公司文檔管理規(guī)章制度

時(shí)間：2024-06-14 18:39:14 規(guī)章制度我要投稿

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公司文檔管理規(guī)章制度

　　在生活中，制度使用的情況越來(lái)越多，制度具有合理性和合法性分配功能。那么制度怎么擬定才能發(fā)揮它最大的作用呢？下面是小編精心整理的公司文檔管理規(guī)章制度，歡迎閱讀與收藏。

公司文檔管理規(guī)章制度

公司文檔管理規(guī)章制度1

　　一、目的

　　為使我公司公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，結(jié)合我公司實(shí)際情況，特規(guī)定本制度。

　　二、權(quán)責(zé)范圍

　　集團(tuán)公司行政人事部為本制度管理的權(quán)責(zé)部門(mén)，負(fù)責(zé)本制度的擬定、審核及執(zhí)行解釋；總經(jīng)理負(fù)責(zé)本制度的批準(zhǔn)執(zhí)行。集團(tuán)公司行政人事部負(fù)責(zé)本制度的落實(shí)與實(shí)施跟進(jìn)。

　　三、文件種類

　　本制度所指公文，包括決定、決議、指示、公告、通告、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)求、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要及其他各種文件、資料等。

　　四、文件發(fā)行程序

　　1、各部門(mén)依據(jù)內(nèi)、外部信息確定文件編制任務(wù)。

　　2、新編制管理型文件編制完成后，由原編制單位人員進(jìn)行校對(duì)工作，需發(fā)行的報(bào)行政人事部統(tǒng)一處理，技術(shù)型文件報(bào)技術(shù)質(zhì)量部進(jìn)行處理，嚴(yán)禁自行將公文直接送呈公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)職能部門(mén)。嚴(yán)禁在報(bào)送的公文上自行加貼標(biāo)記或簽署意見(jiàn)。

　　3、行政人事部受理公文應(yīng)當(dāng)檢查公文是否符合報(bào)送要求。審核重點(diǎn)是：是否符合行文規(guī)則；內(nèi)容是否合法；涉及其他部門(mén)的事項(xiàng)是否已協(xié)商會(huì)簽；文種使用、公文格式是否規(guī)范；附件是否齊全。

　　4、經(jīng)審核，對(duì)符合行文規(guī)則的公文，行政人事部及時(shí)進(jìn)行登記編號(hào)存檔，并加蓋德高公司“文件發(fā)行專用章”，不符合行文規(guī)則的公文做退件處理。對(duì)于符合規(guī)定需發(fā)行的文件，需在一個(gè)星期內(nèi)必須發(fā)行。

　　5、公文格式

　　公文一般由秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等部分組成。

　�。�1）涉及國(guó)家和公司秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級(jí)和保密期限。

　�。�2）緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明"特急"、"急件"。

　�。�3）發(fā)文字號(hào)應(yīng)當(dāng)包括單位代字、年份、序號(hào)。由行政人事部統(tǒng)一編排發(fā)文字號(hào)。

　�。�4）公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書(shū)名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。

　　（5）主送機(jī)關(guān)指公文的主要受理機(jī)關(guān)，標(biāo)注時(shí)應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。

　�。�6）公文如有附件，應(yīng)在正文之后、落款之前注明附件順序和名稱。

　　（7）對(duì)外公文可根據(jù)實(shí)際情況按不同子公司報(bào)送，并應(yīng)有總裁簽字，及加蓋印章。

　�。�8）成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。

　　（9）抄送機(jī)關(guān)指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。抄送機(jī)關(guān)名稱置于印發(fā)日期上方。

　�。�10）印章：印章是公文制發(fā)單位對(duì)公文生效負(fù)責(zé)的憑證。公文除會(huì)議紀(jì)要、印有特定版頭的普發(fā)性公文外一律加蓋印章。印章上沿不壓正文，下沿印壓成文日期，做到“騎年蓋月”。

　�。�11）主題詞：由反映公文主要內(nèi)容的規(guī)范名詞或名詞詞組組成，按上級(jí)機(jī)關(guān)要求和《公文主題詞表》標(biāo)注，位于抄送單位上方�！爸黝}詞”三個(gè)字用三號(hào)黑體字。

　�。�12）公文用字除上述規(guī)定外，應(yīng)選用三號(hào)宋體字，從左至右排。公文中漢字和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的用法應(yīng)符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，計(jì)量單位和數(shù)字用法符合國(guó)家主管部門(mén)的'規(guī)定，公文用紙幅面規(guī)格采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型，左側(cè)裝訂。

　　6、公文承辦必須做到：

　�。�1）堅(jiān)持規(guī)范與時(shí)效并重，呈批公文一般按照公司領(lǐng)導(dǎo)的排列順序由后往前依次呈送。要件、急件先送主要領(lǐng)導(dǎo)。

　　（2）提高辦文效率，及時(shí)將領(lǐng)導(dǎo)批示內(nèi)容登記并錄入公文管理系統(tǒng)，跟蹤準(zhǔn)確。

　�。�3）堅(jiān)持急件急辦、密件密辦，嚴(yán)格遵守保密法規(guī)和保密紀(jì)律。

　�。�4）樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，及時(shí)回復(fù)有關(guān)查詢。但非行文單位不得查看公文辦理情況。

　　7、已辦結(jié)的公文，行政人事部應(yīng)將公文原稿和領(lǐng)導(dǎo)批示整理編號(hào)存檔。

　　注：對(duì)于技術(shù)性文件由技術(shù)質(zhì)量部依照以上流程作業(yè)。

　　五、文件的修訂與管制

　�。ㄒ唬┕芾硇臀募男抻�

　　1、文件和資料在使用過(guò)程中，如有相關(guān)單位發(fā)現(xiàn)不適之處或其他因素需進(jìn)行修改時(shí)，請(qǐng)統(tǒng)一由原編制單位提出申請(qǐng)，并將“文件更改申請(qǐng)單”（附件1）報(bào)行政人事部進(jìn)行審核，由集團(tuán)總經(jīng)理批準(zhǔn)。

　　2、修訂文件如為跨部門(mén)運(yùn)作時(shí)，修訂單位需將擬修訂稿件及內(nèi)部文件修訂傳閱單（附件2）一并送至各部門(mén)會(huì)簽，會(huì)簽完成后，再將

　　修訂稿件送審批部門(mén)審批，方可發(fā)行。

　　3、文件修改內(nèi)容如屬重要作業(yè)流程或影響現(xiàn)行作業(yè)的，包括重要表單的修改，修改單位必須會(huì)簽各部門(mén)意見(jiàn)，再行審批、發(fā)行。

　�。ǘ┘夹g(shù)型文件的修訂

　　1、凡涉及研發(fā)的技術(shù)性文件，如：工程圖紙、產(chǎn)品規(guī)格等，則由研發(fā)部自行編制和修訂，發(fā)放。

　　（三）文件的管制

　　1、凡公司管理型文件（如程序、制度、規(guī)定等）由行政人事部統(tǒng)一管理，歸檔。

　　2、凡公司技術(shù)性文件由技術(shù)質(zhì)量部統(tǒng)一整理，歸檔。

　　3、當(dāng)行政人事部收到客戶、供應(yīng)商、外單位所供文件類、技術(shù)數(shù)據(jù)或國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，公文、密碼電報(bào)、傳真、機(jī)要文件時(shí)，應(yīng)對(duì)收集的外來(lái)文件編制目錄清單，進(jìn)行登記（附件3），并在其文件上加蓋“外來(lái)文件”印章，以示區(qū)別。需要傳閱的文件資料，可以電子檔形式發(fā)送至相關(guān)部門(mén)，如需以文本形式傳閱，則由行政人事部作登記（附件4），并由各傳閱部門(mén)簽字確認(rèn)。

　　4、以電子媒體形態(tài)存在的外來(lái)文件，行政人事部或技術(shù)質(zhì)量部應(yīng)將其列印一份以備用。

　　5、公文發(fā)出、接受、內(nèi)部運(yùn)轉(zhuǎn)、查閱、借出必須登記，并在交接時(shí)履行簽收手續(xù)，需要借閱時(shí)，需向管制部門(mén)說(shuō)明借閱理由，并在借閱登記表（附件5）上記錄，不得私自將已借閱的公文傳閱，借閱完畢需立即歸還。

　　6、各部門(mén)人員應(yīng)將文件看成本公司財(cái)產(chǎn)的一部分，并列入移交項(xiàng)目。

　　7、秘密公文的印發(fā)傳達(dá)范圍應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照要求執(zhí)行，不得自行翻印、復(fù)印或轉(zhuǎn)載，不得攜帶秘密公文外出。

　　8、公文立卷應(yīng)根據(jù)公文特征、相互關(guān)系和保存價(jià)值分類保管，保證公文齊全完整，便于保管、查找和利用。

　　9、聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦單位立卷，其他單位保存復(fù)印件。

　�。ㄋ模┪募膿Q版及廢止

　　1、當(dāng)文件和資料修改次數(shù)超過(guò)10次以上，則由相關(guān)部門(mén)提出將整套文件更換版本。

　　2、如果文件換版時(shí)文件編號(hào)或名稱發(fā)生變化，應(yīng)重新履行文件發(fā)行流程。

　　3、過(guò)期或作廢的公文應(yīng)在失效之日起一周內(nèi)交管制部門(mén)歸檔，各部門(mén)不得私自銷毀。

　　4、沒(méi)有歸檔和沒(méi)有價(jià)值的公文，經(jīng)過(guò)鑒別和主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以定期銷毀。銷毀公文時(shí)，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記，由二人鑒銷，保證不丟失、不遺漏，嚴(yán)禁將內(nèi)部公文作為廢棄物隨意丟棄或外賣。

　　5、技術(shù)性文件由技術(shù)質(zhì)量部依照以上流程操作。

　　六、文件和資料編碼原則

　　1、部門(mén)代碼

　　2、文件及資料的版本號(hào)編碼原則

　　A———第一版B————第二版C————第三版，以此類推

　　3、文件和資料的版次編碼原則

　　0————修訂初始01————第一次修訂02————第二次修訂，以此類推

　　七、文件定期審查

　　1、為確保各有關(guān)部門(mén)使用文件和資料均為有效版本，由行政人事部或技術(shù)質(zhì)量部定期對(duì)所管制文件進(jìn)行查核。

　　2、對(duì)于所查不符合文件，由責(zé)任部門(mén)于一星期內(nèi)回復(fù)改善措施，管制部門(mén)進(jìn)行追蹤處理。

　　八、附則

　　1、未盡事宜，參照《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》執(zhí)行。本規(guī)定執(zhí)行中的具體問(wèn)題，由行政人事部負(fù)責(zé)解釋。

　　2、管理規(guī)定自公布之日起實(shí)施。

公司文檔管理規(guī)章制度2

　　一、目的：

　　為了完整保存有限公司的發(fā)展歷程，清楚、準(zhǔn)確的記錄XX公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)和管理職能，特制訂本管理制度。

　　二、適用范圍：

　　本制度適用于XX有限公司。

　　三、文件管理辦法：

　　1、公司文件產(chǎn)生的途徑：

　�。�1）因內(nèi)部管理產(chǎn)生的規(guī)章制度、重要的通知、通報(bào)、批復(fù)、決定（因內(nèi)部管理而產(chǎn)生的日常通知或規(guī)定除外）；

　�。�2）因外部合作與交流產(chǎn)生的法律文件；

　�。�3）因政府管理而產(chǎn)生的報(bào)告和審批文件。

　　2、行政及辦公文件管理的職能部門(mén)為公司行政部，承擔(dān)發(fā)文和歸檔的工作。文件發(fā)布后，需作為資料歸檔留存，一般性文件保存期限為3年，技術(shù)性文件保存期限為5年。

　　3、發(fā)文審批流程：

　　發(fā)文部門(mén)→公司會(huì)議通過(guò)→公司總負(fù)責(zé)人審批→行政部公布、歸檔并備案

　　4、文件的密級(jí)管理及受控方式：

　　（1）文件密級(jí)分為四類：普通、秘密、機(jī)密、絕密；

　�。�2）文件受控使用“直接發(fā)放”和“發(fā)放號(hào)管理”兩種方式。

　　注：不便由行政部發(fā)布，歸檔并備案的機(jī)密或絕密文件，由發(fā)文部門(mén)按本規(guī)定自行做好發(fā)布，歸檔并備案的工作，但必須向行政部提交歸檔文件的.清單作為備案。

　�。�3）發(fā)文形式：公司發(fā)文工作通過(guò)紙介質(zhì)或電子文檔形式進(jìn)行，文件擬訂后統(tǒng)一提交

　　給發(fā)文部門(mén)，由發(fā)文部門(mén)填寫(xiě)發(fā)文文件紙，附紙介質(zhì)文件，報(bào)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批。審批通過(guò)，在紙介質(zhì)文件上蓋章生效后發(fā)放。由發(fā)放號(hào)管理方式受控的文件通過(guò)紙介質(zhì)或電子文檔發(fā)放，并登記文件簽收單；其它文件的默認(rèn)發(fā)布方式為電子郵件，如需加發(fā)紙介質(zhì)，請(qǐng)?jiān)诎l(fā)文文件紙中注明。

　　5、公司文件采用編號(hào)管理的方式，在公司總部行政部建立方便的查詢系統(tǒng)；

　�。�1）文件編號(hào)原則：

　　首位：公司名稱的縮寫(xiě)GYRT；

　　第二位：標(biāo)示年度，如本年度為20xx年，簡(jiǎn)寫(xiě)為“02”；

　　第三位：標(biāo)示發(fā)文單位使用漢語(yǔ)拼音字頭，總部各部門(mén)漢語(yǔ)拼音字頭包括：行

　　政部（XZ）、財(cái)務(wù)部（CW）、銷售市場(chǎng)部（SC）、開(kāi)發(fā)一部（KF1）、開(kāi)發(fā)二部（KF2）、產(chǎn)品研發(fā)部（CY），所有發(fā)文部門(mén)的漢語(yǔ)拼音字頭應(yīng)在公司行政部（XZ）備案，以保證發(fā)文的規(guī)范化；

　　第四位：文件號(hào)碼，按照該發(fā)文單位的文件先后排序，統(tǒng)一從“001”排起。

　�。�2）文件名稱：錄入全稱。

　�。�3）主題詞：能夠反映文件重點(diǎn)內(nèi)容的關(guān)鍵詞語(yǔ)。

　�。�4）概要：將文件內(nèi)容和提綱高度概括總結(jié)出來(lái)。

　�。�5）發(fā)文單位：發(fā)文單位全稱。

　�。�6）文件密級(jí)：依照密級(jí)制度填寫(xiě)。

　　（7）發(fā)布日期：文件發(fā)布的日期。

　�。�8）保存形式：公司歸檔保存的文件必須保證有一份書(shū)面原始文件和至少一份復(fù)印件，同時(shí)可以以磁盤(pán)、光盤(pán)、膠片等其他介質(zhì)保存；

　　涉及公司絕密和機(jī)密級(jí)的文件，應(yīng)盡量減少保留在電腦硬盤(pán)中，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)留存。

　　6、發(fā)文、傳閱文件

　�。�1）發(fā)文：由行政部將所發(fā)文件的文號(hào)、名稱、份數(shù)、時(shí)間進(jìn)行登記，由文件領(lǐng)取部門(mén)在《文件簽收單》簽字領(lǐng)取保管。

　　（2）傳閱：由行政部將傳閱文件的文號(hào)、名稱、文件傳出時(shí)間登記在《文件傳閱單》上，由傳閱人在該傳閱單上簽字后傳閱。閱畢，傳閱人將文件交回行政部，由收件人在《文件傳閱單》上簽字并注明文件傳回時(shí)間。