《測(cè)繪地理信息業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定》解讀
近日，國(guó)家測(cè)繪地理信息局、國(guó)家檔案局根據(jù)《中華人民共和國(guó)測(cè)繪法》、《中華人民共和國(guó)檔案法》等法律法規(guī)，在堅(jiān)持問(wèn)題導(dǎo)向，加強(qiáng)重點(diǎn)研究、準(zhǔn)確把握形勢(shì)、繼承與創(chuàng)新并舉，強(qiáng)化規(guī)范性、合法性、前瞻性、指導(dǎo)性原則基礎(chǔ)上，通過(guò)精心組織、深入調(diào)研、廣泛征求意見(jiàn)，共同制定印發(fā)《測(cè)繪地理信息業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定》(以下簡(jiǎn)稱《規(guī)定》)�！兑�(guī)定》自印發(fā)之日起施行。
《規(guī)定》分為7章35條，從測(cè)繪地理信息業(yè)務(wù)檔案管理原則、落實(shí)檔案管理職能、健全檔案工作機(jī)制、完善檔案安全保管制度、豐富優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)、推進(jìn)檔案信息化建設(shè)、促進(jìn)檔案信息資源共享，依法加大監(jiān)督管理力度等方面，對(duì)測(cè)繪地理信息業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行了規(guī)范，為加強(qiáng)測(cè)繪地理信息業(yè)務(wù)檔案管理，確保檔案真實(shí)、完整、安全和有效利用，保障檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展和依法治檔提供法規(guī)依據(jù)。
此前，測(cè)繪地理信息業(yè)務(wù)檔案管理依照1988年頒發(fā)的《測(cè)繪科學(xué)技術(shù)檔案管理規(guī)定》和1993年頒發(fā)的《測(cè)繪科學(xué)技術(shù)檔案建檔工作管理規(guī)定》執(zhí)行，兩者實(shí)施已20余年，部分內(nèi)容已無(wú)法適應(yīng)新形勢(shì)下測(cè)繪地理信息業(yè)務(wù)檔案管理要求。新規(guī)定出臺(tái)后，原有規(guī)定同時(shí)廢止。
與原有規(guī)定比照，《規(guī)定》新增了以下內(nèi)容：
一、全面界定了測(cè)繪地理信息業(yè)務(wù)檔案的范圍。
界定測(cè)繪地理信息業(yè)務(wù)檔案的范圍是落實(shí)國(guó)家檔案管理部門(mén)提出的收好、建好、管好、用好專業(yè)檔案要求的基本前提，《規(guī)定》在測(cè)繪地理信息業(yè)務(wù)檔案范圍的界定上，堅(jiān)持“大測(cè)繪”理念和全面性原則，側(cè)重突出“三個(gè)特色”。一是以地理信息轉(zhuǎn)型升級(jí)中的航空航天遙感影像獲取、基礎(chǔ)測(cè)繪、地理國(guó)情監(jiān)測(cè)(普查)、應(yīng)急測(cè)繪保障服務(wù)、測(cè)繪成果與地理信息應(yīng)用等測(cè)繪專業(yè)和重點(diǎn)業(yè)務(wù)工作為主體，突出專業(yè)特色。二是將具有系統(tǒng)與行業(yè)特色的工程測(cè)量、海洋測(cè)繪與江河湖水下測(cè)量、界線測(cè)繪與不動(dòng)產(chǎn)測(cè)繪，公開(kāi)地圖制作檔案等納入其中，突出行業(yè)特色。三是將與本專業(yè)密切相關(guān)的測(cè)繪科學(xué)技術(shù)研究等檔案亦一并列入，突出關(guān)聯(lián)性特色。原《測(cè)繪科學(xué)技術(shù)檔案管理規(guī)定》規(guī)范的管理類、教育類、基建類檔案按照國(guó)家有關(guān)要求進(jìn)行管理。
二、明確了業(yè)務(wù)檔案工作的管理體制與管理職責(zé)。
機(jī)構(gòu)與職責(zé)的明確是加強(qiáng)檔案管理工作的基礎(chǔ)。根據(jù)《中華人民共和國(guó)測(cè)繪法》確立的四級(jí)管理體制，《規(guī)定》將測(cè)繪地理信息業(yè)務(wù)檔案管理職能延伸到市、縣級(jí)測(cè)繪地理信息主管部門(mén)，并明確了中央與縣級(jí)以上地方測(cè)繪地理信息主管部門(mén)相應(yīng)的管理職責(zé)。此外在檔案實(shí)體管理機(jī)構(gòu)方面，《規(guī)定》還要求省級(jí)以上測(cè)繪地理信息主管部門(mén)及有條件的市、縣測(cè)繪地理信息主管部門(mén)設(shè)立專門(mén)的檔案保管機(jī)構(gòu)，測(cè)繪地理信息單位設(shè)立檔案資料室，這為加強(qiáng)業(yè)務(wù)檔案管理提供了有力的組織保障，為檔案管理職責(zé)落實(shí)奠定了基礎(chǔ)。
三、加大檔案驗(yàn)收監(jiān)管力度，促進(jìn)業(yè)務(wù)檔案歸檔工作。
當(dāng)前，測(cè)繪地理信息項(xiàng)目管理中存在著不履行檔案驗(yàn)收程序、未獲得檔案驗(yàn)收合格意見(jiàn)項(xiàng)目仍通過(guò)驗(yàn)收等制度執(zhí)行不力、行為不規(guī)范等突出問(wèn)題，為有效解決這一問(wèn)題，《規(guī)定》在建檔、檔案驗(yàn)收等環(huán)節(jié)提出了相應(yīng)要求。第十三條規(guī)定：“測(cè)繪地理信息業(yè)務(wù)檔案建檔工作應(yīng)當(dāng)納入測(cè)繪地理信息項(xiàng)目計(jì)劃、經(jīng)費(fèi)預(yù)算、管理程序、質(zhì)量控制、崗位責(zé)任。測(cè)繪地理信息項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)同步提出建檔工作要求，同步檢查建檔制度執(zhí)行情況。”第十七條規(guī)定：“國(guó)家或地方重大測(cè)繪地理信息項(xiàng)目業(yè)務(wù)檔案驗(yàn)收應(yīng)當(dāng)由相應(yīng)的測(cè)繪地理信息行政主管部門(mén)組織實(shí)施，并出具驗(yàn)收意見(jiàn)。其它測(cè)繪地理信息項(xiàng)目業(yè)務(wù)檔案的驗(yàn)收，由相應(yīng)的檔案保管機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)，并出具驗(yàn)收意見(jiàn)。未獲得檔案驗(yàn)收合格意見(jiàn)的測(cè)繪地理信息項(xiàng)目不得通過(guò)項(xiàng)目驗(yàn)收。”這一規(guī)定將原由檔案保管機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)所有項(xiàng)目檔案驗(yàn)收，修改為國(guó)家或地方重大測(cè)繪地理信息項(xiàng)目業(yè)務(wù)檔案驗(yàn)收由相應(yīng)的測(cè)繪地理信息行政主管部門(mén)組織實(shí)施，并出具驗(yàn)收意見(jiàn)，強(qiáng)化了各級(jí)測(cè)繪地理信息行政主管部門(mén)對(duì)重大項(xiàng)目檔案驗(yàn)收環(huán)節(jié)的監(jiān)管力度，將有利于促進(jìn)業(yè)務(wù)檔案歸檔工作。
四、實(shí)行重要檔案異地備份保管制度,防范檔案損毀。
對(duì)重要的測(cè)繪地理信息業(yè)務(wù)檔案實(shí)行異地備份保管，是測(cè)繪地理信息檔案安全體系建設(shè)的重要內(nèi)容和手段。實(shí)施重要檔案異地備份，有利于防范自然、人為、社會(huì)災(zāi)害可能帶來(lái)的毀滅性損失;有利于應(yīng)對(duì)數(shù)字時(shí)代信息安全的挑戰(zhàn);有利于避免網(wǎng)絡(luò)攻擊、操作失誤帶來(lái)的數(shù)據(jù)失真與損毀，確保檔案信息的真實(shí)性、安全性與可用性。因此《規(guī)定》要求，重要的測(cè)繪地理信息業(yè)務(wù)檔案實(shí)行異地備份保管。
五、確立了檔案保管期滿鑒定制度。
在檔案管理實(shí)踐中，由于缺乏嚴(yán)格的檔案鑒定制度，檔案保管存在只存不銷，只進(jìn)不出的`現(xiàn)象，導(dǎo)致部分保管期限已滿并失去保存價(jià)值的檔案長(zhǎng)期保存，占用了有限的保管空間，也不利于真正有價(jià)值檔案的重點(diǎn)保護(hù)和利用。同時(shí)，鑒定制度也可有效防止保管期滿的有價(jià)值檔案被銷毀。為此《規(guī)定》第二十三條明確：“檔案保管機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)對(duì)保管期滿的測(cè)繪地理信息業(yè)務(wù)檔案提出鑒定意見(jiàn)，并報(bào)同級(jí)測(cè)繪地理信息行政主管部門(mén)批準(zhǔn)。對(duì)不再具有保存價(jià)值的檔案應(yīng)當(dāng)?shù)怯洝⒃靸?cè)，經(jīng)批準(zhǔn)后按規(guī)定銷毀。禁止擅自銷毀測(cè)繪地理信息業(yè)務(wù)檔案。”這一規(guī)定有利于檔案整理、鑒定等長(zhǎng)效工作機(jī)制的建立，有利于提高館藏檔案質(zhì)量和利用效率。
六、鼓勵(lì)社會(huì)組織捐贈(zèng)檔案，豐富檔案資源。
在我國(guó)，多種形式的測(cè)繪地理信息業(yè)務(wù)類檔案仍保存在社會(huì)組織或個(gè)人手中，眾多的民營(yíng)企業(yè)在地理信息產(chǎn)業(yè)發(fā)展過(guò)程中也形成了大量的有關(guān)檔案�！吨腥A人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》規(guī)定“集體或個(gè)人所有檔案可以向各級(jí)各類檔案館捐贈(zèng)或出賣”。為豐富檔案資源，優(yōu)化館藏檔案結(jié)構(gòu)，切實(shí)有效保護(hù)和利用有價(jià)值檔案，《規(guī)定》提出：鼓勵(lì)單位和個(gè)人向檔案保管機(jī)構(gòu)移交、捐贈(zèng)、寄存測(cè)繪地理信息業(yè)務(wù)檔案。
七、加強(qiáng)檔案信息開(kāi)放和共享，促進(jìn)檔案開(kāi)發(fā)利用。
檔案工作的最終目的就是有效地開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展提供服務(wù)。因此檔案的開(kāi)發(fā)利用是檔案工作的重要內(nèi)容。當(dāng)前，測(cè)繪地理信息業(yè)務(wù)檔案開(kāi)放程度和開(kāi)發(fā)利用力度還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足，因此《規(guī)定》從向社會(huì)公開(kāi)檔案、定期公布檔案目錄，創(chuàng)新檔案服務(wù)和利用方式等方面對(duì)促進(jìn)檔案開(kāi)發(fā)利用做出了規(guī)定。
八、重申涉密業(yè)務(wù)檔案管理制度，維護(hù)信息安全。
涉密測(cè)繪成果是測(cè)繪地理信息業(yè)務(wù)檔案的組成部分，館藏?cái)?shù)量大，載體形態(tài)多樣，利用頻次漸增，是測(cè)繪地理信息保密工作的重要環(huán)節(jié)�！兑�(guī)定》明確，涉及國(guó)家秘密的測(cè)繪地理信息業(yè)務(wù)檔案的管理，應(yīng)當(dāng)遵照國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，防止泄密事件發(fā)生，維護(hù)國(guó)家涉密信息安全。
九、劃分了業(yè)務(wù)檔案的歸檔范圍和保管期限。
歸檔范圍和保管期限是開(kāi)展建檔、歸檔和鑒定等工作的重要依據(jù)。此次《規(guī)定》以附件的形式一并發(fā)布了《測(cè)繪地理信息業(yè)務(wù)檔案保管期限表》，對(duì)業(yè)務(wù)檔案具體歸檔范圍和保管期限進(jìn)行了劃分。保管期限表結(jié)合測(cè)繪地理信息工作實(shí)際，類別劃分上采取了重點(diǎn)業(yè)務(wù)工作和測(cè)繪專業(yè)相結(jié)合的方式，較為全面地覆蓋了測(cè)繪部門(mén)主要業(yè)務(wù)工作和專業(yè)類型，同時(shí)兼顧了極具新時(shí)期代表性的導(dǎo)航電子地圖等測(cè)繪地理信息行業(yè)、產(chǎn)業(yè)特色的有關(guān)地理信息業(yè)務(wù)檔案，強(qiáng)化行業(yè)指導(dǎo)性。在具體歸檔內(nèi)容上，劃分較為細(xì)致，便于實(shí)際操作。同時(shí)考慮到測(cè)繪地理信息業(yè)務(wù)工作的發(fā)展，提出應(yīng)當(dāng)根據(jù)變化，及時(shí)調(diào)整有關(guān)檔案的歸檔范圍和保管期限。
十、明確檔案信息化建設(shè)的總體目標(biāo)，順應(yīng)發(fā)展需求。
信息化建設(shè)是檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)和要求。中辦、國(guó)辦《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見(jiàn)》提出：“各地區(qū)各部門(mén)各單位要把數(shù)字檔案館(室)建設(shè)列入信息化建設(shè)整體規(guī)劃，從人力、財(cái)力、物力上統(tǒng)籌安排，切實(shí)推進(jìn)檔案存儲(chǔ)數(shù)字化和利用網(wǎng)絡(luò)化。”只有推進(jìn)測(cè)繪地理信息檔案信息化建設(shè),才能切實(shí)提高檔案管理能力和利用效率。因此《規(guī)定》提出了加強(qiáng)測(cè)繪地理信息業(yè)務(wù)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，推進(jìn)測(cè)繪地理信息業(yè)務(wù)檔案信息化建設(shè)，建立數(shù)字檔案館等檔案信息化建設(shè)的總體發(fā)展目標(biāo)。
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