文控文員工作內(nèi)容
文控文員ISO指管理者代表，企業(yè)請求咨詢是為了按照GB/T19000一IS09000系列標(biāo)準(zhǔn)建立本廠適用的質(zhì)量體系，編制質(zhì)量手冊，掌握內(nèi)部質(zhì)量審核的方法，從而確保產(chǎn)品質(zhì)量持續(xù)穩(wěn)定地滿足規(guī)定的要求，并獲得認(rèn)證資格。下面是小編為你帶來的 ，歡迎閱讀。
工作職責(zé)
主要負(fù)責(zé)文件與資料的簽收發(fā)放和登記工作;過期無效文件的作廢銷毀工作，受控文件的電腦化管理;定期對文件進(jìn)行有效性檢查;文檔的日常管理和保管工作。
也就是文件、辦公室日常事務(wù)管理
1文件的制定、修改與廢止權(quán)責(zé)
2文控中心負(fù)責(zé)文件的編號和所有 質(zhì)量體系文件原件管理工作。
注意的是 辦公軟件的熟練操作，打字速度快(視工作崗位、業(yè)務(wù)范圍不同而要求不同)，電腦的維護(hù)和保養(yǎng)。
文控中心既是公司文件、資料工作的行政職能管理部門，又是永久保存和保護(hù)文件資料的機(jī)構(gòu)，同時又是開發(fā)利用文件資料資源的.信息交流中心。
文控中心的主要職責(zé)：
1.負(fù)責(zé)規(guī)劃、協(xié)調(diào)全公司文件、資料工作，對各部門文件、資料工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。
2.制訂和組織實(shí)施公司關(guān)于文件、資料工作的規(guī)章制度。
3.負(fù)責(zé)公司質(zhì)量管理體系文件的收集、整理、分類、存檔、保護(hù)、統(tǒng)計(jì)等工作。
4.嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，做好文件資料密級劃控和守密、解密工作。
5.開展文件、資料宣傳、咨詢活動，做好文件、資料的利用工作，主動為公司各項(xiàng)工作和員工服務(wù)。
6.開展文件資料編研工作和信息開發(fā)交流工作，發(fā)揮文件資料的信息源作用。
7.做好防火、防盜、防蟲等工作，確保文件資料安全。
文件資料的歸檔、立卷與管理：
1.區(qū)分全宗，確定立檔單位。
2.分類：依據(jù)文件資料來源、時間、題目、內(nèi)容、字母順序分成若干層次和類別。分類除按大類外，同時按部門、是否保密、保密程度來分。
2.1大類分為：質(zhì)量文件：A;技術(shù)文件：B;制度/規(guī)定：C;參考資料：D;檔案：E;合同：F。
2.2部門拼音縮寫：
采購部：CG;生產(chǎn)技術(shù)部：SJ;倉儲部：CC;品管部：PG;研發(fā)部：YF;LED事業(yè)部：NE;產(chǎn)品部：CP;項(xiàng)目部：XM;客戶服務(wù)部：KF;燈桿分廠：DG;表面分廠：BM;庭園燈分廠：TY;裝配分廠：ZP;銷售部：XS;營銷辦：YX;設(shè)備維修部：SB;財(cái)務(wù)：CW;綜合辦：ZH;華體安裝公司：AZ;昆明辦事處：KM;重慶辦事處：CQ;陜西辦事處：SX;廣西辦事處：GX;貴陽辦事處：GY;
2.3保密用Y表示，非密級則用N表示。
2.4密級：絕密：AS;機(jī)密：CS;秘密：PS;無：OP
2.5編碼原則：編碼共為十二位數(shù)，□(文件資料大類)□□(部門前兩位拼音縮寫)□(是否保密)□□(密級程度)□□(年份)□□□□(流水號)。如綜合辦2010年某份制度編碼為：SZHNOP100001。
3.歸檔前將資料分類，分組放置在待辦卷宗內(nèi)。
4.案卷排列：立卷按永久、長期、短期分別組卷，卷內(nèi)文件把正文、底稿、附件請示和批復(fù)放在一起，編制案卷目錄和案內(nèi)目錄。
5.整理案卷，使之厚度適宜，控制在25px至50px之間，材料過窄應(yīng)加襯邊;材料過寬應(yīng)折疊整齊;字跡難辨認(rèn)的，應(yīng)附抄件;以每一案卷端正書寫標(biāo)題。
6.對所有公司文件資料系統(tǒng)排列，確定保管期限，編制文件資料目錄(卡片)，按一定次序排列和存放。
7.每年對文件資料進(jìn)行一次清理，清除不必要保存的材料;對破損和褪色的材料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。
8.對文件資料的收進(jìn)和移出、案卷數(shù)量、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并定期上報(bào)主管部門。各部門文件管理員應(yīng)定期(每月兩次，分別于月初、月中)報(bào)送相關(guān)資料至文控專員。
9.公司文件資料保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長。對保管期限已滿的文件資料依據(jù)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行鑒定銷毀。
10.公司應(yīng)采取嚴(yán)密管理措施，防止文件資料失密和泄密。
文件資料的保管：
1.防止文件資料的損壞，延長資料的壽命，維護(hù)資料的安全;
2.公司設(shè)立專門地點(diǎn)或?qū)Ｓ梦募䦷毂４嫖募Y料;
3.做好文控中心的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強(qiáng)光等工作，門窗應(yīng)結(jié)實(shí)牢固。
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