水利局安全生產管理心得體會范文
安全對于每個人來講并不陌生。抓好安全教育、管理，是我們建設強盛、富裕、美麗的祖國與和諧社會的永恒主題。安全，對于個人：是一生的快樂；對于家庭：是幸福的源泉；對于單位：是工作順利和發(fā)展的源動力；對于國家：是社會和諧、穩(wěn)定的基石。
本人入行水文工作有三十多年了，在基層測站領導崗位也干了有二十年。幾十年來，見證了佛山、珠海水文行業(yè)不同歷史時期發(fā)展的點點滴滴，以及抓安全生產教育和安全生產管理模式的方方面面，也嘗到了基層測站安全管理方面的一些平凡和不平凡經歷。然而，作為單位，不管是用那些教育方法和管理模式，其目的只有一個，就是要在單位行業(yè)內創(chuàng)造人人在思想上認識安全，在行動上注意安全的良好氛圍。把每一個行為主體從 “要我安全”到“我要安全”的思想心理觀念轉變�，F(xiàn)就如何抓好安全生產教育和管理，本人有如下幾個方面的體會。
一、高度認識安全生產的重要性
近幾年來，我省水文在水利廳和有關部門的大力支持下，以及省水文局領導班子的正確領導下，全省水文干部職工艱苦奮斗、同心協(xié)力，使水文事業(yè)有了長足的發(fā)展。在行業(yè)得到健康發(fā)展的同時，省局、分局領導班子都本著“安全高于一切，責任重于泰山”的宗旨，時時刻刻不忘抓安全生產。從抓基礎、抓落實、抓監(jiān)督和抓整改等方面入手，強化安全監(jiān)督體系建設，建立健全安全生產管理長效機制。同時，針對本行業(yè)的特點，發(fā)布一系列安全生產管理的規(guī)章制度和文件。給安全生產、管理提出了更高的要求。另外，分局還與測站負責人簽定安全生產責任書，實現(xiàn)層層落實，把安全生產管理落實到每一個環(huán)節(jié)。這足以說明安全生產管理的重要性。
人的生命在一生中只有一次，“緣”是一個家庭組合的“根源”。父母孩子是有血緣連帶關系的，是“緣”的組合體；當這個組合體被破壞，家庭就會產生不幸。一個人的安危，關系著一個家庭的圓滿和夫妻美滿的幸福、孩子幸福的一樁大事。所以沒有安全生產的保障，就沒有安穩(wěn)的家庭。國家、社會是由千千萬萬個家庭組成，所以嚴格安全生產監(jiān)督，嚴格安全生產管理，給社會的和諧，國家的穩(wěn)定，帶來了不可估量的積極作用。
水文測站的特點就是高度分散，人員分布面廣，而大部分的站點都是地處偏僻和偏遠地區(qū)，且都是單人站居多。在安全管理方面的監(jiān)督往往是重點放在測站的基礎設施、測驗設施等硬件方面。而個人的安全行為心理，就是靠個人 “自律”了。當發(fā)生事故后，也只能根據事故的大小，行為的輕重來作出相應處理。這種管理稱為“被動”管理。如何從“被動”到“主動”方面轉變，我個人認為：可利用安全心理的近因效應，以本單位或社會其他的典型安全案例對職工進行安全教育，定期通過一些案例講座、圖片展覽等形式的活動。用活生生的事實影響職工、激勵職工。使職工從“要我安全”向“我要安全”的心理轉變，從根本上高度認識安全生產的重要性。
二、強化安全生產教育的必要性
以中華人民共和國安全生產法“安全第一、預防為主”為指導方針，以“安全高于一切，責任重于泰山”為宗旨，以安全生產監(jiān)督、管理的法律、制度和規(guī)定為準繩。以人為本，以安全生產教育為基本，以人性化教育為根本，加強安全生產思想意識。在有關安全生產教育的同時，還要加強道德思想素質學習，提高關心愛護他人的道德思想素質。因為，一個單位是個群體組織，個人的安全心理行為往往影響到整體安全結果。例如，受2008年“黑格比”和2009年“巨爵”臺風的影響，珠海沿海地區(qū)出現(xiàn)了極端風暴潮增水，半夜水位暴漲，白蕉站水位自記臺外圍已被潮水淹沒。為了保障水情能及時準確報送，我們依照本站搶測風暴潮的應急預案，一方面安排專人負責注視遙測系統(tǒng)的運行情況，另一方面組織人員進行人工觀測和專人負責搶測期間安全方面的監(jiān)督工作。大家根據工作任務安排，按照平時搶測演練方法和安全措施，積極投入風暴潮的搶測工作。在這種情況下，個人的安全行為會影響整體任務完成結果。但大家嚴格按照安全規(guī)定進行，并細心留意周圍環(huán)境的變化，是否對安全構成威脅。務求把任何一個安全環(huán)節(jié)做好，馬虎不得。所以，平時對職工安全教育的成效是與戰(zhàn)時的安全生產環(huán)節(jié)相互作用的。
安全知識是向導，掌握了安全生產知識，就能安全地、平穩(wěn)地、稱心如意地作業(yè)；沒有安全生產知識的人，就會像一條航行中無舵手的船，無目的地亂撞。除了影響自己還傷害他人。無論傷人還是傷已，都是人為的不幸遭遇。大自然的災害無法抗拒，無法改變，但能防預。只要認真學習安全知識，懂得安全知識，安全操作，一些事故是完全可以預防的。
佛山水文分局在今年年初分別邀請佛山交警、佛山氣象局和三水海事處的同志到分局現(xiàn)場進行道路交通安全知識、氣候知識和防雷知識，以及水上交通安全知識等講座。通過這樣的活動，強化全體水文干部、職工的自我安全保護意識，使大家產生“我要安全”的強烈傾向。這就是加強安全生產教育必要性的一系列舉措。
三、提高安全生產監(jiān)督檢查認真性
長期以來，佛山水文分局把安全生產工作作為重中之重來抓。特別是近幾年，加強安全生產的監(jiān)督檢查和管理，并層層抓落實，認真執(zhí)行安全生產負責制。測報中心除了按規(guī)定逐月把本中心安全生產檢查情況上報外。平時，水文分局領導和技術科（負責安全管理）同志到測站出差工作時，同時也檢查和了解測站安全方面的問題。通過這樣的工作，對監(jiān)督測站安全生產起著積極作用。另外，分局加強對測站安全生產檢查力度的同時，還想方設法加大對測站有關設施的建設投入和改造，購置和補充一些先進的測驗設備。去年，我中心屬下三個站安裝自動監(jiān)測的鹽度計。一方面大大減小職工的勞動強度，其次又能提高工作環(huán)境的安全性。
水文工作有著它的特殊性。特大洪水，山洪暴發(fā)，臺風暴潮等自然災害發(fā)生期間，以及自然災害導致堤壩塌陷和其他跟水有關險情。在發(fā)生現(xiàn)場第一時間往往是見到水文人的身影。他們冒著來自各種不同的挑戰(zhàn)和危險，測出一份份的水文數(shù)據，報出一份份水文情報。為三防和各級部門的抗洪和其他自然災害搶險提供科學依據。在洪澇、風暴潮等自然災害面前，我們水文人往往是處于“風口浪尖”，為了測到現(xiàn)場的準確數(shù)據，安全一次又一次地受到威脅。但我們水文人歷來是坦然面對，靠的是什么？靠的是完善的測驗設施，過硬的安全知識和操作規(guī)程。完善的測驗設施是各級部門從抓基礎、抓整改得出來的結果，過硬的安全知識和操作規(guī)程是從抓落實、抓監(jiān)督得出來的'效果。
事故的隱患存在于粗心，事故的苗頭發(fā)源于大意。因此，認真檢查是補充各個方面的不足。不使生產安全發(fā)生一點漏洞，安全操作，嚴格檢查，逐步落實，才是生產安全的最大保障。
學校后勤管理工作是學校管理的重要組成部分，做好后勤工作對學校的整體工作帶來很大的促進作用，否則帶來一定的負面影響，但這些影響有的馬上看得出來（如：損失多少、耽誤多長時間），有的幾年以后可以顯現(xiàn)出來（如：維修質量差、技術檔案不齊而影響保修或維修），有的甚至幾年以后也看不出來 ，想追究也無法找到依據。所以管理好學校后勤也是教育改革與實現(xiàn)教育現(xiàn)代化的必然要求，也是確保正常的教育教學的重要手段。
《吉林省教育廳關于進一步加強中小學后勤管理工作的意見》里要求“加強監(jiān)督檢查。加強約束機制，把學校后勤管理工作列入年度教育工作目標管理責任制，作為教育督導機構對學校督導評估的內容…”要求我們教育督導部門加強督導檢查力度，促進學校后勤管理水平。
XX市各類各級局管公立學校有52所，隨其規(guī)模不同，后勤管理的方式方法也有所區(qū)別，越是大的學校越規(guī)范，對鄉(xiāng)鎮(zhèn)學校的財務實行校財局管。隨著義務教育的均衡發(fā)展，辦學條件的投入也向薄弱校傾斜。提高全市學校后勤管理水平，逐步向制度化、規(guī)范化發(fā)展，成為了當今的必然要求。那么，如何設計出一套符合延吉實際、符合各校實際的學校后勤管理模式是非常重要和非常緊迫的事情。目前XX市各校均有學校章程，依法治校，健全了各項規(guī)章制度（包括后勤管理），但是以“學校后勤管理制度建設要在規(guī)范、科學上下功夫。一定要嚴格、合理、完整、嚴謹。各級各類學校后勤工作都要建章建制，科學規(guī)劃，科學指導，使后勤工作行動有目標，工作有指南，建設有標準，管理有制度。規(guī)章制度要符合教育管理規(guī)律，切合學校實際，又要與時俱進，不斷修訂和完善”的要求來比較差距大，任重而道遠。總結以往督導檢查學校后勤管理工作，結合省州市教育行政部門對學校后勤工作的新要求，談一談在財務管理、基建維修管理、資產管理、校園校舍管理、后勤基礎資料管理、后勤日常管理等方面的體會。
一、財務管理
財務管理是后勤管理的重要和關鍵一環(huán)，一切后勤行為都離不開錢財，而且原則性和專業(yè)性很強的工作。從業(yè)人員必須經過專業(yè)培訓，并持有《會計從業(yè)資格證書》，才能上崗，而且會計出納分工、職責明確，學校必須嚴格按照《會計法》、《會計基礎工作規(guī)范》、《中小學財務制度》等有關法律法規(guī)和有關財會業(yè)務的省州市的文件精神，制定預算管理、收支管理、現(xiàn)金管理、往來管理、票據管理、會計檔案管理、資產管理、資助（助學）特困生等方面的制度，并嚴格執(zhí)行。義務教育保障資金實行專項管理，嚴格控制或保證資金的使用比例；財會業(yè)務規(guī)范，嚴格收費標準，�？顚Ｓ�，往來關系清楚，不設小金庫，嚴格執(zhí)行政府采購制度。
經過幾年的評估發(fā)現(xiàn)，在財務制度方面，有些學校的財務制度在內容上不夠全面，與實際業(yè)務有一些不相符，對控制財會業(yè)務不夠嚴謹。在財會業(yè)務方面，執(zhí)行制度不夠嚴格，（如：個別人員不做日記賬，偶爾有超庫存現(xiàn)象）；一些原始憑證手續(xù)不全（如：缺經辦人和保管員及管理員的簽字）；個別自制憑證格式不統(tǒng)一、不規(guī)范；輕視新增圖書為固定資產管理；對已計入固定資產的管理帳帳相符、帳物相符，有不足就是有些固定資產沒貼資產卡號。
二、基建維修管理
基建維修是后勤工作的基礎性工作。XX市經過多年努力基本完成校安工程任務，其他基礎性工程也由后勤辦負責施工、驗收，并交付使用。其他小型工程是按規(guī)模經市政府采購辦審批后在有關部門的指導下學校自主施工。目前全市范圍內沒有危房，每年教育局牽頭進行校園安全大檢查。但是，學校規(guī)模大、涉及面廣、學生數(shù)龐大，不可避免地隨時存在設備設施的被損、老化等安全隱患。這必須引起校方的廣泛注意，必須牢記“校安無小事，實行一票否決制”“沒有安全保障的學校是絕對不合格的學校，沒有安全意識的教師是絕對不稱職的教師�！钡染洹ＴO備設施的購建、維修、保養(yǎng)，不僅要有嚴格的制度、措施保障，而且還必須嚴格執(zhí)行，特別是小學低年級和幼兒園。
學校硬件建設必須科學安全，每次檢查、維修必須留有具體的記錄，以便事后維修、更新時參考，也可以克服不足，提前保修，延長使用壽命，保持完好率。
三、資產管理
后勤工作概括起來就是財物，可以說“后勤是辦學條件，是管硬件”（其實后勤人員也是教育工作者，不僅是環(huán)境育人、服務育人，更是管理育人.）
學校的資產可以分為固定資產、一般資產、低值易耗品三種。
1、固定資產是單價500元以上，使用年限一年以上的一般設備；單價800元以上，使用年限一年以上的專用設備；單價雖未到規(guī)定標準，但使用年限一年以上的大批量同類物資（如：圖書、課桌椅）。當前學校固定資產帳實都由學校管理，財政局和裝備辦備案，每年核查一次賬冊，監(jiān)管報廢。這種管理方式缺乏控制力，資產流失的可能性大，比如：圖書、衛(wèi)生廚房設備、受捐資產等，這種管理方式缺乏清查機制，使得清查不及時、不徹底，雖清查也沒有結果說明和總結報告，掌握確切情況有一定困難。
2.一般資產是單價未達到規(guī)定的固定資產標準的少批量資產，也就是固定資產和低值易耗品中間的資產。這樣的資產成為管理上的灰色地帶，這樣的資產種類和數(shù)量多、范圍廣，沒有嚴格的監(jiān)管體系就容易出現(xiàn)管理上的混亂和使用上的浪費現(xiàn)象。監(jiān)管措施主要有建立完整的備品臺賬一式兩本，后勤部門和使用部門各持一本，定期檢查、對賬，出現(xiàn)問題及時糾正。
3、低值易耗品是單價低，消耗量大，資金投入較多的物品，管理不好極易出現(xiàn)浪費和以權謀私。比如：電子耗材、復印紙、刀切紙及其他辦公用品。對這種物品的管理必須建立消耗品臺賬，購入（數(shù)量、單價、金額與財務賬一致）和發(fā)放時必須有經管和領用人簽字，明確入庫數(shù)量、入庫時間、領用部門（人）、領用數(shù)量、用途等。按學期點庫，根據庫存提出新的采購計劃。對于針對部門出庫的大批量物品采取二級賬管理，比如：復印紙、刀切紙等出庫到印刷部門以后，印刷部門再登記用紙情況，接受有關部門的監(jiān)督，后勤部門根據使用情況出庫，保證需要。
四、校園校舍管理
校園校舍指房屋、建筑物、操場設施、水電設施、綠化帶、板報、標語等，是學校的臉面，在一定程度上反映學校的精神面貌和校園文化。所以學校應該投入一定的人力、物力、財力來搞建設和管理。建設重要管理更重要，三分建設七分管理，必須制定相應的校園校舍管理制度，并得到全體師生員工的共同努力，才能管好校園。后勤部門設專人管理，每日巡查，每周反饋，并做好檢查評比記錄。
五、基礎資料（科技檔案）
后勤的基礎資料包括房屋建筑物的各種設計圖、校園平面圖（1:500）、管網圖、樓層平面圖(安排表、應急疏散圖)、規(guī)劃圖（與學校規(guī)劃相匹配）、校舍檔案、維修資料、各種統(tǒng)計表、各種電子產品的說明書登記造冊等。這些科技檔案必須真實、完整、準確、統(tǒng)一，能反映硬件發(fā)展痕跡，對今后的發(fā)展和工作提供必要的基礎資料。但目前還存在資料不完整、數(shù)據相差等問題。對電腦等較貴重、容易拆卸組裝的物品的清查，不參考或不重視設備的型號、配置的現(xiàn)象仍然在一些學校存在。
六、日常管理
后勤的日常管理非常重要。后勤的一切工作都通過一般的、細小的環(huán)節(jié)上，一不小心就帶來被動或不小的麻煩，對正常的教育教學產生影響。我們每個后勤管理工作者都要牢記“以人為本，為教育教學服務，為師生生活服務”的宗旨，樹立超前意識，同心協(xié)力，分工不分責，互相補漏洞，提前想好提前做好每個事情。后勤的主管要勤巡邏，虛心接受師生的意見和要求，努力解決他們遇到的問題，才能得到廣大師生的幫助和協(xié)作，才能避免出現(xiàn)漏洞，想出更多更好的辦法來應對新出現(xiàn)的問題和挑戰(zhàn)。
總之，超前的高效的后勤服務是搞好學校教育教學的基礎。以制度建設和隊伍建設為出發(fā)點，有計劃、有步驟地做好后勤的每一項工作，定期不定期地進行總結經驗，確保學校后勤事業(yè)有效穩(wěn)妥創(chuàng)造性地發(fā)展，更好地發(fā)揮后勤對學校中心工作的促進作用，為延吉教育的蓬勃發(fā)展做出更大的貢獻。
電子政務是指運用信息及通信網絡技術打破行政機關的組織界限，優(yōu)化政府組織結構和工作流程，形成新的政府管理形態(tài)，實現(xiàn)政府、非政府組織、企業(yè)和公民之間的良性互動。電子政務系統(tǒng)實質上是政府辦公自動化在范圍和功能方面的延伸，從內部辦公延伸到對外服務，它是面向社會的政府辦公自動化。在電子政務系統(tǒng)中，公文的起草、審核、簽署、發(fā)布以及收文辦理等，都是在電子政務的操作平臺中進行。這些在電子政務系統(tǒng)中運行的公文，是機關職能活動的歷史記錄，所以必須按照檔案管理的要求進行歸檔和管理。但由于這些公文是通過電子政務公文處理平臺產生的，它的特點決定了其歸檔和管理的方式并不能簡單套用紙質文件的歸檔和管理方法，而應將電子文件的管理功能嵌入電子政務系統(tǒng)之中，實行文檔一體化管理與全過程管理等方式，并采取多種措施，以確保電子文件的真實性、完整性、可讀性和安全性。
傳統(tǒng)的文件與檔案管理，它們各自具有一套獨立的管理流程，兩個管理流程執(zhí)行各自主管機關制定的制度和標準，并且兩個流程之間是通過文件實體的交接而銜接的。而文檔一體化管理是按照文件生成與運行規(guī)律，采取統(tǒng)一、嚴密的手段，高效地組織與管理文件。文檔一體化管理與傳統(tǒng)文件和檔案管理相比較，最大的區(qū)別是通過對文件和檔案管理流程的重組，達到兩者在管理上的無縫化和程序上的一體化，從而最大限度地消除組織機構因素造成的兩者在銜接上的真空地帶和減少重復性作業(yè)。
一、電子檔案管理的原則
1.1“前端控制”原則
考慮到電子文件的易改性、易逝性等的特點，如果還是象過去那樣，按照文件的生成、積累、鑒定、立卷、歸檔，分類、著錄等順序按部就班地管理電子文件，那么電子文件的真實性就難于保證了，電子文件的流失也是不可避免的，并且還會造成部分的重復勞動。因為電子文件在歸檔之前就有可能已被修改，或者有些已被有意或無意地刪除；有些在文件形成時已提取了主題詞，文件歸檔之后還要進行標引工作，這無疑是增加了勞動量。因此，必須貫徹“前端控制”的原則，即要求將原來紙質文件管理系統(tǒng)中后期階段需要控制的手段提到前端，也就是說檔案部門對于電子公文的管理工作的介入要向前延伸，從文件生命周期的“前端”就開始控制文件的歸檔活動。具體來說，在文件系統(tǒng)設計階段，檔案人員就要參與設計、進行指導；就應該考慮歸檔與歸檔后文件管理的需求，將集中管理一份文件的所有相關信息作為一個整體歸檔。要把歸檔工作嵌入工作流程，以保證在每一個流程之后，將相關文件實時歸檔。并且要求用戶及時著錄和鑒定文件信息，并且把著錄、鑒定信息與電子文件之間建立聯(lián)系，以保證文件歸檔時，將該電子文件與相關信息一并移交或發(fā)送給檔案部門。
1.2“全程管理”原則
根據電子文件的特點，必須建立一個完整的管理體系，即對電子文件從產生到永久保存或銷毀進行全過程和全方位的管理，以確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。
電子文件全程管理原則具體應該體現(xiàn)在電子檔案管理體制與模式的確定、管理系統(tǒng)的設計與運行、管理制度的內容和執(zhí)行等方面。以電子檔案管理系統(tǒng)對文件流程各階段的管理和監(jiān)控為例：設計的系統(tǒng)應對產生于機構內部各部門及其應用系統(tǒng)上的電子文件進行統(tǒng)一的歸口登記、分類、鑒定，同時監(jiān)控和記錄針對文件的一切操作，如文件的創(chuàng)立、登記、修改、審核、簽署、分發(fā)等。而且，對文件進行的技術操作，包括操作平臺的轉換、存儲位置的改變等都應該記錄下來。因為這種管理和跟蹤記錄，對于證明和保證電子文件的行政有效性和法律證據性都有著重要的作用。
二、電子公文的真實性保障
判斷傳統(tǒng)文件的真實性，主要考察兩個方面：一是文件載體的原始性；二是文件形式的原始性，其主要是指具體的文件內容、字體、字跡以及具有法定效用的簽署、印章等。只要其中的任何一項發(fā)生了變化，就可以對文件的真實性表示懷疑。但判斷傳統(tǒng)文件真實性的準則并不適用于電子文件，因為一是電子文件的載體與其信息是可以分離的，載體的不固定性，使得電子文件不再具有傳統(tǒng)意義上的“原件”的概念；二是電子文件的更改可以不留痕跡，復制起來真假難辨，處理過程又具有隱蔽性。因而判斷電子文件的真實性必須更多地著眼于其內容的真實性，主要是認定文件是否就是當時當人當事形成的，主要關注的是其本質的要素保持不變。國際上的一般做法是采用法定程序對電子文件的生命周期進行全過程管理，并通過技術措施和管理制度，組成一個貫穿電子文件從生成、運作到處置全過程的安全“通道”，以此來保證數(shù)字信息的真實可靠性。在目前的技術條件下，一般可采取的措施是：
2.1在計算機系統(tǒng)中設置安全防護技術措施
一是建立對電子文件操作者的身份識別與訪問權限的控制，防止非法侵入。
二是設置操作日志，自動記錄實施操作的人員、時間、內容等。
三是對電子印章、數(shù)字簽署等采取防止非法使用的措施。在國家立法機構正式頒布有關電子簽章的法律實施之前，對只有簽章的電子文件，歸檔時應附加有法律效力的非電子文件簽章。
2.2身份識別技術
身份識別技術主要用于正確識別通信用戶或終端的個人身份。最常用的方法是給每個合法用戶一個“通行字”，代表該用戶的身份。通行字一般由數(shù)字、字母或特定的符號組成、只有本人和所使用的計算機知道。當合法用戶要求進入系統(tǒng)訪問時，首先輸入自己的通行字，計算機會將這個通行字與存儲在系統(tǒng)內有關該用戶的資料進行比較驗證。如果驗明他為合法用戶，就可接受他對系統(tǒng)進行訪問；如果驗證不合法，計算機就會拒絕該用戶對系統(tǒng)進行訪問。
2.3防寫技術
將數(shù)字信息文件設置為“只讀狀態(tài)”，在這種情況下，用戶只能從計算機上讀取信息，而不能對其作任何修改，可以有效地防止用戶更改數(shù)字信息內容，從而達到保護其真實性的目的。
三、電子公文的完整性保障
傳統(tǒng)文件的完整性保障主要是通過鑒別文件最初形成的信息內容和載體是否被破壞過，是否保持著作為證據所要求的各要素。而電子文件的顯示，卻隨著使用軟件的不同，其外觀可能不一樣，再加上電子文件的信息與其載體又是可以分離的，因而使得傳統(tǒng)文件完整性的判斷標準不再適用于電子文件。
目前比較一致的看法是，電子文件的完整性一是指電子文件和與之具有有機聯(lián)系的其他相關文件數(shù)量齊全；二是指每一份電子文件的內容、結構和背景信息沒有缺損。為此，要求電子文件歸檔時，有關電子文件的支持軟件和軟件的支持文檔、以及有關的元數(shù)據都應同時歸檔。在同一活動中，有時除了形成電子文件之外，還可能形成一些紙質文件，為保持這些文件之間的有機聯(lián)系，確保同一活動中形成的電子檔案管理thldl.org.cn的信息完整性，應盡可能將這些紙質文件作數(shù)字化處理，作為電子文件一并保存。對于在不同應用系統(tǒng)中分散形成的、不同媒體的內容相關的電子文件，如有關同一事件的電子文件一部分在電子郵箱中，一部分在電子表格或相關數(shù)據庫中，則應收集齊全并保持有機聯(lián)系。在電子政務系統(tǒng)中按公文處理流程生成的公文，其構成要素包括文件處理單、原文、附件、電子文件的紙質拷貝件等，都應納入歸檔的范圍。
四、電子文件的可讀性保障
電子檔案來自各個方面，來自各立檔單位，往往是在不同的計算機系統(tǒng)上形成的。其內容格式及數(shù)據結構不盡相同。這種差異必然導致在利用過程輸出時所使用的技術與方法的不同。又由于計算機技術的飛速發(fā)展，電子公文形成時所依賴的計算機軟硬件技術不久就有可能過時，以致新的軟硬件無法讀取原先存儲的數(shù)據，所以為保證數(shù)字信息檔案長期可存取性，建議采取以下幾種措施：
4.1采用通用技術
目前，電子公文的形成方式多種多樣、很不統(tǒng)一，這將給今后利用工作帶來許多的困難。所以在電子文件歸檔時，應把屬于特殊格式的電子文件轉換成通用的文件格式；或將電子文件建立在通用的數(shù)據平臺上，以消除由于技術不同或技術過時所帶來的影響。一般文字型電子文件以ml文檔和rtf、tt為通用文件格式；圖像電子文件以jpeg、tiff為通用格式；影像數(shù)據以mpeg、avi為通用文件格式；音頻電子文件以wav、mp3為通用文件格式；多媒體音像數(shù)據以mpeg、avi為通用文件格式。
4.2打包保存法
打包保存法就是在保存電子文件的同時，將與電子文件相關的軟件及其應用系統(tǒng)一并保存，并與電子文件存儲在一起。在使用該電子文件時，可運用與該電子文件存儲在一起的這些軟件系統(tǒng)進行讀取。此法一般是針對那些無法轉換為通用文件格式的電子文件，如用音頻設備獲得并經過計算機處理的動態(tài)影像文件，應注意收集其非通用格式的壓縮算法和相關軟件。
4.3拷貝法
拷貝是在原來的技術環(huán)境下，適時重寫信息數(shù)據，防止由于存儲載體物化性能變化而引起的信息丟失，這也是電子文件長期保存的一種基本方法，此法目前已大量地應用于磁盤、光盤、磁帶檔案信息的長期保存上，但它不能解決電子文件由于計算機軟硬件過時所引起的長期保存問題。
4.4再生性保存法
再生性保存法是指將技術過時的存儲在磁性載體或光盤上的電子檔案管理，適時地轉移到紙張上或縮微品上的方法。這樣利用時就不再使用計算機軟硬件技術讀取，從而避免了計算機軟硬件過時所帶來的麻煩，并能很好地保證電子文件長久的可讀性。其不足之處是失去數(shù)字化信息可遠距離傳輸、檢索方便、使用靈活等特點。而且，有些電子檔案信息，如聲音信息、視頻信息、超文本信息、多媒體信息等也無法轉移到紙上或縮微品上。
4.5遷移法
遷移法就是將數(shù)字信息從一種技術平臺轉換到另一種技術平臺上的復制方法，它是計算機軟硬件變化適時改變數(shù)字信息格式的一種處理過程。這一過程使得數(shù)字信息在將來也可以被讀取。遷移也意味著數(shù)據信息從一個存儲載體轉移到另一個存儲載體上，以進行數(shù)字信息的長期保存與讀取。采用遷移法，通常是將對軟件依賴性強的格式遷移到對軟件依賴性低的通用格式上�；蛘邔�(shù)字信息從品種繁多的格式遷移到易于管理的標準格式中。目前遷移技術被認為是保護數(shù)字信息長期存取的必須和恰當?shù)倪x擇。但遷移也不能“一勞永逸”，隨著電子計算機技術的升級，還應適時再遷移，從而使數(shù)字信息隨技術更新而一代一代地向下流存。
以上介紹的幾種方法，一般地說，對于使用頻率很高、軟硬件技術未過時的、僅是存儲載體理化性能發(fā)生變化的，可采用拷貝法；對于使用頻率較高、軟硬件技術已快過時的，可采用遷移法；對于使用頻率較低、軟硬件技術已快過時的、并且確有長期保存價值的數(shù)字信息可用再生保存法。
五、電子文件的安全性保障
建立健全科學、合理、嚴密的管理制度，從每一個環(huán)節(jié)堵塞信息失真的隱患，這也是確保電子信息檔案真實可靠的重要措施。
5.1建立安全管理制度
電子文件是由人制作的，其管理和利用都要按人的意愿進行。因此對參加電子文件制作和參與管理的人員必須加強管理，以防不測。必須制定一套人人都應遵守的安全管理制度，以約束涉及電子文件與電子檔案人員的行為。實踐證明，良好的安全規(guī)范是保證數(shù)字信息安全的一項極為重要的措施。
5.2加強對電子文件制作和管理人員的管理和教育
在電子文件的安全管理過程中，僅靠制度是不夠的，還必須加強對涉及電子文件人員的管理和教育。通過宣傳教育或短期培訓等途徑，提高他們對保證電子文件和檔案真實、可靠重要性的認識，提高他們科學管理電子檔案的素質，增強他們工作的責任感，并樹立一絲不茍的工作作風。
5.3建立全過程的管理制度
要實現(xiàn)電子政務環(huán)境下電子文件的科學管理，就必須貫徹“前端控制”和“全程管理”的原則；為保證電子公文的真實性、完整性、可讀性與安全性，就必須采取一系列相應的技術措施和手段，以確保管理目標的實現(xiàn)。
電子文件從形成到電子檔案管理的開發(fā)利用，中間要經過很多環(huán)節(jié)，哪一個環(huán)節(jié)出了問題，都會影響到電子文件的真實可靠性。因此，建立全過程的管理制度，明確各環(huán)節(jié)的職責要求，就顯得非常重要。如電子文件形成之后，要及時收集積累，以防分散狀態(tài)下發(fā)生信息丟失；電子文件歸檔時，要嚴格檢查相關文件是否收集齊全，否則就會給將來利用帶來困難和麻煩；遷移時，要認真檢查是否發(fā)生信息丟失。任何環(huán)節(jié)的疏忽，都將對數(shù)字信息的真實性與可靠性造成危害。
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