新人入職必知Email文化“潛規(guī)則”
對(duì)職場(chǎng)新人來(lái)說(shuō)，電子郵件究竟暗藏何種玄機(jī)?
對(duì)剛剛開(kāi)始職業(yè)生涯的人來(lái)說(shuō)，具備良好的電子郵件溝通技巧，不僅對(duì)奠定成功的事業(yè)基礎(chǔ)非常關(guān)鍵，也是職業(yè)生涯中需要擁有的重要品質(zhì)之一。
秘籍1.要準(zhǔn)確設(shè)定郵件的語(yǔ)氣和語(yǔ)調(diào)!
當(dāng)你與一個(gè)人面對(duì)面說(shuō)話時(shí)，你可以運(yùn)用你豐富的面部表情、語(yǔ)音語(yǔ)調(diào)、手勢(shì)以及身體語(yǔ)言，這些都是確定談話基調(diào)的主要因素。但是，當(dāng)你用郵件進(jìn)行溝通時(shí)，這些因素就無(wú)法起作用了。
當(dāng)你撰寫一封工作郵件時(shí), 主題和頭三個(gè)字，常常決定了這封郵件的主基調(diào)!比如郵件開(kāi)頭的問(wèn)候語(yǔ)使用諸 如：“Hello Peter”、“Dear colleagues” 或者“Dear leadership team”等友好、恰當(dāng)?shù)?詞語(yǔ)，能幫助整封郵件營(yíng)造出一個(gè)良好的交流氛圍。
而郵件的結(jié)尾同樣關(guān)鍵。請(qǐng)使用 “kindly”、“please”、“let us”、“thanks for your help”、“best regards”、“I look forward to meeting you”等有禮貌的語(yǔ)句結(jié)尾。
總而言之，職場(chǎng)郵件要用“親切問(wèn)候”開(kāi)頭，用“感謝語(yǔ)句”結(jié)尾!
秘籍2.郵件的主題要與內(nèi)容保持一致!
我們經(jīng)常會(huì)收到缺少主題，或郵件主題與內(nèi)容南轅北轍的郵件。這類錯(cuò)誤常常發(fā)生在職場(chǎng)新人中，如果你也犯了這種糟糕的錯(cuò)誤，千萬(wàn)不要僥幸你會(huì)給別人留下好印象，或者你能從眾多的競(jìng)爭(zhēng)者中脫穎而出。
秘籍3.避免使用短信語(yǔ)言和表情符號(hào)等非正式的語(yǔ)言!
如同所有的商務(wù)郵件一樣，職場(chǎng)郵件也屬于正式溝通的范疇。作為職場(chǎng)人士，在溝通中，一定要避免使用短信語(yǔ)言以及表情符號(hào)，如代表微笑的符號(hào)“: - )”。
實(shí)際上，在工作中，郵件正在取代面對(duì)面的溝通(face-to-face communication)和會(huì)議(meeting)。文字不僅可以表達(dá)你的思想，還可以體現(xiàn)你在職場(chǎng)上為人處事的態(tài)度——積極樂(lè)觀、嚴(yán)謹(jǐn)，或是隨意馬虎、不專業(yè)。
秘籍4.標(biāo)點(diǎn)符號(hào)、語(yǔ)法、拼寫，都要一絲不茍!
你不妨設(shè)想一下，當(dāng)收件人閱讀一封用詞不當(dāng)、充斥著語(yǔ)法錯(cuò)誤的郵件時(shí)，會(huì)有怎樣的感受?所以，在撰寫每一封電子郵件時(shí)，你都要遵守語(yǔ)法規(guī)則，避免用詞不當(dāng)和語(yǔ)法錯(cuò)誤。時(shí)刻牢記：職場(chǎng)電子郵件也必須遵守傳統(tǒng)書信的語(yǔ)法規(guī)則和風(fēng)格。
秘籍5.在發(fā)送之前，多想、多查、多讀幾遍寫好的郵件!
通過(guò)反復(fù)的閱讀，就能確定你的郵件是否符合邏輯，是否有語(yǔ)法或拼寫錯(cuò)誤，是否準(zhǔn)確表達(dá)了你的想法和意圖等。仔細(xì)檢查郵件內(nèi)容和拼寫錯(cuò)誤是不可缺少的重要環(huán)節(jié)，在對(duì)這些錯(cuò)誤一一糾正后，方可點(diǎn)擊郵件的“發(fā)送”按鈕。再一次強(qiáng)調(diào)：Review messages before sending!
秘籍6.避免使用表達(dá)絕對(duì)或負(fù)面意思的詞語(yǔ)!
職場(chǎng)郵件溝通中，請(qǐng)把握好字里行間的規(guī)則。盡量避免使用“不可能”、“做不到”等詞語(yǔ)。除此之外，在職場(chǎng)上，切忌發(fā)送負(fù)面或含有批評(píng)內(nèi)容的電子郵件，包括對(duì)公司的看法，評(píng)價(jià)個(gè)人隱私等內(nèi)容。職場(chǎng)如戰(zhàn)場(chǎng)，一定要遠(yuǎn)離負(fù)面話題的電子郵件!
對(duì)職場(chǎng)新人來(lái)講，職場(chǎng)郵件不僅僅是寫出內(nèi)容那么簡(jiǎn)單，更重要的是如何表達(dá)得當(dāng)。有些時(shí)候，禮儀和規(guī)則甚至比內(nèi)容本身還要重要。恰如其分的表達(dá)，會(huì)幫助你快速融入職場(chǎng)，實(shí)現(xiàn)你的職業(yè)理想和宏偉抱負(fù)�，F(xiàn)在你要做的是：積極觀察、學(xué)習(xí)和實(shí)踐;勇于迎接挑戰(zhàn)，將自己的郵件溝通能力和寫作技巧提升到一個(gè)全新的高度!
1. If you use an angry tone in email, your reader will probably answer in anger.
2. 切忌用公司郵箱給獵頭公司發(fā)自己的簡(jiǎn)歷或求職信!
3. 一定不要用公司郵箱發(fā)送個(gè)人信息或把公司郵件轉(zhuǎn)到個(gè)人信箱中。
4. 收到郵件后，一定要仔細(xì)閱讀，深思熟慮后再回復(fù)郵件。
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