wù)英語函電在對外貿(mào)易中的主要有以下的作用。
1、實現(xiàn)貿(mào)易的全球化 傳統(tǒng)的貿(mào)易通訊方式是個比較繁瑣的過程，有時還需要貿(mào)易雙方反復(fù)進(jìn)行多次的面對面的洽談和信息交流，而且貿(mào)易活動的開展很大程度上受到貿(mào)易雙方地理位置等客觀條件的限制。同樣也受到時間和空間的限制，不僅過程復(fù)雜，成本費用高，速度緩慢，并還存在很大的安全問題，容易丟失或毀損。 現(xiàn)代商務(wù)英語函電的迅速發(fā)展，為企業(yè)提供了進(jìn)入國際市場的快捷通訊工具。外貿(mào)企業(yè)從此沒有地理區(qū)域的限制，可以在全球的范圍內(nèi)尋找貿(mào)易合作伙伴和開展新的業(yè)務(wù)，并且可以隨時與客戶進(jìn)行交流信息意見，就不會出現(xiàn)貿(mào)易雙方洽談和信息交流上的不便;不論是歐洲的客戶還是北美洲的客戶一樣的高效便捷。這些都是信息技術(shù)和商務(wù)英語函電發(fā)展的碩果，實現(xiàn)貿(mào)易的全球化，企業(yè)就可以順利進(jìn)攻外國市場。
2、促進(jìn)對外貿(mào)易的增長 商務(wù)英語函電能促進(jìn)對外貿(mào)易的增長。近年來，電話和傳真為跨國界的貿(mào)易伙伴提供了快捷的通信;有很多實例說明了這點，而電子郵件和一些先進(jìn)的全球聊天通話網(wǎng)絡(luò)(MSN、Skype、黑莓)信息交換平臺，進(jìn)一步促進(jìn)對外貿(mào)易的發(fā)展商務(wù)英語信函定義文章商務(wù)英語信函定義出自http://www.gkstk.com/article/wk-78500001806040.html，轉(zhuǎn)載請保留此鏈接！。有這些快捷的全球通訊方式做后盾，使許多中、小型企業(yè)紛紛進(jìn)攻國外市場，尋找新的貿(mào)易發(fā)展機會并擴大貿(mào)易規(guī)模;與此同時也增加我國的進(jìn)出口貿(mào)易額、推動經(jīng)濟的增長。
3、提高對外貿(mào)易的工作效率、降低成本 商務(wù)英語函電還在對外貿(mào)易中起著提高對外貿(mào)易的工作效率和降低成本的作用。在對外貿(mào)易中，相關(guān)的信息可以通過商務(wù)函電快速地傳送給客戶或合作伙伴;而不同傳統(tǒng)的通訊方式需要在漫長地等待客戶的回復(fù)，并且由于傳統(tǒng)的信函、電報等是以紙文件傳送信息，會造成有大量相關(guān)的資料文件和單據(jù)需要進(jìn)行整理、分類并存檔。這樣使得工作效率非常低，既費時又費力。現(xiàn)代商務(wù)函電被廣泛使用以來，“紙單據(jù)”的使用就逐漸減少，工作量也隨之減輕;換而言之，對外貿(mào)易的工作效率提高了并減低了成本，尤其當(dāng)外貿(mào)企業(yè)不斷發(fā)展壯大時，企業(yè)管理成本降低的幅度就更加的明顯。
4、幫助企業(yè)獲得更多的新客戶，加深企業(yè)與客戶之間的聯(lián)系 隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快速發(fā)展、信息的全球化，商務(wù)英語函電也逐步發(fā)展起來，隨后傳真、電子郵件的出現(xiàn)并被廣泛使用，促使國際通訊方式更加的便捷。許多外貿(mào)企業(yè)可通過他人介紹得知潛在客戶的聯(lián)系方式后，便使用方便、快捷、可靠的現(xiàn)代商務(wù)英語函電與他們在短短幾分鐘內(nèi)，長則幾分鐘內(nèi)取得聯(lián)系。然后可以進(jìn)行詢盤或相關(guān)交流，如果順利就可以建立業(yè)務(wù)關(guān)系最終成為真正的客戶。這樣以來企業(yè)的客戶將越來越多，同時業(yè)務(wù)量也隨之增多，以便于企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展壯大。 同樣，外貿(mào)企業(yè)可以與已經(jīng)建立業(yè)務(wù)關(guān)系的客戶加深相互之間的聯(lián)系。例如，當(dāng)外貿(mào)企業(yè)業(yè)務(wù)員在執(zhí)行合同時，出現(xiàn)任何問題或困難可立即與客戶取得聯(lián)系，并共同商議解決途徑使合同得以順利履行;另一方面，常與客戶保持聯(lián)系了解近況、加深感情在以后的合作里就更加方便順利了。
三、評價商務(wù)英語函電在對外貿(mào)易中的作用
商務(wù)英語函電已經(jīng)是對外貿(mào)易中的重要組成部分，主要為貿(mào)易雙方的溝通交流搭建橋梁、準(zhǔn)確而具體地傳送雙方的各類相關(guān)信息;它起著溝通買賣雙方的媒介作用并涉及到對外貿(mào)易的各個環(huán)節(jié)。商務(wù)英語函電在對外貿(mào)易中有促進(jìn)、輔助的作用商務(wù)英語信函定義商務(wù)英語。促使對外貿(mào)易全球化、促進(jìn)對外貿(mào)易的增長、提高工作效率并降低成本、還能使企業(yè)及時與客戶溝通信息和獲得新客戶等。 我們見證了商務(wù)英語函電的逐步發(fā)展，從信函、電報、電傳到傳真、電子郵件的發(fā)展過程;它越來越完善，既方便快捷又便宜;但是現(xiàn)代商務(wù)函電依然存在一些安全因素，從而造成一些負(fù)面的影響和作用
在使用電子郵件時，可能會有“黑客”利用自己掌握的電腦系統(tǒng)，到未經(jīng)授權(quán)的情況下訪問計算機文件或網(wǎng)絡(luò)、竊取他人的機密數(shù)據(jù)資料;在傳輸信息中被中斷或存在一些潛在的軟件缺陷和安全疏忽，還有計算機病毒會破壞系統(tǒng)文件資料;因而在使用網(wǎng)絡(luò)傳輸信息(如電子郵件)時要多關(guān)注安全問題，可以設(shè)定密碼來保護(hù)客戶信息或機密資料。在信息技術(shù)迅速發(fā)展的同時應(yīng)善于發(fā)現(xiàn)它可能存在的安全因素并盡可能地完善它。
四、展望
商務(wù)英語函電在對外貿(mào)易中還有很大的發(fā)展空間;相信只要通過全球人民的共同努力，商務(wù)英語函電的發(fā)展必定會比現(xiàn)今的電子郵件傳輸速度還快幾倍，并且安全系數(shù)也會相應(yīng)加大。相信在不久的將來商務(wù)英語函電會被全球的大小企業(yè)甚至個人廣泛使用，并真正實現(xiàn)信息全球化，商務(wù)英語函電將會成為對外貿(mào)易中不可或缺的一部分。
參考文獻(xiàn)：
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4.滕美榮、許楠：《外貿(mào)商英函電》，首都經(jīng)濟貿(mào)易大學(xué)出版社 20xx年版。
商務(wù)英語信函9
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商務(wù)英語信函10
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商務(wù)英語信函11
摘 要：國際商務(wù)活動中進(jìn)行有效的英語交流需要使用商務(wù)英語信函來進(jìn)行相關(guān)的書寫與記錄工作，因為商務(wù)英語信函自身的特定問題格式，在進(jìn)行詞匯、語法、整體段落方面的書寫過程中，需要區(qū)別一般的英語信函。本篇文章主要是依據(jù)商務(wù)英語中獨特的語言條件，來進(jìn)行有關(guān)英語寫作方面的原則講解，通過一些經(jīng)典例子，來分析和研究有關(guān)商務(wù)英語信函書寫時，需要遵循的寫作技巧。
關(guān)鍵詞：商務(wù)英語信函；語境；修辭
一、商務(wù)英語信函
二、商務(wù)英語語境
想要對商務(wù)英語語境進(jìn)行充分的理解，就需要先對語境一詞的含義有所了解。在國內(nèi)和國外的學(xué)者，對于商務(wù)英語語境就有不同的理解，并且這一理解也隨著時代的遷移在潛移默化的發(fā)生改變。唯一不變的就是對于語境這個詞具有相當(dāng)復(fù)雜的含義。通常來講，語境指的是宏觀條件下有關(guān)的社會環(huán)境與微觀條件下有關(guān)的語言環(huán)境進(jìn)行統(tǒng)一。根據(jù)大量的文獻(xiàn)資料，能夠總結(jié)出語言環(huán)境的定義是一種詞匯通過自身所在的不同位置，即短語、句子成分中，起到了不同的內(nèi)容作用。社會環(huán)境對于物質(zhì)情景和時代背景條件的概念，包括多種非語言方面的環(huán)境，諸如人文狀況、政治氣候、社會制度、時代思潮等。社會環(huán)境同整個社會所蘊含的經(jīng)濟文化背景的關(guān)系密切，所以，在商務(wù)英語中，有關(guān)語境的概念也需要包含以上內(nèi)容，但是不僅僅是簡單的包含，需要有更深層次的需要，同國際貿(mào)易在發(fā)展變化的進(jìn)程等相結(jié)合，利用自身所接收的不同地域的文化差異，表現(xiàn)在不同的交際、價值觀、思維中的沖擊。
對于商務(wù)而言，進(jìn)行微觀語言環(huán)境的交流就要求密切的關(guān)注自身包含的特定人群，進(jìn)行不同場合內(nèi)的不同話題的交際。不同與宏觀的社會環(huán)境，需要結(jié)合寫信者自身的商務(wù)方面的文化背景，能夠更多的消除地域內(nèi)存在的巨大差異。因此，要求我們在今后進(jìn)行商務(wù)英語信函書寫時，一定要注意更多的樹立一種更加多元的有關(guān)跨文化的發(fā)展觀點，持續(xù)不斷的增加自身的商務(wù)英語的書寫應(yīng)用能力，通過不斷的交流溝通與時俱進(jìn)。
三、商務(wù)英語語境的修辭
想要在進(jìn)行更準(zhǔn)確地商務(wù)英語信函書寫工作，就要同商務(wù)自身所處的語境結(jié)合，通過得體的修辭進(jìn)行目的的表達(dá)。第一點，需要對修飾有充分的認(rèn)識。對于修辭的概念，目前的大部分人都認(rèn)為僅僅是一種有關(guān)語言運用方面的技術(shù)。實際上，有關(guān)修辭的概念，最早出現(xiàn)在古典流派中，并一直延續(xù)至今。有學(xué)者認(rèn)為，修辭就是根據(jù)不同的目的進(jìn)行精心的安排，也就是對語言進(jìn)行選擇的過程。為了將所要表達(dá)的內(nèi)容更加得體與精準(zhǔn)的進(jìn)行表達(dá)，也就是所修辭能夠最大程度的提升語言運用方面的藝術(shù)和規(guī)律。在《英文修辭》一書中，有關(guān)與英文的修辭方式，不僅僅能夠提供讀者在寫作中展現(xiàn)出來的技巧和表現(xiàn)，還能夠?qū)Ω鞣N詞匯和句型的結(jié)構(gòu)進(jìn)行詳細(xì)的使用說明。
在一定程度上而言，通過商務(wù)活動自身的特點，如交際和談判特性，導(dǎo)致商務(wù)活動的表達(dá)具有更加精準(zhǔn)的語言和修辭[8]。修辭是一門具有極大魅力并極為復(fù)雜的藝術(shù)，利用修辭進(jìn)行言語的活動，能夠?qū)⒄Z境進(jìn)行更多的適應(yīng)，能夠?qū)⑹褂玫恼Z言進(jìn)最大程度的約束。修辭的運用不能夠脫離一個整體的使用環(huán)境。進(jìn)行商務(wù)英語信函時，一定要嚴(yán)格的對商務(wù)英語使用的語境進(jìn)行把握，也就是說在使用信函進(jìn)行商務(wù)英語的書寫時，一定要注意考究的修辭，將兩者進(jìn)行有效的結(jié)合。
四、語境論的應(yīng)用
根據(jù)不同的語境選擇適合的修辭方法，能夠?qū)⑺磉_(dá)的內(nèi)容更完整的發(fā)揮出來。修辭結(jié)合語境，能歐股成功的將商務(wù)英語信函的寫作藝術(shù)進(jìn)行修飾。使用得當(dāng)?shù)拇钆�，能夠更好的體現(xiàn)商務(wù)英語的內(nèi)涵。這也要求商務(wù)人員能夠從兩個層面達(dá)到要求。
第一，使用得體的.搭配進(jìn)行詞句的應(yīng)用。在造句時，一定要將商務(wù)英語的語言特色進(jìn)行突出的表達(dá)。利用符合英文寫作的安排來撰寫信函。依據(jù)合理的英語結(jié)構(gòu)規(guī)律，進(jìn)行商務(wù)英語信函的書寫，表達(dá)一定要合情合理，清晰流暢。
第二，認(rèn)真思考商務(wù)英語的常變因素。如國際社會背景、交際內(nèi)容等。通過對商務(wù)英語在不同語境下的得體修辭，來保證使用的規(guī)范性。要想達(dá)到修辭得體，就需要使用合乎語境的修辭方式。
關(guān)于修辭得體，需要考慮進(jìn)行不同語境下的商務(wù)英語應(yīng)用時，使用者的語氣是否恰當(dāng)。一般來講，對于語氣的含義，可以解釋為一種傳遞信息時，具有的全面的感受。通過語境學(xué)的內(nèi)容，可以看出，在商務(wù)英語的表達(dá)上，僅僅依靠單詞或表達(dá)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，還需要進(jìn)行更加具體的語境選擇恰如其分的語氣。通常來講，語氣的恰當(dāng)包括兩方面：自然和客氣。
事實上，商務(wù)環(huán)境是隨時都在變化的，因此在實踐的交流中也不會僅僅是對于商務(wù)內(nèi)容的表達(dá)，還有一些層出不窮的問題需要我們?nèi)ソ鉀Q。但是在這一過程中，寫信者一定要注意自己的措辭是否得體，也就是注意自己的態(tài)度，切實的考慮到對方的出境，能夠表現(xiàn)出友好和禮貌，也更容易促成較易。比如再說同意對方的要求，可以用被動語態(tài)（You have earned 2.5 commission.你已經(jīng)獲得了2.5%的傭金）來代替生硬的主動語態(tài)（We allow you 2.5% commission）。這一語氣更能夠體現(xiàn)出對方deserve it，而不是I give it.語氣中透露出對于對方的禮貌與尊重，而不是傲慢的態(tài)度。只有使用更加得體又合乎情理的表達(dá)，才能夠更加到位的進(jìn)行溝通，既符合自身位置，又體現(xiàn)自身的禮貌，只有這樣才能夠更加容易讓他人接受。
五、總結(jié)
綜上所述，隨著科技的發(fā)展，商業(yè)模式也在不斷的變化。對于今后，需要自身在進(jìn)行商務(wù)英語信函的書寫時，更加熟悉彼此的條件，并熟悉各項規(guī)章法律，通過規(guī)范程序化的國際貿(mào)易，來進(jìn)行更加豐富的發(fā)展。不同的貿(mào)易話題需要進(jìn)行不同的貿(mào)易措辭來溝通。根據(jù)變化的話題來進(jìn)行有效的結(jié)合，從而書寫出來的商務(wù)英語信函能歐股更具有時代特點，抓住其中的使用規(guī)律和語言風(fēng)格，能夠更好的獨立進(jìn)行寫作書寫，將修辭藝術(shù)使用的別具匠心，能夠更好的實現(xiàn)國際商務(wù)間的有效交流。對于商務(wù)英語的推進(jìn)作用，在目前的國際間進(jìn)行經(jīng)濟貿(mào)易，在我國進(jìn)行經(jīng)濟的發(fā)展，都具有較為明顯的獨特作用。
商務(wù)英語信函12
Dear Mr. Sation
With reference to your letter dated 3rd May 20xx, I am writing to apologies for the mistake we made.
The mistake was made because our computer broke down on 29 April. I can assure you we will send the cheque of $200 to you in two days. We will offer you 20% discount for you next stay.
Please accept our apologies for the inconvenience this error has caused you and we look forward to meeting you again.
Your sincerely
商務(wù)英語信函13
1.Sorry,wegenerallydon’tquoteonadiscountbasis.
不好意思，我不一般不在折扣基礎(chǔ)上報價
2.Wecan’tmakeanyallowanceforthislot.
我們不能再做任何讓步
3.Thisistheverybestofferwecanmakeforyou,weconsiderthisarockbottompriceindeed.
這是我們能為貴司提供的最佳報盤，我們認(rèn)為這的確是地板價
4.Iamafraidthereisnoroomtonegotiatetheprice.
恐怕沒有再議價的'空間了
5.Thisisaspecialofferanditisnotsubjecttoourusualdiscount.
這是一個特殊的報盤，它不針對我們普通的折扣
6.ThepossibilityoffallenpriceisratherremoteIamafraid.
恐怕價格下降的可能性是非常遙遠(yuǎn)的
7.Thepriceweofferyouisthelowest,wecan’tdobetter.
我們給你報的是最低價，我們不能再讓步了
8.Weareverymuchregrettosaythatwecan’tcutthepricetotheextendyourequired.
非常遺憾的告訴你我們不能再降價來滿足你的要求
9.Weareinadifficultpositiontosatisfiedyourrequestforreducingtheprice.
我們處境困難，無法在你降價的要求讓你滿意
10.Itisreallydifficulttocomplywithyourrequesttoshadingtheprice.
的確很難回復(fù)你降價的要求
商務(wù)英語信函14
1、建立貿(mào)易關(guān)系(Establishment of business relations)
2、詢盤(一般的或具體的)(Enquiry (general and specific))
3、報盤(實盤或虛盤)( Offer (firm or without engagement))
4、貿(mào)易磋商(Business negotiations)
5、有關(guān)成交(Conclusion of business)
6、有關(guān)銷售合同或銷售確認(rèn)書(Sales contract or confirmation);
7、有關(guān)購貨合同或購貨確認(rèn)書(Purchase contract or confirmation).
8、促銷信(Sales promotion)
9、訂貨和執(zhí)行(Order and the fulfillment)
10、有關(guān)信用證(Letter of Credit)
11、催證(Urging the establishment of L/C);
12、改正(L/C amendment);
13、信用證展期(Extension of L/C).
14、有關(guān)裝運(Shipment)
15、催運(Urging shipment);
16、裝運通知(Shipping advice).
17、續(xù)訂(Repeat order)
18、保險(Insurance)
19、索賠(Claim)
20、提出索賠(to lodge a claim);
21、理賠(to settle a claim).
22、其他形式,如:
23、尋找代理(Ask for an agent);
24、加工貿(mào)易(Processing trade);
25、補償貿(mào)易(Compensation trade);
26、建立合資企業(yè)(Establishing a joint venture)
商務(wù)英語信函15
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