企業(yè)制定規(guī)章制度的14個(gè)要點(diǎn)

　　規(guī)章制度之于企業(yè)的意義無疑企業(yè)的"內(nèi)部憲法"，無規(guī)章制度則企業(yè)的用人管理喪失了根本。但實(shí)務(wù)中，部分企業(yè)對(duì)規(guī)章制度認(rèn)識(shí)不明、對(duì)規(guī)章制度的設(shè)計(jì)也存在諸多疏漏之處。本篇采用全景解析的模式，為企業(yè)如何設(shè)計(jì)合理合法的規(guī)章制度提供意見。

　　一、規(guī)章制度的制定主體

　　對(duì)規(guī)章制度的制定主體，目前勞動(dòng)法、公司法中均未明確規(guī)定，僅籠統(tǒng)地說明制定規(guī)章制度的主體是用人單位，但從《公司法》第三十八條、第四十七條規(guī)定來看，公司制單位的規(guī)章制度的制定主體是股東會(huì)和董事會(huì)，即公司的意思機(jī)關(guān)是公司規(guī)章制度的合法主體。推而廣之，非公司法人企業(yè)由其實(shí)際控制人制定規(guī)定制度，合伙企業(yè)由其合伙人協(xié)議制定，個(gè)人獨(dú)資企業(yè)和個(gè)體工商戶由出資人或者負(fù)責(zé)人制定。

　　同時(shí)對(duì)規(guī)章制度制定主體中存在著"單位職工共決制"和"共議單決說"，前者是依據(jù)《勞動(dòng)合同法》第四條，規(guī)章制度由單位和職工共同參與制定，后者依據(jù)是《公司法》第十八條第三款，這兩點(diǎn)的矛盾目前存在爭(zhēng)議，有待于立法的明確。但一些地方性規(guī)定中對(duì)此作出了明確，建議企業(yè)制定規(guī)章制度時(shí)須參考本地地方性規(guī)定。

　　二、規(guī)章制度的生效

　　規(guī)章制度要用于實(shí)務(wù)管理，還必須履行一定的生效程序，即民主程序和公示程序。公示程序是指用人單位規(guī)章制度必須告知職工，滿足員工對(duì)規(guī)章制度的知情權(quán)。但法律并未規(guī)定公示的方式，實(shí)務(wù)中單位可以采用告知確認(rèn)書、規(guī)章制度培訓(xùn)、員工手冊(cè)簽收等方式履行告知義務(wù)，但一定要注意保留告知相關(guān)證據(jù)，防止因告知舉證不能造成不必要損失。

　　民主程序目前法律的規(guī)定有所松動(dòng)，最高院《關(guān)于審理勞動(dòng)爭(zhēng)議適用法律若干問題的司法解釋四意見稿》第七條，"勞動(dòng)合同法施行后，用人單位制定、修改或者決定直接涉及勞動(dòng)者切身利益的規(guī)章制度或者重大事項(xiàng)，未經(jīng)勞動(dòng)合同法第四條規(guī)定的民主程序，不能作為人民法院審理勞動(dòng)爭(zhēng)議案件的依據(jù)"。但正式頒行的《解釋四》中已刪除此項(xiàng)規(guī)定。各地對(duì)未經(jīng)民主程序的規(guī)章制度一般采取保留的態(tài)度，只要規(guī)章制度內(nèi)容合法，即可作為仲裁或法院處理勞動(dòng)爭(zhēng)議的依據(jù)。

　　三、規(guī)章制度的內(nèi)容約束

　　《勞動(dòng)合同法》第四條以不完全列舉的方式概括了規(guī)章制度的內(nèi)容，但規(guī)章制度的內(nèi)容并非隨意制定，而是受到三個(gè)方面的約束：首先是職工本人的約束，規(guī)章制度內(nèi)容違反法律法規(guī)，侵犯職工利益時(shí)，職工可以據(jù)此解除勞動(dòng)合同并要求單位支付經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金;二是勞動(dòng)合同或集體合同的約束，企業(yè)管理中有三個(gè)層級(jí)，第一層是勞動(dòng)合同管理職工個(gè)體，第二層是集體合同規(guī)定全體職工基本條件，第三層是規(guī)章制度統(tǒng)領(lǐng)管理，但三個(gè)層次的有位階順序，規(guī)章制度的內(nèi)容不能與勞動(dòng)合同、集體合同相沖突，否則其內(nèi)容不能得到認(rèn)可;最后規(guī)章制度的內(nèi)容還收到工會(huì)的約束，工會(huì)如認(rèn)為企業(yè)規(guī)章制度內(nèi)容違反法律規(guī)定可以向企業(yè)提出建議要求修正。

　　四、規(guī)章制度的違法救濟(jì)

　　規(guī)章制度的違法救濟(jì)沿承《勞動(dòng)法》規(guī)定的行政、司法兩種救濟(jì)手段。行政救濟(jì)中，單位規(guī)章制度違法的，勞動(dòng)行政部門有權(quán)依法予以責(zé)令改正并進(jìn)行處罰。司法救濟(jì)途徑體現(xiàn)在規(guī)章制度對(duì)職工的約束力，如規(guī)章制度違法，在勞動(dòng)爭(zhēng)議處理中，法院或仲裁部門可以不作為審理勞動(dòng)爭(zhēng)議案件的依據(jù)，則企業(yè)依據(jù)規(guī)章制度作出的懲處措施也就不能得到認(rèn)可。同時(shí)員工也可以以規(guī)章制度違反法律法規(guī)、損害勞動(dòng)者權(quán)益為由解除勞動(dòng)合同，并要求單位支付經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金。

　　五、規(guī)章制度與違規(guī)解除

　　一般來說，單位單方解除行為中，依據(jù)《勞動(dòng)合同法》第三十九條第二項(xiàng)"嚴(yán)重違反用人單位規(guī)章制度"作出解除行為是比較常見的，也是單位解除行為中最簡(jiǎn)便的一項(xiàng)。但采用這種解除方式需要注意兩點(diǎn)：一是"嚴(yán)重程度"的認(rèn)定，企業(yè)可以在規(guī)章制度中將違反規(guī)章制度分為兩個(gè)層次，一般違反和嚴(yán)重違反，同時(shí)規(guī)定一般違反累計(jì)為嚴(yán)重違反，并就一般違反的類型和嚴(yán)重違反的類型予以明確化，從而防止因嚴(yán)重程度不明而導(dǎo)致企業(yè)違法解除;二是規(guī)章制度中多采用概括性約定、類型化約定的方式，企業(yè)管理中不能事無巨細(xì)均能在規(guī)章制度中體現(xiàn)，故針對(duì)規(guī)章制度采用概括性、類型化規(guī)定，可以在一定程度上防止規(guī)章制度未能明確規(guī)定的行為，如約定"造成企業(yè)損失超過1000元的視為嚴(yán)重違反規(guī)章制度"，就是從損失數(shù)額的角度囊括各類損失行為。

　　六、招錄入職制度

　　招錄入職是企業(yè)員工管理的第一道關(guān)口，招錄入職的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)在于三點(diǎn)：1、防止招錄廣告出現(xiàn)就業(yè)歧視，目前司法實(shí)踐中已經(jīng)出現(xiàn)因就業(yè)歧視員工索賠的案件，因此需要單位制定招錄廣告時(shí)細(xì)加斟酌，防止出現(xiàn)年齡、身份、性別、地域、學(xué)歷等就業(yè)歧視;2、把好入職體檢關(guān)，企業(yè)可以在招錄中注明員工必須提交正規(guī)醫(yī)院出具的體檢報(bào)告，并將體檢報(bào)告作為錄取條件之一，防止因員工身體羸弱產(chǎn)生后續(xù)糾紛;3、明確錄用條件。錄用條件是單位試用期解除員工的重要依據(jù)，如錄用條件不明則單位不能行使錄取解除權(quán)，因此必須通過錄用條件確認(rèn)書或者錄用條款等方式明確錄用條件。

　　七、勞動(dòng)合同管理制度察

　　勞動(dòng)合同管理制度是企業(yè)規(guī)章制度中一項(xiàng)重點(diǎn)，勞動(dòng)合同管理立足于勞動(dòng)合同訂立、變更、解除、終止、勞動(dòng)合同監(jiān)控五個(gè)方面。勞動(dòng)合同管理最主要就是規(guī)范化，目前圍繞勞動(dòng)合同存在的爭(zhēng)議包括雙倍工資、無固定期限勞動(dòng)合同、違法變更、不當(dāng)解除和違法終止，因此企業(yè)一方面要注意勞動(dòng)合同管理的合法合規(guī)性，另一方面要做好勞動(dòng)合同的日常監(jiān)測(cè)工作，將勞動(dòng)合同管理中出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)及時(shí)發(fā)現(xiàn)、及時(shí)處理，避免矛盾的長(zhǎng)期累積，造成對(duì)企業(yè)不利的后果。

　　八、薪酬制度

　　薪酬制度的制定要注意薪酬的構(gòu)成和薪酬的激勵(lì)性兩個(gè)要件，薪酬的構(gòu)成可以采用"三結(jié)合"的模式，短期薪酬與長(zhǎng)期薪酬的結(jié)合、固定薪酬與浮動(dòng)薪酬的結(jié)合、法定薪酬與約定薪酬的結(jié)合，一方面節(jié)省企業(yè)薪酬開支，另一方面采用薪酬激勵(lì)員工工作;薪酬的激勵(lì)性，要做好薪酬的市場(chǎng)調(diào)查和薪酬層次分配，市場(chǎng)調(diào)查立足于制定有行業(yè)、區(qū)域競(jìng)爭(zhēng)力的薪酬數(shù)額，吸攬優(yōu)秀人才;薪酬層次分配，著力于建立薪酬的內(nèi)部競(jìng)爭(zhēng)體系，激勵(lì)員工上進(jìn)心，保持企業(yè)發(fā)展活力。

　　九、崗位制度

　　當(dāng)前的崗位制度中，調(diào)崗是一大難題。企業(yè)可以采用崗位合同和競(jìng)聘上崗相結(jié)合的制度實(shí)現(xiàn)合法的崗位調(diào)動(dòng)。具體操作方法是將勞動(dòng)合同期限分割為若干個(gè)崗位合同期限，崗位合同期滿，實(shí)行競(jìng)聘上崗制度，如不能競(jìng)聘上的，則重新調(diào)換崗位，重新訂立崗位合同。采用此種方式單位可以將崗位變更轉(zhuǎn)換為崗位合同的履行，避免了崗位變動(dòng)的協(xié)商一致風(fēng)險(xiǎn)。

　　但需要主要這種體制實(shí)行有一個(gè)前提，即績(jī)效考核的明確和公開性，不論是崗位合同還是競(jìng)聘上崗其所依據(jù)的`都是職工績(jī)效考核的結(jié)果，因此企業(yè)實(shí)行浮動(dòng)崗位制度的前提是必須建立明確、透明的績(jī)效考核制度。

　　十、病假管理制度

　　病假管理制度是針對(duì)患病員工所設(shè)定的特殊制度，實(shí)務(wù)管理中病假員工的管理存在虛假病假、小病大治、泡病假的現(xiàn)象，制定病假管理制度可以從三個(gè)方面考慮：一是制定嚴(yán)格的病假申請(qǐng)程序，并納入單位規(guī)章制度。病假申請(qǐng)實(shí)行審批制度，按照病假長(zhǎng)度設(shè)置不同審批權(quán)限。未履行病假申請(qǐng)程序的，視為曠工;二是采用銷假審查制度，患病員工銷假應(yīng)當(dāng)向單位提交相關(guān)醫(yī)療票據(jù)、診斷證明、病歷等材料留備審查。對(duì)虛假病假的認(rèn)定可以采用復(fù)檢或電話回訪方式。復(fù)檢可以要求患病員工治愈后到單位指定醫(yī)院復(fù)查，驗(yàn)證是否存在虛假病假;也可以要求員工提供診治醫(yī)生電話，通過電話回訪調(diào)查，防止員工弄虛作假。三是將虛假病假視為嚴(yán)重違反規(guī)章制度予以解除，增加員工泡病假的成本。

　　十一、考勤制度

　　考勤直接關(guān)系員工上下班時(shí)間、加班、位工資發(fā)放、員工管理等諸多內(nèi)容，但目前考勤制度中存在幾個(gè)誤區(qū)：

　　1.各類考勤方式共存，未能明確以何種標(biāo)準(zhǔn)確定工作時(shí)間。當(dāng)前考勤方式多樣，包括電子考勤、門禁卡、指紋機(jī)、考勤單不一而足，對(duì)此應(yīng)當(dāng)明確以那種方式作為工作時(shí)間的計(jì)算標(biāo)準(zhǔn)，如以門禁記錄作為統(tǒng)計(jì)工作時(shí)間的依據(jù)，規(guī)定門禁間隔時(shí)間為工作時(shí)間，則可以明示工作時(shí)間的計(jì)算方式，大大減少因工作時(shí)間不明引發(fā)的糾紛;

　　2.休息時(shí)間規(guī)定不明。有些單位規(guī)定每天工作,8小時(shí)，但并未規(guī)定中間有1小時(shí)休息時(shí)間。如此員工可能以為存在1小時(shí)加班時(shí)間或者因?yàn)樾菹�時(shí)間內(nèi)發(fā)生事故而追究用人單位工傷責(zé)任。實(shí)踐中此類案件時(shí)有發(fā)生，這就需要我們?cè)诳记谥贫戎忻鞔_休息時(shí)間，最常見的是將工作時(shí)間規(guī)定為8:00-13:00，中間休息1小時(shí)，下午14:00-17:00;

　　3.考勤記錄缺乏簽名確認(rèn)�，F(xiàn)在用人單位中普遍流行電子考勤、無紙化考勤，對(duì)此類考勤制度，筆者建議應(yīng)當(dāng)首先在規(guī)章制度或者勞動(dòng)合同中予以明示，并規(guī)定以電子考勤或者其他考勤方式作為工作時(shí)間記錄的依據(jù)，同時(shí)從控制風(fēng)險(xiǎn)角度，還需要將電子考勤記錄定期交由員工簽字，確保考勤記錄真實(shí)、合法、有效。

　　十二、休假制度

　　按照法定的休假類型，一般用人單位設(shè)計(jì)的休假包括產(chǎn)假、病假、事假、年休假、探親假、婚喪假，這些假期法律對(duì)其均有明確的規(guī)定，但并未規(guī)定休假程序，用人單位可以通過休假制度對(duì)休假員工予以約束。如規(guī)定事假的審批流程和事由說明，并規(guī)定事假無工資，防止員工無節(jié)制請(qǐng)假;二要完善銷假審查制度，對(duì)員工請(qǐng)假類型、請(qǐng)假時(shí)間、請(qǐng)假材料在銷假時(shí)予以匯總，并建立審查機(jī)制，防止員工虛假休假。如產(chǎn)假提供醫(yī)院相關(guān)證明、探親假提供路程車票、事假說明請(qǐng)假事由。

　　同時(shí)需要注意對(duì)休假員工實(shí)行崗位填補(bǔ)和臨時(shí)負(fù)責(zé)人制度，員工休假導(dǎo)致一定時(shí)間期崗位空缺，對(duì)此可以考慮短期性用工，如招聘勞務(wù)派遣工、非全日制用工，也可以采用臨時(shí)負(fù)責(zé)人制度，管理崗位設(shè)立正副職，正職休假，副職負(fù)責(zé)的方式緩解崗位空缺，保障公司正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

　　十三、員工懲處制度

　　員工懲處是用人單位規(guī)章制度的重點(diǎn)，員工懲處制度的設(shè)計(jì)要注意三點(diǎn)：一是過錯(cuò)累計(jì)制度，可以建立警告、記過、記大過、解除等階梯式的懲處方式，三次警告相當(dāng)于一次記過，三次記過相當(dāng)于一次記大過，三次記大過視為嚴(yán)重違反規(guī)章制度予以解除。如此既能保障員工工作條件的寬松，不會(huì)苛責(zé)員工，又能保障懲處制度的運(yùn)作，真正起到震懾員工的作用;二要預(yù)先規(guī)定員工損失賠償計(jì)算方式。對(duì)員工因個(gè)人原因造成公司損失的，法律規(guī)定不明確，用人單位可以在規(guī)章制度中規(guī)定哪些情況下員工造成的損失需要承擔(dān)賠償責(zé)任，并規(guī)定損失賠償?shù)挠?jì)算方式。如物流企業(yè)，可以規(guī)定員工因故意造成運(yùn)輸車輛損毀的賠償責(zé)任，并規(guī)定以交警部門確定的責(zé)任范圍承擔(dān)損失賠償責(zé)任;三要明確員工懲處的執(zhí)行部門和幫助人，一般來說員工懲處是由人力資源部門或者行政管理部分負(fù)責(zé)，但這些部門可能并未員工的直接管理者，對(duì)員工實(shí)行懲處可能導(dǎo)致員工的抵觸，因此建議用人單位建立懲處幫助人制度，由員工的直接上級(jí)或者所在部門負(fù)責(zé)人和人力資源部一起負(fù)責(zé)員工懲處的實(shí)施，化解員工懲處的抵制情緒。

　　十四、離職制度

　　當(dāng)前企業(yè)的離職制度過多羅列法律條款，將勞動(dòng)合同法中關(guān)于離職的規(guī)定羅列作為企業(yè)處理員工離職的依據(jù)，這種操作方式有失柔性，筆者建議設(shè)立柔性離職操作模式：

　　1.建立離職談話制度，針對(duì)離職員工由部門主管或者HR進(jìn)行離職談話，了解員工離職的心態(tài)和原因，多通過調(diào)解的方式化解員工矛盾。同時(shí)注意收集離職員工對(duì)企業(yè)的意見，針對(duì)共性意見改善企業(yè)管理方式;

　　2.建立離職員工信息登記制度。奉行"好馬也吃回頭草"的理念，將離職員工看做企業(yè)的資源，定期對(duì)離職員工進(jìn)行回訪，了解離職員工的狀態(tài)，認(rèn)識(shí)到離職員工對(duì)企業(yè)熟悉、工作熟悉的特點(diǎn)，把握好離職員工這一特殊的人力資源;

　　3.設(shè)立離職員工幫助制度，對(duì)離職員工的幫助包括提供再就業(yè)信息、辦理社保檔案轉(zhuǎn)移等，通過幫助制度一方面可以緩和員工的沖突心理，便于協(xié)商解決雙方糾紛;另一方面也可以建立離職員工對(duì)企業(yè)的感情，方便員工后期的回歸和商業(yè)合作。

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