做外貿(mào)的你不能犯的十大英語郵件錯誤

　　大部分身處銷售部的朋友寫email常犯一些錯誤，我例舉了一些。大家可以看看，對比一下自己，其中的幾條是自己也會有的?接下來再討論開發(fā)信怎么寫。

　　1)郵件寫得過長。

　　客人的時間很寶貴，每天要收到數(shù)百封郵件，你想想，一個不認識的人發(fā)了一封又長又臭的郵件給你，英語表述又不好，還加了好幾M的附件，你會不會認真去看?而且很多老外的時間觀念很強，每天都有幾塊固定的時間用來處理email，很多長篇大論的郵件，只要不是他的熟人發(fā)的，一般會被直接刪除，或者是把你的地址設為垃圾郵件。

　　我問過很多西歐客人，他們一般處理每一封郵件的時間是2-3秒，也就是大致掃一眼，重要的郵件，一般馬上仔細閱讀并回復，不是太重要的，會在outlook里標注上要處理的具體時間，然后從inbox拉到相應的子目錄里。換句話說，只要客人的郵箱地址是對的，也是你要找的right person，你的開發(fā)信只能停留在他眼前2-3秒，就是決定命運的時刻了。這種情況下，試問你敢不敢把郵件寫得很長?

　　2)沒有明確的主題。

　　一個不明確的主題，會讓客人根本沒興趣去打開陌生人的郵件。這個就需要經(jīng)驗了，內(nèi)容要言簡意賅，直接吸引客人通過主題去點開郵件，目的就達到了。至于他看了以后有沒有反應，就要看實際情況和你內(nèi)容的功力了。

　　舉個例子吧，假設我是做太陽能燈的公司DEF Co. Ltd，目前公司最大的客人是美國的Home Depot，盡管可能是通過貿(mào)易商做的，不是直接合作，但是完全可以當作一個開發(fā)新客人的籌碼!如果我要寫一封開發(fā)信給美國的ABC inc(這個名字是我編的)，我從google上了解了一些這個公司的信息，知道他們是美國的進口商，有做太陽能燈系列，希望能試著開發(fā)這個客人，我一般會這樣寫主題，“Re: ABC inc/Home Depot vendor-solar light/DEF Co., Ltd.”

　　其中，ABC inc代表了客人的公司名，你在寫給他的主題上首先加上他公司名，表示對他們公司的尊重;Home Depot vendor-solar light明確表示你是北美第二大零售商Home Depot的太陽能燈供應商，既表明了實力，也勾起他的興趣;最后的DEF Co., Ltd.代表自己公司。這樣一來，假設你找對了人，這個正是ABC公司太陽能燈的buyer，又或者是他的某一個主管，突然某一天收到這么一個主題的郵件，哇，home depot的供應商找上來了，太棒了，應該看看是不是有合作機會，是不是比原有供應商更好?他打開郵件的概率會非常非常大!再說了，這個主題設置的還有一個好處，就是客人即使暫時不回你郵件，只是放在收件箱里，但是將來某一天他突然想讓你報報價，很容易就能找到這封郵件!只要關(guān)鍵詞輸入home depot，保證一下子就找到。

　　3)長篇大論的公司或工廠介紹。

　　我現(xiàn)在做buyer，也會收到工廠和貿(mào)易公司的推銷信。貿(mào)易公司還稍微好一點，很多工廠的業(yè)務員，開發(fā)信實在寫得不咋地，簡直可以說是慘不忍睹，既浪費客人時間，也浪費自己時間。

　　有朋友會反問，那是不是完全不寫呢?我的回答是，也不一定，要看具體情況。如果你的公司有突出的優(yōu)勢，可以寫，但是最好一筆帶過就可以了。可以這樣寫：We supply solar lights for Home Depot with high quality and competitive price. Hope to cooperate with you!

　　簡單一點，一兩句話點到重點，調(diào)起老外的胃口，讓他反過來問你各種問題，你的目的就達到了。做業(yè)務久了你就發(fā)現(xiàn)，很少有客人每封郵件長篇大論的，即使有，也是極少數(shù)的特例，或者是要確認一些細節(jié)之類的。

　　4)愛炫耀英文水平。

　　丘吉爾講過一句話，大致的意思是，真正的高手，你要把最復雜的東西用最簡單的文字表達出來，全部用最簡單的句子，最簡單的詞匯，讓小學生都能看懂。

　　其實把簡單的東西復雜化很容易，把復雜的東西簡單化就不容易了，需要多學多模仿客人的郵件，用最簡單的詞匯來表達你要表達的東西。外貿(mào)函電的精髓就是，“簡單簡單再簡單”，能用一個詞表達的絕對不用兩個詞或短語，能用一句話寫清楚的，絕對不寫兩句。誰能用最少的句子表達同樣的意思，那就是最厲害的!

　　舉個例子吧，我以前招助理的時候，會考他們的email水平，我把中文意思告訴他們，然后讓他們用英文來模擬一封郵件。內(nèi)容很簡單，寫一封郵件告訴客人Mike，上次收到的樣品已經(jīng)寄給工廠了，但工廠說材料不是ABS，而是PP，價格他們需要重新核算，但近期內(nèi)原材料漲價，希望您能盡快確認，我們好采購原材料并安排生產(chǎn)。

　　第一個應聘者是這樣寫的：

　　Dear Mike,

　　This is Jenny from EDF Co. Ltd. We're so pleased to receive your samples. I already sent them to our factory last week, and was informed the real material is PP, not ABS as you mentioned last time. What's the matter?

　　I'll give you reply as soon as we get the offer from the factory. It will take several days. Please be more patient. But they also told me, the raw material increased these days. Could you please confirm the price quickly after you get it? We'll purchase the raw material and do the production immediately!

　　Looking forward to your reply. Thank you!

　　Best regards,

　　Jenny

　　這封郵件寫得好么?老實說還可以，雖然主動語態(tài)和人稱多了點，但是內(nèi)容都點到了，表達也算通順，用的詞匯也都是挺簡單的，不難懂。但是不是有點啰嗦?如果能簡單一點，是不是更好?我們看看第二位應聘者寫的email：

　　Dear Mike,

　　How are you?

　　We received your all samples. The factory checked the details, and found the material was PP, not ABS as you told.

　　Please give them some more time to re-check the price, because the material is different from the past orders. However, the material was increased very quickly! Therefore, please kindly place the order soon if the price is ok for you! We'll do production asap.

　　Thank you in advance!

　　Kind regards,

　　Tommy

　　這封呢?我個人覺得比上一封號一點，畢竟主動和被動語態(tài)結(jié)合，“We”只出現(xiàn)了一次，不算太枯燥。內(nèi)容也稍微簡單了一點，點到位了。最重要的是，他把purchase the raw material去掉了，直接用“We'll do the production asap.”這樣更簡潔，畢竟你要生產(chǎn)，能不采購原材料么?所以這是廢話。缺點是，我個人感覺還是啰嗦了一點。

　　我會這樣寫：

　　Hi Mike,

　　Samples received and already passed to vendor. The material was PP, not ABS. Offer sheet is preparing and will be sent to you soon.

　　By the way, raw material increased these days, pls make a decision quickly to go ahead after price confirmed. We'll arrange the mass production asap.

　　Thanks and best regards,

　　C

　　只要做到“簡潔”、“清楚”、“準確”，這就是一封好的email了。

　　5)喜歡用奇奇怪怪的字體。

　　很多人為了追求醒目，總喜歡用很夸張的字體，顏色，甚至放大，加粗，再用斜體等等，其實一眼看上去會讓人很不舒服。經(jīng)常跟老外寫email的人會發(fā)現(xiàn)，客人很少會用奇怪的字體或者粗體，甚至全部大寫來寫郵件，除了少數(shù)的尼日利亞、非洲客人，我還真沒遇到過別的。歐美人一般比較常用的字體就是以下幾種：Arial，Verdana，Calibri，Times new roman，也有一些用Tahoma字體的，但相對少一點。一部分臺灣和香港客人會用PMingLiU這種字體。至于顏色，一般都是黑色或者藍色，別在一封郵件里出現(xiàn)多種奇奇怪怪的顏色，像彩虹一樣，看著不舒服。

　　一般客人在郵件里特別加粗，或者大寫，或者用紅色標注的，肯定是特別強調(diào)的東西。比如有個客人的郵件如下：

　　Dear C,

　　Please help to send the samples to my HK office BEFORE THIS WEEKEND.

　　Thanks.

　　Rio

　　這就很明顯了，客人用大寫的目的是為了提醒并強調(diào)，必須要周末前寄出!可能這封郵件很簡單，你不太容易忽視，但是如果一封很長的郵件，里面詳細確認各種規(guī)格的時候，突然加了一句要你周末前寄樣品，是很容易被忽略的。

　　6)主動語態(tài)用得太多。

　　英文信函中，如果你仔細琢磨老外的行文方式，很少會充滿We，I之類的人稱的。相反要多用被動語態(tài)。比如說，我們明天會寄你樣品。中國人喜歡說We'll send you the samples tomorrow. 這句話沒錯，語法正確，意思清楚，但是老外就不喜歡這樣說。他們通常會這樣寫：Samples will be sent to you tomorrow. 用得是被動語態(tài)，人稱就沒有了。

　　7)經(jīng)常會問一些毫無意義的話。

　　比如Do you want our products?這句話被我列為最傻疑問句排行榜第一名。如果客人說No，你怎么回復?那就沒下文了哦。而且本身你是去推銷的，你希望客人感興趣，你要引起客人的興趣。但是這句話就大煞風景，等于一下子就把客人逼到了絕路上，一定要說是或者否。

　　還有諸如Do you interested in our products? Are you sourcing for *****? How is your business recently? Would you like to cooperate with us? 這些都是毫無意義的話。信件的內(nèi)容還是要直接一點，告訴客人你是誰，你做什么，你的優(yōu)勢在那里。只要清楚表述出這3點，就完全足夠了。其他的東西可以以后慢慢談。

　　8)喜歡用附件和圖片。

　　附件和圖片并不是不好，但是第一次發(fā)開發(fā)信的時候如果有附件或者插入了圖片，很容易被國外的服務器攔截的。很多人喜歡第一次聯(lián)系客人的時候就使用報價單，或者打包很多產(chǎn)品圖片，或者發(fā)電子樣本給客人，這樣的成功率并不高，不是被默認為垃圾郵件，就是直接被客人刪了。只有一種情況除外，當你收到一個新客人的詢價的時候，那你回復的時候，就可以插入報價單或者圖片了。

　　第一次聯(lián)系客人的時候最好全文本，不要出現(xiàn)任何的圖片和附件。即使收到客人詢價后第一次報價，如果不是客人指定，盡量避免用excel或word附件，最好是直接在郵件里寫明。

　　9)喜歡插入URL鏈接。

　　很多朋友在寫開發(fā)信的時候，總是會在內(nèi)容里加上自己公司的網(wǎng)址，或者在簽名的下面加上鏈接，這樣做，同樣有很大的概率被服務器攔截掉的!最好在客人回復后，第二次給他寫郵件的時候插入這些就沒問題了。

　　10)語氣過于生硬。

　　其實郵件本身是比較死板的，在電腦面前閱讀那些冰冷的字眼，和面對面的交談或者電話溝通是完全不一樣的�？匆痪湓�“Pls give me reply today.” 這句話如果面對面講，客人不會覺得有什么問題，會很高興說ok，或者no problem;如果電話里說，也不會有大問題;但如果放在郵件里，是不是略微生硬了一點點呢?如果改成"Could you please help to give me reply today?" 用的是疑問句，加上could, help這樣的字眼顯得十分委婉，但是又明確表達了你希望今天得到答復的準確意愿。這樣不是更好么?

　　所以"please, help, kindly, could, thank you, appreciate"這樣的話在郵件來往中是很普遍的。除非你和客人已經(jīng)非常熟了，偶爾客套一下即可，平常就可以不需要了。

　　所以在我看來，新手最容易犯的就是以上的10個錯誤，當然也不排除一些老業(yè)務員也有有1-2個問題。朋友們可以自己對照一下，看這10個錯誤中，有哪些是自己會經(jīng)常犯的，或者是沒有意識到的。這些只是我個人的一點點經(jīng)驗，自然希望大家的指正。

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