辦公用品管理制度
辦公用品管理制度一
第一章 總則
為使辦公用品管理合理化，滿足工作需要，合理節(jié)約開支，降低辦公用品消耗，減少損失和浪費，結合我中心工作特點，在管理上貫徹“管用結合，合理調配，物盡其用”的原則，特制訂本規(guī)定，此規(guī)定的執(zhí)行部門為辦公室。
第二章 辦公用品范圍
1、公司辦公室物資分為低值易耗品、管制品、貴重物品、實物資產。
2、低值易耗品：筆、紙、電池、訂書釘、膠水等管制品：訂書機、打洞機、剪刀、美工刀、文件夾、計算器等
3、實物資產：物資價格達300元以上，如：空調、計算機、攝像機、照相機等
電腦、打印機的耗材
4、其他辦公用品、設備
第三章 辦公用品申請
1、各部門如需辦公用品，于每月25日前經(jīng)部門主管確認，上報辦公室，經(jīng)中心主任審批后，辦公室統(tǒng)一安排購置。
2、因工作需要，急需的辦公用品，各部門可直接向中心主任報告后購買，事后再補辦有關手續(xù)。
第四章 辦公用品采購
1.、公司辦公用品的`采購，原則上由辦公室統(tǒng)一購買，屬特殊物資經(jīng)中心同意，可由申請部門自行購買。
2、申購物品應填寫物品申購單。
3、物資采購由辦公室指定專人負責，并采取以下方式：
1) 定點：公司定大型超市進行物品采購。
2) 定時：每月月初進行物品采購。
3) 定量：動態(tài)調整，保證常備物資的庫存合理性。
4) 選擇多方廠家的產品進行比較，擇優(yōu)選用
第五章 辦公用品入庫
1、購入的辦公用品由財務負責按類別、品種清點、驗收，及時登記入冊，統(tǒng)一入庫管理。
2、對于存在質量問題的產品，財務有權拒收，有采購人員負責退換。
3、對購入、發(fā)出和庫存的數(shù)量，并建立一套領用登記臺賬
第六章 領(借)用制度
辦公用品使用要堅持“厲行節(jié)約、反對浪費”的原則，必須通過財務辦理一定登記手續(xù)后方可領取或借用，一般不得私自任意拿用。具體辦法：
1、領用電腦、打印機的各類耗材必須以舊換新。
2、領用其它辦公用品由領用人在辦公用品臺賬上登記。
3、凡借用公司辦公器材，需填寫物資借用單，并由部門經(jīng)理簽字認可
4.、借用物資超時未還的，辦公室有責任督促歸還
5.、借用物資發(fā)生損壞或遺失的，視具體情況照價或折價賠償
第七章 附則
1、新進人員到職時向財務部領用辦公物品;人員離職時，必須向財務辦理辦公物品歸還手續(xù)，未經(jīng)財務認可的，其他部門不得為其辦理離職手續(xù)。
2、辦公室有權控制每位員工的辦公物品領用總支出。
3、定期開展辦公用品核查工作，盤點、核對，做到帳實相符。
4、全體工作人員要加強對公用物資、辦公用品的使用和保管。嚴格控制不必要的消耗和損壞，對不負責任而造成損失者要追究其責任或經(jīng)濟賠償。
該制度自發(fā)布之日起實行。
辦公用品管理制度二
為加強辦公用品使用的管理，節(jié)約開支、避免浪費，特制定本管理規(guī)定。
一、辦公用品分類：
1、常用品：圓珠筆(芯)、水筆(芯)、鉛筆、橡皮、墨水、膠水、回形針、大頭針、裝釘針、稿紙。
2、控制品：名片、文件夾、壓桿夾、文件架、計算器、釘書機、筆記本、會議紀錄本、信封、筆筒、鋼筆、白板筆、水彩筆、固體膠、膠帶、標簽紙、涂改液、更正帶、檔案盒、檔案袋、皮筋、刀片、圖釘、票夾、印臺(油)、量具、刀具、軟盤、刻錄盤。
3、特批品(不列入辦公用品費用考核)：印刷品(各類宣傳單、各類表格、文件頭等)，財務帳本、憑證，蘋果機彩色墨盒及打印紙，U盤等。
二、辦公用品使用對象：各公司主管以上管理人員、職能和業(yè)務部門員工，具體由各公司核定。
三、申購和采購：辦公用品常用品由人事行政部門根據(jù)消耗情況進行申購備領，控制品和特批品由使用部門(人)提出申購，控制品經(jīng)各公司總經(jīng)理批準，特批品經(jīng)董事長批準;批準后的《申購單》交采購中心執(zhí)行購買。未填寫《申購單》及未經(jīng)領導批準擅自購買的不予報銷。
四、管理和發(fā)放：
1、辦公用品由人事行政部門統(tǒng)一保管，并指定保管人，按公司核定的費用標準向使用人發(fā)放。
2、采購人員應將所采購的物品交保管人辦理登記入庫手續(xù)，保管人根據(jù)采購價格核定物品單價，計入領用部門(人)費用，并在每月終填報《辦公用品使用情況匯總表》。
3、各部門應指定專人領取辦公用品。
五、各部門費用核定及有關規(guī)定：
1、各公司各部門應按總部核定的'辦公用品費用定額標準嚴格把好申購和領用關。保管人不得超標發(fā)放辦公用品，確因工作需要超標領用的，應經(jīng)分管領導同意。
2、核定的費用實行增人增費、減人減費，各部門增人或減人，其費用由人事行政部門根據(jù)人員變動情況進行調整。
3、各部門因特殊情況需增加費用的，應以書面形式報批，經(jīng)分管領導審核后，由總經(jīng)理特批，并報請總部增加該項費用。
4、辦公用品使用實行月統(tǒng)計年結算，截止時間為每月終和年終12月31日。由人事行政部門出具報表，財務部審核。費用超支在超支人年終獎金中扣除，節(jié)約費用計入下年度使用。
5、各公司可根據(jù)總部下達的辦公用品定額自主確定各部門及各使用人的辦公用品使用標準。
六、其它規(guī)定：
1、各部門要控制和合理使用辦公用品，杜絕浪費現(xiàn)象。水筆芯、圓珠筆芯、膠水、墨水、涂改液、計算器等辦公用品重新領用時應以舊換新。
2、凡調出或離職人員在辦理離職或交接手續(xù)時，應將所領用的辦公用品(一次性消耗品除外)如數(shù)歸還。有缺失的應照價賠償，否則不予辦理有關手續(xù)。
3、辦公設備的耗材及維修費用。
(1)電腦、打印機、復印機、傳真機等辦公設備的耗材及維修費用，總部另定定額標準。屬多個公司共用的，按集團總部規(guī)定的標準進行分攤;屬各部門或個人保管使用的，計入所在公司定額費用。
(2)耗材包括：打印、復印紙，激光打印機碳粉、硒鼓，針式打印機色帶，噴墨打印機墨盒(水)，復印機碳粉，傳真紙，鼠標，鍵盤等;其申購由設備使用部門(人)負責，并經(jīng)總經(jīng)理批準，屬多個公司共用的，由指定管理公司的人事行政部門負責申購。
(3)辦公設備的報修參照耗材申購程序辦理。
七、本規(guī)定自下發(fā)之日起執(zhí)行。
辦公用品管理制度三
為了規(guī)范項目部辦公用品的管理工作，合理控制費用支出，厲行節(jié)約，避免浪費，特制定本辦法。
第一條 適用范圍
本辦法適用于項目部及各架子隊、預制廠。
第二條 職責
1、項目經(jīng)理部綜合管理部是辦公用品的歸口管理部門，負責辦公用品的采購計劃報批、采購、驗收、發(fā)放以及實物臺帳登記等日常管理工作。
2、項目經(jīng)理部(架子隊、預制廠)財務部門負責辦公用品的費用預算報批、審核報銷、組資及提取折舊等工作。
3、項目經(jīng)理部(架子隊、預制廠)具體使用部門和個人負責辦公用品的日常使用、保養(yǎng)、維護及保管工作。
第三條 本辦法所指辦公用品
1、耐用品
第一類：辦公家具類，如各類辦公桌、辦公椅、會議椅、檔案柜、沙發(fā)、茶幾、電腦臺、保險箱及室內非電器類較大開型的辦公陳設等。
第二類：辦公設備類，如電腦、打印機、掃描儀、傳真(電話)機、復印機、投影儀、保險柜、電視機、攝像機、照相機、空調、電風扇、飲水機、路由器、交換機、視頻會議設備、音響器材等。
第三類：廚具餐具類，如電冰柜、消毒柜、炊事器具等。
2、代值易耗品
第四類：辦公文具類，復印紙、耗材、鉛筆、膠水、單(雙)面膠、圖釘、圓形針、筆記本、信封、便箋、簽字筆、白板筆、螢光筆、涂改液、剪刀、釘書機、復寫紙、大頭針、紙類印刷品等。
第五類：生活用品類，如面巾紙、紙簍、拖把、茶具等。
第四條 辦公機具配置標準
1、項目經(jīng)理部
序號 費用名稱 單價 費用標準 備注
1 項目經(jīng)理、書記、總工 元/人 2000 配備：辦公桌椅、沙發(fā)各一套
2 項目副職 元/定編人數(shù) 1500 配備：辦公桌椅、沙發(fā)各一套
3 項目業(yè)務部室 元/人套 400 配備：辦公桌椅
4 文件資料柜 元/套 400
5 臺式電腦 元/臺 4000 計劃部、財務部、試驗室、物資設備部、安質部、綜合部、調度室、工程部、征拆辦各1臺
6 筆記本電腦 元/臺 5000 按照實際需要確定
7 打印機 元/臺 1400 財務部、物資設備部(打票)、計劃部、綜合部(共用)
可利用網(wǎng)絡復印機打印
8 復印機 元/臺 20000內 配備1臺
9 攝像機 元/臺 5000 配備1臺
10 投影儀 元/臺 6000內 配備1臺
11 照相機 元/臺 2000 綜合部、調度室、安質部、工程部
12 掃描儀 元/臺 400 配備1臺
13 傳真機 元/臺 1000 配備1臺
14 飲水機 元/臺 150 項目領導各辦公室各1臺
15 空調機 元/臺 2000 按照實際需要確定
…
食堂廚餐具補助費 在福利費用總額內控制列銷
1 電冰柜 2000 配備1臺
2 消毒柜 1400 配備1臺
3 餐具柜 180 配備1臺
4 餐桌凳子 按照實際需要配置
注:表中未列辦公用品按實際情況配置,需履行報批手續(xù)的按程序辦理。
2、各架子隊、預制廠
序號 費用名稱 單價 費用標準 備注
1 隊長、書記、總工 元/人 1500 配備：辦公桌椅、沙發(fā)各一套
2 隊副職 元/定編人數(shù) 1000 配備：辦公桌椅、沙發(fā)各一套
3 項目業(yè)務部室 元/人套 350 配備：辦公桌椅
4 文件資料柜 元/套 400
5 臺式電腦 元/臺 4000 計劃部、財務部、試驗室、物資設備部、安質部、綜合部、調度室、工程部各1臺
6 筆記本電腦 元/臺 5000 按照實際需要確定
7 打印機 元/臺 1400 財務部、計劃部、綜合部(共用)可利用網(wǎng)絡復印機打印
8 復印機 元/臺 20000內 配備1臺
9 照相機 元/臺 2000 配備2臺
10 掃描儀 元/臺 400 配備1臺
11 傳真機 元/臺 1000 配備1臺
12 飲水機 元/臺 150 配備5臺
13 空調機 元/臺 2000 按照實際需要確定
…
食堂廚餐具補助費 在福利費用總額內控制列銷
1 電冰柜 2000 配備1臺
2 消毒柜 1400 配備1臺
3 餐具柜 180 配備1臺
4 餐桌凳子 按照實際需要配置
注:表中未列辦公用品按實際情況配置,需履行報批手續(xù)的按程序辦理。
第五條 辦公用品的預算、采購、發(fā)放領用、使用保管、移交、處置、報廢。
1、預算。項目經(jīng)理部財務部門根據(jù)項目需要，編制項目辦公用品總預算、年度預算(分部門)，并報公司審批。
2、采購。項目經(jīng)理部(架子隊、預制廠)各部門(人)填寫《辦公用品采購計劃表》(附件1，一式二份，一份自存，一份提交綜合管理部)，提出辦公機具具體采購計劃，再由綜合管理部進行匯總，經(jīng)項目經(jīng)理辦公會議審議通過后進行集中采購。其中耐用品的采購至少提供3家以上數(shù)量的供貸商以供選擇。
3、發(fā)放領用。辦公用品采購到位后，項目經(jīng)理部(架子隊、預制廠)領用部門(人)填寫《辦公用品領用(登記)表》(附件2，一式三份)，到綜合管理部完善領用手續(xù)(筆記本電腦等耐用品必須登記在具體使用人名下)后，領取本部門(人)的所有辦公用品�！掇k公用品領用(登記)表》分別存領用部門(人)、綜合管理部、財務部門備查。
4、使用保管。領用部門(人)應節(jié)約使用辦公用品。屬于耐用品的辦公用品，必須正確和安全使用，并注意保養(yǎng)和維修，如人為故障、損壞或遺失的，由領用部門承擔責任，領用人負責賠償。
5、移交。因工作調動離開項目經(jīng)理部(架子隊、預制廠)的人員，必須填寫《辦公用品移交清單》(附件3，一式三份)，綜合管理部負責接交，財務部門負責監(jiān)交，及時完善相關移交手續(xù)。如人為故障或損壞，由領用人折價賠償。對未辦完辦公用品移交手續(xù)的調出人員，項目經(jīng)理部(架子隊、預制廠)不辦理其工資關系等轉出手續(xù)�！掇k公用品移交清單》分別存移交人、綜合管理部、財務部門備查。
6、處置。工程項目結束后，綜合管理部要對辦公用品進行回收、盤點、統(tǒng)計。屆時，項目經(jīng)理部成立處置辦公用品工作小組，會同綜合管理部、財務部門對辦公用品進行分析評估，區(qū)別不同情況，提出轉場、作價處理、報廢等處置意見，形成《辦公用品處置意見表》(附件4，一式三份)和《轉場辦公用品清單》(附件5，一式三份)。對能夠轉場使用的辦公用品，必須轉入下一項目繼續(xù)使用，項目經(jīng)理部必須確保轉場辦公用品處于正常狀態(tài)�！掇k公用品處置意見表》和《轉場辦公用品清單》分別存綜合部、財務部門備查。
7、報廢。辦公用品因使用年限過長或破損等原因確實無法使用或影響辦公的，領用部門(人)須填寫《辦公用品報廢申請表》(附件6，一式四份)，經(jīng)項目經(jīng)理審簽，并報經(jīng)公司(僅指固定資產的報廢審批)批準后，按照固定資產報廢管理規(guī)定和財務管理制度，綜合部負責回收處理，財務部門負責帳務處理�！掇k公用品報廢申請表》分別存申請部門(人)、綜合管理部、財務部門。
第六條 管理要求
1、使用辦公用品應牢固樹立節(jié)約光榮、浪費可恥的思想，在日常工作中要精打細算，努力降低辦公成本。
2、精心使用辦公用品，認真遵守操作規(guī)程，及時關閉電源，定期維護保養(yǎng)，最大限度的延長辦公設備、用品的使用壽命。
3、加強防范意識，做好辦公用品的'防火、防盜、防爆、防潮、防霉等工作。
4、辦公用品應為辦公所用，不得據(jù)為已有，挪作私用;不得用辦公設備干私活、謀私利。
5、嚴禁將辦公用品借給外單位(個人)使用。
6、對于高檔耐用辦公用品，各部門之間應盡量協(xié)調相互借用，一般不得重復購置。使用中辦公用品出現(xiàn)故障，由原采購人員負責協(xié)調和聯(lián)系退換、保養(yǎng)、維修、配件事宜。因使用不當，人為造成辦公用品損壞的，直接責任人應負賠償責任。
7、對第一類辦公用品，可根據(jù)現(xiàn)場實際情況，盡量采取租賃方式。
8、從其他單位或項目無償或有償調入的辦公用品，也須辦理驗收、分配使用、登記、記帳等手續(xù)。
9、屬于固定資產的辦公用品，按照集團公司有關財務規(guī)定管理，并按時計提固定資產折舊。
10、綜合管理部應分部門整理、核對發(fā)放清單，及時與財務部門溝通，核對辦公用品的分布與使用情況。對于耐用品，綜合管理部建立實物臺帳，財務部門建立資產臺帳，每年進行一次資產清查，確保帳物相符。
第七條 獎懲
項目經(jīng)理部根據(jù)各部門(人)的辦公用品年度預算，在年終對各部門(人)辦公費用的節(jié)超情況進行考核，對節(jié)約的部門(人)進行獎勵，對超支的部門(人)進行處罰。獎罰標準執(zhí)行集團公司完全責任成本管理的相關規(guī)定，即按預算節(jié)超額的50%兌現(xiàn)獎罰。
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