商務英語信函格式范文

商務英語信函格式范文1

　　商務信函寫作格式，署名即寫信人簽名，通常寫在結尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置。以單位名義發(fā)出的商業(yè)信函，署名時可寫單位名稱或單位內(nèi)具體部門名稱，也可同時署寫信人的姓名。重要的商業(yè)信函，為鄭重起見，也可加蓋公章。

　　英文商務信函的書信格式

　　top part of a business letter

　　日期：date: 23 december

　　地址：mr. james green

　　sales manager

　　bbb plc

　　55-60 old st, london e6 6hg

　　稱謂：dear mr. green (dear gentlemen, dear sir, dear sirs, dear madam)

　　body part of a business letter

　　標題(可以不要)

　　3. look at the two endings of business letter below. notice the useful phrases that are used in these letters.

　　(1)please let me know if this is convenience.

　　i look forward to hearing from you.

　　best wishes

　　yours sincerely,(signature)

　　ms. gillian janes

　　personnel nanager

　　(2)please phone us to confirm the details.

　　we look forward to receiving your comments.

　　yours faithfully

　　(signature)

　　for ms. gillian jones

　　personnel manager

　　中文商務信函的寫作格式

　　如同一般信函，商業(yè)信文一般由開頭、正文、結尾、署名、日期等5個部分組成。

　　(1)開頭

　　開頭寫收信人或收信單位的稱呼。稱呼單獨占行、頂格書寫，稱呼后用冒號。

　　(2)正文

　　信文的正文是書信的主要部分，敘述商業(yè)業(yè)務往來聯(lián)系的實質問題，通常包括：

　�、傧蚴招湃藛柡�;

　�、趯懶诺氖掠�，例如何時收到對方的來信，表示謝意，對于來信中提到的問題答復等等;

　�、墼撔乓�進行的業(yè)務聯(lián)系，如詢問有關事宜，回答對方提出的問題，闡明自己的'想法或看法，向對方提出要求等。如果既要向對方詢問，又要回答對方的詢問，則先答后問，以示尊重;

　�、芴岢鲞M一步聯(lián)系的希望、方式和要求。

　　(3)結尾

　　結尾往往用簡單的一兩句話，寫明希望對方答復的要求。如“特此函達，即希函復�！蓖瑫r寫表示祝愿或致敬的話，如“此致敬禮”、“敬祝健康”等。祝語一般分為兩行書寫，“此致”、“敬�！笨删o隨正文，也可和正文空開。“敬禮”、“健康”則轉行頂格書寫。

　　(4)署名

　　署名即寫信人簽名，通常寫在結尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置。以單位名義發(fā)出的商業(yè)信函，署名時可寫單位名稱或單位內(nèi)具體部門名稱，也可同時署寫信人的姓名。重要的商業(yè)信函，為鄭重起見，也可加蓋公章。

　　(5)日期

　　寫信日期—般寫在署名的下一行或同一行偏右下方位置。商業(yè)信函的日期很重要，不要遺漏。

商務英語信函格式范文2

　　如同一般信函，商業(yè)信文一般由開頭、正文、結尾、署名、日期等5個部分組成。

　　(1)開頭

　　開頭寫收信人或收信單位的稱呼。稱呼單獨占行、頂格書寫，稱呼后用冒號。

　　(2)正文

　　信文的正文是書信的主要部分，敘述商業(yè)業(yè)務往來聯(lián)系的實質問題，通常包括：

　�、傧蚴招湃藛柡�;

　�、趯懶诺氖掠�，例如何時收到對方的來信，表示謝意，對于來信中提到的問題答復等等;

　　③該信要進行的業(yè)務聯(lián)系，如詢問有關事宜，回答對方提出的問題，闡明自己的想法或看法，向對方提出要求等。如果既要向對方詢問，又要回答對方的詢問，則先答后問，以示尊重;

　�、芴岢鲞M一步聯(lián)系的希望、方式和要求。

　　(3)結尾

　　結尾往往用簡單的一兩句話，寫明希望對方答復的要求。如“特此函達，即希函復�！蓖瑫r寫表示祝愿或致敬的話，如“此致敬禮”、“敬祝健康”等。祝語一般分為兩行書寫，“此致”、“敬�！笨删o隨正文，也可和正文空開�！熬炊Y”、“健康”則轉行頂格書寫。

　　(4)署名

　　署名即寫信人簽名，通常寫在結尾后另起一行(或空一、二行)的`偏右下方位置。以單位名義發(fā)出的商業(yè)信函，署名時可寫單位名稱或單位內(nèi)具體部門名稱，也可同時署寫信人的姓名。重要的商業(yè)信函，為鄭重起見，也可加蓋公章。

　　(5)日期

　　寫信日期—般寫在署名的下一行或同一行偏右下方位置。商業(yè)信函的日期很重要，不要遺漏。

商務英語信函格式范文3

　　Dear Sir or Madam

　　I am senior from the Department of BusinessAdministration of Beijing University. I am writing theletter in purpose of applying for admission into youresteemed institution/your recently advertised position for a staff member.

　　I am sure that I am qualified for it. First, enclosed with this letter is my resume, which furtherdetails my previous academic qualifications and work experience. Second, not only do myqualifications and experience make me a perfect candidate for it, my cheerful personality iswell suited to studying in your prestigious university/working as a staff member. Last, myhobbies include sports and music.

　　Words fail me when I try to express my heartfelt gratitude to the help you rendered me. Yourprompt and favorable attention to my inqquiry would be highly appreciated.

　　Yours sincerely,Li Ming

　　附注：

　　一、商務英語電子郵件的格式

　　常見的商務英語電子郵件包括以下五部分：

　　①寫信人Email地址、收信人Email地址、抄送收信人Email地址、密送收信人Email地址。②標題。③稱呼、開頭、正文、結尾句。④禮貌結束語。⑤寫信人全名、寫信人職務及所屬部門、地址、電話號碼、傳真等。

　　其中郵件主題應體現(xiàn)郵件主旨，要引人注目、意思明確，最好為名詞或動名詞短語;稱呼禮貌得體，符合商務英語寫作習慣，如不知對方姓名只知頭銜，可用Dear+Title作為稱呼，如只知對方姓名不知性別，可用Dear+全名，如郵件為一封通函，則用DearAll作為郵件稱呼;正文應結構清楚，便于閱讀，如正文內(nèi)容較長，可使用小標題、小段落，或利用星號、下劃線及段落間空行等方式使郵件眉目清楚、一目了然。

　　二、商務英語電子郵件寫作應遵循的五C原則

　　商務英語電子郵件的正文寫作應該遵循五C原則，即Correctness、Conciseness、Complete、Clarity和Courtesy原則。

　　準確原則

　　由于商務英語電子郵件涉及的是商務活動雙方的權利、義務關系，其準確性對商務治理與溝通至關重要。具體而言，不僅電子郵件的英語語法、標點符號和拼寫要做到準確無誤，電子郵件內(nèi)容還要敘述準確，以免引起誤會糾紛。

　　簡潔原則

　　簡潔原則是商務英語寫作最重要的原則，指在不影響完整性和禮貌性的前提下，盡量使用簡單句子和簡短詞語。一封拖沓冗長、措詞復雜的電子郵件既浪費寫的時間，也會給閱讀者帶來不必要的麻煩，故商務英語電子郵件應以簡明扼要為第一要務。

　　在具體寫作中，商務英語電子郵件呈現(xiàn)出的句法特征是句子結構簡單明了，有大量省略句和不完整句。其詞匯特征是用語簡潔，語言簡明扼要。

　　另外，為了節(jié)約時間和空間，電子郵件中可使用縮略語，如U表示you，Pls表示please，Info表示information，Qty表示quantity，P“C表示piece，L“C表示LetterofCredit，F(xiàn)OB表示FreeonBoard。

　　例1 It is very difficult to sell man hole covers in product must have the quality certificate issued in France.

　　例2 Price：FOB Shanghai USD 96“PC.

　　例3 Hope you can accept it.

　　例1中的兩個單句具有明顯的因果關系，但寫并不使用表達因果關系的連接詞如since、because，這種舍長句、復合句，選短句、簡單句，喜并列、棄從屬的句法特征在商務英語電子郵件寫作中十分常見。例2中縮略語的使用，例3中不完整句的選擇，反映了與普通商務信函相比，商務電子郵件更傾向于非正式文體，更為口語化。

　　完整原則

　　商務電子郵件內(nèi)容應力求具體、明確、完整，提供讀者所需要的信息，尤其像盤、詢問貿(mào)易條件等需要回函的電子郵件，更需要清楚完整，因為只有包含具體信息的郵件，才能達到良好的.溝通效果。郵件是否完整，可以用5W1H來檢驗，即who，when，where，what，why和how。

　　清楚原則

　　商務英語電子郵件的寫作要做到層次清楚，用詞準確。具體表現(xiàn)在：

　　例1 We will deliver your goods soon.

　　例2中significant一詞意為明顯的、不小的，語義模糊，故可以用具體數(shù)字替換。例2中soon表示不久、很快，語義不明確，沒有指出具體的供貨時間，可改為具體的年月日。

　　禮貌原則

　　商務英語電子郵件應遵循措詞婉轉、禮貌的原則。鑒于電子郵件直接影響到整個交易的成敗，買賣雙方應十分注重措辭方式，要婉轉、禮貌，使對方輕易接受。在寫作電子郵件時，可以通過使用虛擬語氣、委婉語氣等方法迂回地表達觀點，提出要求。

　　例1 If it is not for the larger orders we receive from a numbero four regular customers，we could not have quoted for supplies even at that price.

　　例2 I would appreciate it if you could give me your best quotations for 65，000 pieces.

　　例1中虛擬語氣和例2中委婉語氣的使用，緩和了商務談判的語氣，既明確了自己的立場，又使對方的面子免于受損，語氣自然誠懇，禮貌得體，很輕易為對方接受。

　　三、結語

　　隨著國際商務活動的不斷擴展，商務英語電子郵件的重要性也日益明顯。同時，電子商務的普及，往往會讓寫忽視商務英語電子郵件應有的規(guī)范和格式，難免會出現(xiàn)這樣或那樣的問題。然而準確規(guī)范的英文郵件，不僅能反應寫信人的英語及業(yè)務水平，還可以體現(xiàn)寫信人為人處事的態(tài)度和風格，有助于建立良好的商務關系，最終對達成貿(mào)易起到重要的作用。因此，有必要熟悉商務英文電子郵件應有的規(guī)范和格式，遵循郵件的寫作原則。

商務英語信函格式范文4

　　From: X X X

　　To: X X X

　　Date: X X X

　　Subject（主題）：

　　Dear Ms. Cunningham:

　　You and your company have been recommended to us by Charles Lewis of East Asia Building Material Supplies. Charles mentioned that your company provides high quality goods and services at a reasonable cost, and I am writing to inquire about establishing business cooperation between you and my company, China Merchandise Company.

　　China Merchandise Company is one of the largest international exporters of Chinese goods. We have clients throughout the world, especially in the United States. Chinese ornamental merchandise represents one of our most popular products. As such, we would appreciate it if you could send us your latest sales catalog for our review. We believe that establishing business cooperation with Ornamental Decorations and Supplies will be mutually beneficial for your company and ours.

　　I look forward to receiving your catalog and doing business with you in the future.

　　Sincerely yours,Mai Yang

　　Manager

　　常用表達方式

　　說明如何了解對方，請求提供產(chǎn)品信息：

　　We recently learned about your company through our market research, and are writing to request a catalogue and price-list for merchandise available from your store.

　　介紹自己的實力：

　　We are a Chinese export company with clients around the world.

　　請求實質性磋商：

　　I will contact you within a week to schedule an appointment.

　　這個只是個例子

　　如果你需要對方快速回信你可以在信的末尾寫上I'm looking forward to hearing from you

　　需要注意的是總體格式一般都是靠左頂格寫，如上，無需和中文書信一樣空兩格，這是目前最流行的.格式

商務英語信函格式范文5

　　商務英語函電在對外貿(mào)易中的作用

　　摘要：隨著經(jīng)濟和信息技術的快速發(fā)展,商務英語函電已成為對外貿(mào)易中不可缺少的組成部分，也是現(xiàn)代外貿(mào)活動中最常用也最有效的通訊手段之一;它是一種行業(yè)英語,主要用于對外經(jīng)濟貿(mào)易活動和社會活動中。如果沒有往來的貿(mào)易電函,大部分的國際貿(mào)易活動都不可能順利進行。因此,商務英語函電在對外貿(mào)易中的作用就是為雙方的溝通交流搭起的橋梁,準確而具體地傳遞雙方的各類相關信息。

　　關鍵詞：商務英語對外貿(mào)易商務英語函電作用通訊方式

　　一、商務英語函電和對外貿(mào)易的概述

　　1、商務英語函電商務英語函電是在對外貿(mào)易活動中以英語為載體而相互進行的商務函電往來;商務英語是一種有獨特語言風格的外貿(mào)專業(yè)用語。不同于一般的日常英語，它包括專業(yè)貿(mào)易用語、縮略用法等。眾所周知，英語是當今全球運用最廣的語言，因此英語成為對外貿(mào)易的主要用語，便稱為商務英語。商務函電是指在對外貿(mào)易中所使用的信函、電報、電傳、傳真、電子郵件等通訊方式。商務函電的種類包括：商洽函、詢問函、答復函、請求函、告知函、聯(lián)系函。從商務函電的具體使用功能來講，又可分為：來函處理答復函、訂貨函、任命函、祝賀函、感謝函、介紹函、邀請函、聯(lián)絡函、致歉函、慰問函、唁函、推銷函。

　　商務函電的作用，一是索取信息或傳遞信息，二是處理商務交流中有關事宜，三是聯(lián)絡與溝通感情。商務英語函電也是公司與公司之間用以聯(lián)系顧客的工具，在對外貿(mào)易中發(fā)揮著溝通買賣雙方的媒介作用;它涉及外貿(mào)業(yè)務中的各個環(huán)節(jié)包括建立業(yè)務關系、詢盤、發(fā)盤、還盤、接受、執(zhí)行訂單、裝運、保險、付款、索賠等。在商務英語函電的寫作中應注意七個要素：完整、具體、清楚、簡潔、禮貌、體諒、正確;遵循三個準則：求同準則、委婉準則、德言行一致準則。商務函電的公函，其寫作格式有多種風格，有專業(yè)式、簡潔式和莊重式。函電格式自由化主要體現(xiàn)在信頭、呼語和信內(nèi)地址等方面。隨著貿(mào)易雙方業(yè)務聯(lián)系的增多與貿(mào)易關系的加強，彼此間的了解與溝通日益深入，有個人內(nèi)容滲入公函的.趨勢，這也促進了其格式的自由化。在商務函電的寫作過程中，除因格式自由化而變簡潔外,其語言運用方面也簡潔化了。一方面，函電中應省去那些客套、多余的話語而直接指向磋商主題，主要是為了簡潔明了、便于閱讀;另一方面，電子數(shù)據(jù)交換、電報等用語及短句的使用，都使其語言風格簡潔化了。

　　2、對外貿(mào)易對外貿(mào)易是特指國際貿(mào)易活動中的一國或地區(qū)同其他國家或地區(qū)所進行的商品、勞務和技術的交換活動。這是立足于一個國家或地區(qū)去看待它與其他國家或地區(qū)的商品貿(mào)易活動。有時也被稱為國外貿(mào)易。

　　對外貿(mào)易的分類：

　　1、按交易內(nèi)容，對外貿(mào)易按商品形式與內(nèi)容的不同，可分為貨物貿(mào)易、服務貿(mào)易和技術貿(mào)易。

　　2、按貨物移動方向，對外貿(mào)易可分為出口貿(mào)易、進口貿(mào)易、過境貿(mào)易、復出口與復進口貿(mào)易、凈出口與凈進口貿(mào)易。

　　3、按交易對象，對外貨物貿(mào)易可分為直接貿(mào)易、間接貿(mào)易與轉口貿(mào)易。

　　4、按運輸方式，對外貨物貿(mào)易可分為海運貿(mào)易、陸運貿(mào)易、空運貿(mào)易、多式聯(lián)運與郵購貿(mào)易等等，可以說形式多樣。

商務英語信函格式范文6

　　摘要：國際商務活動中進行有效的英語交流需要使用商務英語信函來進行相關的書寫與記錄工作，因為商務英語信函自身的特定問題格式，在進行詞匯、語法、整體段落方面的書寫過程中，需要區(qū)別一般的英語信函。本篇文章主要是依據(jù)商務英語中獨特的語言條件，來進行有關英語寫作方面的原則講解，通過一些經(jīng)典例子，來分析和研究有關商務英語信函書寫時，需要遵循的寫作技巧。

　　關鍵詞：商務英語信函；語境；修辭

　　一、商務英語信函

　　二、商務英語語境

　　想要對商務英語語境進行充分的理解，就需要先對語境一詞的含義有所了解。在國內(nèi)和國外的學者，對于商務英語語境就有不同的理解，并且這一理解也隨著時代的遷移在潛移默化的發(fā)生改變。唯一不變的就是對于語境這個詞具有相當復雜的含義。通常來講，語境指的是宏觀條件下有關的社會環(huán)境與微觀條件下有關的語言環(huán)境進行統(tǒng)一。根據(jù)大量的文獻資料，能夠總結出語言環(huán)境的定義是一種詞匯通過自身所在的不同位置，即短語、句子成分中，起到了不同的內(nèi)容作用。社會環(huán)境對于物質情景和時代背景條件的概念，包括多種非語言方面的環(huán)境，諸如人文狀況、政治氣候、社會制度、時代思潮等。社會環(huán)境同整個社會所蘊含的經(jīng)濟文化背景的關系密切，所以，在商務英語中，有關語境的概念也需要包含以上內(nèi)容，但是不僅僅是簡單的包含，需要有更深層次的需要，同國際貿(mào)易在發(fā)展變化的進程等相結合，利用自身所接收的不同地域的文化差異，表現(xiàn)在不同的交際、價值觀、思維中的沖擊。

　　對于商務而言，進行微觀語言環(huán)境的交流就要求密切的關注自身包含的特定人群，進行不同場合內(nèi)的不同話題的交際。不同與宏觀的社會環(huán)境，需要結合寫信者自身的商務方面的文化背景，能夠更多的消除地域內(nèi)存在的巨大差異。因此，要求我們在今后進行商務英語信函書寫時，一定要注意更多的樹立一種更加多元的有關跨文化的發(fā)展觀點，持續(xù)不斷的'增加自身的商務英語的書寫應用能力，通過不斷的交流溝通與時俱進。

　　三、商務英語語境的修辭

　　想要在進行更準確地商務英語信函書寫工作，就要同商務自身所處的語境結合，通過得體的修辭進行目的的表達。第一點，需要對修飾有充分的認識。對于修辭的概念，目前的大部分人都認為僅僅是一種有關語言運用方面的技術。實際上，有關修辭的概念，最早出現(xiàn)在古典流派中，并一直延續(xù)至今。有學者認為，修辭就是根據(jù)不同的目的進行精心的安排，也就是對語言進行選擇的過程。為了將所要表達的內(nèi)容更加得體與精準的進行表達，也就是所修辭能夠最大程度的提升語言運用方面的藝術和規(guī)律。在《英文修辭》一書中，有關與英文的修辭方式，不僅僅能夠提供讀者在寫作中展現(xiàn)出來的技巧和表現(xiàn)，還能夠對各種詞匯和句型的結構進行詳細的使用說明。

　　在一定程度上而言，通過商務活動自身的特點，如交際和談判特性，導致商務活動的表達具有更加精準的語言和修辭[8]。修辭是一門具有極大魅力并極為復雜的藝術，利用修辭進行言語的活動，能夠將語境進行更多的適應，能夠將使用的語言進最大程度的約束。修辭的運用不能夠脫離一個整體的使用環(huán)境。進行商務英語信函時，一定要嚴格的對商務英語使用的語境進行把握，也就是說在使用信函進行商務英語的書寫時，一定要注意考究的修辭，將兩者進行有效的結合。

　　四、語境論的應用

　　根據(jù)不同的語境選擇適合的修辭方法，能夠將所要表達的內(nèi)容更完整的發(fā)揮出來。修辭結合語境，能歐股成功的將商務英語信函的寫作藝術進行修飾。使用得當?shù)拇钆�，能夠更好的體現(xiàn)商務英語的內(nèi)涵。這也要求商務人員能夠從兩個層面達到要求。

　　第一，使用得體的搭配進行詞句的應用。在造句時，一定要將商務英語的語言特色進行突出的表達。利用符合英文寫作的安排來撰寫信函。依據(jù)合理的英語結構規(guī)律，進行商務英語信函的書寫，表達一定要合情合理，清晰流暢。

　　第二，認真思考商務英語的常變因素。如國際社會背景、交際內(nèi)容等。通過對商務英語在不同語境下的得體修辭，來保證使用的規(guī)范性。要想達到修辭得體，就需要使用合乎語境的修辭方式。

　　關于修辭得體，需要考慮進行不同語境下的商務英語應用時，使用者的語氣是否恰當。一般來講，對于語氣的含義，可以解釋為一種傳遞信息時，具有的全面的感受。通過語境學的內(nèi)容，可以看出，在商務英語的表達上，僅僅依靠單詞或表達是遠遠不夠的，還需要進行更加具體的語境選擇恰如其分的語氣。通常來講，語氣的恰當包括兩方面：自然和客氣。

　　事實上，商務環(huán)境是隨時都在變化的，因此在實踐的交流中也不會僅僅是對于商務內(nèi)容的表達，還有一些層出不窮的問題需要我們?nèi)ソ鉀Q。但是在這一過程中，寫信者一定要注意自己的措辭是否得體，也就是注意自己的態(tài)度，切實的考慮到對方的出境，能夠表現(xiàn)出友好和禮貌，也更容易促成較易。比如再說同意對方的要求，可以用被動語態(tài)（You have earned  commission.你已經(jīng)獲得了的傭金）來代替生硬的主動語態(tài)（We allow you  commission）。這一語氣更能夠體現(xiàn)出對方deserve it，而不是I give it.語氣中透露出對于對方的禮貌與尊重，而不是傲慢的態(tài)度。只有使用更加得體又合乎情理的表達，才能夠更加到位的進行溝通，既符合自身位置，又體現(xiàn)自身的禮貌，只有這樣才能夠更加容易讓他人接受。

　　五、總結

　　綜上所述，隨著科技的發(fā)展，商業(yè)模式也在不斷的變化。對于今后，需要自身在進行商務英語信函的書寫時，更加熟悉彼此的條件，并熟悉各項規(guī)章法律，通過規(guī)范程序化的國際貿(mào)易，來進行更加豐富的發(fā)展。不同的貿(mào)易話題需要進行不同的貿(mào)易措辭來溝通。根據(jù)變化的話題來進行有效的結合，從而書寫出來的商務英語信函能歐股更具有時代特點，抓住其中的使用規(guī)律和語言風格，能夠更好的獨立進行寫作書寫，將修辭藝術使用的別具匠心，能夠更好的實現(xiàn)國際商務間的有效交流。對于商務英語的推進作用，在目前的國際間進行經(jīng)濟貿(mào)易，在我國進行經(jīng)濟的發(fā)展，都具有較為明顯的獨特作用。

商務英語信函格式范文7

　　面對客戶,同事,上司,信函,報告,電子郵件??很多初入公司的新手會講英語,但是不知道如何寫出簡單、得體、有效溝通的商務文件。此篇文章主要論述了商務英語信函的寫作技巧。寫作需要不斷革新,適應社會、科技以及商業(yè)的發(fā)展,從而清晰、準確的寫符合時代要求的信函、備忘錄、報告、傳真以及電子郵件。這些技巧可以幫助我們增強個人的寫作風格,避免寫作障礙,消除過時的套話,運用強有力的溝通詞語,創(chuàng)建高效的信函、備忘錄、報告、傳真等。

　　商務信函寫作能力直接影響到買家對公司的評估,給客戶的每一份信函、郵件或者傳真,都代表著公司的形象,顯示公司的水平和實力。同時,也可以用這種方式來評估和了解買家。商務信函寫作決定了是否以專業(yè)的方式跟買家進行有效的溝通,在業(yè)務往來中占據(jù)著舉足輕重的地位。因此商務信函的寫作技巧是國際商務人員必須掌握的一門重要功課。

　　因此要符合上述交流的要求,并且樹立起專業(yè),以顧客為本和思維清晰的形象,要注意的一些問題如下。

　　一、讀者

　　了解讀者是成功的關鍵。無論任何交流(無論是文書的還是口頭的交流)的首要原則即便是了解聽眾,一切都圍繞著這一原則進行。

　　二、遣詞

　　簡單的詞效果是最好的。閱讀理解研究的結果顯示,如果文章的難度稍稍低于人們通常的理解水平,那他們理解起來就會更快。在生意場上的人,無論是老板還是打工族都沒有時間為了看懂生詞而去。所以為了確保普通讀者正確理解你的意思,盡量挑選短小精悍的簡單詞匯。這樣也就減少了產(chǎn)生誤解的可能。行話仍有用武之地。行話是在特定的.團體或行業(yè)內(nèi)使用的專業(yè)語言。如果給這樣的團體寫信,行話就能比平常的語言更清晰更準確的解釋某些概念,也有助于于技術人員讀者建立起和諧友好的聯(lián)系。

　　三、造句

　　句首、句尾的內(nèi)容應該得到突出。人們在看電視情景喜劇時也是這樣一個情形,他們一打開電視,因為熟悉劇情的發(fā)展看到中間就會開溜去看其他頻道,然后再回來看結尾。因此別把重要信息埋沒在長句的中間位置,這樣可能會被人忽略漏看。商務應用文句子的平均長度為15到18個單詞。這是使讀者能夠快速理解句意的最佳長度。如果超過18個單詞,讀者看到這種句子要么會跳過中間的細節(jié),要么就會錯誤的理解句意,因此長度應切成兩到三個短句為宜。最佳的商務信函應該由長短不同地句子組成。太多長句會使人不知所措,太多短句則讀起來像是小兒絮語,長短句交錯的文章對讀者最具吸引力。標點超過四處的句子令人難以卒讀。句子因為太復雜而需要那么多的標點的話,讀者是很難讀懂的。把這樣的長句斷成兩句或更多的短句,這樣有助于有邏輯地清楚明白地表達觀點。表達三個乃至更多觀點時使用列表是最好的辦法,標題式的列表可以幫助讀者迅速掌握要點,而且也留有空白的間隔。

　　四、分段

　　信函、備忘錄和報告的起始段落與結尾段落的長度不應超過三到四行。從心理學的角度上看,如果段落過長,就可能使讀者不愿意花時間繼續(xù)看下去。結尾段落也應該簡短扼要,明白說明讀者應該采取怎樣的行動。意思表達的越清楚越準確,越有可能得到想要的效果,位于信函、備忘錄或報告肢體部分的段落絕不應該超過8行長。今天的讀者已經(jīng)不習慣長篇大論,他們會撇開中間的段落之看第一和最后一句。因此,為了保證讀者不漏掉重要的信息,將段落長度控制在8行以內(nèi)是最好的。電子郵件中的起始和結尾應該只有2～3行長,主題部分段落長度不應該超過5行。凡事為讀者著想起見,盡可能縮短段落。

　　五、外觀

　　外觀是非常重要的。大多數(shù)人并不關心文檔的外觀。然而一封信函,電子郵件或報告的外觀如何,在很大程度上決定了收件方是否愿意拆開閱讀。如果其書寫潦草難懂,那對方可能就會忽略其內(nèi)容或推遲到以后再閱讀。選擇合適的字體和字號。字體應以適宜閱讀為標準。現(xiàn)在有了word軟件,人們有機會使用多種大量不同的字體,但是如果同時使用多種字體,寫出的東西就會獲得“勒索信”一樣的效果。字要慎重的選擇,太小太大都不利于讀者的閱讀。絕不要整篇文檔或電子郵件都用大寫字母、粗體字或斜體字來寫。有些人以為這樣可以突出個人的風格或趣味,于是大部分甚至整篇文檔都用大寫字母、粗體字或斜體字來寫。但是這些字體很難閱讀,如果不加節(jié)制的濫用,反倒使它們喪失了正常的功用——即對某些單詞或習語起到強調(diào)作用。只在其強調(diào)作用時用大寫字母、粗體字或斜體字。

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