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關(guān)于通知寫作的問題解析
在黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位所使用的公文中，通知是發(fā)文數(shù)量最多、使用頻率最高的一個文種，呈現(xiàn)出作者的廣泛性、內(nèi)容的曉諭性，用途的多樣性以及使用的頻繁性等特性。下面小編為大家整理了通知的寫法，歡迎閱讀!
關(guān)于通知寫作的問題解析
一、關(guān)于通知文種的行文方向問題
根據(jù)《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》的規(guī)定表述，通知“適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文�！庇纱丝梢�，通知具有承接上下、聯(lián)系內(nèi)外等多方面的作用，在絕大多數(shù)情況下，通知適用于“發(fā)布、傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)執(zhí)行”的事項(xiàng)，顯然是作為下行文來使用的;但有時又會發(fā)布、傳達(dá)要求“有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)”，向不具有隸屬關(guān)系的單位告知某一事項(xiàng)，諸如啟用新的印章、成立或撤銷某一機(jī)構(gòu)等等，也可用通知來行文。
這樣，在公文寫作理論界中多數(shù)人將通知界定為下行文的觀點(diǎn)是不夠全面的，沒有完整準(zhǔn)確地理解和把握公文法規(guī)的規(guī)定精神。因此可見，通知既可以用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)執(zhí)行的事項(xiàng)，也可以向有關(guān)機(jī)關(guān)(主要是不相隸屬機(jī)關(guān))告知相關(guān)事項(xiàng)，具有發(fā)布、傳達(dá)和告知的作用;既可以用于批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)的公文，也可以用于轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，因而又具有“橋梁”和“紐帶”的作用。
二、關(guān)于幾個相近易混術(shù)語的區(qū)分問題
在通知的寫作中，要經(jīng)常涉及“印發(fā)”“發(fā)布”“批轉(zhuǎn)”“轉(zhuǎn)發(fā)”幾個相近易混的術(shù)語，在實(shí)際使用過程中往往容易被人們弄混。值得注意的是，“印發(fā)”僅適用于機(jī)關(guān)或單位內(nèi)部行文，例如《中央辦公廳 國務(wù)院辦公廳關(guān)于印發(fā)〈黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例〉的通知》;而“發(fā)布”則適用于對社會公開，例如《國務(wù)院關(guān)于發(fā)布〈醫(yī)療事故處理辦法〉的通知》;這種印發(fā)、發(fā)布性通知也可合稱公布性通知，與“公布令”類似，只是在內(nèi)容的重要程度上有所區(qū)別。使用“公布令”行文，其所涉及的內(nèi)容事項(xiàng)往往更為重要諸如公布某一法律等，但僅從功能上看，二者之間差異甚微。
“批轉(zhuǎn)”適用于“上對下”，例如《國務(wù)院批轉(zhuǎn)民政部關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)生產(chǎn)救災(zāi)工作的報(bào)告的通知》。被批轉(zhuǎn)的下級機(jī)關(guān)的來文通常是以“請示”“報(bào)告”“意見”“方案”等文種，而以“報(bào)告”和“意見”為最多;而轉(zhuǎn)發(fā)則適用于“下對上”或者“平對平”，例如《國務(wù)院辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)公安部 交通運(yùn)輸部關(guān)于推進(jìn)機(jī)動車駕駛?cè)伺嘤?xùn)考試制度改革意見的通知》等即屬于此種情形。下轉(zhuǎn)上的來文文種一般是“通知”，這種轉(zhuǎn)發(fā)文件的特點(diǎn)表現(xiàn)為“以通知轉(zhuǎn)通知”。例如《xx市人民政府轉(zhuǎn)發(fā)xx省人民政府關(guān)于加強(qiáng)社會治安綜合治理工作的通知》。
“平轉(zhuǎn)平”即不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互轉(zhuǎn)發(fā)來文的情況相對比較復(fù)雜，既有“通知”，也有“函”，特別是“平轉(zhuǎn)平”的來文至今又出現(xiàn)“請示”“報(bào)告”及“意見”等，這是由于有些下級部門呈送給上級機(jī)關(guān)的“請示”“報(bào)告”及“意見”，按理說上級機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)加以批轉(zhuǎn)，但事實(shí)上并未以整個機(jī)關(guān)的名義加以批轉(zhuǎn)，而是授權(quán)給機(jī)關(guān)的綜合辦事機(jī)構(gòu)即以辦公廳或辦公室的名義轉(zhuǎn)發(fā)下去，由于辦公廳(室)與相關(guān)職能部門之間屬于平級機(jī)關(guān)，故只能使用“轉(zhuǎn)發(fā)”而不使用“批轉(zhuǎn)”，這是轉(zhuǎn)發(fā)性通知中一種特別現(xiàn)象。例如《國務(wù)院辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)建設(shè)部關(guān)于進(jìn)一步清理整頓房地產(chǎn)開發(fā)公司意見的通知》即屬于此種情形。
三、關(guān)于能否使用通知來公布法規(guī)、規(guī)章以及人事任免事項(xiàng)的問題
以前，在1993年11月國務(wù)院辦公廳印發(fā)的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中曾經(jīng)明確規(guī)定通知能夠具有“公布法規(guī)和規(guī)章”“任免和聘用干部”的職能，后來到2000年8月國務(wù)院發(fā)布《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》時將此種表述取消;2012年中辦和國辦聯(lián)合印發(fā)的《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》中仍然沒有將其列入。因此，實(shí)踐中，有人認(rèn)為，《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》中沒有賦予通知“發(fā)布法規(guī)、規(guī)章”以及“任免、聘用干部”的功能，因此不能使用。
這屬于對公文法規(guī)的機(jī)械、片面的理解，法規(guī)中沒有規(guī)定的并不等于實(shí)踐中絕不可用，況且《條例》本身即以通知文種來印發(fā)，就是很好的例證。相應(yīng)地諸如公布有關(guān)人事任免的事項(xiàng)等，顯然也要用通知來行文。由此觀之，全面、準(zhǔn)確地理解和把握公文法規(guī)的規(guī)定精神，避免片面化和機(jī)械化，是公文寫作研究領(lǐng)域和實(shí)際操作中一個不容忽視的重要問題。
四、關(guān)于轉(zhuǎn)文性通知標(biāo)題的擬制問題
此類通知包括批轉(zhuǎn)性通知和轉(zhuǎn)發(fā)性知。其中前者是用于批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)的公文，后者是用于轉(zhuǎn)發(fā)不相隸屬機(jī)關(guān)的公文。與前述印發(fā)、發(fā)布類通知相同，此類通知均作為“文件頭”來使用，采用復(fù)體行文的方式，將被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的對象運(yùn)載出來。值得注意的是，此類通知的正文部分的寫法通常較為簡單，往往采取“篇段合一”的方式，即一篇通知的正文部分就是一個自然段，甚至往往僅是一句話。但其標(biāo)題的寫作卻有一定的難度，因?yàn)樵跀M寫時常常要涉及對被批轉(zhuǎn)或者被轉(zhuǎn)發(fā)的原文標(biāo)題的引用，因此往往容易導(dǎo)致標(biāo)題字?jǐn)?shù)過多，排列起來較為冗長雜亂，繁瑣累贅，令人生厭。
實(shí)踐中經(jīng)常見到類似“一字長蛇陣”式的公文標(biāo)題，主要就見之于此類標(biāo)題的擬制，這種現(xiàn)象，不利于公文寫作的規(guī)范化。例如《xx區(qū)財(cái)政局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)〈xx市財(cái)政局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)xx市人民政府〈關(guān)于在全市財(cái)政系統(tǒng)中開展文明服務(wù)創(chuàng)先爭優(yōu)活動的通知〉的通知〉的通知》，內(nèi)容拉雜冗長，令人生厭。如何簡化此類通知的標(biāo)題，實(shí)踐中不少公文寫作人員感到十分困惑，同時在公文寫作理論界也有不少專家學(xué)者對此進(jìn)行探討，提出這樣或者那樣的解決辦法和措施，但往往都不盡如人意，甚至也不能做到自圓其說。那么，究竟怎樣加以簡化呢?我們認(rèn)為，解決的辦法通常是：其一，壓縮介詞“關(guān)于”，亦即在整個標(biāo)題中只使用一個介詞“關(guān)于”。
這個介詞“關(guān)于”既可能出現(xiàn)在“批轉(zhuǎn)”“轉(zhuǎn)發(fā)”字樣的前面，也可以出現(xiàn)在“批轉(zhuǎn)”“轉(zhuǎn)發(fā)”字樣的后面，具體位置應(yīng)視被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的對象而定，也就是說，如果被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的原文標(biāo)題中已經(jīng)帶有介詞“關(guān)于”，則前面就要省略;如果原文標(biāo)題中不帶介詞“關(guān)于”，則前面就要添加。就一般而論，被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的對象標(biāo)題不帶介詞“關(guān)于”的，通常是法規(guī)、規(guī)章、工作要點(diǎn)、實(shí)施方案等文種�！秞x市人民政府辦公廳關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)〈黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例〉的通知》，“條例”屬于法規(guī)，其標(biāo)題本身不帶介詞“關(guān)于”，則在前面就要添加;而像《xxx關(guān)于批轉(zhuǎn)﹤關(guān)于xxx的通知>的通知》，被批轉(zhuǎn)的原文標(biāo)題中已經(jīng)帶有介詞“關(guān)于”，則前面就應(yīng)省略，即應(yīng)改為《xx批轉(zhuǎn)關(guān)于xxx的通知》，既省減了文字，又加強(qiáng)了批轉(zhuǎn)語氣。其二，省略中間環(huán)節(jié)。不要層層轉(zhuǎn)發(fā)或批轉(zhuǎn)，而應(yīng)直轉(zhuǎn)即可。而且中間環(huán)節(jié)無論有幾個，均應(yīng)省略，以歸簡易。值得注意的是，省略掉的中間環(huán)節(jié)，一定要在轉(zhuǎn)文通知的正文部分做出交待，以免給人以突兀之感。其三，去掉書名號，但法規(guī)、規(guī)章名稱除外。
這就是說，被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的對象如果是法規(guī)和規(guī)章，則要保留書名號，如果不是法規(guī)或者規(guī)章，則要堅(jiān)決刪掉書名號，其目的也是為了使公文標(biāo)題趨于簡化。其四，壓縮文種。例如“xxxx關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)xxx關(guān)于xxx的通知>的通知的通知》，此種形式的標(biāo)題，其文種重疊，實(shí)屬贅疣，應(yīng)將原發(fā)文機(jī)關(guān)的文種名稱刪除，即寫為“xxxx轉(zhuǎn)發(fā)關(guān)于xxx的通知”。這是指被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的對象均為“通知”的情況處理辦法;但如果被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的對象不是通知，而是報(bào)告、請示、意見、方案等文種，則應(yīng)保留。例如《國務(wù)院批轉(zhuǎn)民政部關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)生產(chǎn)救災(zāi)工作的報(bào)告的通知》等等即是。
五、關(guān)于不同類型通知結(jié)尾語的使用問題
通知的寫作，常常要在文尾處提出具體的貫徹執(zhí)行的意見或要求。要特別注意所提出的執(zhí)行要求必須有針對性，即要結(jié)合本地區(qū)、本系統(tǒng)、本單位的實(shí)際情況，對所發(fā)布的通知事項(xiàng)以及被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)文件的內(nèi)容要求加以具體化，做到“有的放矢”。此類通知的“執(zhí)行要求”部分通常使用的習(xí)慣用語由“請遵照執(zhí)行”“請認(rèn)真貫徹執(zhí)行”“請參照執(zhí)行”“請認(rèn)真貫徹落實(shí)”等等。具體如何使用，應(yīng)視所發(fā)通知的內(nèi)容而定。例如通知中的意見屬于探索性的，且法律程序不夠完備，需要下級機(jī)關(guān)邊執(zhí)行邊修改的，則習(xí)慣用語一般寫為“請研究試行”;如果通知中的要求只是根據(jù)一定地區(qū)的特點(diǎn)，或者批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)的報(bào)告、有參考價(jià)值的意見或建議，或是應(yīng)引起注意的問題，則習(xí)慣用語一般寫為“請參照執(zhí)行”等等。
六、要特別注意分清通知發(fā)布的載體形式
印發(fā)、發(fā)布性通知以及轉(zhuǎn)文性通知，在外在表現(xiàn)形式上均需采用復(fù)體行文的方式，即以通知文種作為“文件頭”來載運(yùn)相應(yīng)的文種諸如領(lǐng)導(dǎo)講話、工作總結(jié)、實(shí)施方案等等行文，但這種被載運(yùn)的對象不是通知的附件，只是一種公文的發(fā)布形式。因此，以往那種認(rèn)為以“通知”作為主件，以其后的“總結(jié)”“講話”“方案”“意見”等作為附件構(gòu)成“主件——附件”的結(jié)構(gòu)模式的觀點(diǎn)是錯誤的，系對公文格式國家標(biāo)準(zhǔn)的誤解。采用復(fù)體行文方式，用來作為“文件頭”的文種，上行文通常是“報(bào)告”，下行文則往往使用“命令(令)”或者“通知”。例如《xxx關(guān)于印發(fā)2015年工作總結(jié)的通知》，由于被載運(yùn)的對象(即《2015年工作總結(jié)》)不屬于通知的附件，因此，在通知正文結(jié)尾處不能標(biāo)注“附件：《xxx2015年工作總結(jié)》”，應(yīng)當(dāng)直接將總結(jié)附在“文件頭”(通知)之后，并與通知一起裝訂，構(gòu)成一個整體。
通知公文寫作格式
是向特定受文對象告知或轉(zhuǎn)達(dá)有關(guān)事項(xiàng)或文件，讓對象知道或執(zhí)行的公文。通知具有廣泛性、周知性、時致性。所以正確描寫作尤為重要。
通知一般由標(biāo)題、正文和落款三部分組成。具體描寫法如下：
�。�1）標(biāo)題。通常有三種形式：由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種構(gòu)成；由事由和文種構(gòu)成；由文種“通知”作標(biāo)題。
（2）正文。由開頭、主體和結(jié)尾三部分組成。開頭主要交代通知緣由、根據(jù)；主體說明通知事項(xiàng)；結(jié)尾提出執(zhí)行要求。在描寫正文之前，要在標(biāo)題之下、正文之上頂格描寫出被通知對象的名稱，在名稱后加冒號。
�。�3）落款。描寫出發(fā)文機(jī)關(guān)名稱和發(fā)文時間。如已在標(biāo)題中描寫了機(jī)關(guān)名稱和時間，這里可以省略不描寫。
通知的內(nèi)容要描寫得明白、具體。
1、在第一行正中描寫“通知”二字，也可視情況描寫成“關(guān)于xx的通知”、“緊急通知”等。
2、描寫被通知單位或個人的名稱。
3、描寫通知內(nèi)容。如內(nèi)容較多，可分條開列。
4、結(jié)尾可描寫“特此通知”等字樣。
5、最后描寫上發(fā)通知者的名稱和發(fā)通知的日期。用公文形式發(fā)出的通知要加蓋公章。
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